Phân phối là gì? Quản lý phân phối như thế nào?

Quản lý phân phối là một phần không thể thiếu của bất kỳ doanh nghiệp nào bán các sản phẩm vật lý. Mặc dù việc vận chuyển hàng hóa thực tế đóng vai trò trung tâm trong quy trình, tuy nhiên quản lý phân phối bao gồm nhiều quy trình khác hỗ trợ việc giao hàng kịp thời và tăng hiệu quả về chi phí.

Phân phối và quản lý phân phối là gì?

Phân phối (Tiếng anh : Distribution) là hoạt động trung gian giữa doanh nghiệp sản xuất và khách hàng, có thể hiểu là các hoạt động nhằm đưa sản phẩm từ nhà sản xuất đến tay người tiêu dùng.

Quản lý phân phối là hệ thống quản lý và theo dõi việc phân phối hàng hóa được sản xuất hoặc bán trong một doanh nghiệp. Nó chồng chéo với nhiều quy trình khác nhau, bao gồm bán hàng, quản lý và thực hiện đơn hàng, đóng gói, lưu kho và hậu cần, quản lý phân phối là một phần không thể thiếu của quản lý chuỗi cung ứng .

Mọi công ty bán sản phẩm vật lý đều phải quản lý về mặt phân phối trong hoạt động kinh doanh của mình. Và trong thời đại chuỗi cung ứng liên tục bị gián đoạn ngày nay, việc xử lý đúng cách việc quản lý phân phối là điều cần thiết nếu bạn muốn đảm bảo rằng các sản phẩm phù hợp đến tay đúng khách hàng và đúng thời hạn. Hơn nữa, nắm bắt chặt chẽ hơn việc phân phối có thể giúp bạn giảm chi phí và tìm thị trường mới cho sản phẩm của mình.

Các thành phần của hoạt động quản lý phân phối

Như đã đề cập, quản lý phân phối chồng chéo với nhiều quy trình cần thiết để doanh nghiệp giao hàng kịp thời cho khách hàng. Một số thành phần chính sau đây là:

1. Lưu trữ kho bãi: số lượng, vị trí và kích thước tối ưu của nhà kho, điều kiện bảo quản, thiết bị xử lý.
2. Quản lý hàng tồn kho : nhập kho cái gì, số lượng bao nhiêu và ở đâu để đảm bảo tối thiểu thời gian giao hàng và mức độ hài lòng của khách hàng cao.
3. Đóng gói : đóng gói hàng hóa như thế nào và sử dụng thiết bị nào.
4. Phương tiện vận chuyển: sử dụng phương thức vận tải nào, ai giao hàng và khi nào, mỗi phương tiện sẽ chở bao nhiêu và sử dụng các tuyến đường nào.
5. Thông tin và kiểm soát: thiết lập các thủ tục kiểm soát, dự báo để lập kế hoạch giao hàng, loại hệ thống và phần mềm nào được sử dụng.

Việc quản lý phân phối thông qua các chức năng này chứ không chỉ đơn thuần là một quá trình xếp dỡ hàng hóa, hoạt động phân phối một cách có hệ thống có thể cải thiện mức độ dịch vụ cũng như hiệu quả chi phí cho doanh nghiệp.

Phân phối khác gì với Logistics?

Sự khác biệt chính giữa phân phối và Logistics là trong khi Logistics bao gồm toàn bộ chuỗi cung ứng từ nhà cung cấp nguyên liệu thô đến doanh nghiệp sản xuất và đến khách hàng (đôi khi theo hướng ngược lại) thì phân phối chỉ có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng và đưa hàng hóa từ nhà sản xuất đến người mua. Nói một cách đơn giản, hoạt động phân phối chỉ giải quyết các thành phẩm xuất đi trong khi Logistics cũng bao gồm các nguồn cung đầu vào, chồng chéo với việc quản lý nguyên vật liệu.

Các kênh phân phối

Thông thường, các doanh nghiệp sản xuất sẽ sử dụng các nhà phân phối trung gian để đưa hàng của họ đến các cửa hàng bán lẻ, sau đó bán sản phẩm cho người tiêu dùng. Các công ty có thể phân phối giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, chẳng hạn như hàng hóa công nghiệp hoặc nhà sản xuất hóa chất, nói chung là đa dạng trong phương thức phân phối, cả phân phối trực tiếp cũng như sử dụng trung gian (nhà phân phối bên thứ ba hoặc trung tâm phân phối của chính công ty), tùy thuộc vào khối lượng đặt hàng.

Tuy nhiên, trong kỷ nguyên kỹ thuật số, các kênh phân phối truyền thống đã bị thách thức bởi Internet và sự mở rộng của thương mại điện tử.

Nhà bán buôn - Nhà bán lẻ : Trong trường hợp này, đầu tiên nhà sản xuất bán sản phẩm của họ cho các công ty bán buôn (bán sỉ), sau đó bán lại hàng hóa đó cho các nhà bán lẻ rồi cung cấp cho người tiêu dùng cuối cùng. Các ví dụ điển hình về loại kênh phân phối này là các nhà sản xuất phụ tùng ô tô, nhà sản xuất thiết bị lớn, nhà sản xuất dược phẩm, nhà sản xuất sản phẩm nông nghiệp, v.v.

Nhà sản xuất - Trung tâm phân phối - Người bán lẻ / Người tiêu dùng : Các tập đoàn đa quốc gia như Coca-Cola, Nike, v.v. thường xây dựng các trung tâm phân phối để các trung tâm sản xuất từ ​​nhiều địa điểm gửi sản phẩm của họ đến. Các trung tâm phân phối này sau đó phân phối số lượng nhỏ hơn cho các nhà bán lẻ hoặc trực tiếp cho người tiêu dùng. Ví dụ các công ty phân phối thương mại điện tử như Amazon, Shopee, Tiki,... các nhà sản xuất độc lập gửi hàng hóa của họ đến các trung tâm phân phối, từ đó sản phẩm được chuyển đến tay người tiêu dùng cuối cùng.

Nhà sản xuất - Nhà bán lẻ : Mô hình rất truyền thống này chủ yếu được sử dụng trong môi trường doanh nghiệp địa phương hoặc khu vực lân cận, nơi các doanh nghiệp sản xuất đưa sản phẩm của họ đến thẳng các nhà bán lẻ nằm trong khu vực của họ. Một ví dụ về điều này sẽ là Bách Hoá Xanh, nơi mà các doanh nghiệp sản xuất rau, cá, mặt hàng tươi sống ở các khu vực lân cận như Đà Lạt, Vũng Tàu, Tây Nam Bộ phân phối hàng của họ cho các cửa hàng của Bách Hoá Xanh trước khi đến tay người tiêu dùng.

Trực tiếp đến Người tiêu dùng (D2C) : Sự bùng nổ của thương mại điện tử đã dẫn đến việc một số nhà sản xuất bán hàng hóa của họ thẳng cho người tiêu dùng cuối cùng thông qua một cửa hàng trực tuyến, Website hay Fanpage của họ. D2C là một lựa chọn khả thi cho các công ty sản xuất hàng tiêu dùng và nó có thể được sử dụng cùng với bất kỳ kênh phân phối nào khác để thúc đẩy doanh số và tăng tỷ suất lợi nhuận do không bị mất doanh thu cho các bên trung gian.

Doanh nghiệp với Doanh nghiệp (B2B) : Kênh phân phối này được sử dụng bởi các doanh nghiệp sản xuất nguyên liệu, linh kiện hoặc thiết bị được sử dụng bởi các công ty khác để tiến hành hoạt động kinh doanh của họ. Ví dụ các doanh nghiệp sản xuất máy móc công nghiệp, doanh nghiệp sản xuất đồ nội thất doanh nghiệp, v.v.

Quyết định sử dụng kênh phân phối nào nên được thực hiện bằng cách cân nhắc cẩn thận giữa chi phí và lợi ích của tất cả kênh phân phối vì một khi kênh phân phối đã được thiết lập, việc quay trở lại có thể rất khó khăn. Bạn nên xem xét những gì đối thủ cạnh tranh của bạn đang làm, nhưng đồng thời hãy cởi mở để khai thác các kênh đầy hứa hẹn mà các công ty khác trong lĩnh vực của bạn chưa sử dụng.

Sau khi phân tích chi phí và lợi ích của các kênh khác nhau, bạn có thể chọn tùy chọn phù hợp với ngân sách của mình và có khả năng mang lại nhiều doanh thu nhất. Một khi doanh nghiệp của bạn mở rộng, bạn có thể bắt đầu tìm kiếm các kênh phân phối bổ sung để đưa sản phẩm của mình đến với nhiều khách hàng hơn.

Ứng dụng phần mềm trong quản lý phân phối

Quản lý phân phối ngày nay chủ yếu dựa vào số hóa. Các giai đoạn khác nhau trong vòng đời của sản phẩm được quản lý trong hệ thống phần mềm: MRP trong giai đoạn sản xuất, WMS cho kho bãi, nền tảng thương mại điện tử và CRM để bán hàng và quản lý đơn hàng cũng như phần mềm vận tải và thực hiện để giao hàng.

Nhưng mặc dù phần mềm hứa hẹn sẽ làm cho các quy trình nhanh hơn và hiệu quả hơn, nhưng việc có quá nhiều giải pháp riêng biệt có thể thực sự làm phức tạp vấn đề. Nếu phần mềm được chọn cho từng giai đoạn của quy trình không giao tiếp với nhau, cùng một dữ liệu cần được nhập vào các hệ thống khác nhau một cách riêng biệt, điều này ngoài việc tốn thêm tài nguyên còn tạo ra một môi trường dễ xảy ra lỗi. Và nếu những sai sót này chồng chất lên nhau, một công ty có thể rơi vào một cơn bão của việc sản xuất quá mức, thiếu hàng, giao hàng sai hoặc là dịch vụ khách hàng bị đình trệ.

Rủi ro này có thể được giảm thiểu một cách hiệu quả bằng cách chọn một phần mềm có thể xử lý tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp từ bán hàng đến giao hàng. Do đó, các doanh nghiệp sản xuất nên chọn phần mềm có hỗ trợ các chức năng cần thiết khác nhau để hoạt động: CRM, mua sắm, lập kế hoạch và lịch trình sản xuất, quản lý hàng tồn kho, tài chính và thực hiện đơn đặt hàng. Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp đã cân nhắc đến việc triển khai cả một hệ thống phần mềm ERP để quản lý tổng thể toàn bộ hoạt động chỉ trên một phần mềm duy nhất, giúp giảm thiểu rủi ro cũng như tận dụng khả năng đồng bộ dữ liệu tuyệt vời của nó.

Kết luận

1. Quản lý phân phối là hệ thống quản lý và theo dõi việc phân phối hàng hóa được sản xuất hoặc bán trong một công ty.
2. Ngoài việc tổ chức và theo dõi việc giao hàng, quản lý phân phối bao gồm và chồng chéo với các quy trình như quản lý kho, hàng tồn kho và đơn đặt hàng, đóng gói, vận chuyển và hậu cần và quản lý dữ liệu.
3. Sự khác biệt chính giữa phân phối và Logistics là phân phối chỉ xử lý các thành phẩm gửi đi trong khi Logistics cần xử lý thêm cả các nguồn đầu vào.
4. Có một số kênh phân phối khác nhau dànhcho cả doanh nghiệp sản xuất và nhà phân phối. Bao gồm sử dụng các trung gian, bán trực tiếp cho người bán lẻ, bán trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc cho các doanh nghiệp khác.
5. Ngày nay, quản lý phân phối được đơn giản hóa và tích hợp sâu hơn vào các quy trình kinh doanh khác thông qua phần mềm ERP.