Lead Time là gì? Cách tối ưu Lead Time

Định nghĩa Lead Time là gì?

"Lead Time còn được gọi là thời gian dẫn, thời gian chờ hay thời gian hoàn thành đơn hàng, được hiểu là thời gian cần thiết để hoàn thành một đơn đặt hàng kể từ thời điểm nó được xác nhận cho đến khi đơn đặt hàng được giao đầy đủ." Trong ngành công nghiệp sản xuất, các công ty chủ yếu đối phó với ba loại Lead Time:

1. Material Lead Time (Thời gian nguyên liệu) : là thời gian cần thiết để các nhà cung cấp giao các nguyên vật liệu đã đặt hàng cho nhà sản xuất.
2. Production Lead Time (Thời gian sản xuất) : là thời gian cần thiết từ khi nhận đơn đặt hàng sản xuất cho đến khi hoàn thành được sản phẩm hoàn chỉnh vào kho.
3. Customer Lead Time (Thời gian hoàn thành) : là thời gian cần thiết để công ty sản xuất hàng hóa và giao hàng cho khách hàng của họ.

Customer Lead Time được tiếp cận khác nhau ở các phương thức sản xuất Make to Stock (MTS) và Make to Order (MTO) . Trong MTO, thời gian tiến hành sản xuất biểu thị khung thời gian dự kiến ​​từ khi khách hàng đặt hàng, sản xuất cho đến khi giao hàng. Tuy nhiên trong MTS, do là phương thức sản xuất để tồn kho nên hàng hoá luôn có sẳn để đáp ứng đơn hàng, đơn đặt hàng của khách hàng sẽ bắt đầu được thực hiện từ kho và giao cho khách, sau đó được bổ sung bằng đơn đặt hàng sản xuất khác. Do đó, thời gian thực hiện Make to Stock ngắn hơn nhiều so với các công ty Make to Order.

Một thuật ngữ khác là Cumulative Lead Time (Thời gian chờ tích lũy), là sự kết hợp của Material Lead Time, Production Lead Time và Customer Lead Time. Thuật ngữ này đặt trường hợp không có nguyên vật liệu nào có sẵn trong kho, tức là mọi thứ cần phải được đặt hàng từ các nhà cung cấp. Do đó, nó đo lường thời gian cần thiết từ khi xác nhận đơn đặt hàng của khách hàng, đặt hàng và nhận nguyên vật liệu cần thiết, sản xuất sản phẩm và giao hàng cho khách hàng.

Trong chuỗi cung ứng và sản xuất, Lead time được chia ra 5 giai đoạn khác nhau :

1. Order Lead Time (Thời gian thực hiện đơn hàng) - Thời gian từ khi khách hàng nhận được đơn hàng đến khi đơn hàng của khách hàng được giao.
2. Order Handling Time (Thời gian xử lý đơn hàng) - Thời gian từ khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng đến khi đơn đặt hàng được tạo.
3. Production Lead Time (Thời gian thực hiện sản xuất) - Thời gian từ khi bắt đầu sản xuất đến khi sản xuất hoàn thành.
4. Manufacturing Lead Time (Thời gian hoàn thành sản xuất) - Thời gian từ khi đơn đặt hàng được tạo đến khi hoàn thành sản xuất (sẵn sàng để giao hàng).
5. Delivery Lead Time (Thời gian giao hàng) - Thời gian từ khi sản xuất hoàn thành đến khi đơn hàng của khách hàng được giao.

Các chỉ số thời gian sản xuất khác

Ngoài Lead Time, có nhiều số liệu liên quan đến thời gian khác mà các nhà sản xuất có thể thấy hữu ích để theo dõi và kiểm soát. Bao gồm Throughput time (thời gian thông lượng), cycle time (thời gian chu kỳ) và Takt. mặc dù chúng thường bị nhầm lẫn với Lead Time và cũng bị nhầm lẫn với nhau, nhưng đây là tất cả các chỉ số khác nhau mô tả các quy trình khác nhau.

1. Throughput time (Thời gian thông lượng) là thời gian mất bao lâu để sản xuất một sản phẩm từ đầu đến cuối. KPI này chỉ đo thời gian một sản phẩm sử dụng trong quá trình sản xuất, bao gồm cả thời gian dành cho chế biến, kiểm tra, di chuyển và xếp hàng. Throughput time tương tự như Production Lead Time, nhưng không tính đến thời gian từ khi gửi đơn đặt hàng sản xuất đến khi bắt đầu sản xuất.
2. Cycle time (Thời gian chu kỳ) là thời gian tiêu tốn để hoàn thành một phần cụ thể của quy trình sản xuất, ví dụ như sơn một cái bàn.
3. Takt time là thời gian mà quy trình sản xuất phải thực hiện theo tỷ lệ nhu cầu hiện tại để đảm bảo rằng sản phẩm được hoàn thành đúng thời hạn và thời gian rỗi (thời gian nghĩ của nhân viên, thời gian dừng máy để kiểm tra,...) được giữ ở mức tối thiểu. Nó thường bị nhầm lẫn với Cycle Time, nhưng Takt time ở đây đề cập về tốc độ sản xuất lý tưởng phải đạt được để đảm bảo hoàn thành sản phẩm đúng với Cycle time.

Làm thế nào để tối ưu Lead Time?

Giảm Lead Time và giao hàng kịp thời sẽ tạo cho khách hàng hài lòng. Và bằng cách giảm bất kỳ chỉ số Lead Time nào đã đề cập bên trên cũng như các chỉ số thời gian khác, Customer Lead Time sẽ ngắn hơn. Điều này là do Customer Lead Time bị ảnh hưởng trực tiếp bởi tất cả các chỉ số Lead Time khác.

Giảm Material Lead Time

Thời gian thực hiện nguyên liệu có thể được giảm bớt bằng cách xác định các điều kiện cho các nhà cung cấp của bạn dựa trên nhu cầu cần thiết của doanh nghiệp sản xuất. Nếu tốc độ phân phối là quan trọng đối với bạn, thì đây là một số mẹo:

1. Ưu tiên các nhà cung cấp trong nước hơn các nhà cung cấp nước ngoài.
2. Đặt hàng số lượng nhỏ thường xuyên hơn : Thay vì đặt hàng số lượng lớn, hãy dàn trải các lượng đặt hàng ra trong một khoảng thời gian.
3. Mối quan hệ tốt với nhà cung cấp : Chia sẻ dự báo bán hàng của bạn với họ để họ có thể dự đoán đơn hàng tốt hơn. Tạo mối quan hệ uy tín và gắn bó với nhà cung cấp sẽ giúp rất nhiều cho việc tối ưu chuỗi cung ứng.
4. Sử dụng phần mềm : Sử dụng phần mềm chuyên dụng để quản lý mua hàng cho phép bạn ngăn chặn tình trạng hết hàng và đảm bảo rằng các trục trặc trong chuỗi cung ứng được giữ ở mức tối thiểu.

Xem thêm : Kinh nghiệm quản lý kho nguyên vật liệu hiệu quả

Cải thiện quy trình nội bộ

Cải thiện các quy trình và giao tiếp nội bộ của công ty bạn sẽ thúc đẩy năng suất và hầu hết có thể cắt giảm một phần Lead Time. Các quy trình nội bộ ảnh hưởng đến thời gian thực hiện là:

Xử lý đơn hàng : Lượng thời gian mà công ty của bạn dành để xử lý đơn đặt hàng của khách hàng, đơn đặt hàng sản xuất và đơn đặt hàng có ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian thực hiện của bạn. Đặc biệt trong trường hợp quản lý đặt hàng theo cách thủ công bằng giấy tờ, việc xử lý đơn hàng có thể khiến thời gian thực hiện lâu hơn đáng kể so với mức cần thiết.

Lập kế hoạch sản xuất và lập lịch trình : Lập kế hoạch và thời gian thích hợp là chìa khoá tốt nhất. Không biết tình trangh vật liệu hoặc nhân công là một vấn đề chắc chắn gây ra chồng chéo lịch trình, tắc nghẽn cổ chai , hết hàng, thời gian ngừng sản xuất và cuối cùng, gia hạn khiến Lead Time kéo dài hơn. Ngược lại, nắm bắt chặt chẽ những gì và khi nào cần phải xảy ra sẽ cho phép bạn cam kết được thời gian giao hàng tốt hơn cho khách hàng.

Quản lý hàng tồn kho : Sự nhầm lẫn dữ liệu trong kho hàng có thể gây ảnh hưởng cho một công ty như tạo ra hàng tồn kho đã chết, hết hạn và lỗi thời, tăng chi phí tồn kho và nhân công, đồng thời lãng phí thời gian để tìm kiếm. Tuy nhiên, các công cụ và kỹ thuật quản lý hàng tồn kho phù hợp sẽ cho phép bạn tối ưu hóa các quy trình kho hàng của mình. Giữ cho hàng tồn kho của bạn được sắp xếp gọn gàng,hợp lý sẽ cải thiện thời gian lấy hàng và đưa các nguyên vật liệu cần thiết đến xưởng sản xuất sẽ làm hàng hóa thành phẩm vận chuyển nhanh chóng hơn.

Xem thêm : Cách quản lý kho hiệu quả cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Triển khai hệ thống phần mềm sản xuất để tự động hóa nhiều quy trình liên quan đến đơn đặt hàng, lập kế hoạch và lên lịch sản xuất chính xác, đồng thời có cái nhìn tổng quan hơn về đơn đặt hàng của khách hàng, yêu cầu nguyên vật liệu, nhà cung cấp và mức tồn kho của bạn.