Hàng tồn kho là gì? 9 bí quyết quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho là khái niệm dùng để chỉ tất cả các mặt hàng được doanh nghiệp sản xuất và giữ lại để bán ra sau cùng. Nó bao gồm cả sản phẩm đã hoàn thiện, chưa hoàn thiện và các yếu tố để làm nên sản phẩm đó (nguyên liệu, vật tư).

Dựa vào khái niệm trên có thể thấy hàng tồn kho có sự liên kết chặt chẽ giữa quá trình sản xuất và bán sản phẩm. Bên cạnh đó, đây còn là một loại tài sản ngắn hạn, chiếm tỷ trọng lớn và đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt doanh nghiệp.

Có rất nhiều cách phân loại hàng tồn kho, trong đó chủ yếu là dựa trên đặc điểm hàng hóa. Cụ thể:

1. Hàng tồn kho là vật tư: Bao gồm các đồ dùng văn phòng, nhiên liệu, máy móc thiết bị cần thiết phục vụ cho quá trình sản xuất hàng hóa.
2. Hàng tồn kho là nguyên liệu thô: Gồm cả nguyên liệu thô được doanh nghiệp bán đi hoặc giữ lại để phục vụ cho quá trình sản xuất sau này và gửi đi nơi khác để chế biến thành phẩm.
3. Hàng tồn kho là bán thành phẩm: Chính là những hàng hóa chưa hoàn thiện hoặc đã hoàn thiện nhưng chưa được làm thủ tục đầy đủ sau khi sản xuất.
4. Hàng tồn kho là thành phẩm: Là những mặt hàng đã hoàn thiện sau quá trình sản xuất.

Xem thêm : Phương pháp tính giá xuất kho cho hàng tồn kho

Mục đích quản lý hàng tồn kho là gì?

Quản lý hàng tồn kho chính là hoạt động theo dõi và kiểm soát hàng hóa trong tất cả các khâu, bao gồm đặt hàng, sản xuất, lưu trữ và sử dụng. Việc làm này sẽ giúp doanh nghiệp điều chỉnh toàn bộ dòng chảy của hàng hóa từ khi tiến hành mua đến khi phân phối ra thị trường. Nhờ đó mà các mặt hàng luôn có đúng số lượng ở đúng vị trí và khi cần vào một thời điểm nào đó.

3 mục đích chính của việc quản lý hàng tồn kho bao gồm:

1. Dự phòng: Hàng tồn kho cần được dự trữ lại để chuẩn bị cho những trường hợp kinh doanh xấu nhất có thể xảy ra. Bên cạnh đó, nó cũng vô cùng cần thiết ở thời điểm mà doanh nghiệp không thể cung ứng nguyên liệu đầy đủ cho quá trình sản xuất.
2. Đầu cơ: Khi giá cả có sự thay đổi theo hướng có lợi, việc bán đi những hàng tồn kho được dự trữ trước đó giúp doanh nghiệp thu được một nguồn lợi nhuận khổng lồ.
3. Giao dịch: Việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ giúp các doanh nghiệp bảo đảm được việc sản xuất không bị gián đoạn do thiếu nguồn vật tư hay nguyên liệu thô. Mặt khác, việc bán hàng hóa ra thị trường cũng không bị tắc nghẽn do đã có sẵn hàng hóa thành phẩm trong kho.

Xem thêm : 4 bước để xác định số lượng tồn kho chính xác nhất

9 bí quyết quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Bên cạnh khái niệm hàng tồn kho là gì, bất cứ doanh nghiệp nào muốn phát triển đều cần phải biết cách quản lý hàng tồn kho sao cho hiệu quả.

Để quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả và tiết kiệm, doanh nghiệp có thể tham khao ngay 9 bí quyết dưới đây:

1. Thiết lập các cấp tồn kho: Bao gồm mức tồn kho tối thiểu và tối đa. Trong đó mức tồn kho tối thiểu là số lượng hàng hóa trong kho có thể sẵn sàng cung cấp cho khách hàng mọi lúc. Đây là cấp tồn kho lý tưởng nhất, giúp doanh nghiệp xác định dễ dàng thời điểm và số lượng nhập hàng bổ sung. Mức tồn kho tối đa là số lượng hàng hóa lớn nhất có trong kho. Cấp tồn kho này đảm bảo cho doanh nghiệp tránh được việc nhập hàng hóa về nhiều hơn mức cần thiết.
2. Nhập trước xuất trước: Đây là nguyên tắc quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm khi quản lý hàng tồn kho, nhất là với các mặt hàng dễ hư hỏng như thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm,… Cụ thể, việc nhập trước xuất trước giúp quản lý nguồn hàng, giá cả của hàng hoá tốt hơn, tránh trường hợp hết hạn, hư hỏng bao bì hoặc giảm chất lượng.
3. Xây dựng quan hệ tốt với nhà cung cấp: Trong hoạt động kinh doanh sẽ có những loại hàng hóa bán chạy và chán chậm. Do đó, việc quan hệ chặt chẽ với nhà cung cấp sẽ giúp doanh nghiệp có thể đổi hoặc trả những mặt hàng bán chậm sang, khắc phục tình trạng ùn ứ.

Xem thêm : Cách quản lý kho hiệu quả cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

1. Kiểm kê thường xuyên: Bao gồm cả kiểm kê vật lý, kiểm kê tại chỗ và kiểm kê theo chu kỳ để nắm bắt được tất cả các hàng tồn trong kho.
2. Mã hóa vật tư hay hàng hóa: Việc mã hóa vật tư, hàng hóa tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp tránh được sự trùng lặp, sai sót trong khâu kiểm kê, xuất và nhập.
3. Đặt thứ tự ưu tiên: Các mặt hàng tồn kho khác nhau sẽ có thời hạn sử dụng, giá trị, tần suất bán hàng khác nhau. Đó là lý do vì sao doanh nghiệp cần sắp xếp thứ tự ưu tiên đối với các loại sản phẩm.
4. Dự báo: Doanh nghiệp cần dự đoán được chính xác cung cầu trên thị trường để đưa ra hoặc điều chỉnh kế hoạch quản lý hàng tồn kho hiệu quả.
5. Sắp xếp hàng tồn khoa học: Mỗi loại hàng tồn đều cần được phân loại rõ ràng và chứa vào những khu vực phù hợp trong kho. Việc làm này giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm kho, xuất kho tránh tình trạng thất thoát do nhầm lẫn hay bị mất cắp.
6. Quản lý hàng tồn kho bằng ứng dụng công nghệ thông tin: Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hàng tồn kho là biện pháp hữu hiệu để giảm chi phí nhân viên và thời gian kiểm hàng. Bạn có thể tham khảo phần mềm quản lý kho hàng của MekongSoft, phần mềm là một trong những công cụ quản lý kho hiệu quả nhất hiện nay trên thị trường.

Hy vọng với những thông tin trên, bạn đọc đã nắm được khái niệm hàng tồn kho là gì. Việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, đồng thời thúc đẩy hiệu quả kinh doanh khi có cơ hội.