4 bước để xác định số lượng tồn kho chính xác nhất

Về nguyên tắc, tồn kho càng ít càng tốt, như phương châm của hệ thống quản lý hàng tồn kho Just In Time (JIT) là “chỉ sản xuất đúng sản phẩm, với đúng số lượng, tại đúng nơi, vào đúng thời điểm”.

Tuy nhiên, mô hình JIT chỉ hiệu quả đối với những doanh nghiệp có hoạt động sản xuất lặp đi lặp lại, có sự kết hợp chặt chẽ giữa nhà sản xuất và nhà cung cấp. Còn đối với những doanh nghiệp dựa vào mùa vụ, cần đầu vào ổn định, muốn tranh thủ cơ hội từ khan hiếm hàng hóa thì việc dự trữ tồn kho lại rất cần thiết. Để biết mức tồn kho thế nào là hợp lý, các doanh nghiệp cần:

Nắm bắt nhu cầu

Đó là việc tập hợp các số liệu (cả số lượng lẫn giá trị) về lượng hàng bán ra trong thực tế, lượng tồn kho thực tế, đơn hàng chưa giải quyết…

Đồng thời, cùng với việc quan sát động thái thị trường, theo dõi kế hoạch phát triển sản phẩm mới, chương trình khuyến mãi, thông tin phản hồi mà doanh nghiệp có những điều chỉnh và dự báo về nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trong tương lai.

Trong đó, tính toán tồn kho thực tế đòi hỏi nhiều công sức nhất. Chẳng hạn, muốn kiểm kê nhanh số lượng tồn kho, doanh nghiệp cần phân loại mặt hàng, đánh dấu ký tự, xem xét phiếu nhập kho cũng như tiến hành kiểm tra xem hàng nào còn tốt, hàng nào đã hao mòn hay hư hỏng.

Ngoài ra, việc xác định giá trị hàng tồn kho cũng không đơn giản. Vì ngoài việc xác định giá vốn, giá thị trường, giá trị thực tế của hàng tồn, doanh nghiệp phải tính cả chi phí tồn kho.

Giá tồn kho nguyên vật liệu (hàng phải mua) = giá mua trên hóa đơn + chi phí mua hàng (chi phí vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ, lưu kho, bảo hiểm, hao hụt, công tác phí, dịch vụ phí…) + thuế - chiết khấu thương mại, giảm giá.

• Giá tồn kho thành phẩm (hàng sản xuất) = giá nguyên vật liệu + chi phí lao động + chi phí sản xuất.

• Chi phí tồn kho = chi phí tồn trữ (chi phí bảo quản, chi phí vốn, chi phí khấu hao…) + chi phí đặt hàng.

Trong đó, chi phí tồn trữ = lượng dự trữ bình quân x chi phí dự trữ bình quân; chi phí đặt hàng = số lần đặt hàng trong năm x chi phí mỗi lần đặt hàng.

Hoạch định cung ứng

Ngoài việc phân tích và dự đoán nhu cầu tiêu thụ, doanh nghiệp cần đánh giá công suất sản xuất, năng lực tài chính và khả năng cung ứng hàng hóa (đầu vào) từ đối tác.

Nếu các yếu tố trên đều theo hướng thuận lợi và doanh nghiệp kinh doanh trong môi trường không nhiều biến động thì họ chỉ cần duy trì tồn kho ở mức tối thiểu. Tuy nhiên, nếu giá nguyên vật liệu đầu vào thay đổi hay cục diện cung cầu biến chuyển thì việc tồn kho phải được tính toán kỹ.

Tính toán lượng đặt hàng

Trên cơ sở nắm bắt và dự đoán cung cầu hàng hóa, doanh nghiệp có thể tính toán lượng tồn kho cần thiết. Hiện có hai mô hình để doanh nghiệp tính toán dự trữ hàng tồn kho:

Mô hình EOQ: Doanh nghiệp sẽ tính được lượng hàng phù hợp cho mỗi lần đặt hàng và cứ đến lúc nào cần thì cứ đặt đúng số lượng đó.

Trong đó, Q là lượng hàng cần đặt, D là nhu cầu hằng năm, S là chi phí mỗi lần đặt hàng, H là chi phí tồn trữ.

Mô hình POQ: Áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, nhưng muốn nhận từ từ, vừa nhận vừa sử dụng. Khi đó, công thức tính lượng hàng cần đặt là:

Q = [2DSp] / [(p-d)H]

Trong đó, D là nhu cầu hằng năm, S là chi phí mỗi lần đặt hàng, H là chi phí tồn trữ, p là lượng hàng mỗi lần nhận, d là lượng hàng cần sử dụng.

Xác định thời điểm đặt hàng

Về lý thuyết, tính toán thời điểm đặt hàng sẽ phụ thuộc vào các yếu tố như:

Thời gian từ lúc đặt hàng đến nhận hàng

Nếu thời gian này kéo dài (do nhà cung cấp hoặc công ty vận chuyển chậm trễ), doanh nghiệp phải tính trước để không bị động. Nghĩa là doanh nghiệp cần dự trù lượng hàng sẽ bán được trong thời gian chờ đợi và cả hàng cần dự phòng trong trường hợp rủi ro (mức tồn kho tối thiểu).

Nhu cầu nguyên vật liệu

Nhu cầu tiêu thụ sản phẩm của khách hàng luôn thay đổi từng ngày. Và nhu cầu của các bộ phận sản xuất cũng thay đổi theo lịch trình sản xuất. Do đó, nếu đặt hàng không đúng thời điểm, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng thiếu hoặc thừa nguyên liệu.

Tóm lại, để chủ động nguồn hàng nhưng vẫn không bị thua lỗ từ tồn kho lớn, các doanh nghiệp cần duy trì mức dự trữ vừa phải, biết xác định thời điểm đặt hàng, ưu tiên dự trữ những mặt hàng bán chạy. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể nhờ phần mềm bán hàng, quản lý tồn kho hỗ trợ các công đoạn thu thập dữ liệu để có thông tin chuẩn xác hơn cho công tác dự báo.

(Tổng hợp internet)

Mời bạn tham khảo:

>> Phần mềm quản lý sản xuất

>> Phần mềm quản lý bán hàng