Nghị định 175/2024: Tất cả Ban QLDA cần biết

Ngày 30/12/2024, Chính phủ ban hành Nghị định 175/2024/NĐ-CP — chính thức thay thế Nghị định 15/2021/NĐ-CP về quản lý dự án đầu tư xây dựng. Đây không đơn thuần là một văn bản cập nhật kỹ thuật. Nghị định 175 tái cấu trúc toàn bộ cơ chế phân định trách nhiệm giữa Ban quản lý dự án (Ban QLDA), tư vấn quản lý dự án và các bên liên quan, đặc biệt tại Điều 24 và Điều 28 về hình thức thuê tư vấn quản lý dự án.

Điều này đặt ra một bài toán thực tiễn rất lớn: nhiều Ban QLDA xây dựng hiện đang vận hành theo thói quen cũ, dựa vào kinh nghiệm cá nhân hoặc quy trình nội bộ chưa được cập nhật. Trong khi đó, ranh giới pháp lý giữa trách nhiệm của tư vấn và trách nhiệm của Ban QLDA khi kiểm soát tư vấn đã thay đổi đáng kể. Bài viết này cung cấp hướng dẫn quản lý dự án theo Nghị định 175, từ những thay đổi cốt lõi cho đến quy trình triển khai thực tế, giúp Giám đốc dự án và Trưởng ban QLDA không bị động trước môi trường pháp lý mới.

1. Nghị định 175/2024/NĐ-CP là gì và tại sao lại quan trọng với Ban QLDA?

1.1. Bối cảnh ra đời và những bất cập của Nghị định 15/2021

Nghị định 175/2024/NĐ-CP được xây dựng trên nền tảng Luật Xây dựng sửa đổi và Luật Đầu tư công, nhằm khắc phục những bất cập tích lũy qua nhiều năm thực thi Nghị định 15/2021. Sau hơn ba năm áp dụng, NĐ 15 bộc lộ một số hạn chế điển hình:

- Phân định trách nhiệm giữa chủ đầu tư, Ban QLDA và tư vấn chưa đủ rõ ràng, dẫn đến tình trạng "mọi người đều chịu trách nhiệm nhưng không ai thực sự chịu trách nhiệm".

- Cơ chế giám sát tư vấn quản lý dự án thiếu công cụ định lượng, phụ thuộc nhiều vào ý kiến chủ quan.

- Các mốc kiểm soát trong từng giai đoạn (chuẩn bị đầu tư → thực hiện → nghiệm thu → quyết toán) chưa được chuẩn hóa đủ để làm căn cứ xử lý vi phạm.

1.2. Điểm thay đổi mấu chốt của Nghị định 175

Nghị định mới tiếp cận theo nguyên tắc "ai làm, người đó chịu trách nhiệm; ai kiểm soát, người đó chịu trách nhiệm về việc kiểm soát". Đây là sự phân tầng trách nhiệm pháp lý rõ ràng hơn nhiều so với trước.

Cụ thể tại Điều 24 (Điều kiện năng lực của tổ chức tư vấn quản lý dự án) và Điều 28 (Nội dung quản lý dự án đầu tư xây dựng theo hình thức thuê tư vấn), Nghị định 175 quy định rõ:

- Tư vấn quản lý dự án phải đáp ứng điều kiện năng lực cụ thể và thực hiện đúng phạm vi hợp đồng đã ký.

- Ban QLDA có trách nhiệm chủ động kiểm soát, không phải thụ động chờ báo cáo từ tư vấn.

- Khi xảy ra sai phạm, cơ quan thanh tra/kiểm toán sẽ xem xét: sai phạm phát sinh từ khâu tư vấn thực hiện, hay từ khâu Ban QLDA không thực hiện đúng nghĩa vụ kiểm soát?

Điều này đồng nghĩa với việc: Ban QLDA không thể đứng ngoài và đổ lỗi cho tư vấn nếu bản thân không có hệ thống kiểm soát rõ ràng.

2. Hướng dẫn quản lý dự án theo Nghị định 175

Hệ thống theo dõi tổng quan giúp Ban QLDA kiểm soát tiến độ, vốn và rủi ro dự án một cách độc lập thay vì phụ thuộc vào báo cáo từ tư vấn

Để thực hiện đúng tinh thần của Nghị định 175/2024/NĐ-CP, Ban QLDA cần tổ chức công tác quản lý theo từng giai đoạn dự án với các đầu mục kiểm soát cụ thể như sau:

2.1. Giai đoạn 1: Chuẩn bị đầu tư

Đây là giai đoạn có tính quyết định nhưng thường bị xem nhẹ. Theo Nghị định 175, Ban QLDA cần chủ động trong các công việc sau:

Về phía tư vấn:

- Kiểm tra điều kiện năng lực tư vấn lập báo cáo nghiên cứu khả thi theo đúng quy định tại Điều 24.

- Xác lập hợp đồng với điều khoản trách nhiệm rõ ràng, đặc biệt về nghĩa vụ cung cấp thông tin đầu vào và thời hạn hoàn thành.

Về phía Ban QLDA:

- Xây dựng khung kiểm soát nội bộ ngay từ đầu: ai kiểm tra gì, tần suất nào, theo biểu mẫu nào.

- Lập hồ sơ theo dõi lựa chọn nhà thầu, phê duyệt thiết kế cơ sở và thẩm định dự toán với đầy đủ chứng từ pháp lý.

Ví dụ thực tế: Một Ban QLDA cấp tỉnh khi lập dự án đầu tư xây dựng cầu đường nông thôn thường phải xử lý đồng thời nhiều báo cáo kỹ thuật từ tư vấn. Theo NĐ 175, Ban QLDA không chỉ cần nhận và ký mà phải có bước thẩm tra độc lập, có thể thông qua ý kiến của tư vấn thẩm tra riêng hoặc bộ phận kỹ thuật nội bộ trước khi phê duyệt.

2.2. Giai đoạn 2: Thực hiện dự án

Đây là giai đoạn phức tạp nhất và cũng là nơi phát sinh nhiều rủi ro pháp lý nhất. Những điểm Ban QLDA cần kiểm soát chặt theo Nghị định 175:

- Tiến độ thi công: Không thể chỉ dựa vào báo cáo định kỳ của tư vấn giám sát. Ban QLDA cần có hệ thống theo dõi tiến độ độc lập, có thể là bảng Gantt cập nhật thực tế, biên bản hiện trường, hoặc hệ thống số hóa. Khi phát sinh chậm tiến độ, hệ thống phải ghi nhận ngay: do nhà thầu hay do tư vấn không xử lý kịp thời?

Theo dõi tiến độ và công việc theo thời gian thực giúp Ban QLDA có cơ sở kiểm soát độc lập, hạn chế rủi ro chậm tiến độ

- Kiểm soát khối lượng và chi phí: Nghị định 175 yêu cầu cơ chế phê duyệt thanh toán phải có tối thiểu hai lớp xác nhận, tư vấn không được tự mình xác nhận khối lượng và tự đề xuất thanh toán. Ban QLDA cần thiết lập quy trình: tư vấn đề xuất → Ban QLDA kiểm tra độc lập → phê duyệt.

- Hồ sơ pháp lý thi công: Toàn bộ nhật ký thi công, biên bản nghiệm thu công việc, kết quả thí nghiệm vật liệu phải được lưu trữ có hệ thống, không phụ thuộc vào tư vấn. Đây là căn cứ quan trọng khi có thanh tra, kiểm toán sau này.

Ví dụ thực tế: Một dự án xây dựng trường học 3 tầng tại vùng nông thôn: tư vấn giám sát báo cáo khối lượng bê tông cột đã nghiệm thu đúng mác. Nhưng nếu Ban QLDA không có cơ chế kiểm tra chéo (xác nhận kết quả thí nghiệm từ phòng thí nghiệm độc lập, đối chiếu với hóa đơn vật tư), thì khi phát sinh sự cố về chất lượng, câu hỏi sẽ là: tư vấn có báo cáo đúng không và Ban QLDA có thực sự kiểm soát không?

2.3. Giai đoạn 3: Nghiệm thu và bàn giao

Nghị định 175 quy định chặt chẽ hơn về trình tự nghiệm thu, đặc biệt phân biệt rõ:

- Nghiệm thu công việc xây dựng (do nhà thầu thi công và tư vấn giám sát thực hiện).

- Nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình / toàn bộ công trình (do chủ đầu tư/Ban QLDA chủ trì).

2.3.1. Điểm dễ mắc sai phạm

Nhiều Ban QLDA thực hiện nghiệm thu theo quy trình "cho có",  ký biên bản theo đề xuất của tư vấn mà không có đợt kiểm tra thực tế độc lập. Đây là rủi ro pháp lý lớn: nếu phát hiện chất lượng không đảm bảo sau nghiệm thu, trách nhiệm của Ban QLDA trong khâu kiểm soát nghiệm thu sẽ bị xem xét.

2.3.2. Yêu cầu hồ sơ hoàn công

Toàn bộ hồ sơ phải đầy đủ, chính xác, và được ký số (trong trường hợp áp dụng) trước khi tiến hành bàn giao. Ban QLDA có trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ, không thể giao hoàn toàn cho tư vấn tự tổng hợp.

Hệ thống lưu trữ hồ sơ giúp đảm bảo mỗi bước nghiệm thu đều có đầy đủ căn cứ pháp lý và có thể truy xuất khi cần

​2.4. Giai đoạn 4: Quyết toán dự án

Quyết toán là giai đoạn cuối nhưng lại là nơi thường phát sinh tranh chấp và sai phạm nhiều nhất. Theo Nghị định 175, Ban QLDA cần:

- Có hệ thống đối chiếu khối lượng thực tế thi công với hồ sơ hợp đồng và biên bản nghiệm thu từng giai đoạn.

- Kiểm soát chặt các khoản phát sinh: phải có đầy đủ căn cứ pháp lý (lệnh thay đổi, phê duyệt điều chỉnh dự toán), không chấp nhận thanh toán phát sinh dựa trên thỏa thuận miệng hoặc văn bản không đúng thẩm quyền.

- Đảm bảo hồ sơ thanh quyết toán đủ điều kiện kiểm toán: nếu cơ quan kiểm toán nhà nước vào kiểm tra và phát hiện thiếu hồ sơ, sai khối lượng, trách nhiệm kiểm soát của Ban QLDA sẽ bị quy kết.

Ví dụ thực tế: Dự án nâng cấp hệ thống cấp nước đô thị, sau khi nghiệm thu và bàn giao, đơn vị kiểm toán phát hiện một số hạng mục phát sinh được thanh toán không có phê duyệt điều chỉnh dự toán theo đúng quy định. Kết luận kiểm toán chỉ ra lỗi không chỉ ở phía tư vấn lập hồ sơ thanh toán, mà cả ở phía Ban QLDA đã phê duyệt mà không kiểm soát đầy đủ điều kiện pháp lý.

3. Phân định trách nhiệm tư vấn và Ban QLDA: Điều quan trọng nhất cần hiểu đúng

Một trong những điểm cốt lõi nhất trong quản lý dự án theo Nghị định 175 là hiểu đúng ranh giới trách nhiệm.

3.1. Tư vấn quản lý dự án chịu trách nhiệm về

- Chất lượng, tiến độ, và tính pháp lý của sản phẩm tư vấn (hồ sơ thiết kế, dự toán, biên bản nghiệm thu, báo cáo tiến độ...).

- Các quyết định kỹ thuật thuộc phạm vi hợp đồng tư vấn.

- Đề xuất với Ban QLDA khi phát sinh vấn đề vượt thẩm quyền.

3.2. Ban QLDA chịu trách nhiệm về

- Việc lựa chọn, ký hợp đồng và quản lý tư vấn đúng quy định.

- Kiểm soát và phê duyệt các sản phẩm tư vấn, không thể phê duyệt "mù".

- Đảm bảo toàn bộ quy trình quản lý dự án tuân thủ Nghị định 175 và các văn bản pháp lý liên quan.

- Truy vết và xử lý vi phạm khi phát hiện sai sót.

3.3. Hệ quả pháp lý khi hiểu sai

Nhiều Ban QLDA từng quan niệm: "Thuê tư vấn quản lý dự án rồi thì tư vấn chịu trách nhiệm." Đây là quan niệm sai và nguy hiểm theo khung pháp lý của Nghị định 175. Tư vấn chịu trách nhiệm về phần họ làm, Ban QLDA chịu trách nhiệm về phần họ kiểm soát. Hai phần này song song tồn tại, không thể thay thế nhau.

Nếu Ban QLDA không có cơ chế kiểm soát tư vấn đủ mạnh và đủ minh bạch, khi có sự cố xảy ra, cả hai bên đều có thể bị xem xét trách nhiệm.

4. Những rủi ro pháp lý phổ biến Ban QLDA cần đặc biệt lưu ý

Theo dõi mức độ rủi ro theo từng dự án giúp Ban QLDA phát hiện sớm sai phạm và chủ động xử lý

Dựa trên thực tiễn các vụ thanh tra, kiểm toán dự án đầu tư công tại Việt Nam, dưới đây là những rủi ro pháp lý phổ biến nhất mà Ban QLDA xây dựng thường gặp và cách Nghị định 175/2024/NĐ-CP tác động đến việc xử lý:

4.1. Phê duyệt hồ sơ không đủ điều kiện pháp lý

Đây là sai phạm thường gặp nhất. Ban QLDA ký phê duyệt hồ sơ do tư vấn lập mà không kiểm tra đủ điều kiện hợp lệ (chứng chỉ hành nghề của người ký, năng lực đơn vị tư vấn, tính đồng bộ của hồ sơ...). Theo Nghị định 175, trách nhiệm kiểm tra này thuộc về Ban QLDA.

4.2. Không phát hiện tăng khối lượng sai quy định

Tư vấn giám sát xác nhận khối lượng thi công cao hơn thực tế. Nếu Ban QLDA không có cơ chế kiểm tra độc lập và ký thanh toán theo đề xuất của tư vấn, khi kiểm toán phát hiện, Ban QLDA không thể thoái thác trách nhiệm.

4.3. Chậm tiến độ nhưng không có căn cứ xử lý tư vấn

Dự án kéo dài nhiều tháng nhưng hồ sơ không ghi nhận cụ thể: chậm do nguyên nhân nào, tư vấn đã được nhắc nhở ra sao, và Ban QLDA đã có biện pháp gì. Khi cần xử lý hợp đồng, Ban QLDA không có đủ căn cứ pháp lý.

4.4. Hồ sơ hoàn công thiếu, không hợp lệ

Nghiệm thu và bàn giao nhưng hồ sơ hoàn công thiếu bản vẽ hoàn công, thiếu kết quả thí nghiệm, thiếu biên bản kiểm tra chất lượng vật liệu. Theo Nghị định 175, trách nhiệm tổng hợp và kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ hoàn công thuộc về Ban QLDA.

4.5. Thiếu hệ thống lưu trữ hồ sơ có truy xuất nguồn gốc

Khi cơ quan thanh tra yêu cầu cung cấp tài liệu chứng minh quá trình kiểm soát, Ban QLDA không có hệ thống lưu trữ đủ để truy xuất. Đây không chỉ là bất tiện, mà là dấu hiệu cho thấy nghĩa vụ kiểm soát chưa được thực hiện đúng mức.

5. Hướng dẫn quản lý dự án theo Nghị định 175: Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Câu hỏi 1: Nghị định 175 có hiệu lực từ khi nào và áp dụng cho những dự án nào?

Nghị định 175/2024/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/01/2025, thay thế Nghị định 15/2021/NĐ-CP. Nghị định áp dụng cho các dự án đầu tư xây dựng sử dụng vốn đầu tư công, vốn nhà nước ngoài đầu tư công và vốn khác. Với các dự án đang thực hiện theo NĐ 15, cần rà soát lại để điều chỉnh quy trình quản lý cho phù hợp với quy định mới.

Câu hỏi 2: Điều 24 và Điều 28 của Nghị định 175 quy định gì về hình thức thuê tư vấn QLDA?

- Điều 24 quy định điều kiện năng lực của tổ chức tư vấn quản lý dự án, bao gồm điều kiện về chứng chỉ năng lực, nhân sự chủ chốt và kinh nghiệm.

- Điều 28 quy định nội dung quản lý dự án theo hình thức thuê tư vấn, trong đó xác định rõ phạm vi trách nhiệm của tư vấn và nghĩa vụ kiểm soát của chủ đầu tư/Ban QLDA.

Hai điều này cần được đọc đồng thời để hiểu đúng cơ chế phân trách nhiệm.

Câu hỏi 3: Ban QLDA cần chuẩn bị gì để tuân thủ Nghị định 175?

- Về mặt tổ chức: xây dựng lại quy trình kiểm soát nội bộ theo từng giai đoạn dự án, phân công rõ người kiểm soát và tiêu chí kiểm soát.

- Về mặt hồ sơ: thiết lập hệ thống lưu trữ có truy xuất nguồn gốc, đảm bảo mỗi bước phê duyệt đều có căn cứ pháp lý.

- Về mặt nhân sự: nâng cao năng lực pháp lý cho cán bộ Ban QLDA, đặc biệt là hiểu đúng nghĩa vụ kiểm soát theo NĐ 175.

Câu hỏi 4: Nếu tư vấn làm sai, Ban QLDA có bị liên đới trách nhiệm không?

Có. Nếu Ban QLDA đã kiểm soát đúng quy trình nhưng không phát hiện được sai phạm do tư vấn che giấu, trách nhiệm chủ yếu thuộc về tư vấn. Nhưng nếu Ban QLDA không thực hiện đúng nghĩa vụ kiểm soát (không có quy trình, không có hồ sơ kiểm tra, không có biên bản nhắc nhở...), thì khi thanh tra vào, Ban QLDA sẽ bị xem xét trách nhiệm về phần kiểm soát, dù sai phạm gốc rễ là từ tư vấn.

Câu hỏi 5: Nghị định 175 có bắt buộc sử dụng phần mềm hay hệ thống số hóa không?

Nghị định 175 không bắt buộc sử dụng phần mềm cụ thể. Tuy nhiên, yêu cầu về minh bạch, truy xuất trách nhiệm và lưu trữ hồ sơ đặt ra trên thực tế rất khó đáp ứng bằng phương pháp thủ công, đặc biệt với các dự án có quy mô trung bình trở lên. Số hóa quy trình quản lý không phải là lựa chọn  đối với nhiều Ban QLDA, đó đã trở thành điều kiện cần thiết để vận hành đúng theo quy định.

6. Hiểu đúng Nghị định 175 – Vận hành đúng để tránh rủi ro pháp lý

Nghị định 175/2024/NĐ-CP không chỉ là văn bản pháp lý cần đọc và lưu trữ đây là khung vận hành mà Ban QLDA xây dựng phải thực sự áp dụng vào từng giai đoạn, từng nghiệp vụ. Nắm rõ hướng dẫn quản lý dự án theo Nghị định 175 đồng nghĩa với việc hiểu đúng: Tư vấn làm gì, Ban QLDA kiểm soát gì, và hệ thống hồ sơ phải phản ánh điều đó một cách minh bạch. Khi thanh tra, kiểm toán vào câu hỏi không phải "ai sai" mà là "ai có chứng cứ chứng minh mình đã làm đúng".

Công cụ kiểm tra tuân thủ giúp Ban QLDA rà soát quy trình và hồ sơ trước khi thanh tra, kiểm toán

Nếu đơn vị bạn đang tìm kiếm cách vận hành đúng Nghị định 175, không chỉ dừng lại ở việc hiểu quy định mà còn triển khai được trong từng quy trình thực tế, thì việc xây dựng một hệ thống quản lý dự án có khả năng kiểm soát tư vấn, phân định rõ trách nhiệm và lưu trữ hồ sơ có truy xuất là yếu tố then chốt. Trên thực tế, nhiều Ban QLDA hiện nay đã bắt đầu chuyển sang các giải pháp phần mềm quản lý dự án được thiết kế theo đặc thù ngành xây dựng, giúp chuẩn hóa quy trình theo từng giai đoạn và đảm bảo mỗi bước đều có căn cứ pháp lý rõ ràng. Đây không phải là công cụ thay thế vai trò quản lý, mà là nền tảng giúp Ban QLDA vận hành đúng, kiểm soát đủ và sẵn sàng trước mọi hoạt động thanh tra, kiểm toán.

>> Bài viết liên quan: Nghị định 175 vs Nghị định 15: So sánh 10 thay đổi quan trọng Ban QLDA phải biết​

Liên hệ MekongSoft để được tư vấn miễn phí

Công ty Cổ phần Phần mềm Mekong

Địa chỉ: 64 Nguyễn Đình Chiểu, phường Tân Định, Thành Phố Hồ Chí Minh

Hotline: 0944 443 558

Mail: support@mekongsoft.com.vn​

Website: https://mekongsoft.com.vn