Hướng dẫn quản lý dự án theo Nghị định 175 cho Ban quản lý dự án xây dựng

Ngày 30/12/2024, Chính phủ ban hành Nghị định 175/2024/NĐ-CP, chính thức thay thế Nghị định 15/2021/NĐ-CP về quản lý dự án đầu tư xây dựng. Đây không đơn thuần là một văn bản cập nhật kỹ thuật. Nghị định 175 tái cấu trúc toàn bộ cơ chế phân định trách nhiệm giữa Ban quản lý dự án (Ban QLDA), tư vấn quản lý dự án và các bên liên quan, đặc biệt tại Điều 24 và Điều 28.

Bài viết này cung cấp hướng dẫn quản lý dự án theo Nghị định 175 toàn diện: Từ những thay đổi cốt lõi, quy trình triển khai 4 giai đoạn, đến các rủi ro pháp lý thực tế, giúp Giám đốc dự án và Trưởng ban QLDA không bị động trước môi trường pháp lý mới.

Dashboard quản lý dự án xây dựng theo Nghị định 175/2024/NĐ-CP

1. Nghị định 175/2024/NĐ-CP là gì và tại sao quan trọng với Ban QLDA?

1.1. Bối cảnh ra đời và những bất cập của Nghị định 15/2021

Nghị định 175/2024/NĐ-CP được xây dựng trên nền tảng Luật Xây dựng sửa đổi và Luật Đầu tư công, nhằm khắc phục những bất cập tích lũy qua nhiều năm thực thi Nghị định 15/2021. Sau hơn ba năm áp dụng, Nghị định 15 bộc lộ một số hạn chế điển hình:

- Phân định trách nhiệm mơ hồ: Ranh giới giữa chủ đầu tư, Ban QLDA và tư vấn chưa đủ rõ ràng, dẫn đến tình trạng "mọi người đều chịu trách nhiệm nhưng không ai thực sự chịu trách nhiệm".

- Thiếu công cụ giám sát định lượng: Cơ chế giám sát tư vấn quản lý dự án phụ thuộc nhiều vào ý kiến chủ quan, không có tiêu chí đo lường cụ thể.

- Mốc kiểm soát chưa chuẩn hóa: Các giai đoạn từ chuẩn bị đầu tư đến quyết toán chưa có chuẩn đủ để làm căn cứ xử lý vi phạm.

1.2. Điểm thay đổi mấu chốt của Nghị định 175

Nghị định mới tiếp cận theo nguyên tắc cốt lõi:"Ai làm, người đó chịu trách nhiệm; ai kiểm soát, người đó chịu trách nhiệm về việc kiểm soát." Đây là sự phân tầng trách nhiệm pháp lý rõ ràng hơn nhiều so với trước.

Chức năng phê duyệt giúp Ban QLDA truy xuất đầy đủ thông tin theo yêu cầu của Nghị định 175

Cụ thể tại Điều 24 (điều kiện năng lực của tổ chức tư vấn quản lý dự án) và Điều 28 (nội dung quản lý dự án theo hình thức thuê tư vấn), Nghị định 175 quy định:

- Tư vấn quản lý dự án phải đáp ứng điều kiện năng lực cụ thể và thực hiện đúng phạm vi hợp đồng đã ký.

- Ban QLDA có trách nhiệm chủ động kiểm soát, không phải thụ động chờ báo cáo từ tư vấn.

- Khi xảy ra sai phạm, cơ quan thanh tra/kiểm toán sẽ xem xét: sai phạm phát sinh từ khâu tư vấn thực hiện, hay từ khâu Ban QLDA không thực hiện đúng nghĩa vụ kiểm soát?

Lưu ý quan trọng: Ban QLDA không thể đứng ngoài và đổ lỗi cho tư vấn nếu bản thân không có hệ thống kiểm soát rõ ràng và được ghi nhận đầy đủ bằng hồ sơ.

Để hiểu đầy đủ những thay đổi cụ thể, xem chi tiết tại bài: 10 thay đổi quan trọng nhất giữa Nghị định 175 và Nghị định 15 — phân tích từng điểm khác biệt mà Ban QLDA buộc phải nắm.

2. Hướng dẫn quản lý dự án theo Nghị định 175: Quy trình 4 giai đoạn

Để thực hiện đúng tinh thần của Nghị định 175/2024/NĐ-CP, Ban QLDA cần tổ chức công tác quản lý theo 4 giai đoạn dự án với các đầu mục kiểm soát cụ thể như sau:

2.1. Chuẩn bị đầu tư

Đây là giai đoạn có tính quyết định nhưng thường bị xem nhẹ. Theo Nghị định 175, Ban QLDA cần chủ động trong các công việc sau:

Về phía tư vấn:

- Kiểm tra điều kiện năng lực tư vấn lập báo cáo nghiên cứu khả thi theo đúng quy định tại Điều 24, bao gồm chứng chỉ năng lực, nhân sự chủ chốt và kinh nghiệm thực tế.

- Xác lập hợp đồng với điều khoản trách nhiệm rõ ràng, đặc biệt về nghĩa vụ cung cấp thông tin đầu vào và thời hạn hoàn thành.

Về phía Ban QLDA:

- Xây dựng khung kiểm soát nội bộ ngay từ đầu: ai kiểm tra gì, tần suất nào, theo biểu mẫu nào. 

- Lập hồ sơ theo dõi lựa chọn nhà thầu, phê duyệt thiết kế cơ sở và thẩm định dự toán với đầy đủ chứng từ pháp lý.

Hệ thống quản lý dự án hỗ trợ theo dõi gói thầu và hợp đồng ngay từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư

2.2. Thực hiện dự án

Đây là giai đoạn phức tạp nhất và là nơi phát sinh nhiều rủi ro pháp lý nhất. Những điểm Ban QLDA cần kiểm soát chặt theo Nghị định 175:

- Tiến độ thi công: Không thể chỉ dựa vào báo cáo định kỳ của tư vấn giám sát. Ban QLDA cần có hệ thống theo dõi tiến độ độc lập — bảng Gantt cập nhật thực tế, biên bản hiện trường, hoặc hệ thống số hóa. Khi phát sinh chậm tiến độ, hệ thống phải ghi nhận ngay: Do nhà thầu hay do tư vấn không xử lý kịp thời?

- Kiểm soát khối lượng và chi phí: Nghị định 175 yêu cầu cơ chế phê duyệt thanh toán phải có tối thiểu hai lớp xác nhận. Quy trình chuẩn: Tư vấn đề xuất → Ban QLDA kiểm tra độc lập → phê duyệt. Tư vấn không được tự mình xác nhận khối lượng và tự đề xuất thanh toán.

- Đây là căn cứ quan trọng khi có thanh tra, kiểm toán sau này.

Ban QLDA theo dõi tiến độ thực tế của từng hạng mục để phát hiện sớm nguy cơ và đưa ra biện pháp xử lý kịp thời

2.3. Nghiệm thu và bàn giao

Nghị định 175 quy định chặt chẽ hơn về trình tự nghiệm thu, đặc biệt phân biệt rõ:

- Nghiệm thu công việc xây dựng: Do nhà thầu thi công và tư vấn giám sát thực hiện.

- Nghiệm thu hoàn thành hạng mục/công trình: Do chủ đầu tư/Ban QLDA chủ trì không thể ủy quyền hoàn toàn cho tư vấn.

Điểm dễ mắc sai phạm: Nhiều Ban QLDA thực hiện nghiệm thu theo quy trình "cho có" — ký biên bản theo đề xuất của tư vấn mà không có đợt kiểm tra thực tế độc lập. Đây là rủi ro pháp lý lớn: nếu phát hiện chất lượng không đảm bảo sau nghiệm thu, trách nhiệm của Ban QLDA trong khâu kiểm soát nghiệm thu sẽ bị xem xét.

Yêu cầu hồ sơ hoàn công: Toàn bộ hồ sơ phải đầy đủ, chính xác, và được ký số (trong trường hợp áp dụng) trước khi tiến hành bàn giao. Ban QLDA có trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ, không thể giao hoàn toàn cho tư vấn tự tổng hợp.

Ban QLDA theo quy trình nghiệm thu của từng hạng mục công trình 

2.4. Quyết toán dự án

Quyết toán là giai đoạn cuối nhưng lại là nơi thường phát sinh tranh chấp và sai phạm nhiều nhất. Theo Nghị định 175, Ban QLDA cần:

- Có hệ thống đối chiếu khối lượng thực tế thi công với hồ sơ hợp đồng và biên bản nghiệm thu từng giai đoạn.

- Kiểm soát chặt các khoản phát sinh: Phải có đầy đủ căn cứ pháp lý (lệnh thay đổi, phê duyệt điều chỉnh dự toán), không chấp nhận thanh toán phát sinh dựa trên thỏa thuận miệng hoặc văn bản không đúng thẩm quyền.

- Đảm bảo hồ sơ thanh quyết toán đủ điều kiện kiểm toán: Nếu cơ quan kiểm toán nhà nước phát hiện thiếu hồ sơ, sai khối lượng, trách nhiệm kiểm soát của Ban QLDA sẽ bị quy kết.

Phần mềm hỗ trợ đối chiếu khối lượng, kiểm soát phát sinh và lập hồ sơ quyết toán dự án theo quy định hiện hành

3. Phân định trách nhiệm: Tư vấn và Ban QLDA theo Nghị định 175

Một trong những điểm cốt lõi nhất trong quản lý dự án theo Nghị định 175 là hiểu đúng ranh giới trách nhiệm. Đây là bảng phân định chi tiết:

Hiểu sai phổ biến và nguy hiểm: Nhiều Ban QLDA từng quan niệm "Thuê tư vấn quản lý dự án rồi thì tư vấn chịu trách nhiệm." Đây là quan niệm sai và nguy hiểm theo khung pháp lý Nghị định 175. Tư vấn chịu trách nhiệm về phần họ làm; Ban QLDA chịu trách nhiệm về phần họ kiểm soát. Hai phần này song song tồn tại, không thể thay thế nhau.

4. Các rủi ro pháp lý phổ biến Ban QLDA cần đặc biệt lưu ý

AI Pháp lý hỗ trợ Ban QLDA phát hiện sớm sai phạm và nguy cơ vi phạm quy định trước khi thanh tra, kiểm toán

Dựa trên thực tiễn các vụ thanh tra, kiểm toán dự án đầu tư công tại Việt Nam, dưới đây là những rủi ro pháp lý phổ biến nhất mà ban quản lý dự án xây dựng thường gặp và cách Nghị định 175/2024/NĐ-CP tác động:

4.1. Phê duyệt hồ sơ không đủ điều kiện pháp lý

Ban QLDA ký phê duyệt hồ sơ do tư vấn lập mà không kiểm tra đủ điều kiện hợp lệ: Chứng chỉ hành nghề người ký, năng lực đơn vị tư vấn, tính đồng bộ của hồ sơ. Theo Nghị định 175, trách nhiệm kiểm tra này thuộc về Ban QLDA.

4.2. Không phát hiện tăng khối lượng sai quy định

Tư vấn giám sát xác nhận khối lượng thi công cao hơn thực tế. Nếu Ban QLDA không có cơ chế kiểm tra độc lập và ký thanh toán theo đề xuất, khi kiểm toán phát hiện, Ban QLDA không thể thoái thác trách nhiệm.

4.3. Chậm tiến độ nhưng không có căn cứ xử lý tư vấn

Dự án kéo dài nhiều tháng nhưng hồ sơ không ghi nhận cụ thể: chậm do nguyên nhân nào, tư vấn đã được nhắc nhở ra sao, Ban QLDA đã có biện pháp gì. Khi cần xử lý hợp đồng, Ban QLDA không có đủ căn cứ pháp lý.

4.4. Hồ sơ hoàn công thiếu, không hợp lệ

Nghiệm thu và bàn giao nhưng hồ sơ hoàn công thiếu bản vẽ hoàn công, thiếu kết quả thí nghiệm, thiếu biên bản kiểm tra chất lượng vật liệu. Theo Nghị định 175, trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ hoàn công thuộc về Ban QLDA.

4.5. Thiếu hệ thống lưu trữ hồ sơ có truy xuất nguồn gốc

Khi cơ quan thanh tra yêu cầu cung cấp tài liệu chứng minh quá trình kiểm soát, Ban QLDA không có hệ thống lưu trữ đủ để truy xuất. Đây không chỉ là bất tiện, đây là dấu hiệu cho thấy nghĩa vụ kiểm soát chưa được thực hiện đúng mức.

Để phòng tránh đầy đủ, tham khảo thêm bài phân tích chuyên sâu: Các rủi ro pháp lý theo Nghị định 175/2024 mà Ban QLDA cần tránh ngay — với danh sách đầy đủ và cách xử lý từng trường hợp thực tế.

5. So sánh Nghị định 175 và Nghị định 15: Những điểm thay đổi cốt lõi

Hiểu rõ sự khác biệt giữa hai nghị định là nền tảng để Ban QLDA biết mình cần thay đổi gì trong quy trình vận hành. Dưới đây là tổng hợp các chiều thay đổi chính:

Xem phân tích chi tiết hơn tại: Nghị định 175 vs Nghị định 15: So sánh 10 thay đổi quan trọng Ban QLDA phải biết.

6. Checklist tuân thủ Nghị định 175 cho Ban QLDA

Hệ thống checklist điện tử giúp Ban QLDA kiểm tra tuân thủ Nghị định 175 theo từng giai đoạn dự án

Dưới đây là danh sách kiểm tra nhanh theo từng giai đoạn. Danh sách đầy đủ và chi tiết hơn có thể tham khảo tại: Checklist Nghị định 175 cho Ban QLDA: Danh sách kiểm tra đầy đủ từ A–Z. 

6.1. Chuẩn bị đầu tư

☐ Đã kiểm tra điều kiện năng lực tư vấn theo Điều 24 NĐ 175

☐ Hợp đồng tư vấn có điều khoản trách nhiệm và tiêu chí nghiệm thu rõ ràng

☐ Đã xây dựng khung kiểm soát nội bộ (ai – kiểm tra gì – tần suất nào – biểu mẫu nào)

☐ Hồ sơ thẩm định dự toán, phê duyệt thiết kế cơ sở đủ chứng từ pháp lý

6.2. Thực hiện dự án

☐ Có hệ thống theo dõi tiến độ độc lập (không chỉ dựa vào báo cáo tư vấn)

☐ Quy trình thanh toán có tối thiểu hai lớp xác nhận

☐ Nhật ký thi công, biên bản nghiệm thu, kết quả thí nghiệm được lưu trữ độc lập

☐ Có biên bản ghi nhận khi tư vấn chậm tiến độ hoặc vi phạm hợp đồng

6.3. Nghiệm thu & bàn giao

☐ Ban QLDA tổ chức kiểm tra thực tế độc lập trước khi ký biên bản nghiệm thu

☐ Hồ sơ hoàn công đủ: bản vẽ hoàn công, kết quả thí nghiệm, biên bản kiểm tra chất lượng vật liệu

☐ Toàn bộ hồ sơ được ký và lưu trữ đúng quy định trước khi bàn giao

6.4. Quyết toán

☐ Đã đối chiếu khối lượng thực tế với hồ sơ hợp đồng và biên bản nghiệm thu

☐ Mọi phát sinh đều có căn cứ pháp lý đầy đủ (lệnh thay đổi, phê duyệt điều chỉnh dự toán)

☐ Hồ sơ thanh quyết toán đủ điều kiện kiểm toán nhà nước

Lộ trình chuyển đổi: Nếu đơn vị bạn đang vận hành theo quy trình cũ (Nghị định 15), xem hướng dẫn điều chỉnh tại: Lộ trình chuyển đổi quy trình xây dựng theo Nghị định mới 2026 — bao gồm bản đồ quy trình thực tiễn cho Ban QLDA.

7. Câu hỏi thường gặp về hướng dẫn quản lý dự án theo Nghị định 175

Nghị định 175 có hiệu lực từ khi nào và áp dụng cho những dự án nào?

Nghị định 175/2024/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 30/12/2024, thay thế Nghị định 15/2021/NĐ-CP. Nghị định áp dụng cho các dự án đầu tư xây dựng sử dụng vốn đầu tư công, vốn nhà nước ngoài đầu tư công và vốn khác. Với các dự án đang thực hiện theo Nghị định 15, cần rà soát lại và điều chỉnh quy trình quản lý cho phù hợp với quy định mới.

Điều 24 và Điều 28 của Nghị định 175 quy định gì về hình thức thuê tư vấn QLDA?

Điều 24 quy định điều kiện năng lực của tổ chức tư vấn quản lý dự án, bao gồm điều kiện về chứng chỉ năng lực, nhân sự chủ chốt và kinh nghiệm. Điều 28 quy định nội dung quản lý dự án theo hình thức thuê tư vấn, trong đó xác định rõ phạm vi trách nhiệm của tư vấn và nghĩa vụ kiểm soát của chủ đầu tư/Ban QLDA. Hai điều này cần được đọc đồng thời để hiểu đúng cơ chế phân trách nhiệm.

Ban QLDA cần chuẩn bị gì để tuân thủ Nghị định 175?

Có ba nhóm việc cần chuẩn bị:

- Tổ chức: Xây dựng lại quy trình kiểm soát nội bộ theo từng giai đoạn dự án, phân công rõ người kiểm soát và tiêu chí kiểm soát.

- Hồ sơ: Thiết lập hệ thống lưu trữ có truy xuất nguồn gốc, đảm bảo mỗi bước phê duyệt đều có căn cứ pháp lý.

- Nhân sự: Nâng cao năng lực pháp lý cho cán bộ Ban QLDA, đặc biệt là hiểu đúng nghĩa vụ kiểm soát theo Nghị định 175.

Nếu tư vấn làm sai, Ban QLDA có bị liên đới trách nhiệm không?

Có. Nếu Ban QLDA đã kiểm soát đúng quy trình nhưng không phát hiện được sai phạm do tư vấn che giấu, trách nhiệm chủ yếu thuộc về tư vấn. Tuy nhiên, nếu Ban QLDA không thực hiện đúng nghĩa vụ kiểm soát, không có quy trình, không có hồ sơ kiểm tra, không có biên bản nhắc nhở, thì khi thanh tra vào, Ban QLDA sẽ bị xem xét trách nhiệm về phần kiểm soát, dù sai phạm gốc rễ là từ tư vấn.

Nghị định 175 có bắt buộc sử dụng phần mềm hay hệ thống số hóa không?

Nghị định 175 không bắt buộc sử dụng phần mềm cụ thể. Tuy nhiên, yêu cầu về minh bạch, truy xuất trách nhiệm và lưu trữ hồ sơ đặt ra trên thực tế rất khó đáp ứng bằng phương pháp thủ công, đặc biệt với các dự án có quy mô trung bình trở lên. Số hóa quy trình quản lý đã trở thành điều kiện cần thiết để vận hành đúng theo quy định đối với nhiều Ban QLDA.

Ban QLDA đang theo Nghị định 15 có phải điều chỉnh ngay không?

Đối với dự án khởi công mới từ 30/04/2024, bắt buộc áp dụng Nghị định 175 ngay từ đầu. Đối với dự án đang thực hiện theo Nghị định 15, cần rà soát và điều chỉnh quy trình phù hợp, đặc biệt là các điểm liên quan đến phân định trách nhiệm, cơ chế thanh toán và lưu trữ hồ sơ. Tham khảo lộ trình chuyển đổi thực tiễn tại bài viết chuyên đề trên trang MekongSoft.

8. Hiểu đúng Nghị định 175 để vận hành đúng​

Nghị định 175/2024/NĐ-CP không chỉ là văn bản pháp lý cần đọc và lưu trữ, mà đây là khung vận hành mà Ban QLDA xây dựng phải thực sự áp dụng vào từng giai đoạn, từng nghiệp vụ. Hiểu đúng hướng dẫn quản lý dự án theo Nghị định 175 đồng nghĩa với việc nắm rõ: tư vấn làm gì, Ban QLDA kiểm soát gì, và hệ thống hồ sơ phải phản ánh điều đó một cách minh bạch.

Khi thanh tra, kiểm toán vào, câu hỏi không phải là "ai sai" mà là "ai có chứng cứ chứng minh mình đã làm đúng". Đây là điểm then chốt mà mọi Giám đốc dự án và Trưởng ban QLDA cần ghi nhớ trong từng quyết định hàng ngày.

Nhiều Ban QLDA hiện nay đã bắt đầu chuyển sang các giải pháp phần mềm quản lý dự án được thiết kế theo đặc thù ngành xây dựng, giúp chuẩn hóa quy trình theo từng giai đoạn và đảm bảo mỗi bước đều có căn cứ pháp lý rõ ràng. Đây không phải là công cụ thay thế vai trò quản lý, mà là nền tảng giúp Ban QLDA vận hành đúng, kiểm soát đủ và sẵn sàng trước mọi hoạt động thanh tra, kiểm toán.

​>> Bài viết liên quan:

- Nghị định 175 vs Nghị định 15: So sánh 10 thay đổi quan trọng Ban QLDA phải biết

- Checklist Nghị định 175 cho Ban quản lý dự án: Danh sách kiểm tra đầy đủ từ A-Z

- Rủi ro pháp lý Nghị định 175/2024 mà Ban quản lý dự án cần tránh ngay 

- Chuyển đổi quy trình xây dựng theo Nghị định mới 2026: Lộ trình thực tiễn cho Ban QLDA 

Liên hệ MekongSoft để được tư vấn miễn phí

Công ty Cổ phần Phần mềm Mekong

Địa chỉ: 64 Nguyễn Đình Chiểu, phường Tân Định, Thành Phố Hồ Chí Minh

Hotline: 0944 443 558

Mail: support@mekongsoft.com.vn

Website: https://mekongsoft.com.vn