Chuyển đổi quy trình xây dựng theo Nghị định mới 2026: Lộ trình thực tiễn cho Ban QLDA

Từ ngày 30/12/2024, Nghị định 175/2024/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, thay thế hoàn toàn Nghị định 15/2021/NĐ-CP, đánh dấu bước ngoặt lớn nhất trong quản lý dự án đầu tư xây dựng tại Việt Nam suốt 4 năm qua. Với hàng loạt thay đổi về phân cấp thẩm quyền, trách nhiệm tư vấn và yêu cầu kiểm soát hồ sơ, nhiều Ban QLDA đang đứng trước áp lực rất thực tế: Chuyển đổi quy trình xây dựng theo nghị định mới 2026 như thế nào để vừa đúng luật, vừa không làm đình trệ tiến độ?

Thực tế hiện trường cho thấy phần lớn ban quản lý dự án vẫn đang vận hành theo thói quen cũ, phê duyệt thủ công, kiểm tra hồ sơ bằng tay, phụ thuộc vào tư vấn để theo dõi tiến độ. Bài viết này cung cấp lộ trình chuyển đổi thực tiễn, từng bước, phù hợp với đặc thù dự án xây dựng đầu tư công tại Việt Nam năm 2026.

Dashboard phần mềm quản lý dự án xây dựng theo Nghị định 175 năm 2026

1. Chuyển đổi quy trình xây dựng theo nghị định mới 2026 là gì?

Chuyển đổi quy trình xây dựng theo nghị định mới 2026 là quá trình chuẩn hóa, kiểm soát và số hóa toàn bộ quy trình Ban QLDA theo yêu cầu của Nghị định 175/2024/NĐ-CP. Việc áp dụng đúng giúp Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng giảm rủi ro pháp lý, kiểm soát tiến độ tốt hơn và đáp ứng yêu cầu thanh tra, quyết toán đầu tư công. 

2. Tại sao chuyển đổi quy trình xây dựng theo Nghị định mới 2026 không thể trì hoãn?

Nhiều Giám đốc Ban QLDA vẫn nghĩ rằng NĐ 175 chỉ là "thay tên đổi số" so với NĐ 15. Nhưng thực chất, đây là thay đổi bản chất về cơ chế chịu trách nhiệm.

Điểm mấu chốt nhất: Nghị định 175 phân định rõ ràng, tư vấn làm thì tư vấn chịu trách nhiệm về chuyên môn, Ban QLDA kiểm thì Ban QLDA chịu trách nhiệm kiểm soát. Khi xảy ra sai phạm, cơ quan thanh tra không chỉ truy tư vấn, họ sẽ truy cả quy trình kiểm soát của Ban.

Ví dụ thực tế: Một dự án cải tạo đường tỉnh lộ tại Đồng bằng sông Cửu Long phát sinh sai lệch khối lượng thi công so với hồ sơ thiết kế. Theo cơ chế cũ, lỗi đổ cho tư vấn giám sát. Nhưng theo NĐ 175 (Điều 24, Điều 28), nếu Ban QLDA không có hệ thống phê duyệt 2 lớp và không lưu vết quá trình kiểm tra, Ban QLDA hoàn toàn có thể bị quy trách nhiệm liên đới.

Nếu quy trình vận hành chưa được cập nhật, rủi ro pháp lý đang dồn về phía Ban, dù Ban không trực tiếp gây ra sai sót.

📌 Tham khảo thêm: Nghị định 175/2024: Tất cả Ban QLDA cần biết 

3. Chuyển đổi quy trình xây dựng theo Nghị định mới 2026 cần bắt đầu từ đâu?

Khi áp dụng Nghị định 175 năm 2026 vào thực tiễn, Ban QLDA cần xem xét lại 4 quy trình nền tảng sau:

3.1. Quy trình phê duyệt hồ sơ từ 1 lớp lên 2 lớp

Phần mềm phê duyệt hồ sơ theo Nghị định 175

Theo cơ chế cũ, nhiều Ban QLDA cho phép tư vấn vừa lập hồ sơ vừa tự kiểm tra nội bộ trước khi trình. Nghị định 175 yêu cầu tách bạch rõ ràng: tư vấn lập — Ban QLDA kiểm — rồi mới phê duyệt. Quy trình 2 lớp này không chỉ là thủ tục, mà là bằng chứng pháp lý khi có thanh tra.

Thực tế chuyển đổi: Ban QLDA cần xây dựng checklist kiểm tra tiêu chuẩn cho từng loại hồ sơ (hồ sơ thiết kế, hồ sơ dự toán, hồ sơ nghiệm thu). Checklist này phải được lưu trữ kèm theo hồ sơ, không phải chỉ tồn tại trong đầu của cán bộ thẩm định.

3.2. Quy trình quản lý tư vấn từ "tin tưởng" sang "kiểm chứng"

NĐ 175 yêu cầu Ban QLDA quản lý nhà tư vấn như quản lý nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp: có hợp đồng rõ ràng, có chỉ số đánh giá hiệu quả, có cơ chế xử phạt khi vi phạm. Nhiều Ban hiện vẫn quản lý tư vấn theo kiểu "quan hệ" — giao việc, nhận kết quả, không có hệ thống đánh giá định kỳ.

Thực tế chuyển đổi: Cần thiết lập bộ tiêu chí chấm điểm tư vấn theo từng giai đoạn dự án (chuẩn bị đầu tư, thực hiện, nghiệm thu, quyết toán). Dữ liệu này vừa giúp Ban kiểm soát tư vấn hiện tại, vừa là cơ sở lựa chọn tư vấn cho các dự án tiếp theo.

3.3. Quy trình giám sát tiến độ từ thụ động sang chủ động

Sai lầm phổ biến nhất: Ban QLDA chờ tư vấn báo cáo tiến độ. NĐ 175 kỳ vọng Ban có khả năng giám sát độc lập, không phụ thuộc vào dữ liệu từ tư vấn. Điều này đặc biệt quan trọng với các dự án có nhiều gói thầu song song.

Ví dụ: Một dự án xây dựng trường học 3 điểm trường tại vùng núi phía Bắc, nếu Ban QLDA chỉ nhận báo cáo tiến độ tổng hợp từ tư vấn mỗi tháng một lần, rất dễ bỏ sót sai lệch tiến độ thực tế. Khi phát hiện ra, thường đã quá muộn để điều chỉnh mà không phát sinh chi phí.

3.4. Quy trình kiểm soát thanh toán từ thủ công sang có hệ thống

Nghị định 175 yêu cầu mỗi đợt thanh toán phải gắn với khối lượng nghiệm thu thực tế, có đủ hồ sơ pháp lý. Việc thanh toán sai, thanh toán vượt khối lượng không chỉ là lỗi kế toán, đây là rủi ro pháp lý trực tiếp cho Giám đốc Ban QLDA.

4. Lộ trình số hóa QLDA khi áp dụng Nghị định 175 năm 2026

Lộ trình số hóa QLDA không phải là mua phần mềm rồi xong. Đây là quá trình thay đổi cách vận hành, và cần được chia thành 3 giai đoạn rõ ràng:

4.1. Giai đoạn 1: Chuẩn hóa quy trình (Tháng 1–3)

Trước khi số hóa bất cứ điều gì, Ban QLDA cần chuẩn hóa quy trình hiện tại:

- Lập bản đồ quy trình (process mapping): Vẽ lại toàn bộ luồng công việc từ chuẩn bị đầu tư → thực hiện → nghiệm thu → quyết toán. Xác định rõ ai làm gì, ai kiểm gì, ai phê duyệt gì.

- Đối chiếu với NĐ 175: Mỗi bước trong quy trình hiện tại có phù hợp với yêu cầu của Nghị định không? Nếu không, phải điều chỉnh trước khi số hóa.

- Xây dựng biểu mẫu chuẩn: Hồ sơ thiết kế, dự toán, nghiệm thu, thanh toán, mỗi loại cần một biểu mẫu kiểm tra tiêu chuẩn phù hợp với NĐ 175.

Lưu ý: Số hóa quy trình sai chỉ làm sai nhanh hơn. Bước chuẩn hóa này không thể bỏ qua.

4.2. Giai đoạn 2: Số hóa từng phần (Tháng 4–8)

AI kiểm tra hồ sơ và quản lý rủi ro cho Ban QLDA theo Nghị định 175

Không cần số hóa toàn bộ cùng lúc. Ưu tiên theo mức độ rủi ro:

- Ưu tiên 1 — Hệ thống phê duyệt hồ sơ: Đây là nơi rủi ro pháp lý cao nhất. Số hóa quy trình phê duyệt 2 lớp để có dấu vết kiểm tra rõ ràng.

- Ưu tiên 2 — Theo dõi tiến độ: Xây dựng dashboard tiến độ độc lập, không phụ thuộc vào báo cáo tư vấn.

- Ưu tiên 3 — Kiểm soát thanh toán: Kết nối khối lượng nghiệm thu với đề nghị thanh toán, có cảnh báo tự động khi có bất thường.

4.3. Giai đoạn 3: Tích hợp và vận hành toàn diện (Tháng 9–12 và tiếp theo)

Khi các phần đã số hóa vận hành ổn định, kết nối chúng lại thành một hệ thống thống nhất:

- Dữ liệu tiến độ tự động cập nhật vào báo cáo cho Giám đốc

- Hồ sơ nghiệm thu liên kết trực tiếp với hồ sơ thanh toán

- Lịch sử phê duyệt và kiểm tra được lưu trữ tự động, sẵn sàng cho thanh tra

Ví dụ điển hình từ thực tế: Một Ban QLDA quản lý dự án đầu tư hạ tầng khu công nghiệp tại miền Trung đã mất 3 tuần tìm lại hồ sơ nghiệm thu giai đoạn 2 khi đoàn thanh tra yêu cầu xuất trình. Với hệ thống số hóa đúng cách, thao tác này chỉ mất vài phút.

5. Những rào cản phổ biến khi chuyển đổi quy trình và cách vượt qua

Quá trình chuyển đổi quy trình xây dựng theo nghị định mới 2026 thường vấp phải một số rào cản mà hầu hết các Ban QLDA đều gặp phải:

5.1. "Chúng tôi không có người làm IT"

Giải pháp: Lộ trình số hóa QLDA không đòi hỏi Ban có đội IT riêng. Yêu cầu cốt lõi là cán bộ biết dùng máy tính và hiểu quy trình nghiệp vụ. Công nghệ là công cụ hỗ trợ, không thay thế người hiểu luật và hiểu dự án.

5.2. "Quy trình chúng tôi đã quen, thay đổi sẽ làm chậm tiến độ"

Giải pháp: Thay đổi quy trình bao giờ cũng có giai đoạn vận hành chậm hơn ban đầu, đây là sự thật. Nhưng rủi ro của việc không thay đổi (bị truy trách nhiệm, hồ sơ không đủ điều kiện quyết toán) lớn hơn nhiều so với giai đoạn chuyển đổi tạm thời này.

5.3. "Không biết bắt đầu từ đâu"

Giải pháp: Bắt đầu từ điểm rủi ro cao nhất, thường là quy trình phê duyệt hồ sơ và kiểm soát thanh toán. Chuẩn hóa 2 quy trình này trước, sau đó mở rộng dần.

5.4. "Ngân sách hạn chế"

Giải pháp: Chi phí cho hệ thống quản lý dự án số thường thấp hơn nhiều so với một lần bị phát hiện sai phạm thanh toán hoặc phải bổ sung hồ sơ cho cơ quan kiểm toán. Đây là đầu tư giảm rủi ro, không phải chi phí vận hành thêm.

6. Checklist tự kiểm tra: Ban QLDA đã sẵn sàng với NĐ 175 chưa?

Dùng checklist này để đánh giá mức độ sẵn sàng hiện tại của Ban:

6.1. Về quy trình phê duyệt

- Đã có quy trình phê duyệt 2 lớp (tư vấn → kiểm → phê duyệt) bằng văn bản chưa?

- Mỗi lần kiểm tra hồ sơ có để lại dấu vết (checklist ký tên, biên bản) không?

- Tư vấn có thể tự phê duyệt hồ sơ của mình không? (Nếu có → rủi ro cao)

6.2. Về quản lý tư vấn

- Có bộ tiêu chí đánh giá tư vấn định kỳ không?

- Hợp đồng tư vấn có điều khoản xử phạt vi phạm rõ ràng không?

6.3. Về giám sát tiến độ

- Ban có thể biết tiến độ thực tế mà không cần chờ báo cáo từ tư vấn không?

- Có cơ chế cảnh báo khi tiến độ chậm hơn kế hoạch không?

6.4. Về hồ sơ và lưu trữ

- Tất cả hồ sơ thanh toán có gắn với nghiệm thu thực tế không?

- Hồ sơ hoàn công có thể xuất trình trong vòng 24 giờ khi thanh tra yêu cầu không?

Nếu trả lời "Chưa" hoặc "Không chắc" cho 3 câu trở lên → đây là ưu tiên cần giải quyết ngay trong năm 2026.

📌 Tham khảo thêm: 

- Checklist Nghị định 175 cho Ban quản lý dự án: Danh sách kiểm tra đầy đủ từ A-Z 

- Rủi ro pháp lý Nghị định 175/2024 mà Ban quản lý dự án cần tránh ngay​

- Phần mềm quản lý dự án xây dựng Nghị định 175: Hướng dẫn chọn lựa toàn diện cho ban QLDA  

7. Chuyển đổi quy trình xây dựng theo Nghị định mới 2026 là bước bắt buộc để số hóa QLDA hiệu quả

Từ năm 2026, việc áp dụng Nghị định 175 năm 2026 sẽ không còn dừng ở mức điều chỉnh thủ tục, mà là thay đổi toàn diện cách Ban QLDA vận hành, kiểm soát hồ sơ và chịu trách nhiệm pháp lý trong dự án đầu tư xây dựng.

Trong bối cảnh thanh tra, kiểm toán ngày càng siết chặt tính minh bạch và truy vết quy trình, các Ban QLDA vẫn quản lý theo phương thức thủ công sẽ đối mặt với nhiều rủi ro: chậm tiến độ, thất lạc hồ sơ, khó kiểm soát tư vấn và đặc biệt là khó chứng minh trách nhiệm khi phát sinh sai phạm.

Vì vậy, chuyển đổi quy trình xây dựng theo nghị định mới 2026 cần được xem là ưu tiên chiến lược ngay từ bây giờ. Một lộ trình số hóa QLDA phù hợp không nhất thiết phải triển khai ồ ạt, mà nên bắt đầu từ các quy trình có rủi ro cao như:

- Phê duyệt hồ sơ nhiều lớp

- Kiểm soát nghiệm thu – thanh toán

- Theo dõi tiến độ độc lập

- Quản lý lịch sử kiểm tra và lưu trữ hồ sơ

Khi các quy trình này được chuẩn hóa và số hóa đúng cách, Ban QLDA không chỉ đáp ứng yêu cầu của NĐ 175 mà còn nâng cao khả năng điều hành dự án, giảm phụ thuộc vào tư vấn và sẵn sàng cho mô hình quản lý đầu tư công hiện đại trong giai đoạn tới.

Đối với nhiều đơn vị, việc triển khai phần mềm quản lý dự án xây dựng theo Nghị định 175 sẽ là giải pháp giúp rút ngắn thời gian chuyển đổi, hạn chế rủi ro vận hành và tạo nền tảng số hóa lâu dài cho toàn bộ hệ thống quản lý dự án.

👉 Trong trường hợp Ban QLDA cần một giải pháp hỗ trợ triển khai NĐ 175 một cách bài bản, từ kiểm soát tư vấn, quản lý hồ sơ đến truy vết trách nhiệm, có thể tìm hiểu thêm tại: Quản lý dự án theo Nghị định 175/2024 — MekongSoft​

Câu hỏi thường gặp về chuyển đổi quy trình xây dựng theo Nghị định mới 2026 

Ban QLDA nhỏ có cần áp dụng lộ trình số hóa QLDA không?

Có. Dù quy mô nhỏ hay lớn, Ban QLDA vẫn phải đáp ứng yêu cầu kiểm soát hồ sơ, tiến độ và trách nhiệm pháp lý theo NĐ 175.

Áp dụng Nghị định 175 năm 2026 có bắt buộc dùng phần mềm không?

Nghị định không bắt buộc dùng phần mềm, nhưng việc số hóa giúp Ban QLDA kiểm soát quy trình tốt hơn, giảm rủi ro sai sót và dễ truy xuất hồ sơ khi thanh tra.

Bao lâu thì Ban QLDA có thể hoàn thành chuyển đổi quy trình theo NĐ 175?

Thông thường, một lộ trình chuyển đổi thực tế sẽ kéo dài từ 6–12 tháng tùy quy mô dự án, mức độ chuẩn hóa hiện tại và phạm vi số hóa mong muốn.

Liên hệ MekongSoft để được tư vấn miễn phí

Công ty Cổ phần Phần mềm Mekong

Địa chỉ: 64 Nguyễn Đình Chiểu, phường Tân Định, Thành Phố Hồ Chí Minh

Hotline: 0944 443 558

Mail: support@mekongsoft.com.vn​

Website: https://mekongsoft.com.vn