08/10/2022 09:19
Quy trình mua hàng được lên kế hoạch kỹ lưỡng giúp đảm bảo rằng các giao dịch mua của công ty đến đúng thời gian và đúng số lượng, từ những nhà cung cấp tốt nhất và với giá tốt nhất. Một kế hoạch mua hàng được suy nghĩ kỹ lưỡng giúp doanh nghiệp luôn kiểm soát được chu kỳ sản xuất sản phẩm và tránh những bất ngờ vào phút cuối.
Kế hoạch mua hàng là tài liệu trung tâm trình bày chi tiết tất cả thông tin liên quan đến việc mua hàng, mua nguyên vật liệu, thiết bị cho một dự án, sản phẩm, dòng sản phẩm hoặc giai đoạn sản xuất. Kế hoạch xác định các yêu cầu cần thiết để hoàn thành một dự án hoặc giai đoạn sản xuất cùng với thông tin chiến lược về cách tốt nhất để mua hàng. Nó bao gồm các phân tích từ các quy trình mua hàng trước đó và dự báo nhu cầu, cũng như danh sách các nhà cung cấp tiềm năng và hiệu suất dự kiến của họ, các cân nhắc về hợp đồng và phê duyệt, nghĩa vụ pháp lý, báo cáo trình tự công việc (SOW), đề nghị mời thầu (RFP), lịch mua hàng, thời gian cung cấp dự kiến, điều khoản đấu thầu, v.v.
Nếu được thực hiện đúng cách, kế hoạch mua hàng sẽ hỗ trợ giảm chi phí mua hàng tổng thể, đảm bảo chất lượng của nguyên vật liệu bên ngoài và giữ cho hoạt động sản xuất được trôi chảy. Vì quá trình mua hàng phụ thuộc nhiều vào các yêu cầu cụ thể, thị trường, quy mô và hoạt động của một công ty, nên các công ty khác nhau có thể có các quy trình mua hàng rất khác nhau và không có một cách nào là hoàn toàn đúng để thực hiện. Tuy nhiên, có một số điều cơ bản cơ bản cần được đưa vào khi lập kế hoạch.
Lập kế hoạch mua hàng là quá trình xác định các yêu cầu vật chất để sản xuất hàng hóa trong một khoảng thời gian nhất định cũng như các phương tiện để tìm nguồn cung ứng hàng hóa. Đây là một quy trình kinh doanh chiến lược nhằm thu thập và hợp nhất thông tin quan trọng trong kinh doanh về tất cả các giao dịch mua được yêu cầu từ các nhà cung cấp bên ngoài, bao gồm khả năng ứng dụng của nhà cung cấp, chi phí và chất lượng của nguyên vật liệu, lịch trình cung cấp và thanh toán, uy tín, hợp đồng, v.v. Lập kế hoạch mua hàng đảm bảo rằng việc mua hàng được được thực hiện một cách kịp thời và có tổ chức.
Việc mua hàng có thể đơn giản hoặc phức tạp hơn tùy thuộc vào quy mô và mức độ phức tạp của chuỗi cung ứng và quy trình sản xuất sản phẩm. Đối với các dự án nhỏ hơn hoặc đơn giản, nó có thể không đòi hỏi nhiều kế hoạch và có thể được giao cho người quản lý dự án. Đối với các hoạt động sản xuất phức tạp hơn - nơi sản phẩm được sản xuất từ nhiều loại nguyên liệu ngoài và có định tuyến sản xuất phức tạp, thường sẽ gồm nhiều bộ phận liên quan đến việc lập kế hoạch chi tiết và ra quyết định cấp điều hành, do giám đốc thu mua đứng đầu.
Giám đốc mua hàng được giao nhiệm vụ điều phối quá trình mua hàng cho một dự án hoặc toàn bộ hoạt động sản xuất. Trách nhiệm mua hàng có thể được phân chia giữa các bộ phận hoặc tạo thành một bộ phận riêng biệt của doanh nghiệp. Trong cả hai trường hợp, vì nó dựa vào ngân sách sản xuất của một công ty và chịu trách nhiệm về tất cả các nguyên vật liệu thuê ngoài, lập kế hoạch mua hàng ngụ ý sự phối hợp chặt chẽ giữa bán hàng, sản xuất, kế toán và quản lý. Mặc dù về mặt kỹ thuật, có thể xử lý hầu hết các quy trình liên quan đến mua hàng bằng giấy tờ thông thường, tuy nhiên hiện nay các hoạt động sản xuất hiện đại dựa vào hệ thống ERP với phần mềm mua hàng chuyên dụng giúp đơn giản hóa, hợp lý hóa và tự động hóa các phần lớn của quy trình mua hàng.
Lập kế hoạch mua hàng hiệu quả có thể làm tăng đáng kể hiệu quả của toàn bộ hoạt động sản xuất. Vì nó chịu trách nhiệm về dòng chảy ổn định của tất cả các nguyên liệu thô, thiết bị thuê ngoài và các yêu cầu khác của dự án, nó có thể tạo ra sự khác biệt giữa sự gián đoạn liên tục với hoạt động sản xuất trơn tru và hợp lý. Lập kế hoạch mua hàng không chỉ quan trọng để đáp ứng nhu cầu của dự án mà còn để cải thiện các quy trình làm việc nội bộ.
Một quy trình mua hàng được lập kế hoạch tốt có thể mang lại nhiều lợi ích khác nhau, bao gồm:
Giống như hầu hết các lĩnh vực kinh doanh khác, lập kế hoạch mua hàng có thể được thực hiện dễ dàng hơn nhiều với sự trợ giúp của phần mềm được chỉ định. Mặc dù Excel có thể là một sự hỗ trợ tuyệt vời ở giai đoạn đầu của hoạt động kinh doanh, nhưng các công ty đang muốn phát triển mạnh thì nên xem xét triển khai phần mềm ERP sẽ hoạt động như một nền tảng trung tâm để quản lý mọi khía cạnh của doanh nghiệp. Tính linh hoạt của các hệ thống dựa trên điện toán đám mây hiện đại đảm bảo rằng phần mềm vẫn có giá cả phải chăng cho cả doanh nghiệp nhỏ nhất nhưng có thể mở rộng quy mô khi doanh nghiệp phát triển về năng lực.
Về chức năng lập kế hoạch mua hàng, một hệ thống ERP phù hợp cần hỗ trợ những điều sau:
Ngoài ra, hệ thống ERP phải bao gồm các chức năng bán hàng, lập kế hoạch sản xuất và lập lịch trình cũng như các chức năng kế toán.
Nếu doanh nghiệp đang có nhu cầu cần một phần mềm như vậy hãy liên hệ ngay đến MekongSoft qua số Hotline 09.4444.3558 để được tư vấn mô hình và giải pháp phần mềm phù hợp.
Chia sẻ bài viết
Danh mục phần mềm
MES Hệ thống phần mềm điều hành và quản lý sản xuất
Phần mềm quản lý sản xuất cơ khí
Phần mềm sản xuất kính cường lực
Viết phần mềm theo yêu cầu, viết app theo yêu cầu
Phần mềm quản lý kinh doanh xăng dầu
Phần mềm quản lý sản xuất ngành may mặc, giày dép
Phần mềm quản lý nhà phân phối, đại lý bán sỉ, bán buôn
Phần mềm quản lý phương tiện vận tải logistics, container, chành xe
Hệ thống phần mềm, app bán hàng, quản lý nhân viên giao hàng, công nợ
Hệ thống phần mềm bán hàng online, app thương mại điện tử
Phần mềm quản lý dự án, tiến độ thi công xây dựng công trình
Phần mềm quản lý sản xuất, phân phối nước đóng bình, đóng chai
Chúng tôi cam kết giải quyết các vấn đề quản trị theo từng doanh nghiệp và từng lĩnh vực cụ thể. Hãy chọn phần mềm bạn quan tâm, chúng tôi sẽ tư vấn và thiết kế theo yêu cầu của bạn.
Thiết kế riêng cho từng lĩnh vực
Hiệu quả, tiết kiệm chi phí
Đơn giản dễ sử dụng
Thu thập yêu cầu
Thiết kế phần mềm
Phát triển và kiểm thử
Triển khai và hỗ trợ
Bảo trì và nâng cấp
Thiết kế riêng từng lĩnh vực
Đơn giản, dễ dùng
Hiệu quả cao
Tiết kiệm chi phí
Đánh giá nhu cầu
Phân tích và đề xuất giải pháp
Lập kế hoạch triển khai, kiểm tra đánh giá
Hướng dẫn triển khai và bảo trì
Đào tạo chuyển giao kiến thức
Thu thập yêu cầu
Thiết kế phần mềm
Phát triển và kiểm thử
Triển khai và hỗ trợ
Bảo trì và nâng cấp
Thiết kế riêng từng lĩnh vực
Đơn giản, dễ dùng
Hiệu quả cao
Tiết kiệm chi phí
Đánh giá nhu cầu
Phân tích và đề xuất giải pháp
Lập kế hoạch triển khai, kiểm tra đánh giá
Hướng dẫn triển khai và bảo trì
Đào tạo chuyển giao kiến thức
Công ty cổ phần phần mềm Mekong
Điểm nổi bật của MekongSoft là tư vấn thiết kế các hệ thống phần mềm riêng theo tư duy quản lý của từng doanh nghiệp, phù hợp và dễ sử dụng nhất. Chi phí hợp lý theo từng lĩnh vực sản xuất, kinh doanh và quy mô của Quý khách hàng.
Liên hệ
@2023 MEKONGSOFT. ALL RIGHTS RESERVED