Hệ thống phần mềm ERP là gì?

Hệ thống phần mềm ERP là hình thức quản lý doanh nghiệp không phải là mới, tuy nhiên vẫn chưa được áp dụng quá rộng rãi ở thị trường Việt Nam. Giá trị của nó trong công tác quản lý, điều hành,đưa ra các chiến lược phát triển đã được minh chứng rất rỏ ràng khi có đến hơn 50% doanh nghiệp trên thế giới ưu tiên sử dụng hệ thống ERP cho doanh nghiệp của mình.

Hệ thống ERP là gì?

ERP là viết tắt của cụm từ Enterprise Resource Planning - Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, là hệ thống chia sẻ tài nguyên nội bộ nhằm quản trị toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp một cách tối ưu nhất.

• E-Enterprise : Liên kết và đồng bộ công việc của tất cả các phòng ban trong công ty, thông tin cần thiết, mới nhất được cập nhật theo thời gian thực nhằm tự động hoá và giảm thiểu những sai sót có thể xảy ra trong quá trình làm việc.
• R-Resource : Tận dụng toàn bộ tài nguyên công ty, đặc biệt là nguồn nhân lực để phân bổ và xử lý công việc hợp lý nhất.
• P-Planning : Hỗ trợ doanh nghiệp lên kế hoạch trước trong nghiệp vụ sản xuất và kinh doanh, tính toán và đưa ra dự báo những gì có thể tác động đến công tác sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai, sắp xếp nguồn lực thích hợp cho các hoạt động của công ty. Chẳng hạn ERP sẽ tính toán được lượng cung ứng nguyên vật liệu hay đáp ứng nguồn lực cho hệ thống từ những dữ liệu như năng suất, tiến độ sản xuất,...nhằm giảm thiểu lượng tồn kho bị tồn đọng, dự báo được nguồn lực có sẳn để đảm bảo vận hành sản xuất cho một số lượng đơn hàng cụ thể khi cần.

Hệ thống phần mềm ERP hoạt động như thế nào?

Hệ thống ERP hoạt động theo mô hình all in one khi mà tất cả các hoạt động của công ty được kiểm soát, quản lý chỉ trong một phần mềm duy nhất. Phần mềm ERP sẽ kết nối với nhiều module hay ứng dụng của các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp, tạo ra một hệ thống thông tin toàn diện tương tự như một thư viện khổng lồ của doanh nghiệp, từ đó nhân viên của mỗi bộ phận khác nhau có thể truy cập vào cùng một gói dữ liệu chung để phục vụ công tác làm việc của họ. Điều này sẽ càng hữu ích hơn đối với các doanh nghiệp nước ngoài hay các tập đoàn đa quốc gia bởi khả năng chia sẻ dữ liệu trong quản lý chuỗi cung ứng toàn cầu.

Việc áp dụng hệ thống phần mềm ERP có thể giúp tối ưu hoá quản lý doanh nghiệp cũng như tăng tối đa khả năng xử lý công việc qua cách thức chia sẻ tài nguyên theo thời gian thực.

Phần mềm quản lý ERP có thể quản lý được những lĩnh vực nào?

Hệ thống phần mềm ERP tương tự như chiếc "vòi bạch tuột", nó có thể quản lý được hầu như tất cả các lĩnh vực, phòng ban của công ty:

• Tài chính & Kế toán
• Nhân sự và nguồn vốn nhân lực
• Quản lý quan hệ khách hàng
• Quản lý sản xuất
• Quản lý hoạt động kinh doanh
• Quản lý kho hàng
• Quản lý hàng tồn kho
• quản lý quan hệ nhà nhà phân phối
• Quản lý chuỗi cung ứng
• Quản lý sản phẩm
• Quản lý hiệu suất công ty
• Quản lý và dự báo rủi ro
• Quản lý chuỗi hệ thống doanh nghiệp toàn cầu
• Điểm bán hàng (POS)
• Thương mại điện tử

Đặc điểm của hệ thống phần mềm ERP là gì?

Sự linh hoạt

Đặc điểm phải đáng được nói đến nhất của hệ thống ERP là khả năng biến hoá theo mô hình hoạt động của mỗi doanh nghiệp mà không làm đứt gãy đến cấu trúc chương trình.
Sử dụng cơ sở dữ liệu Open Source có khả năng thay thế, chỉnh sửa, thiết kế phù hợp với từng loại mô hình doanh nghiệp khác nhau.

Khả năng tối ưu hoá đồng bộ

ERP sử dụng phần mềm hợp nhất để kết nối và phân hệ để tạo nên một liên kết thống nhất. Khả năng kết nối không giới hạn đến mọi phòng ban trong quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, đảm bảo sự đồng bộ từ phần cứng, phần mềm của bộ phận IT cho đến sự liên kết với dữ liệu thực của các bộ phận sản xuất, bán hàng hay chăm sóc khách hàng. Toàn bộ quy trình khép kín này được xử lý liên tục và tức thì để đảm bảo hoạt động công ty không thể bị gián đoạn.

ERP khác gì với hệ thống quản lý riêng lẻ truyền thống?

Về cơ bản, sự khác biệt có thể nhìn thấy ngay của hệ thống phần mềm quản lý ERP so với hệ thống quản lý truyền thống đó là cách thức quản lý tập trung và đồng bộ. Thường trong mỗi bộ phận công ty sẽ có mỗi loại phần mềm riêng cho bộ phận đó như phần mềm cho kế toán, phần mềm cho bán hàng, phần mềm cho hoạt động sản xuất,....Do có quá nhiều phần mềm như vậy nên việc chia sẻ thông tin chỉ có thể bằng cách thủ công như copy rồi gửi mail, gửi qua USB hay qua chia sẻ LAN trong công ty, điều đó làm tiêu tốn quá nhiều thời gian và đôi khi có thể dẫn đến những sai sót thông tin nếu bạn gửi đi nhầm dữ liệu, bên cạnh đó cũng không đảm bảo được tính bảo mật của dữ liệu nội bộ.

Cũng tương tự việc bạn muốn mời nhóm bạn 50 người đến buổi tiệc của mình, thay vì tiêu tốn thời gian gửi cho mỗi người bằng tin nhắn riêng lẻ thì bạn có thể add 50 người bạn vào cùng một nhóm chat và chỉ cần một tin nhắn mời duy nhất thì toàn bộ 50 người đó có thể nhìn thấy và ghi nhận được thông tin của buổi hẹn, khi trong số họ có người quên mất thông tin họ có thể vào nhóm để truy xuất lại địa điểm, thời gian họp mặt rất nhanh chóng. ERP cũng vậy, nó cho phép truy cập vào cùng một hệ thống dữ liệu chung một cách tức thì, mỗi thay đổi của dữ liệu sẽ được cập nhật ngay trên toàn bộ hệ thống mà cho dù bạn có ở bên kia bán cầu thì vẫn có thể truy xuất và sử dụng dữ liệu dễ dàng.

Lợi ích của hệ thống phần mềm ERP là gì?

Hiện nay đã có nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam quan tâm đến việc triển khai phần mềm quản lý ERP hơn vì những lợi ích mà nó mang lại như :

• Cung cấp cho doanh nghiệp thông tin trong thời gian thực về hoạt động của họ.
• Cung cấp cho các doanh nghiệp và các nhóm quyền truy cập tức thì vào chuỗi cung ứng toàn cầu của họ.
• Cho phép các doanh nghiệp nhận biết được rủi ro, khám phá cơ hội và đưa ra quyết định nhanh hơn ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp.
• Giúp tự động hóa các quy trình dư thừa, tiêu tốn nguồn lực không cần thiết.
• Cung cấp cho nhân viên các công cụ và dữ liệu để tối ưu năng suất làm việc.
• Hạn chế những sai lầm trong tiếp nhận dữ liệu hay hạch toán thủ công.
• Thường có thể được truy cập ở bất kỳ đâu (ngoài địa điểm và từ thiết bị di động).
• Giúp các bộ phận, phòng ban phối hợp với nhau và với các nhà cung cấp bên thứ ba dễ dàng hơn.
• Cung cấp công cụ lập kế hoạch và dự toán mạnh mẽ để đưa ra các quyết định sáng suốt về tương lai của doanh nghiệp.
• Bảo mật dữ liệu và giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn tiếp tục hoạt động theo các quy định và luật toàn cầu.

Các loại hình triển khai phần mềm ERP

Có 2 loại hình triển khai phần mềm ERP chính là :

ERP cố định : Được triển khai cục bộ trên máy chủ của công ty bạn và quản lý bởi chính nhân viên IT của công ty bạn. Nhiều công ty sử dụng phương án này vì muốn tự mình quản lý nguồn tài sản của mình.

ERP trực tuyến (đám mây) : Về mặt giao diện nó chẳng khác mấy với ERP cố định, khác biệt duy nhất là thay vì được lưu trữ tại chổ thì nó được lưu trữ trên máy chủ trực tuyến của nhà cung cấp phần mềm ERP, điều này mang tính linh hoạt hơn bởi vì bạn có thể truy cập đến dữ liệu dù bạn ở bất cứ đâu, trên bất kỳ thiết bị có Internet nào từ tài khoản đăng nhập đã được cung cấp.

Sử dụng hệ thống phần mềm ERP sẽ cải tiến cũng như phát triển hệ thống nội bộ công ty, để có thể đạt được giá trị cao nhất cần phải có kế hoạch cụ thể, sự nghiên cứu tỉ mỉ, chi tiết. Thời gian để một hệ thống ERP hoàn thiện phù hợp với một doanh nghiệp có thể mất đến vài tháng, thậm chí là vài năm nhưng lợi ích mà nó mang lại về sau sẽ là vô cùng to lớn.

MekongSoft - Nhà cung cấp hệ thống phần mềm ERP theo yêu cầu của doanh nghiệp

Hoạt động hơn 13 năm trong lĩnh vực cung cấp phần mềm kinh doanh và quản lý doanh nghiệp, MekongSoft là một trong những đơn vị uy tín triển khai phần mềm ERP cho hàng chục đến hàng trăm doanh nghiệp lớn nhỏ khắp Việt Nam. Với bề dày kinh nghiệm của mình, MekongSoft có những thế mạnh như:

✅ Đội ngũ lập trình có chuyên môn cao, nắm bắt được xu thế nhanh chóng.

✅ Áp dụng những công nghệ mới nhất trong lập trình phần mềm để tạo ra những sản phẩm tối ưu nhất cho khách hàng.

✅ Thiết kế giao diện trực quan, linh hoạt giúp quá trình làm quen và sử dụng thành thạo ở tất cả các phòng ban, bộ phận diễn ra rất dễ dàng.

✅ Dịch vụ bảo trì và chăm sóc khách hàng lâu dài, luôn sẳn sàng hỗ trợ khách hàng vận hành và sử dụng một cách trơn tru.

✅ Thái độ phục vụ và uy tín là tiêu chí hàng đầu để chúng tôi nhận được sự tin cậy của khách hàng trong suốt những năm qua.

Trên đây là thông tin về Hệ thống phần mềm ERP là gì?, hy vọng những kiến thức trên sẽ cho quý doanh nghiệp có cái nhìn sâu hơn về tầm quan trọng của nó và có những cân nhắc để áp dụng phát triển doanh nghiệp của mình. Mọi thắc mắc về hệ thống ERP, cách thức triển khai hoặc báo giá chi phí vui lòng gọi đến Hotline :  09 4444 3558  để được tư vấn miễn phí.