Ứng dụng ERP cho doanh nghiệp hiệu quả

Hệ thống ERP là khái niệm dần trở nên quen thuộc tại Việt Nam. Tuy nhiên, việc khai thác ERP để tạo ra các giá trị cho doanh nghiệp vẫn còn nhiều hạn chế. Vậy cụ thể ứng dụng ERP là gì? Việc ứng dụng ERP trong quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam như thế nào hiệu quả? Hãy cùng MekongSoft tìm hiểu ngay sau đây.

Ứng dụng ERP là gì ?

ERP (Enterprise Resource Planning) là phần mềm hoạch định doanh nghiệp. Hệ thống quản lý toàn diện mọi hoạt động doanh nghiệp.

Có thể phân tích rõ hơn như sau:

R-Resource: Nguồn lực - Hoạch định rõ ràng toàn bộ nguồn lực doanh nghiệp. Nắm chính xác các nguồn lực để có chiến lược khai thác phù hợp, tối ưu nhất.

Đặc biệt là nguồn nhân sự trong doanh nghiệp. Khi triển khai bất cứ dự án nào đều cũng cần sự trao đổi, kết nối chặt chẽ của người quản lý, nhà tư vấn và các nhân sự khác. ERP sẽ là hệ thống cho phép doanh nghiệp sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực.

P-Planning: Kế hoạch - Ứng dụng ERP trong doanh nghiệp để lên các kế hoạch kinh doanh, sản xuất. Kế hoạch được lập dựa trên tính toán chính xác nguồn lực, dữ liệu kinh doanh qua các năm. Giúp nhà quản trị đưa ra các dự báo tương lai, hỗ trợ ra quyết định và lập kế hoạch đủ khả thi mà vẫn có tính đột phá.

E-Enterprise: Doanh nghiệp - Hệ thống ERP sinh ra là để phục vụ cho nhu cầu quản lý mọi hoạt động doanh nghiệp. Doanh nghiệp chính là mục đích, là trọng tâm, là lý do hệ thống ERP được sinh ra. ERP phải giải quyết được các bài toán quản lý, quản trị của doanh nghiệp.

Ứng dụng ERP là triển khai và sử dụng hệ thống ERP vào quản lý các hoạt động doanh nghiệp. Có rất nhiều phương diện cần quản lý trong một doanh nghiệp. Vậy làm sao để có thể ứng dụng ERP một cách hiệu quả, phù hợp và tối ưu? Chúng ta sẽ cần hiểu rõ về hệ thống này, cũng như biết cách triển khai đúng.

Ứng dụng ERP trong quản lý doanh nghiệp như thế nào?

Mô hình hoạt động của hệ thống ERP

Mô hình hoạt động của hệ thống ERP là mô hình all-in-one. Tất cả các hoạt động doanh nghiệp được quản lý chung trong một hệ thống. Hệ thống này đảm bảo các tiêu chí: 

1. Lưu trữ và đồng bộ dữ liệu
2. Phân quyền thông minh
3. Cung cấp đủ công cụ, tính năng quản trị
4. Có thể tùy chỉnh và mở rộng

Muốn ứng dụng ERP vào quản lý, doanh nghiệp nhất định phải hiểu rõ về các đặc điểm của hệ thống này.

Đặc điểm đặc trưng của ERP

Lưu trữ và đồng bộ dữ liệu tập trung trong một hệ thống duy nhất

Mọi hoạt động doanh nghiệp như: Mua, bán, chăm sóc khách hàng, kế toán, nhân sự, marketing,... đều được quản lý bằng hệ thống ERP. Dữ liệu được lưu trữ tập trung, đồng bộ.

Thay vì quản lý riêng lẻ từng file dữ liệu ở nhiều máy tính hoặc thiết bị, ứng dụng lưu trữ, hệ thống ERP sẽ là nơi để quản lý tất cả các dữ liệu này.

Tích hợp đủ module tính năng để thao tác công việc và thu thập dữ liệu

Thay vì thao tác làm việc và báo cáo theo cách thủ công hoặc trên các phần mềm riêng lẻ, hệ thống ERP cung cấp công cụ để nhân viên làm việc, hoặc công cụ giao việc, quản lý KPI,...

Ngoài ra, đối với các ERP cho ngành sản xuất sẽ phải kết nối với các công cụ thông minh giúp thu thập dữ liệu, quản lý hoạt động sản xuất.

Tóm lại, một hệ thống ERP sẽ phải giảm thiểu các công việc thủ công, hướng tới mục tiêu tự động hóa doanh nghiệp.

Phân quyền quản lý thông minh

Mặc dù dữ liệu được đồng bộ và lưu trữ tập trung, nhưng không phải mọi nhân viên đều có thể truy cập và xem mọi dữ liệu. Hệ thống thiết kế phân quyền thông minh theo vị trí công tác, chức vụ, đặc thù công việc,... Như vậy, chỉ khi được phân quyền, người dùng mới được truy cập vào vùng dữ liệu, loại dữ liệu phục vụ cho công việc.

Hệ thống ERP có thể tùy chỉnh, nâng cấp và mở rộng

Quy mô doanh nghiệp mở rộng, yêu cầu quản lý sẽ tăng lên và sẽ có thêm những phạm trù nghiệp vụ mới. Xét về tầm nhìn chiến lược lâu dài, một hệ thống ERP sẽ phải có khả năng tùy chỉnh, nâng cấp và mở rộng để đáp ứng yêu cầu quản trị.

Lợi ích mô hình ERP đem lại cho doanh nghiệp là gì?

Tăng năng suất và chất lượng công việc nhờ quy trình kinh doanh chặt chẽ

Chuẩn hóa quy trình kinh doanh là nền tảng, quy chuẩn để mọi hoạt động doanh nghiệp diễn ra đều đặn, đồng bộ và liền mạch. Hoạt động sản xuất hay thương mại đều cần dựa trên các quy chuẩn để đạt hiệu suất và chất lượng tối ưu nhất.

Có thể hiểu rằng, hệ thống ERP giúp doanh nghiệp vạch ra các quy chuẩn để mọi hoạt động không bị chồng chéo, rối rắm, không xảy ra tình trạng mỗi bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp lại có một cách vận hành, quản lý khác nhau.

Đáp ứng nhu cầu công việc cho các nhân viên

Như đã nói ở trên, mục đích ứng dụng ERP trong doanh nghiệp là giảm thiểu nhiều nhất có thể các công việc thủ công. Nhân viên các bộ phận cần được giao việc, quản lý công việc và thậm chí thao tác công việc trong một hệ thống phần mềm thông minh, chuẩn nghiệp vụ, được phần quyền phù hợp.

Phần mềm ERP sẽ giúp nhân viên luôn nắm rõ công việc của mình, kiểm soát tiến độ, khai thác dữ liệu hiệu quả, báo cáo đơn giản và nhanh chóng. Hơn nữa, phần mềm chuyên nghiệp còn có thể giúp nhân viên theo dõi thông tin, chế độ của mình như chấm công, lương, thưởng, hoa hồng,...

Giảm thiểu sai sót trong thu thập và nhập dữ liệu

Có vô số bài học xương máu tại doanh nghiệp về nhập liệu, di chuyển dữ liệu. Sai số trong quá trình thu thập, nhập liệu hoặc trao đổi dữ liệu giữa các phòng ban liên tục xảy ra trong một hệ thống quản lý kiểu cũ.

Ứng dụng ERP giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót về dữ liệu cực kỳ hiệu quả. Ví dụ: Tại một hệ thống bán hàng, các thiết bị quét mã thông minh sẽ quét thông tin sản phẩm, ghi lại dữ liệu thanh toán,... và ngay lập tức chuyển dữ liệu bán hàng về hệ thống lưu trữ tập trung. 

Chúng ta có thể thấy, dữ liệu được thu thập theo cách chính xác, lưu trữ tập trung và ngay lập tức chứ không phải chuyển qua nhiều phòng ban. Hệ thống ERP đã giúp rất nhiều doanh nghiệp tránh các sự cố về dữ liệu.

Nghiệp vụ kế toán tin cậy đúng quy chuẩn

Hạch toán thủ công rất dễ xảy ra sai sót, hơn nữa vô cùng mất thời gian. Module kế toán trên hệ thống ERP có thể rút ngắn thời gian và giảm thiểu sai sót có thể xảy ra đối với hoạt động kế toán doanh nghiệp. Hiện nay, có những hệ thống ERP đã thiết kế phân hệ kế toán theo đúng quy chuẩn. 

Tăng khả năng dự báo và ra chiến lược doanh nghiệp

Rất nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc dự báo thị trường, lên chiến lược thích ứng do không hoạch định chính xác nguồn lực, không nắm được xu thế và không có cái nhìn bao quát dựa trên các dữ liệu sẵn có.

Với một hệ thống ERP thông minh, doanh nghiệp hoàn toàn có thể kết nối với các công cụ phân tích dữ liệu, báo cáo thông minh. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp ra quyết định dựa trên các dữ liệu trong quá khứ, thấy được sự chuyển dịch trong nhu cầu tiêu dùng, nắm xu thế và ra chiến lược phát triển.

Các ứng dụng quản lý doanh nghiệp bằng hệ thống ERP

1. Ứng dụng ERP để hoạch định nguồn lực và lên kế hoạch chính xác

Kiểm tra, thống kê chính xác các nguồn lực doanh nghiệp đang có

Phân tích dữ liệu từ trước để đưa ra các dự báo, xu hướng

Lập kế hoạch chi tiết căn cứ vào quá trình phân tích, hoạch định. Đưa ra kế hoạch đủ khả thi và đảm bảo tính đột phá

1. Ứng dụng ERP để xây dựng quy trình doanh nghiệp rõ ràng, chặt chẽ và thống nhất

Làm rõ quy trình nghiệp vụ, lược bỏ những bước cồng kềnh, chồng chéo và không cần thiết

Xây dựng phần mềm quản lý dựa trên nghiệp vụ

Ứng dụng đồng bộ cho toàn bộ doanh nghiệp

1. Ứng dụng ERP trong doanh nghiệp để lưu trữ và đồng bộ dữ liệu

Thay vì thu thập dữ liệu, nhập liệu thủ công, hệ thống tích hợp với các công cụ thông minh để nhập liệu nhanh chóng, chuẩn hóa dữ liệu đầu vào.

Dữ liệu sẽ được lưu trữ tập trung trong một hệ thống. Thay vì chia sẻ dữ liệu từ phòng ban này sang phòng ban khác bằng cách chuyển file, nhân sự sẽ được phân quyền truy cập dữ liệu để khai thác phục vụ công việc. Điều này tránh được sự sai sót dữ liệu doanh nghiệp.

1. Ứng dụng ERP để quản lý và khai thác sức mạnh nguồn nhân lực

ERP cung cấp công cụ làm việc, thay thế nhiều thao tác thủ công, giúp nhân sự thao tác công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Ứng dụng ERP trong doanh nghiệp vào giao việc, kiểm soát KPI, chấm công, tính lương, thưởng,... đều là cách để khai thác sức mạnh nguồn nhân lực.

1. Xây dựng thương hiệu và tạo tập khách hàng trung thành

Tích hợp công cụ quản lý và chăm sóc khách hàng: Thông tin cá nhân khách hàng, lịch sử mua hàng, dịch vụ, giao dịch,... dựa vào đó để phân tích sở thích, hành vi và có cách chăm sóc phù hợp.

Tích hợp công cụ marketing để quảng bá sản phẩm dịch vụ phù hợp khách hàng, tạo tập khách hàng trung thành.

1. Ứng dụng ERP để thực hiện mục tiêu tự động hóa sản xuất

Ứng dụng quản lý doanh nghiệp sản xuất với ERP bằng cách kết nối hệ thống ERP với các thiết bị vận hành sản xuất. Tại văn phòng trung tâm quản lý vẫn nắm rõ tình hình sản xuất tại nhà máy.

Trong tương lai, ERP cũng là hệ thống trực tiếp quản lý các thông tin vận hành doanh nghiệp sản xuất khi kết nối với các thiết bị robot sản xuất, trí thông minh nhân tạo AI,... xây dựng nhà máy tự động với rất ít sự tham gia của con người.

Kế hoạch sản xuất, tiến độ triển khai,... được kiểm soát để nhà máy có thể vận hành xuyên suốt.

1. Hệ thống ERP sử dụng để quản lý tài chính doanh nghiệp

Có không ít doanh nghiệp đang quản lý tài liệu kế toán tài chính bằng giấy và file excel. Nhân viên sẽ cần rất nhiều thời gian để đối soát, kiểm tra hay tổng hợp, xuất ra các dạng báo cáo. Việc cập nhật dữ liệu cũng đặc biệt khó khăn. Ứng dụng ERP trong doanh nghiệp, dữ liệu kế toán được lưu trữ trong một hệ thống, có thể tạo nguồn dữ liệu khổng lồ, dễ dàng bổ sung thêm và truy xuất khi cần.

Việc quản lý kế toán tài chính bằng ERP vừa giảm tải công việc thủ công cho nhân sự, vừa giảm thiểu sai sót, thiếu hụt, nhầm lẫn.

Làm sao để ứng dụng ERP tại Việt Nam hiệu quả?

Hiểu rõ về ERP trước khi ứng dụng ERP

Để ứng dụng ERP hiệu quả, đầu tiên, bản thân doanh nghiệp phải hiểu đúng về hệ thống này. Doanh nghiệp cần thấy rõ những giá trị mà ERP có thể đem lại cho doanh nghiệp để có đủ kiên quyết trong triển khai và ứng dụng hệ thống.

Vạch rõ vấn đề doanh nghiệp và xác định các mục tiêu trước khi tìm giải pháp

Doanh nghiệp hãy xác định vấn đề cụ thể mà doanh nghiệp đang gặp phải. Biết rõ mong muốn thay đổi, cải tiến điều gì. Xác định các tính năng cần có trong phần mềm ERP để có thể giải quyết được các vấn đề đang gặp phải.

Tìm kiếm chuyên gia đồng hành về công nghệ thông tin và chuyển đổi số

Để có thể xây dựng được hệ thống ERP phù hợp và tối ưu, nhất là với các doanh nghiệp xác định hướng đi lâu dài, thì doanh nghiệp nên tìm kiếm một chuyên gia về công nghệ phần mềm và chuyển đổi số.

Chuyên gia có thể giúp doanh nghiệp về chuyên môn và lộ trình triển khai phù hợp với điều kiện thực tế, vừa đáp ứng được kỳ vọng vừa phù hợp với nguồn lực.

Xây dựng kế hoạch ứng dụng ERP với tầm nhìn dài hạn

Trên thực tế, triển khai một hệ thống ERP sẽ cần thời gian. Triển khai xong một hệ thống sẽ cần vận hành, bảo trì, nâng cấp, mở rộng… về sau. Do đó, doanh nghiệp cần xác định chiến lược ứng dụng ERP lâu dài.

Nên xây dựng một nguồn vốn riêng dành cho việc ứng dụng ERP trong doanh nghiệp. Với nguồn vốn này, doanh nghiệp sẽ luôn chủ động trong mọi kế hoạch liên quan tới ERP.

Kết nối chuyên gia tư vấn ứng dụng ERP trong doanh nghiệp

MekongSoft là đơn vị hàng đầu trong triển khai, ứng dụng ERP tại Việt Nam. Sở hữu đội ngũ chuyên gia phần mềm, chuyên gia chuyển đổi số hàng đầu, MekongSoft đã giúp rất nhiều đơn vị triển khai ERP thành công và khai thác hệ thống hiệu quả. Liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline 09.4444.3558 để được tư vấn miễn phí hoặc tải bản demo dùng thử dưới đây để trải nghiệm.