Quản lý hàng tồn kho trong ngành F&B

Dưới đây là 5 nguyên tắc cơ bản để quản lý hàng tồn kho, các chủ doanh nghiệp F&B nên “nằm lòng” và ghi nhớ.

Khái niệm hàng tồn kho

Trong ngành kinh doanh dịch vụ ăn uống, hàng tồn kho bao gồm: nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm, hàng chuyển bán và dụng cụ. Đây là những hàng hóa mà nhà hàng, quán cà phê/trà sữa dự trữ để sử dụng và luân chuyển khi cần thiết. Nguyên nhân chính dẫn đến hàng tồn kho nhiều là do nhà hàng tích trữ để “cung” nhiều hơn “cầu” từ khách hàng.

Đặc thù của ngành F&B lại không cho phép tồn trữ quá lâu, ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Bởi vậy, doanh nghiệp nếu không biết cách quản lý hàng tồn kho đúng cách có thể sẽ đón nhận những rủi ro to lớn. 

Rủi ro hàng tồn kho trong ngành F&B

Hàng tồn kho là điều khó tránh trong kinh doanh dịch vụ ăn uống. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp F&B vẫn chưa nhận thức được những rủi ro hàng tồn kho sau đây:

Định mức sai tồn kho tối thiểu

Định mức tồn kho tối thiểu là điều cần thiết để chủ nhà hàng, quán cà phê có thể đảm bảo lượng hàng hóa cung ứng kịp thời. Quản lý hàng tồn kho không có quy trình thực sự là con dao hai lưỡi. Định mức quá thấp khiến doanh nghiệp F&B không kịp trở tay khi có những tình huống bất ngờ xảy ra. Thế nhưng, định mức quá cao lại xảy ra tình trạng lãng phí nguồn vốn kinh doanh. 

Thất thoát khi kiểm kê hàng hóa

Nguyên nhân chính dẫn đến việc thất thoát và lãng phí hàng hóa là việc quản lý kho hàng bằng phương pháp cũ. Đối với ngành hàng F&B, việc kiểm kê sai sót và để thất thoát hàng hóa có thể dẫn đến những thiệt hại kinh tế cho lớn cho doanh nghiệp.

Hàng hóa quá đát và hết hạn

Vấn đề nguy hiểm nhất khi quản trị hàng tồn kho kém, đó là để hàng hóa bị quá hạn sử dụng. Đặc biệt là với ngành F&B, nguyên vật liệu thường có vòng đời ngắn. Nếu như không có biện pháp để quản lý và lưu trữ cẩn thận, chủ doanh nghiệp sẽ phải ôm một đống hàng tồn kho hết đát, không có khả năng tái sử dụng.

Xem thêm : Phương pháp tính giá xuất kho cho hàng tồn kho

Nguyên tắc quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Hãy tham khảo 5 nguyên tắc cơ bản để quản lý hàng tồn kho hiệu quả trong ngành F&B dưới đây:

Mã hóa nguyên liệu, hàng hóa

Mã hóa nguyên liệu và hàng hóa là nguyên tắc quản lý hàng tồn kho đầu tiên mà chủ doanh nghiệp F&B cần biết đến. Đây là phương pháp hiện đại, giúp nhà hàng, quán cà phê dễ dàng quản lý nguyên vật liệu tồn kho trong trường hợp có quá nhiều loại hàng hóa. 

Để có thể mã hóa một cách khoa học nhất, chủ doanh nghiệp F&B cần nghiên cứu, khảo sát và tổng hợp các thông tin về hàng hóa/nguyên vật liệu. Tiếp theo, hãy tiến hành phân loại bài bản và chi tiết nhất. Có 3 quy tắc mã hóa hàng hóa là:

– Mã hóa phải thống nhất

– Mã hóa có thể mở rộng và không phụ thuộc vào chủng loại

– Mã hóa phải phổ biến, dễ hiểu

Xác định chính xác định mức tồn kho

Việc xác định chính xác định mức tồn kho giúp cho doanh nghiệp F&B giảm trừ các khoản thất thoát không đáng có. Bên cạnh đó, nó cũng giúp chủ quán có thể nhập hàng đủ nhu cầu sử dụng. Từ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm đáng kể dòng tiền xoay vòng vốn, và hạn chế tối đa các loại chi phí tồn kho.

Sắp xếp hàng tồn kho khoa học, có hệ thống

Quản lý nhà kho khoa học và logic là một cách giảm thiểu những sai sót khi kiểm kê và tránh thất thoát hàng hóa. Hãy giữ gìn kho hàng của bạn luôn ngăn nắp và đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm. Đặc biệt, chủ nhà hàng, quán ăn cũng cần lên một lịch trình dọn dẹp hợp lý để đảm bảo kho hàng luôn sạch sẽ và gọn gàng.

Kiểm kê định kỳ nguyên vật liệu tồn kho

Thông qua các phương pháp và số liệu tính toán hợp lý, doanh nghiệp F&B có thể kiểm kê được số lượng hàng hóa tồn kho định kỳ. Việc kiểm tra số liệu thường xuyên giúp chủ quán kịp thời xử lý tình trạng dư thừa, hay thất thoát nguyên vật liệu tồn kho để kịp thời xử lý.

Sử dụng phần mềm quản lý kho

Sử dụng phần mềm quản lý kho là phương pháp quản lý hàng tồn kho hiện đại nhất hiện nay. Phần mềm này giúp doanh nghiệp F&B kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho về số lượng, hạn sử dụng,… Đồng thời, phần mềm quản lý kho cũng có thể kết nối với các phân hệ khác như: quản lý bán hàng, quản lý mua hàng,… giúp đồng bộ quy trình vận hành của doanh nghiệp chính xác nhất.

Bên cạnh đó, phần mềm quản lý kho còn giúp chủ nhà hàng, quán cà phê nắm bắt số lượng hàng tồn kho để kịp thời bổ sung hàng hóa. Mọi giao dịch nhập kho, xuất kho sẽ được lưu trữ trực tiếp trên phần mềm. Và đặc biệt, phần mềm quản lý kho có thể đồng bộ realtime với hoạt động bán hàng, để chủ quán có thể kịp thời nắm bắt tình trạng hàng hóa trực tiếp.

Hàng tồn kho là vấn nạn khó giải quyết trong kinh doanh dịch vụ ăn uống. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể vận dụng 5 nguyên tắc trên để kiểm soát hàng tồn kho một cách hiệu quả. Chúc các bạn kinh doanh thành công!