Hướng dẫn mở cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm 2022

Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ thủ tục mở cửa hàng văn phòng phẩm và những điều cần biết khi kinh doanh mà bạn không thể bỏ qua.

Mở cửa hàng văn phòng phẩm là hoạt động kinh doanh buôn bán các mặt hàng như sách, đồ dùng học tập, bút, vở, kéo,... Cửa hàng văn phòng phẩm phải làm thủ tục đăng ký thành lập cơ sở, đơn vị kinh doanh do Phòng Kinh tế cấp quận/huyện cấp cho hộ kinh doanh. Sau khi đăng ký kinh doanh xong mới có thể đi làm hoạt động.

Thủ tục mở cửa hàng văn phòng phẩm theo luật pháp mới nhất 2022 là theo thủ tục chung:

1. Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh
2. Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh
3. Danh sách góp vốn, các thông tin và CMND/CCCD của chủ hộ đăng ký kinh doanh.
4. Trình tự và thời gian làm thủ tục tuân theo quy định. Khi bạn hoàn tất hồ sơ, hãy gửi đến cơ quan đăng ký kinh doanh. Sau khi xem xét theo căn cứ pháp lý, thẩm định cơ quan sẽ trả kết quả giấy phép kinh doanh trong thời hạn quy định.

Để mô hình kinh doanh cửa hàng văn phòng phẩm thuận lợi, bạn cần chuẩn bị kế hoạch hoàn chỉnh cho ý tưởng kinh doanh kỹ càng. Nghiên cứu thị trường và hành vi người tiêu dùng sẽ sử dụng mặt hàng văn phòng phẩm. Xác định khách hàng mục tiêu để quyết định cửa hàng sẽ bán các nhóm sản phẩm nào, dịch vụ đi kèm cửa hàng cung cấp,... Bạn có thể khảo sát khu dân cư xung quanh đó để giảm thiểu tối đa rủi ro trong quá trình hoạt động.

Tùy vào quy mô cửa hàng mà bạn cần chuẩn bị vốn kinh doanh để thuê mặt bằng. Cửa hàng với diện tích khoảng 25m2 – 50m2 thì sẽ cần chuẩn bị 85.000.000 VNĐ - 130.000.000 VNĐ. Cửa hàng văn phòng phẩm với diện tích khoảng 100m2 thì cần chuẩn bị tài chính khoảng 200.000.000 VNĐ. 

Bên cạnh đó, bạn cần mua sắm một số trang thiết bị cho cửa hàng văn phòng phẩm:

1. Nguồn hàng: 45.000.000 VNĐ - 70.000.000 VNĐ tùy số lượng và thể loại hàng hóa.
2. Giá, kệ để hàng hóa: 20.000.000 VNĐ - 25.000.000 VNĐ
3. Quầy thu ngân, máy quét mã vạch: 8.000.000 VNĐ - 10.000.000 VNĐ 
4. Chi phí thuê nhân viên: 4.000.000 VNĐ - 6.000.000 VNĐ/tháng 
5. Chi phí phát sinh: điện, nước, hệ thống chiếu sáng,... khoảng 5.000.000 VNĐ - 10.000.000 VNĐ 

Chọn mặt bằng để thuê còn tùy vào nguồn vốn của bạn. Địa điểm kinh doanh cửa hàng văn phòng phẩm nên xem xét gần trường học, công ty, văn phòng, thuận tiện giao thông. Sức mua của các công ty, doanh nghiệp và trường học rất quan trọng. Phân khúc khách hàng này thường xuyên sử dụng các mặt hàng văn phòng phẩm.

Nguồn hàng văn phòng phẩm đa dạng là lợi thế. Phần lớn khách hàng sẽ lựa chọn mua nhiều mặt hàng với đa dạng mẫu mã, kiểu dáng ở cùng 1 cửa tiệm văn phòng phẩm. Họ không muốn tìm kiếm các đồ dùng văn phòng phẩm ở nhiều cửa hàng khác nhau để mua. Chủ cửa hàng nên tìm nguồn hàng đảm bảo chất lượng, uy tín. Bạn có thể hợp tác với nhiều nguồn hàng để không bị thiếu hàng và không bị phụ thuộc vào một đầu mối.  

Bạn có thể đăng ký làm đại lý cho các nhãn hiệu nổi tiếng chuyên cung cấp văn phòng phẩm như: Tập đoàn Thiên Long; tập vở Tương Lai, Hải Tiến; văn phòng phẩm Deli, Horse, STAR; máy tính Casio, Vinaca; bút viết UNI;…

Một số cửa hàng văn phòng phẩm cũng chọn các công ty cung cấp sỉ lẻ văn phòng phẩm như: Vinacom, Việt Hoàng, công ty VPP Hà Nội, An Sinh, Hồng Hà, Hoàng Hà, An Phát,… Nguồn hàng của các công ty này thường đảm bảo chất lượng nhưng mức chiết khấu sẽ không quá cao. 

Ở Hà Nội có một số khu phố như: Phố Hàng Bân, Hàng Bồ, phố Chả Cá, Lương Văn Can,… Thành phố Hồ Chí Minh có khu vực đường Phùng Hưng ở quận 5. Các khu vực này thường bán các mặt hàng giá rẻ, bạn hãy đi nhiều nơi và xem hàng để chọn cửa hàng hợp tác.

Các chợ đầu mối thì sẽ có mức giá rẻ nhưng chất lượng hàng hóa khó đảm bảo. Nhập hàng ở chợ đầu mối cần khảo sát và tham khảo những người có kinh nghiệp để chọn được sản phẩm tốt.

Sau khi đã chọn được mặt bằng, bạn cần xác định phong cách thiết kế, trang trí cửa hàng cho đẹp. Thiết kế cửa hàng văn phòng phẩm thoáng mát, đảm bảo không gian cho khách hàng có thể thoải mái chọn lựa, ngồi nghỉ. Trang trí và trưng bày sản phẩm bắt mắt, các sản phẩm thu hút ở khu vực cửa vào sẽ thu hút người mua hơn. Sắp xếp và phân loại hàng hóa khoa học để khách dễ tìm thấy và chủ cửa hàng cũng dễ quản lý số lượng hàng. 

Nếu chưa biết cách phân loại hàng hóa thì bạn có thể học hỏi cách trưng bày hàng hóa của một số cửa hàng văn phòng phẩm, nhà sách khác.

Bạn cần tuyển dụng và đào tạo nhân viên: phong cách bán hàng chuyên nghiệp, thái độ tôn trọng khách hàng, nhiệt tình và biết cách tư vấn cho khách hàng. Chi phí trả lương thuê nhân viên full-time hiện nay khoảng 5.000.000 VNĐ - 8.000.000 VNĐ/ tháng. Bạn có thể tìm thuê nhân viên part-time tùy quy mô và lượng nhân sự cần cho cửa hàng.

Kế hoạch Marketing khoa học bao gồm nội dung chiến lược cần thực hiện để thu hút khách hàng, làm thế nào để tạo lợi thế cạnh tranh với đối thủ,..
Để kinh doanh cửa hàng văn phòng phẩm thuận lợi, chủ kinh doanh cần có chiến lược, tổ chức chương trình marketing hấp dẫn, voucher giảm giá nhân dịp lễ, khai trương, kỉ niệm,...

Bên cạnh đó, cửa hàng hãy thu thập phản hồi của khách và cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng để đáp ứng được nhu cầu khách tốt nhất.

Xem thêm : 5 bước để quản lý cửa hàng văn phòng phẩm hiệu quả

Kinh doanh các mặt hàng văn phòng phẩm rất cần phần mềm quản lý bán hàng để nắm doanh thu, chi phí và lợi nhuận, mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào cần nhập số lượng lớn,... Quản lý bán hàng để chủ cửa hàng có thể kiểm soát doanh số theo thời gian. 

Phần mềm quản lý bán hàng MekongSoft dễ sử dụng và tiết kiệm thời gian cho quản lý cửa hàng. Phần mềm hỗ trợ tổng kết doanh thu, quản lý công nợ, hàng tồn kho, số lượng bán,... Có phần mềm bán hàng, cửa hàng sẽ hạn chế tối đa nhất việc thất thoát hàng hóa, sai dữ liệu. Phần mềm cũng lưu thông tin khách hàng để tạo danh sách khách hàng trung thành. Có danh sách khách hàng trung thành, cửa hàng sẽ dễ nắm được phân khúc và thông tin cụ thể. Từ đó, đưa ra các chiến dịch chăm sóc khách hàng phù hợp và tối ưu nhất. Tăng tỷ lệ trở lại của khách hàng. Thu hút khách hàng mới.

Để đáp ứng nhu cầu khách hàng và kinh doanh phát triển, bạn phải kiểm tra, giám sát định kỳ. Bên cạnh đó, chủ cửa hàng và đội ngũ nhân viên phải liên tục cải thiện chất lượng sản phẩm, lắng nghe ý kiến khách hàng và chăm sóc khách hàng tận tình. Nếu chất lượng sản phẩm không đảm bảo thì cửa hàng nên tìm nguồn nhập hàng khác. Hãy xây dựng chính sách bảo hành đối với mặt hàng có giá trị cao để khách hàng yên tâm mua sắm tại cửa hàng của bạn.

Để kinh doanh cửa hàng văn phòng phẩm hút khách thì đội ngũ nhân viên cần có kỹ năng tư vấn cho từng khách hàng. Đào tạo nhân viên có phong thái bán hàng chuyên nghiệp, có kỹ năng chăm sóc khách hàng chu đáo, biết cách giới thiệu sản phẩm mới sẽ làm tăng trải nghiệm khách hàng và tăng tỷ lệ quay lại cửa hàng. Bên cạnh đó, thái độ cực kỳ quan trọng, nhân viên phải biết tôn trọng khách hàng, tư vấn cho từng khách hàng khác nhau: học sinh, sinh viên, nhân viên văn phòng,...

Khái quát lại, trên đây là bài viết chia sẻ kinh nghiệm cách chuẩn bị thủ tục mở cửa hàng văn phòng phẩm và Kinh nghiệm mở cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm. Chúc các bạn mở cửa hàng văn phòng phẩm thành công!