Quản lý hàng hóa bằng Excel - Nên hay Không?

Tuy nhiên, nếu bạn biết sử dụng công cụ hỗ trợ thì công việc quản lý kho sẽ đơn giản hơn rất nhiều đấy. Một trong những cách mà MekongSoft muốn giới thiệu tới bạn là phần mềm quản lý kho bằng Excel. Đó là một phần mềm MIỄN PHÍ. Excel không đòi hỏi chi phí, rất dễ sử dụng.

Tại sao phải quản lý kho hàng hiệu quả

Đối với những cửa hàng bán lẻ hay doanh nghiệp thương mại có lượng hàng lớn thì việc quản lý hàng tồn kho là một chỉ tiêu giúp doanh nghiệp cạnh tranh trực tiếp trên thị trường.

Như bạn đã biết: “hàng tồn kho hay còn được gọi là tài sản lưu động”. Nếu như quản lý hàng tồn kho không tốt, rất có thể sẽ dẫn tới:

1. Thất thoát hàng hóa;
2. Thiếu chi phí sản xuất do tồn kho nhiều;
3. Tỷ lệ hàng hỏng cao;
4. Giá thành sản phẩm cao do quản lý tồn kho kém dẫn tới cạnh tranh kém.

Do vậy, để thực hiện công tác quản lý kho một cách hiệu quả bạn cần:

1. Xây dựng quy trình quản lý kho rõ ràng, chi tiết;
2. Đội ngũ nhân viên phù hợp;
3. Phần mềm, công cụ quản lý kho phù hợp với mô hình kinh doanh.

Xem thêm : Quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa

Ưu nhược điểm khi quản lý kho bằng Excel

Ưu điểm khi quản lý kho bằng Excel

1. Đơn giản
2. Thao tác ít
3. Có thể tùy chỉnh, thiết kế thêm các báo cáo, tính năng giúp đáp ứng tốt nhu cầu
4. Chi phí đầu tư cho phần mềm excel không lớn

Nhược điểm khi quản lý kho bằng Excel

1. Chỉ tính toán và báo cáo nhập xuất tồn theo số lượng
2. Không xem được báo cáo từng ngày hay trong một khoảng thời gian xác định
3. Quản lý được số lượng hàng hóa nhất định để đảm báo tốc độ load.

Lưu ý khi quản lý kho bằng Excel

Phải thiết kế file Excel quản lý kho hàng phù hợp với mô hình kinh doanh

Với mỗi cửa hàng sẽ có tình trạng kinh doanh cũng như đặc điểm khác nhau. Do đó chủ cửa hàng cần phải xây dựng được file excel quản lý kho phù hợp với cửa hàng của mình.

Khi thiết kế được phần mềm excel quản lý kho phù hợp thì việc kiểm soát thông tin hàng hóa sẽ rất dễ dàng và nhanh chóng.

Có kiến thức về Excel cơ bản

Điều thứ hai khi áp dụng quản lý kho bằng excel đó là người dùng phải có kiến thức cơ bản về excel.

Bởi các hàm tính toán cũng như thao tác trong phần mềm thực hiện khá phức tạp. Nếu không nắm vững kiến thức excel, chủ cửa hàng sẽ gặp rất nhiều rắc rối khó khăn để quản lý kho.

Một số kiến thức cần thiết khi làm việc với excel:

1. Thao tác xử lý tập tin
2. Các định dạng và bảng biểu
3. Các hàm IF, VLOOKUP, HLOOKUP, SUM, AVERAGE,…

Trong các kiến thức trên, bạn cần thật sự hiểu về hàm trong excel bởi có nhiều trường hợp bạn cần kết hợp hàm để có kết quả chính xác

Ví dụ: If(and(a,b), If(left(a=b),Vlookup(xxx))),…

Khi nhập các hàm tính tránh lỗi sai cơ bản (lỗi giá trị, lỗi tham chiếu)

Điều chỉnh độ rộng ô trước khi viết hàm (Lỗi độ rộng – #######)

Những rủi ro khi quản lý kho bằng Excel

Excel là một phương pháp được khá nhiều cửa hàng bán lẻ lựa chọn vởi tính tiện lợi, chi phí rẻ. Nhưng phương pháp này cũng có những hạn chế rất lớn trong quản lý kho.

Nhập liệu thủ công, dễ sao sót

Khi quản lý kho bằng excel, người dùng sẽ phải nhập toàn bộ dữ liệu thủ công lên phần mềm, với số lượng hàng hoá lớn chắc chắn việc xảy ra sai sót, nhằm lẫn số liệu hoàn toàn có thể diễn ra.

Chỉ cần nhập sai một số liệu thì cả toàn bộ hệ thống có thể nhận lấy hiệu ứng Domino, sai theo một dây chuyền, điều này sẽ gây khó khăn khi phải tìm ra lỗi số liệu, ảnh hưởng đến bộ phận bán hàng.

Bên cạnh đó, việc nhập liệu một cách thủ công từng bước cũng mất rất nhiều thời gian, gây lãng phí nguồn nhân lực cho cửa hàng.

Dữ liệu không được bảo mật

Phần mềm Excel được lưu trữ trên máy tính dùng chung nên sẽ rất khó để bảo mật dữ liệu, các file Excel sẽ dễ bị đánh cắp, lạc mất và dữ liệu công ty hoàn toàn có thể lọt vào tay đối thủ. Công ty có thể đối mặt với khủng hoảng khi một số người muốn trục lợi từ những rò rỉ dữ liệu này.

Quản lý công nợ với nhà cung cấp dễ nhầm lẫn

Khi sử dụng file excel để quản lý kho, thông tin không được đồng bộ trên cùng hệ thống. Vì vậy, việc quản lý công nợ với nhà cung cấp rất dễ gây ra nhầm lẫn, khó đối soát, truy xuất thông tin.

Tình trạng ghi thiếu sót hay nhầm số liệu có thể ảnh hưởng đến việc theo dõi công nợ, công ty sẽ mất uy tín nếu dữ liệu công nợ có vấn đề và bạn không thể thanh toán công nợ theo đúng thoả thuận.

Không có chức năng báo cáo kinh doanh

Có thể nói, phần mềm excel quản lý kho rất đơn giản, tuy nhiên người dùng chỉ được cung cấp một số biểu đồ đơn giản để báo cáo các dữ liệu xuất – nhập – tồn kho.

Excel không có chức năng hỗ trợ theo dõi được tình hình kinh doanh tổng quan của cửa hàng. Đây là một hạn chế lớn khi sử dụng Excel để quản lý hàng hóa.

Xem chi tiết : Những rủi ro có thể gặp phải khi quản lý kho bằng Excel

Giải pháp quản lý kho thay thế cho Excel

Để giải quyết được những khó khăn vấn đề khi quản lý kho bằng excel, bạn có thể chọn sử dụng Phần mềm quản lý kho của MekongSoft với các chức năng vượt trội:

1. Quản lý hàng hóa theo mã hàng, mã vạch, số seri, số lô, hạn sử dụng, xuất xứ...
2. Quản lý nhà cung cấp, khách hàng chi tiết
3. Báo cáo tình hình kinh doanh tổng thể theo ngày, theo tuần, theo tháng, theo năm
4. Báo cáo các sản phẩm bán chạy nhất
5. Báo cáo lượng hàng tồn kho theo nhà cung cấp, mẫu mã, số lô, số hạn sử dụng,...
6. Cảnh báo hàng sắp hết hạn sử dụng
7. Kiểm soát nhập kho, xuất kho dễ dàng
8. Báo cáo công nợ khách hàng, công nợ nhà cung cấp rỏ ràng, nhanh chóng
9. Quản lý tốt chuỗi kho nhiều khu vực
10. Lưu trữ trên cùng một hệ thống dữ liệu
11. Bảo mật cao
12. …

Qua những kiến thức được cung cấp ở trên, hi vọng sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cũng như có thể giúp bạn một phần quyết đinh việc có nên áp dụng cách quản lý kho bằng Excel hay không.