Quản lý dự án là gì? Những sai lầm khi quản lý dự án

Quản lý dự án là gì?

Quản lý dự án là hoạt động lên kế hoạch và tổ chức sử dụng các nguồn lực sẵn có của công ty hợp lý, nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra. Quá trình quản lý cần nghiêm túc bắt đầu từ việc nghiên cứu, xác định mục tiêu và quy trình giám sát và báo cáo. Nguồn lực cần thiết để chạy một dự án bao gồm: con người, tài chính và công nghệ – đặc biệt không thể thiếu trong thời đại 4.0.

Đặc điểm trong quản lý dự án

• Mục tiêu rõ ràng: Mỗi dự án khi bắt tay vào làm cần có một mục tiêu đủ rõ ràng tuyên bố về kết quả cần đạt được để mỗi cá nhân tham gia nắm bắt. Đây là kim chỉ nam giúp nhà quản lý xác định các nỗ lực cần thiết. Thông thường, kết quả của dự án được biểu hiện dưới dạng con số cụ thể, định lượng. 
• Tính hữu hạn: Một dự án dù ngắn hay dài cũng bị giới hạn bởi ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Những công việc trong dự án không mang tính lặp lại, diễn ra hàng ngày. Nó được đặt trong các giai đoạn và chu trình, kết nối với nhau như những mắt xích. Do đó, sau mỗi công việc cần tạo ra kết quả và chuyển giao cho bước tiếp theo.
• Nguồn lực: Để thực hiện và quản lý một dự án cần đầu tư một nguồn lực không nhỏ. Tùy vào tính chất mà mỗi dự án sẽ có những lựa chọn ưu tiên trong nguồn lực có hạn của công ty. Trong đó nhân sự là chìa khóa quan trọng cho sự thành công và công nghệ là những bước nhảy giúp tăng hiệu quả hoạt động.
• Tính rủi ro: Rủi ro là một biến số nhưng lại xuất hiện thường xuyên ở bất kỳ dự án nào. Việc dự đoán rủi ro và linh hoạt phản ứng là yêu cầu cần thiết nhà quản lý và team nhất định phải có. Đây được xem như yếu tố thách thức mà mỗi dự án xác định phải vượt qua.

Xem thêm : Vì sao nên chọn giải pháp phần mềm quản lý dự án theo yêu cầu?

Những sai lầm khi quản lý dự án?

Phân công công việc chưa hiệu quả

Đây là một lỗi cơ mà bản nhưng lại rất hay mắc phải. Nhà quản lý thường có cái nhìn chung về quy trình, các bước của dự án, mức năng lực chung của đội ngũ nhân sự tham gia. Nhưng việc cặn kẽ hiểu người, hiểu việc nhiều lúc bị bỏ qua. 

Vì tính chất mỗi dự án không giống nhau, dù cho cùng một tính chất nhưng yêu cầu bên trong lại khác biệt. Việc đánh đồng vai trò và nhiệm vụ của các vị trí chính là sai lầm bước đầu khiến dự án khó thành công. Việc này ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch phân bổ nhân sự, giao việc và chất lượng của dự án.

Không hiểu rõ con người trong dự án cũng là một sai lầm như thế. Mặt bằng chung, năng lực nhân sự chạy dự án là đồng đều nhưng lại không được tuyển chọn dựa trên cơ sở bù trừ giữa điểm mạnh điểm yếu của mỗi cá nhân khiến nhà quản lý lầm tưởng về một đội ngũ lý tưởng. Nên nhớ rằng, dự án là một quy trình và mỗi con người bên trong là các mắt xích. Họ cần được liên kết với nhau bằng khả năng bù trừ và tạo cơ sở để phát triển điểm mạnh của họ.

Thiếu một nền tảng giao tiếp xuyên suốt

Khác với tinh thần cộng tác hiệu quả, thì việc đem chuyện cá nhân vào công việc cũng là điều hay gặp trong quá trình làm việc. Sẽ không tránh khỏi những giờ tán gẫu từ văn phòng nên các hội nhóm. Group dành cho công việc dễ bị sang nhãng bởi những câu chuyện của nhân viên. Một vấn đề nữa, khi cùng lúc nhân sự giao tiếp công việc trên nhiều nền tảng skype, viber, zalo,… Đa nền tảng khiến việc cập nhật thông tin, trao đổi giữa các đầu công việc dễ xảy ra nhầm lẫn.

Một nền tảng đồng nhất trong quản lý hỗ trợ giao tiếp sẽ là một công cụ hữu ích để giải quyết vấn đề này. Tiện ích giao tiếp tại phần mềm này sẽ được thiết kế đặc thù để nhân viên có thể giao tiếp trực tiếp về các vấn đề đồng thời cập nhật kết quả. Một không gian dành riêng cho công việc với những tiện ích trong cập nhật tiến độ sẽ giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình dự án nhanh chóng. 

Cộng tác hời hợt

Rào cản trong việc giao tiếp, cộng tác là nguyên nhân chính dẫn tới một dự án “làm cho có”. Các mắt xích thiếu liên kết với nhau khiến kết quả công việc khi bàn giao bị giảm sút và như một phép lũy tiến, những tồi tệ này sẽ ngày càng to ra. 

Lỗi này tạo nên một hệ lụy rất nghiêm trọng. Vì dự án hoạt động dựa trên sự bàn giao kết cả của người trước và được hoàn thiện bởi người tiếp theo. Vậy nên, thiếu giao tiếp hoặc cộng tác không hiệu quả tạo ra kết quả không đồng đều giữa các khâu. Giữa các cá nhân cũng thiếu cơ hội để nhận xét và cải thiện.

Lý do lỗi sai này có thể bắt nguồn từ nhiều yếu tố giữa các cá nhân khi thiếu kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống, mâu thuẫn hoặc do tình chất công việc đề cao tính cá nhân liên quan đến tranh luận quan điểm. Vậy nên nếu yêu cầu nhân viên cần giữ thái độ chuyên nghiệp là lẽ dĩ nhiên thì nhà quản lý cũng cần tự đặt ra yêu cầu kết nối các thành viên, tạo môi trường năng động, dám nói dám làm. Đây cũng được xem là một nỗ lực nâng cao tinh thần của cả nhóm và dự cho mục tiêu của dự án đi đúng hướng. 

Không khuyến khích, tạo động lực hợp lý

Trong dự án không thiếu những lúc khó khăn, việc nhân viên nản lòng là điều khó tránh khỏi. Những khó khăn là điều nhân sự đã có sự chuẩn bị trước nhưng yếu tố cảm xúc luôn là khó đoán và khó kiểm soát. Vậy nên ngó lơ nhân viên lúc này và chăm chăm vào việc hoàn thành công việc là một lỗi to lớn ảnh hưởng đến tinh thần và thái độ của nhân viên.

Điều quan trọng lúc này, nhà quản lý cần có các hoạt động khuấy động tinh thần bằng việc cách truyền thông lại về mục tiêu. Hỗ trợ nhau lúc khó khăn, bế tắc sẽ khiến mọi người càng khăng khít, gắn bó và có sức bền hơn trước những thử thách sắp tới.

Bên cạnh đó, việc trân trọng, khen thưởng  đúng người đúng việc lại là cách giao tiếp hiệu quả về mức độ hoàn thành của các cá nhân. Điều quan trọng hơn cả trong dự án là nhân viên họ nhận ra giá trị mà họ đã tạo nên và sản sinh ra một nguồn động lực từ bên trong. Ngược lại, việc xem những cố gắng của nhân viên là ngẫu nhiên và bổn phận sẽ không tạo ra sự cạnh tranh lành mạnh. Và chắc chắn rằng, họ chỉ đang cố gắng hoàn thành công việc ở trên mức độ kỳ vọng chứ không phải khả năng tốt nhất họ có thể tạo ra.

Không linh hoạt trước rủi ro

Rủi ro là mà một biến số sẽ luôn xuất hiện đòi hỏi cả nhà quản lý và nhân sự cần nhìn nhận đúng thái độ và tinh thần sẵn sàng thay đổi. Nhà quản lý cần linh hoạt nhìn nhận vấn đề mà không chỉ nên dựa vào tiền lệ, giải quyết tình huống mới theo kinh nghiệm cũ. Bởi như đã nói ở trên, tính chất và đặc điểm của mỗi dự án là khác nhau nên độ rủi ro cũng biến thiên. Vậy nên áp dụng kinh nghiệm một cách máy móc cũng không thể giải quyết triệt để vấn đề mà còn nguy cơ làm tồi tệ hơn. 

Một vấn đề tâm lý cũng được xem là rào cảm khiến nhà quản lý và team từ chối thay đổi. Họ theo đuổi dự án với một kết quả chắc cú khiến họ khó chấp nhận phải đập đi xây lại, phải chuyển hướng. Nên nhà quản lý có xu hướng cố thủ với ý tưởng trước, ra sức sửa chữa, xoay chuyển nó để đạt đạt được kết quả mong muốn. Vậy nên tinh ý và tỉnh táo để nhìn ra điểm dừng trong công cuộc cứu vãn và nhanh chóng bắt kịp với giải pháp mới sẽ là nước đi thông minh hơn.

Không ứng dụng phần mềm quản lý

Chần chờ sử dụng công nghệ trong quản lý dự án và bước đi chậm chân và lỗi thời. Công nghệ được tạo ra để cung cấp các giải pháp thông minh và phần mềm quản lý dự án cũng là một công cụ hữu ích như thế để đơn giải hóa và chuyên môn hóa nghiệp vụ. 

Việc quản lý trên các phần mềm giúp tổ chức workflow một cách rõ ràng, nhanh gọn. Trên cùng một nền tảng nhà quản lý có thể nắm bắt nhiều thông tin công việc, tiến độ dự án và chất lượng công việc của từng cá nhân. Sẽ là khó khăn nếu nhà quản lý phải tìm kiếm thông tin, tiến độ thủ công do thiếu tính cập nhật, và tự động. 

Việc am hiểu công nghệ và phổ biến kỹ năng sử dụng cho nhân viên sẽ là một mục tiêu mới trong quy trình quản lý. Không chỉ nhà quản lý và nhân viên cũng cần cởi mới cập nhật, áp dụng công nghệ để nâng cao hiệu quả công việc. 

Quản lý ngân sách không hợp lý

Ngân sách chính là mạch máu giúp dự án được vận hành. Vậy nên một kế hoạch quản lý và sử dụng ngân sách hiệu quả luôn nằm trong sự quan tâm của nhà quản lý. Biết rằng ngân sách cho dự án là có giới hạn, nhà quản lý không thể vung tiền cho bất kỳ một hoạt động nào bởi như vậy sẽ tạo ra sự đứt gãy ở những bước tiếp theo. Một dự án quá lớn được giao cho một ngân quỹ chưa đủ bao phủ sẽ khiến tiến độ dự án bị trì hoãn và chất lượng ảnh hưởng nặng nề. Nguồn lực này bị thiếu sẽ khiến cả bộ máy ngừng hoạt động, hoặc hoạt động cầm chừng. 

Trong khi đó, nhà quản lý cần có kế hoạch chi tiết hợp lý, hiệu quả ngay cả khi được cung cấp một nguồn tài trợ dồi dào. Bởi tính sự thành công của dự án được tính trên mức hiệu quả sử dụng ngân sách. Ngoài ra, nhà quản lý cần có độ sâu rộng trong việc ra quyết định, nhìn nhận vấn đề bối cảnh để đưa các quyết định chi tiêu hợp lý. Phải chắc chắn rằng, những đầu tư trong ngân sách sẽ tạo ra lợi ích.