Lựa chọn phần mềm quản lý in ấn chất lượng dựa trên những tiêu chí nào?

Phần mềm quản lý in ấn là công cụ hỗ trợ chuyên cung cấp cho các công ty dịch vụ in ấn, biển quảng cáo với những chức năng đặc thù, mang đến những lợi ích vô cùng tiện ích trong công tác quản lý. Tuy nhiên, không phải phần mềm nào cũng có thể sử dụng được. Vậy, làm sao để lựa chọn phần mềm chất lượng, phù hợp với mô hình kinh doanh của công ty? Cùng MekongSoft tìm hiểu và khám phá trong bài viết ngay sau đây!

1/ Dễ sử dụng

Một phần mềm quản lý in ấn hiệu quả phải có giao diện thân thiện, đơn giản, dễ thao tác và sử dụng. Phần mềm có giao diện thân thiện sẽ giúp người dùng không tốn quá nhiều công sức và thời gian để làm quen, thậm chí không cần người hướng dẫn vẫn có thể thực hiện được các thao tác quản lý, giảm thiểu chi phí đào tạo nhân viên, nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng.

Không phải bất cứ chủ doanh nghiệp hay nhân viên nào cũng được tiếp xúc với nhiều công nghệ thông tin và việc làm quen với một phần mềm mới thực sự trở thành vấn đề khó khăn. Vì vậy, cần ưu tiên phần mềm dễ dùng, dễ nhớ, dễ nắm bắt mà bất cứ ai cũng có thể dễ dàng sử dụng được chính là những tiêu chí mà bạn nên quan tâm.

Một phần mềm có giao diện phức tạp, nút lệnh rắc rối, bố cục không khoa học và nhiều tính năng dư thừa, có thể khiến nhân viên bị rối, gây nhầm lẫn, sai sót, đặc biệt là những khi đông khách và có quá nhiều đơn hàng cần thực hiện, từ đó, gây phiền lòng khách hàng, ảnh hưởng đến doanh thu của doanh nghiệp.

2/ Đáp ứng quy trình làm việc và nghiệp vụ của công ty

Một trong những tiêu chí quan trọng để lựa chọn phần mềm quản lý in ấn hiệu quả nữa là phải đáp ứng được toàn bộ quy trình làm việc và phù hợp với nghiệp vụ quản lý mà chủ công ty đang cần. Một số tính năng cần thiết bạn nên kiểm tra trước khi lựa chọn sử dụng phần mềm bao gồm:

• Quản lý chi tiết hàng hoá

• Kiểm soát định mức hàng tồn kho

• Tạo lệnh xuất - nhập tồn kho

• Tạo phiếu thu chi

• Xem chi tiết công nợ

• Tổng hợp và làm báo cáo định kỳ

• Độ bảo mật thông tin cao

Nếu phần mềm không đáp ứng được đầy đủ các tính năng này, chủ công ty sẽ phải tốn kém thêm chi phí nâng cấp hoặc thay đổi phần mềm để phù hợp với yêu cầu và những đặc trưng của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, bạn cũng không nên lựa chọn phần mềm có quá nhiều tính năng so với nhu cầu quản lý của công ty. Bởi sẽ gây lãng phí, tốn kém mua thêm những gói nâng cấp mà nhân viên hay người quản lý không cần dùng đến, đồng thời cũng gây rối rắm trong các thao tác quản lý trên phần mềm.

Tốt nhất, hãy lựa chọn phần mềm vừa đảm bảo nhanh chóng, tối ưu thao tác, vừa phù hợp với quy trình làm việc, đáp ứng được những tính năng quản lý đặc trưng của ngành nghề.

3/ Giá thành hợp lý

Chi phí đầu tư cho một phần mềm quản lý in ấn luôn là vấn đề được nhiều chủ công ty in ấn, quảng cáo quan tâm. Làm sao để đầu tư với chi phí hợp lý mà vẫn đảm bảo mang đến hiệu quả tối ưu nhất là điều cần đặt lên hàng đầu khi mỗi công ty đều phải có rất nhiều khoản phải chi trả để duy trì hoạt động một cách hiệu quả nhất.

Đừng ham rẻ mà lựa chọn những phần mềm đóng gói sẵn vì có thể sẽ không đáp ứng được nhu cầu quản lý của doanh nghiệp, không giải quyết được vấn đề thì chi phí rẻ cỡ nào cũng trở thành lãng phí. Việc của chủ công ty in ấn, quảng cáo là tìm hiểu, tham khảo giá của các đơn vị thiết kế phần mềm theo yêu cầu uy tín và lựa chọn một phần mềm có giá thành hợp lý nhất mà vẫn đáp ứng đầy đủ tất cả các yêu cầu quản lý của chủ công ty.

4/ Khả năng nâng cấp và mở rộng linh hoạt

Thêm một tiêu chí nữa không thể thiếu trong việc lựa chọn phần mềm quản lý in ấn chất lượng là phải có khả năng nâng cấp và mở rộng một cách linh hoạt. Có thể mở rộng các chức năng và độ tùy biến, nâng cấp được các tính năng theo từng giai đoạn phát triển của công ty.

Đồng thời, phần mềm vẫn phải đảm bảo lưu trữ mọi thông tin, dữ liệu quan trọng, không phải thiết kế lại từ đầu, giảm thiểu vấn đề mất dữ liệu, rò rỉ thông tin ra ngoài. Ngoài ra, phần mềm có thể sử dụng được trên máy tính, laptop, smartphone, ipad,...cũng là một điểm cộng rất lớn.

Phần mềm quản lý in ấn của MekongSoft sẵn sàng đáp ứng các nhu cầu quản lý chuyên nghiệp với giao diện thân thiện, khả năng bảo mật tốt, thiết kế chuyên biệt theo yêu cầu, cũng như đáp ứng đầy đủ các tính năng quản lý đặc thù của một công ty in ấn, quảng cáo. Với nhiều năm kinh nghiệm, MekongSoft cam kết mang đến cho bạn giải pháp quản lý toàn diện và hiệu quả.

>>> Tham khảo: 20+ Phần mềm tiêu biểu được viết theo yêu cầu của từng doanh nghiệp giúp nâng cao hiệu quả quản lý và kinh doanh

Liên hệ ngay để được tư vấn cụ thể nhé!

Thông tin liên hệ:

• Địa chỉ: 64 Nguyễn Đình Chiểu, Phường Đa Kao, Quận 1, TP.HCM

• Tổng đài hỗ trợ:   09 4444 3558

• Email: support@mekongsoft.com.vn