Kinh nghiệm triển khai ERP thành công

Hãy cùng MekongSoft tìm hiểu chi tiết hơn qua bài viết dưới đây ngay!

Phần mềm ERP là gì?

Phần mềm ERP được viết tắt từ cụm tiếng Anh Enterprise Resource Planning. Đây là một hệ thống hoạch định nguồn lực cho doanh nghiệp bằng một quy trình all-in-one. ERP sẽ tích hợp tất cả các phần mềm nhỏ trong một gói thống nhất để giúp doanh nghiệp chuyển đổi số thành công. Từ hình thức vận hành truyền thống, thủ công doanh nghiệp sẽ chuyển sang tự động hóa với công nghệ thông minh.

ERP có thể đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ của nhiều lĩnh vực như tài chính, kế toán, nhân sự, quản lý công việc… Tuy nhiên, việc ứng dụng hệ thống này cần có những chiến lược và kế hoạch phù hợp để phát huy tối đa lợi ích.

Xem thêm : Hệ thống phần mềm ERP là gì?

Lợi ích của phần mềm ERP đối với doanh nghiệp

Nhìn chung, kinh nghiệm triển khai ERP cho thấy doanh nghiệp có thể đạt được rất nhiều cải tiến như sau:

1. Phần mềm ERP giúp đơn giản hóa thủ tục nhưng vẫn đảm bảo các quy trình làm việc chặt chẽ, tránh bỏ sót thông tin quan trọng.
2. ERP xây dựng quy trình làm việc chuyên môn hóa cho từng phòng ban, bộ phận chức năng của doanh nghiệp.
3. Thông tin trong kinh doanh được bảo mật an toàn, lưu trữ lâu hơn với đa dạng hình thức.
4. Doanh nghiệp có thể quản lý thông tin người dùng một cách khoa học, chính xác. Nhờ đó, đội ngũ chăm sóc đem đến những trải nghiệm khách hàng tốt hơn.
5. Phần mềm ERP giảm thiểu áp lực lên người lãnh đạo, quản lý. Nó cho phép người đứng đầu theo dõi bức tranh tiến độ tổng quan, cập nhật báo cáo tức thời và phân tích dữ liệu khoa học.

Các phần mềm ERP hiện nay có trên thị trường

Các doanh nghiệp có thể lựa chọn 3 loại cơ bản phần mềm dựa trên những tiêu chí sau:

Phần mềm ERP trọn gói

Nhà cung cấp sẽ căn cứ vào nhu cầu chung của hầu hết các doanh nghiệp để triển khai xây dựng một mô hình tổng thể. Điều này cho phép doanh nghiệp tiết kiệm thời gian nghiên cứu, không tốn nhiều công sức đào tạo, chi phí hợp lý hơn…
Tuy nhiên, trên thực tế không phải doanh nghiệp nào cũng có đầy đủ các nhu cầu hay đặc thù hoạt động giống nhau. Nếu người quản lý muốn ứng dụng chuyên sâu hơn thì gói ERP này có thể gặp những giới hạn nhất định.

Phần mềm ERP theo yêu cầu

Căn cứ vào kinh nghiệm triển khai ERP theo kiểu ”đóng gói”, các doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn phiên bản thiết kế riêng. Nhà cung cấp sẽ sản xuất theo đúng yêu cầu về số lượng, quy trình, đặc điểm riêng của người dùng.

Đây là phương án lý tưởng giúp bạn tối ưu các hoạt động vận hành mong muốn. Thế nhưng, chắc chắn chỉ có những doanh nghiệp quy mô lớn, có nền tảng về kinh phí, nhân lực, hạ tầng công nghệ thông tin mới phù hợp với phần mềm này.

Tham khảo : Phần mềm ERP theo yêu cầu của MekongSoft

Phần mềm ERP trong và ngoài nước

Một trong những cách phân chia phổ biến khác về phần mềm ERP là nhìn vào nhà cung cấp. Những nhà cung cấp nước ngoài đã đi đầu trong công nghệ này với những phần mềm xuất sắc như SAP, Microsoft Dynamics… Chúng không chỉ có tính năng hiện đại mà còn sở hữu quy trình đạt chuẩn quốc tế.

Mặc dù vậy, đặc điểm về ngôn ngữ, mô hình kinh doanh khác biệt cũng khiến các doanh nghiệp trong nước gặp nhiều khó khăn. Vì thế, những phần mềm ERP của các nhà cung cấp trong nước như MekongSoft, Base,… trở thành những phương án tối ưu hơn. Người dùng sẽ được đảm bảo về chất lượng, dịch vụ chăm sóc cùng những tính năng cập nhật thường xuyên. 

Khi nào doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm ERP

Theo kinh nghiệm triển khai ERP, các doanh nghiệp không nên chạy theo xu hướng chung mà cần xem xét nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. Hãy tham khảo ngay 4 dấu hiệu cảnh báo bạn cần ứng dụng ERP ngay hôm nay:

1. Dữ liệu không đồng nhất do các bộ phận báo cáo riêng lẻ, gây ra tình trạng sai sót, mất nhiều thời gian tổng hợp.
2. Quy trình cũ đã lỗi thời, không đáp ứng được yêu cầu công việc ngày càng tăng.
3. Người lãnh đạo không phân tích được kết quả kinh doanh do số liệu không rõ ràng, không có phương pháp đo lường thông minh.
4. Nhiều công đoạn sản xuất kinh doanh còn tồn lại lỗ hổng khiến lãng phí tài nguyên.

Kinh nghiệm triển khai ERP cho doanh nghiệp

Lựa chọn thời điểm triển khai ERP phù hợp

Việc ứng dụng ERP phần nào sẽ làm gián đoạn và thay đổi quy trình kinh doanh hiện có. Đối với Hersheys, sự thay đổi ngay trước dịp lễ quan trọng cần có lượng hàng hóa lớn là một sai lầm đáng tiếc.

Nó không chỉ khiến công ty bị sụt giảm về doanh số mà còn ảnh hưởng đến uy tín, làm mất đi những khách hàng trung thành. Vì thế, doanh nghiệp không nên chọn lúc mùa vụ cao điểm để tránh những ảnh hưởng tiêu cực đến tiến độ sản xuất.

Triển khai ERP một cách hệ thống

Với tiềm lực mạnh mẽ, Hersheys đã lựa chọn một hệ thống ERP thiết kế riêng theo yêu cầu. Tuy nhiên, khi nhà cung cấp khuyến cáo cần đến 48 tháng để triển khai trọn vẹn thì công ty lại không tuân thủ.

Họ rút ngắn quy trình xuống còn 30 tháng bằng cách cắt giảm các giai đoạn thử nghiệm quan trọng. Điều này dẫn đến việc khi ứng dụng thực tế thì hệ thống đo lường đã xảy ra sai sót. Nó khiến cho việc cập nhật thông tin tiêu thụ thực tế và hàng hòa cần sản xuất không đồng bộ.

Như vậy, các doanh nghiệp cần thấy rằng kinh nghiệm triển khai ERP quan trọng là thực hiện chắc chắn từng bước. Đồng thời, việc đo lường và đánh giá thường xuyên từ giai đoạn đầu sẽ đảm bảo hệ thống đi vào vận hành thuận lợi hơn.

Không nên triển khai quá nhiều hệ thống cùng lúc

Trên thực tế, khi đặt hàng hệ thống ERP, một số doanh nghiệp còn cùng lúc bắt đầu ứng dụng hai phần mềm quản lý bán hàng khác nhau. Đây cũng là một trong những nguyên nhân dẫn đến sự thất bại.

Mỗi phần mềm có những đặc điểm và tính năng riêng biệt, do đó, khi đưa vào cùng lúc, đội ngũ nhân viên của công ty sẽ cảm thấy khó khăn. Nó dễ gây ra những nhầm lẫn giữa các phần mềm với nhau. Ngoài ra, nó cũng có thể khiến các dữ liệu không được phân chia rõ ràng và hiện thị chính xác.

Xem thêm : Cách di chuyển dữ liệu khi triển khai ERP

Kết luận

Hiện nay, ứng dụng ERP đang là xu hướng tất yếu để tối ưu các hoạt động kinh doanh. Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần chuẩn bị nguồn lực cho hành trình này để bứt phá hơn trong tương lai.

Kinh nghiệm triển khai ERP không quá khó khăn nhưng cần doanh nghiệp có sự nghiên cứu kỹ lưỡng và quyết tâm ứng dụng. Các yếu tố như thời điểm, mức độ phù hợp hay quy trình triển khai thông minh đóng vai trò quan trọng. Hãy tiếp tục theo dõi MekongSoft để có thêm nhiều kiến thức và triển khai ERP thành công cho doanh nghiệp của bạn!