Kiểm soát sản xuất là gì? Triển khai hệ thống kiểm soát sản xuất ra sao?

Sản xuất là một thế giới đa dạng với vô số loại sản phẩm và mức độ phức tạp. Nhiều sản phẩm được sản xuất đơn giản trong môi trường OEM đã đạt đến mức năng suất, sản lượng được đo bằng các đơn vị đo lường vô cùng lớn chứ không phải theo hàng đơn vị nhỏ lẻ.

Ngay cả trong các ngành công nghiệp, các bộ phận lắp ráp cũng như các thành phần và nguyên liệu thô khác được sản xuất theo nhiều phương pháp sản xuất khác nhau. Tất cả các hoạt động sản xuất đều có điểm chung là phải có một số hình thức kiểm soát sản xuất để giữ mọi thứ đi đúng hướng.

Kiểm soát sản xuất là gì?

Kiểm soát sản xuất (Tiếng Anh : Production Control) là một quy trình trong quá trình sản xuất mà theo đó toàn bộ hoạt động sản xuất được giám sát và quản lý một cách chặt chẽ. Nó có thể bao gồm lập kế hoạch nhu cầu, lập kế hoạch năng lực, lập lịch trình , phân công làm việc, kiểm soát hàng tồn kho, kiểm soát chi phí hay giám sát vệ sinh sản xuất, v.v.

Các khu vực chức năng khác nhau này được quản lý bởi một nhóm quản lý hoạt động để tối ưu hóa sản xuất nhằm đạt hiệu quả, kiểm soát chi phí và đảm bảo nguồn nguyên liệu sẵn có để đáp ứng việc giao hàng.

Trước đây, các công ty sản xuất quản lý sản xuất theo cách thủ công bằng cách sử dụng sổ sách giấy, tính toán và hướng dẫn bằng lời nói. Nhưng hiện nay, hoạt động này đã nhường chỗ cho bảng tính Excel và sau đó là phần mềm quản lý được thiết kế để giúp các khu vực chức năng cụ thể hoàn thành nhiệm vụ của họ hiệu quả hơn.

Các hệ thống này phát triển nhờ sự phức tạp ngày càng tăng của việc sản xuất trên quy mô lớn với khối lượng lớn. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) có thể sử dụng nhiều công nghệ và các thiết bị mới hơn để sản xuất hàng hóa nhanh chóng. Nhưng tốc độ ngày càng phát triển của thiết bị đồng nghĩa với việc các phần mềm quản lý cũng cần phát triển theo để đáp ứng các nhiệm vụ mà cách quản lý thông thường hay Excek không thể kiểm soát hiệu quả.

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường gặp bất lợi trước các đối thủ cạnh tranh lớn hơn. Với phần mềm quản lý lỗi thời hoặc phân tích dựa trên bảng tính Excel cổ điển, các doanh nghiệp vừa và nhỏ không thể triển khai các nguồn lực để kiểm soát sản xuất thích hợp, dẫn đến lãng phí và tăng chi phí.

Nhưng đối với một doanh nghiệp vừa và nhỏ mới hoặc đang mở rộng quy mô, kiểm soát sản xuất là điều cần thiết. Nó có thể thúc đẩy cải tiến quy trình, giảm chi phí và cải thiện việc phân phối. Ngày nay, các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tận dụng các hệ thống kiểm soát sản xuất kết hợp các hệ thống kế thừa còn tồn tại mà các đối thủ lớn hơn của họ đã phải vật lộn trong nhiều năm để xây dựng. Bởi vì họ có thể tận dụng một nền tảng phần mềm thống nhất để kiểm soát sản xuất, các doanh nghiệp sản xuất có thể tránh những sai lầm tương tự trong quá khứ và sản xuất ngang bằng với các công ty lớn hơn nhờ hệ thống.

Các loại hệ thống sản xuất

Để có thể thực hiện việc kiểm soát sản xuất một cách hiệu quả, bạn cần xác định hệ thống sản xuất của doanh nghiệp mình. Các loại hệ thống sản xuất bao gồm:

• Sản xuất để tồn kho (MTS) - Hệ thống kiểm soát sản xuất MTS dựa vào việc sản xuất hàng hóa để tồn kho. Sản xuất và nhu cầu có thể dự đoán được, thị phần phụ thuộc vào việc người tiêu dùng tiếp cận với thương hiệu. MTS phổ biến trong các hệ thống sản xuất theo quy trình và sản xuất hàng loạt.
• Sản xuất theo đơn đặt hàng (MTO) - Trong MTO, sản xuất theo lô nhỏ hoặc đơn chiếc là phổ biến. Nó bao gồm các sản phẩm làm theo yêu cầu và chỉ được sản xuất khi khách hàng đặt hàng. MTO liên quan đến nhiều loại sản phẩm, các nhà sản xuất gia công CNC và thiết bị sản xuất OEM.
• Lắp ráp theo đơn đặt hàng (ATO) - Sản xuất ATO bao gồm các mặt hàng có chức năng giống nhau, nhưng khách hàng có thể yêu cầu cấu hình khác nhau. Một ví dụ về điều này sẽ là sản xuất máy tính xách tay, trong đó máy tính xách tay có thể có thiết kế cụ thể do nhà sản xuất cung cấp. Tuy nhiên, một người mua có thể yêu cầu ổ cứng 256 GB cho các đơn vị đã đặt hàng, trong khi một người khác yêu cầu ổ cứng 512 GB.
• Thiết kế theo đơn đặt hàng (ETO) - Sản xuất ETO về cơ bản là sản xuất ủy thác. Mỗi đơn vị sẽ sản xuất theo thiết kế và thông số kỹ thuật của khách hàng. Cũng cần có một quy trình phê duyệt thay đổi thiết kế và kỹ thuật phức tạp. Một ví dụ về ETO là quạt thông gió được sử dụng trong đường hầm dưới nước. Vì không có nhiều đường hầm được đào với các thông số tương tự nhau, các quạt phải có kích thước riêng và được sản xuất cho dự án cụ thể.

Các bước triển khai hệ thống kiểm soát sản xuất

Là một doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc đang chuyển đổi và mở rộng quy mô từ một công ty khởi nghiệp sang một tổ chức lớn hơn, hệ thống kiểm soát sản xuất cần thiết chủ yếu được xác định bởi loại sản phẩm bạn tạo ra, thị trường cho sản phẩm và những quy trình để sản xuất nó. 

Cũng không có gì lạ khi các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoạt động với một hệ thống sản xuất này trong các giai đoạn nhỏ hơn và chuyển đổi sang một hệ thống khác sau khi mở rộng quy mô.

Có một số bước quan trọng để đảm bảo chọn hệ thống kiểm soát sản xuất phù hợp cho công ty của bạn:

1. Nhu cầu - Là một doanh nghiệp vừa và nhỏ, điều quan trọng là phải hiểu nhu cầu đối với các sản phẩm trong ngành của bạn. Nhu cầu đó sẽ hướng dẫn bạn đến hệ thống phù hợp. Nó có thể yêu cầu bạn bắt đầu với sản xuất hàng loạt và dự định chuyển sang một phương pháp kiểm soát sản xuất khác khi công nghệ, tự động hóa hoặc khả năng tiếp cận vốn thay đổi.
2. Xây dựng bản đồ quy trình - Điều này nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ ít khi lập bản đồ các quy trình cốt lõi của họ. Họ có thể đã phát triển từ một cửa hàng nhỏ thành một thực thể lớn hơn mà không cần vạch ra các quy trình. Lập bản đồ quy trình giúp các công ty hiểu được các nguồn lực mà họ sẽ cần về lao động, vốn, thiết bị và nguồn cung ứng của nhà cung cấp.
3. Tối ưu hóa các nguồn lực - Là một doanh nghiệp vừa và nhỏ, một số tùy chọn ban đầu có thể không khả thi. Nó có thể là khả năng tự động hóa, thiết bị hiện đại, kiểm kê và lưu kho, v.v. Thay vì nghĩ đến những vấn đề đó, hãy tìm cách tối ưu hóa nguồn lực có sẵn để sản xuất sản phẩm với chi phí thấp nhất. Việc mở rộng quy mô sau này sẽ khiến bạn phải cân nhắc lại cả việc lập bản đồ quy trình và tối ưu hóa nguồn lực nhưng việc đặt ra các kỳ vọng thực tế có thể giúp tận dụng tối đa các nguồn lực hiện có cho một doanh nghiệp vừa và nhỏ.
4. Kiểm tra hệ thống sản xuất - Việc lập kế hoạch, lên lịch, mua hàng và giao hàng của bạn phải hoạt động hoàn hảo để đáp ứng và vượt sự mong đợi của khách hàng. Tốc độ tăng trưởng ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường cao. Tăng trưởng đáng kể tạo ra nhiều không gian hơn, thiết bị mới và tự động hóa nhiều hơn. Các quy trình sẽ thay đổi khi những điều này xảy ra, và điều cần thiết là phải kiểm tra quy trình sản xuất để đảm bảo bạn vẫn đang sử dụng hệ thống sản xuất tối ưu.
5. Thay đổi nếu cần - Một doanh nghiệp nhỏ có thể nhanh chóng trở thành một doanh nghiệp vừa. Và nhiều doanh nghiệp vừa có thể mở rộng quy mô để trở thành công ty lớn. Khi quy mô sản xuất trở nên rõ ràng, nhiều thay đổi đối với hệ thống sản xuất sẽ được phát hiện. Khả năng phân biệt “thời điểm” của những thay đổi này có thể giúp đưa doanh nghiệp lên một tầm cao mới.

Chọn phần mềm để kiểm soát sản xuất

Các doanh nghiệp sản xuất lớn trong nhiều năm đã dựa vào phần mềm và hệ thống khác nhau để tạo ra một hệ thống kiểm soát sản xuất của riêng họ. Điều này không chỉ không hiệu quả mà còn gây tốn kém. Mặt khác, các doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp bất lợi vì họ không đủ khả năng mua ngay những phần mềm quá hiện đại, trong nhiều trường hợp buộc họ phải kiểm soát sản xuất một cách thủ công.

Ngày nay, các công ty sản xuất phần mềm có thể vận hành các mô-đun và dựa trên điện toán đám mây, mở ra cánh cửa cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ tham gia ngang hàng với các đối thủ cạnh tranh lớn hơn.

Các nền tảng này cũng có thể liên kết trực tiếp với phần mềm hiện có như hệ thống ERP thông qua API. Điều này liên kết và tự động hóa nhiều hệ thống kiểm soát sản xuất như mua hàng, kiểm soát hàng tồn kho, nhu cầu, lập kế hoạch cung ứng, lập lịch trình, kiểm soát cửa hàng, v.v.

MekongSoft là đơn vị uy tín cung cấp phần mềm quản lý sản xuất trên thị trường suốt hàng chục năm qua, một hệ thống kiểm soát sản xuất hiệu quả giúp công tác quản lý được tối ưu và mang đến lợi ích lâu dài cho các doanh nghiệp sản xuất. Liên hệ ngay với MekongSoft qua Hotline 09.4444.3558 để được tư vấn miễn phí.