Dự báo nhu cầu là gì? Phối hợp dự báo nhu cầu với ERP

Định nghĩa dự báo nhu cầu là gì?

Dự báo nhu cầu (Tiếng Anh : Demand Forecasting) là một quá trình mà theo đó các doanh nghiệp dự đoán các nhu cầu về sản phẩm, những ước tính về nhu cầu trong tương lai, dự đoán hành vi của khách hàng và quyết định mua hàng dựa trên những dữ liệu lịch sử bán hàng cũng như các yếu tố khác của toàn bộ doanh nghiệp.

Dự báo nhu cầu rất quan trọng đối với bất kỳ hoạt động nào vì nó giúp các nhà lãnh đạo ra quyết định chính xác các chiến lược tốt nhất để điều hành doanh nghiệp của họ và cả trong việc lập kế hoạch sản xuất để đáp ứng nhu cầu.

Dự báo nhu cầu quan trọng vì:

1. Nó giúp hoạch định ngân sách và đàm phán hợp đồng với nhà cung cấp : Bằng cách dự đoán nhu cầu trong tương lai, một nhà máy có thể thiết lập các chiến lược và phát triển một hệ thống chuỗi cung ứng hiệu quả và có thể quản lý tốt.
2. Nó giúp cải thiện và tối ưu hóa hàng tồn kho : Với kế hoạch nhu cầu chính xác, các công ty có thể tăng “lượt” hàng tồn kho của họ. Điều này cho phép doanh nghiệp hoạt động với số lượng tồn tối thiểu cần thiết để đảm bảo sản xuất nhưng ngăn chặn tình trạng tồn kho dư thừa, giúp giải phóng dòng tiền và vốn lưu động cũng như giảm chi phí quản lý - cả hai mối quan tâm chính đối với các doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ.
3. Nó giúp xác định các hạn chế đối với nguồn cung và quản lý các điểm nghẽn :   Bằng cách xác định sớm các hạn chế, các nhà máy có thể phát triển các kế hoạch để quản lý những nút thắt quan trọng hoặc hiểu rỏ nó để có các chiến lược phù hợp.

Cách tạo ra dự báo nhu cầu

Dự báo nhu cầu hoạt động bằng cách lấy dữ liệu từ các hoạt động doanh nghiệp có thể bao gồm dữ liệu từ sản xuất, bán hàng, lập kế hoạch, tiếp thị và tài chính. Các biến này được đánh giá dựa trên các kỳ vọng về hiệu suất trong quá khứ để xác định nhu cầu theo thời gian. 

Các kế hoạch có thể kéo dài từ vài tuần đến vài tháng và thậm chí hàng năm để dự báo tầm xa. Tuy nhiên, khung thời gian càng dài, chúng càng trở nên kém chính xác.

Dữ liệu cho dự báo nhu cầu được thu thập theo một số cách như :

Lịch sử hoạt động

Một trong những cách phổ biến nhất để đánh giá nhu cầu là thông qua lập kế hoạch dựa trên lịch sử tiêu dùng. Phương pháp này đơn giản, dễ dàng thực hiện và chỉ yêu cầu một công ty xem xét dữ liệu trong quá khứ để xác định nhu cầu trong tương lai. Tuy nhiên, phương thức này không sử dụng thông tin thời gian thực mà tập trung vào các hoạt động lịch sử nên các dự báo nhu cầu về tương lai có thể sẽ không hoàn toàn chính xác do sự thay đổi liên tục của thị trường.

Nếu nhu cầu trở nên bất ổn do những gián đoạn của thị trường, dự báo nhu cầu dựa trên lịch sử tiêu dùng có thể gặp khó khăn trong việc tăng cường sản xuất một cách đầy đủ (thiếu hàng) hoặc gặp khó khăn trong việc giảm sản lượng sản xuất (tạo ra lượng hàng tồn kho dư thừa).

Khảo sát

Một phương pháp dự báo nhu cầu truyền thống khác là thông qua các cuộc khảo sát tiếp thị. Có nghĩa là nhân viên bán hàng và tiếp thị thực hiện các cuộc khảo sát bằng văn bản hoặc bằng lời nói để hiểu nhu cầu hiện tại và dự đoán nhu cầu về sản phẩm hoặc sản phẩm mới trong tương lai.

Thông qua nhà bán lẻ

Nhiều doanh nghiệp sản xuất có thể dựa vào các nhà bán lẻ của họ để cung cấp cho họ dữ liệu nhu cầu. Hầu hết các nhà bán lẻ ngày nay đều có phần mềm phức tạp để lập kế hoạch nhu cầu và họ có thể chia sẻ dữ liệu này với nhà máy.

Điều này cũng có thể giúp các công ty tiêu chuẩn hóa các dòng sản phẩm để tạo nên hiệu quả hoặc hiểu khi nào và những gì cần thiết cho các sản phẩm mới trong tương lai.

Thông qua phần mềm

Sự phát triển của điện toán đám mây đã chứng kiến ​​sự gia tăng của phần mềm lập kế hoạch nhu cầu. Các nền tảng này lấy tất cả các yếu tố đầu vào đã đề cập ở trên, sử dụng các thuật toán và phân tích nâng cao để đưa ra dự báo nhu cầu dựa trên dữ liệu thời gian thực. Nó cho phép sử dụng tất cả các kiểu dữ liệu và sẽ chính xác hơn nhiều so với các phương thức truyền thống. Nó cũng ít bị lỗi hơn và giúp cho các vấn đề của chuỗi cung ứng trở nên rỏ ràng hơn đối với tất cả các bên liên quan, cải thiện sự hợp tác với các nhà cung cấp.

Bất kể phương pháp hoặc sự kết hợp của các phương pháp nào, dự báo nhu cầu đòi hỏi các biến này phải được đưa vào dự báo theo thời gian thực.

Khung thời gian có thể khác nhau và những cấp lãnh đạo phải sử dụng thông tin để phát triển lịch trình và chiến lược cần thiết để đảm bảo rằng sản xuất có thể đáp ứng nhu cầu.

Phần mềm ERP làm việc với dữ liệu dự báo nhu cầu

Phần mềm ERP không có mâu thuẫn với dữ liệu dự báo hoặc phần mềm dự báo, trong thực tế cả hai làm việc tốt với nhau. Việc sử dụng dữ liệu dự báo nhu cầu có thể nâng cao giá trị của phần mềm ERP bằng cách cải thiện hiệu quả, việc sử dụng, yêu cầu hàng tồn kho và chức năng mua hàng.

Dưới đây là một số ví dụ về cách phần mềm ERP hoạt động với dữ liệu dự báo nhu cầu:

Chức năng BOM

Phần mềm ERP có liên quan mật thiết với định mức nguyên vật liệu (BOM), được sử dụng để tính toán các yêu cầu của nguyên vật liệu. Nó thậm chí có thể sử dụng các BOM đa cấp giúp cung cấp số lượng vật liệu, chi phí và các thông tin liên quan khác để sản phẩm có thể được sản xuất chính xác trên xưởng sản xuất.

Ngay cả các phương pháp dự báo chung nhất cũng sử dụng các dự báo về thành phẩm cụ thể sao cho phù hợp với BOM và triển khai mua hàng cho tất cả các chi tiết, bộ phận cần thiết cho sản phẩm đó.

Thời điểm đặt hàng

BOM cho thấy tổng yêu cầu nguyên vật liệu khi được tổng hợp với dữ liệu bán hàng và đơn đặt hàng thực tế. Dữ liệu dự báo nhu cầu có thể được áp dụng để giúp hiểu ngày mà nguyên vật liệu cần được đặt hàng và không chỉ để sản xuất các đơn đặt hàng hiện tại với nguyên vật liệu có sẵn mà còn cho các đơn hàng tương lai. Phần mềm ERP cũng có thể tính toán các yêu cầu mua hàng dựa trên vật liệu đã có sẵn và thậm chí cả vật liệu được đặt hàng nhưng chưa được nhận.

Bằng cách sử dụng phần mềm ERP với dữ liệu dự báo nhu cầu, ngày đặt hàng tối ưu cho nguyên vật liệu có thể được tính toán để duy trì hoạt động sản xuất suôn sẻ.

Ví dụ : Nếu yêu cầu sản xuất 5000 chiếc bánh mỗi tháng cho đơn hàng tồn đọng hiện tại, thì một lịch trình mua sắm sẽ được thiết lập để chạy với tốc độ đó.

Tuy nhiên, nếu dự báo nhu cầu cho thấy tín hiệu nhu cầu do kỳ nghỉ lễ dẫn đến tổng nhu cầu là 5750 chiếc bánh mỗi tháng, cao hơn 750 đơn vị, thì phần mềm ERP có thể tạo thêm các yêu cầu mua nguyên vật liệu và cho bạn biết khi nào cần đặt hàng.

Quản lý mua hàng

Một lợi thế của dự báo nhu cầu khi kết hợp với phần mềm ERP là quản lý được hoạt động nhập nguyên vật liệu một cách hiệu quả. Khi đặt hàng nguyên vật liệu dựa trên dự báo nhu cầu, một BOM hoàn chỉnh có thể có thời gian giao hàng cho các thành phần, bộ phận, chi tiết nguyên vật liệu rất khác nhau tuỳ thuộc vào nhiều nhà cung cấp khác nhau.

Sử dụng dữ liệu dự báo nhu cầu giúp phần mềm ERP lập kế hoạch hoạt động của sàn sản xuất để tận dụng và tối ưu hóa các hoạt động mua hàng này.

Ví dụ: Đối với một sản phẩm như máy tính, một số thành phần nhất định như thùng case, ốc vít có thể mua được ở nội địa trong thời gian ngắn, trong khi các linh kiện điện tử có thể cần phải đặt hàng từ nước ngoài với thời gian giao hàng lâu hơn nhiều tuần hay nhiều tháng. Việc có dữ liệu dự báo nhu cầu chính xác cho phép các nhà quản lý lập kế hoạch cho việc nhập vật liệu này một cách hiệu quả và kịp thời hơn.

Nó cho phép phần mềm ERP đưa ra lịch trình sản xuất chính xác để tính đến năng lực, lao động, hàng tồn kho và đặt hàng nguyên vật liệu ở thời gian phù hợp với thời điểm của nhu cầu sản xuất.