Bill of Materials là gì? Phân loại các BOM phổ biến

Định nghĩa Bill of Materials là gì?

"Bill of Materials (BOM) có nghĩa là Hoá đơn nguyên vật liệu hoặc định mức nguyên vật liệu. Nó là cấu trúc tài liệu chứa danh sách các vật liệu, linh kiện, nguyên liệu thô, công thức hoặc các thành phần cấu tạo nên mỗi thành phẩm."

Bill of Materials (BOM) sẽ liệt kê số lượng hoặc khối lượng của từng mặt hàng được sử dụng và nó cũng có thể chứa các thông tin như chi phí, thời gian thực hiện, cách thức thực hiện, quy trình thực hiện hay các dữ liệu khác cần thiết để sản xuất thành phẩm.

Nhiều doanh nghiệp cho rằng các công ty sản xuất nhỏ có thể sẽ không cần một BOM có cấu trúc chặt chẽ bởi vì với quy mô và danh mục sản phẩm nhỏ, họ hiểu rỏ về tất cả các bộ phận và vật liệu cần thiết. Hay cho rằng vì một sản phẩm đơn giản hoặc chỉ bao gồm một số lượng nhỏ các thành phần (hoặc một thành phần duy nhất) nên chúng không cần thiết phải có BOM. Tuy nhiên, các giả định là hoàn toàn sai lầm.

BOM là danh sách, hướng dẫn và công thức của công ty để xây dựng sản phẩm của họ. Do đó cách quản trị không chính xác có thể dẫn đến lãng phí, kém hiệu quả và sai sót.

BOM cũng quan trọng như một phần của quy trình sản xuất tổng thể. Nếu một công ty muốn cải tiến quy trình để phát hiện ra các phương pháp và cách thức hoạt động mới, thì cần phải có BOM chính xác để mọi người biết sản phẩm yêu cầu gì và theo thứ tự nào. Nếu không có BOM, khả năng cải tiến quy trình bị hạn chế.

Phân loại các Bill of Materials

Bill of Materials được sử dụng tuỳ thuộc vào các chức năng và hoạt động khác nhau :

Phân loại Bill of Materials theo chức năng

Manufacturing Bill of Materials (MBOM)

Manufacturing Bill of Materials (MBOM) có nghĩa là Hoá đơn vật liệu sản xuất hay gọi ngắn gọn là BOM sản xuất, đây là loại BOM được sử dụng nhiều nhất, nó liệt kê tất cả các vật liệu, linh kiện, công thức, bản vẽ lắp ráp, sơ đồ kỹ thuật sản xuất hoặc các thành phần cần thiết để sản xuất một sản phẩm.

MBOM cũng thường được sử dụng trong ERP tích hợp song song các chức năng MRP, mua hàng và các hoạt động liên quan đến sản xuất khác vào một hệ thống duy nhất. Bởi vì chúng cũng bao gồm các yếu tố như thời gian thực hiện và thời gian sản xuất, chúng giúp phòng chiến lược hoạch định các nguyên vật liệu, xác định thời điểm mua hàng cũng như thời điểm bắt đầu sản xuất một mặt hàng cụ thể.

Engineering Bill of Materials (EBOM)

Engineering Bill of Materials (EBOM) có nghĩa là Hóa đơn vật liệu kỹ thuật hay gọi ngắn gọn là BOM kỹ thuật được sử dụng khi nghiên cứu, thiết kế, chế tạo và phát triển sản phẩm mới. Nó liệt kê tất cả các bộ phận, thành phần và vật liệu cho thành phẩm trong thiết kế ban đầu.

EBOM cũng được sử dụng để lập kế hoạch, mua hàng và tài chính để kích hoạt việc mua vật liệu từ các nhà cung cấp hiện tại hoặc để tìm nguồn cung cấp vật liệu mới. Chúng cũng có thể bao gồm các bản vẽ kỹ thuật cho các bộ phận mới sẽ trở thành tiêu chuẩn trong Manufacturing Bill of Materials. 

Ví dụ về Hội đồng quản trị kỹ thuật sẽ là một công ty sản xuất một chiếc xe tay ga mới bằng cách sử dụng các bộ phận in 3D hoặc một công nghệ mang tính cách mạng cho động cơ đẩy. Nó sẽ chứa một danh sách chi tiết về tất cả các bộ phận cần thiết để đưa sản phẩm mới ra thị trường.

Configurable Bill of Materials (CBOM)

Configurable Bill of Materials (CBOM) nghĩa là Hóa đơn vật liệu có thể định cấu hình còn được gọi với các cái tên khác như BOM Ma Trận hay BOM có thông số. Nó được sử dụng bởi các doanh nghiệp sản xuất sản phẩm có nhiều tuỳ chọn, chủng loại khác nhau như ngành máy tính, điện thoại,...có nghĩa là sản phẩm cốt lõi và số lượng sản xuất sẽ giống nhau, nhưng phiên bản cuối cùng có thể khác nhau tùy thuộc vào mong muốn của khách hàng, có thể là bao bì, khối lượng, thông số, nhãn hiệu hoặc các phụ kiện và những điểm khác biệt khác để làm cho sản phẩm có thể tương thích với mục đích sử dụng và nhu cầu của khách hàng.

Ví dụ cùng một sản phẩm cốt lõi là máy tính với số lượng các thành phần cấu tạo giống như nhau nhưng khách hàng có thể lựa chọn các thông số mong muốn như RAM, bộ nhớ, card đồ hoạ,... trong quy trình lắp ráp cuối cùng.

Phân loại Bill of Materials theo hoạt động

BOM đơn cấp (Single Level Bill of Materials)

BOM đơn cấp liệt kê tổng các công thức, thành phần, nguyên vật liệu, chỉ dẫn theo thứ tự để sản xuất một thành phẩm. Nó được sử dụng trong ở các công ty sản xuất các sản phẩm đơn giản, chứa ít thành phần hoặc không yêu cầu chế biến phụ.

Ví dụ công ty sản xuất móc treo quần áo, thành phần duy nhất của nó có thể chỉ là một sợi dây thép do đó nó sẽ chỉ cần một BOM đơn cấp duy nhất.

BOM đa cấp (Multi Level Bill of Materials)

Trái với BOM đơn cấp, BOM đa cấp sử dụng trong các doanh nghiệp sản xuất sản phẩm phức tạp hơn, có nhiều thành phần cấu tạo. BOM đa cấp chứa danh sách các nguyên liệu và số lượng để sản xuất một hàng hóa thành phẩm và được chia thành nhiều cấp độ phụ khác nhau tuỳ thuộc theo số lượng bộ phận, thành phần.

Trong BOM đa cấp, cấp cao nhất đóng vai trò là mục “mẹ” với cấp thứ hai gồm một hoặc nhiều thành phần được kết hợp hoặc lắp ráp đóng vai trò là “con”. Quá trình này có thể được lặp lại cho các cấp độ tiếp theo cho đến khi đủ để tạo ra các cụm thành phần hoặc công thức phụ và bổ sung cho những cấp độ tiếp theo.

Ví dụ, trong sản xuất xe máy BOM đa cấp có thể được liệt kê là BOM cho động cơ, BOM cho khung sườn, BOM cho hệ thống phanh,...

Lợi ích khi quản trị Bill of Materials hiệu quả

Bill of Materials là một công thức, chỉ dẫn rõ ràng để tạo ra một sản phẩm hoàn chỉnh. Nếu có một BOM được xây dựng tốt và tối ưu sẽ giúp doanh nghiệp sản xuất đạt hiệu quả cao. Các lợi ích khi sử dụng BOM bao gồm:

1. Mua hàng - Người lập kế hoạch có thể sử dụng BOM để lập kế hoạch mua hàng với số lượng chính xác. Bởi vì các BOM thường bao gồm các bước quy trình, họ cũng có thể lập kế hoạch đến để giám sát việc giao hàng đúng lúc khi có thể. 
2. Định phí - BOM là yếu tố quan trọng để tính giá thành phẩm chính xác. Nếu nhà quản lý được đo lường đầy đủ, chính xác và tính giá vốn sản xuất (COGM) hợp lý, thì các phép tính Giá vốn hàng bán (COGS) sẽ chính xác. Điều này sẽ ảnh hưởng đến doanh thu và tỷ suất lợi nhuận.
3. Quản lý hàng tồn - Bằng cách sử dụng BOM chính xác và mua với số lượng thích hợp, các doanh nghiệp sản xuất có thể kiểm soát tốt hơn hàng tồn kho của họ.Nó không chỉ là giảm hoặc loại bỏ tình trạng thiếu hụt hàng tồn kho, mà còn có nghĩa là giảm lượng hàng tồn kho dư thừa và chi phí quản lý liên quan.
4. Cải tiến quy trình - BOM là những hướng dẫn được hệ thống hóa để sản xuất thành phẩm. Điều này cung cấp cơ sở cho việc sản xuất để lập kế hoạch tốt hơn cho quy trình sản xuất. Bằng cách lập kế hoạch chính xác các chức năng quan trọng này, BOM có thể là một bảng chỉ dẫn tốt để thực hiện các cải tiến quy trình nhằm nâng cao hiệu quả và lợi nhuận.
5. Giảm thiểu lãng phí - Bởi vì tất cả các cấp độ của các thành phần được đo lường chính xác về số lượng và thể tích, sự lãng phí có thể được đo lường và kiểm soát tốt hơn. Ngay cả khi tính toán sai thể tích nhỏ nhất cũng có thể gây ra lãng phí không cần thiết trong một hoạt động khối lượng lớn. 

Các yếu tố trong Bill of Materials

Một BOM hiệu quả và chính xác cần có thông tin cụ thể. Điều này đúng với tất cả các BOM và đặc biệt đúng với những hoạt động quản lý gắn liền với phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp ERP. Nếu không có dữ liệu chính xác, chuyên sâu, các cấp thấp hơn của BOM có thể không "tổng hợp" một cách chính xác hoặc không chính xác tận gốc. Dữ liệu bị thiếu cũng làm giảm khả năng của phần mềm và làm cho lợi ích của nó bị thu hẹp.

Một Bill of Materials phải bao gồm các yếu tố :

1. Cấp BOM - Đây là khuôn khổ cho một BOM đa cấp. Bằng cách chỉ định một cấp BOM, BOM có thể xem tất cả các bộ phận có liên quan ở tất cả các cấp bao gồm chi phí, thời gian thực hiện và thời gian sản xuất. 
2. Mã bộ phận / thành phần - Mỗi bộ phận trong thành phẩm được sản xuất phải có một số mã bộ phận. Số mã bộ phận có thể được sử dụng cho cả tài liệu tham khảo và để đặt hàng các bộ phận bổ sung. Nhiều công ty sử dụng số mã bộ phận được chỉ định của nhà cung cấp để đơn giản hoá nó.
3. Tên bộ phận / thành phần - Gán tên cho bộ phận sẽ giúp việc giao tiếp giữa các khâu được hiệu quả hơn.
4. Mô tả / thành phần - Mô tả bộ phận giúp xác định và phân biệt một bộ phận này với các các bộ phận khác. 
5. Loại bộ phận / thành phần - Loại bộ phận cho biết việc mua và lập kế hoạch cho việc thực hiện thành phần như thế nào. Nó có thể chỉ ra rằng đó là một bộ phận đã mua và không cần lắp ráp bổ sung trước khi đưa nó vào thành phẩm. Nó cũng có thể chỉ ra một mục đặc điểm kỹ thuật hoặc một vật liệu cần được thay đổi bằng cách nào đó (chẳng hạn như cần cưa, mài gỗ trước khi đưa vào lắp ráp mặt bàn thành phẩm).
6. Số lượng - là số lượng của mỗi mặt hàng được sử dụng để sản xuất một đơn vị thành phẩm.
7. Đơn vị đo lường - Có nhiều đơn vị đo lường tùy thuộc vào thành phẩm được sản xuất. Có thể bao gồm các đơn vị trọng lượng (ví dụ: ki-lô-gam), thể tích (ví dụ: lít), và diện tích (ví dụ: mét), hoặc đơn giản là các miếng, bộ, tấm,... Đơn vị đo lường được sử dụng kết hợp với số lượng và thời gian thực hiện giúp xác định số lượng nguyên vật liệu cần thiết và khi nào chúng nên được đặt hàng.
8. Ghi chú của BOM - Ghi chú của BOM cung cấp thông tin liên quan khác liên quan đến sản phẩm. 
9. Giai đoạn - Bằng cách phân loại các bộ phận theo vị trí của chúng trong vòng đời sản xuất, việc quản lý thay đổi có thể được thực hiện dễ dàng hơn. Ví dụ giai đoạn "Đang sản xuất", "Đang thiết kế" hoặc "Đã lắp ráp". Điều này giúp theo dõi các thay đổi khi chúng xảy ra trong vòng đời sản xuất của sản phẩm.