Quy trình quản lý hồ sơ ban QLDA đầu tư xây dựng theo Nghị định 175

Từ ngày Nghị định 175/2024/NĐ CP chính thức thay thế Nghị định 15/2021, công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng tại Việt Nam bước sang một giai đoạn kiểm soát chặt chẽ hơn rất nhiều, đặc biệt với các dự án sử dụng vốn đầu tư công. Với nhiều Ban Quản lý dự án (Ban QLDA), bài toán không còn đơn thuần là "làm đúng tiến độ" mà là làm sao để quy trình quản lý hồ sơ ban QLDA đầu tư xây dựng được thực hiện đầy đủ, minh bạch và có thể truy vết trách nhiệm bất cứ lúc nào có thanh tra, kiểm toán.

Thực tế cho thấy phần lớn sai phạm bị nêu trong các đợt thanh tra dự án công không đến từ chất lượng công trình, mà đến từ hồ sơ: Thiếu văn bản pháp lý, lưu trữ rời rạc, không rõ ai chịu trách nhiệm ký duyệt. Bài viết này sẽ hệ thống hóa lại toàn bộ quy trình quản lý hồ sơ Ban QLDA đầu tư xây dựng theo đúng tinh thần Nghị định 175/2024, giúp Giám đốc dự án và Trưởng Ban QLDA có một khung tham chiếu rõ ràng để áp dụng ngay vào thực tế.

​Sơ đồ quy trình 5 bước quản lý hồ sơ Ban QLDA theo 4 giai đoạn dự án

Quy trình quản lý hồ sơ Ban QLDA đầu tư xây dựng gồm 5 bước, gắn với 4 giai đoạn dự án. Xem chi tiết từng bước ngay bên dưới.

1. Quy trình quản lý hồ sơ ban QLDA đầu tư xây dựng là gì

Quy trình quản lý hồ sơ Ban QLDA đầu tư xây dựng là tập hợp các bước, quy định và phân công trách nhiệm mà Ban Quản lý dự án áp dụng để lập, kiểm tra, phê duyệt, lưu trữ và tra cứu toàn bộ tài liệu pháp lý, kỹ thuật, tài chính phát sinh trong suốt vòng đời một dự án đầu tư xây dựng. Hồ sơ ở đây không chỉ là văn bản giấy tờ hành chính, mà bao gồm cả hồ sơ pháp lý, hồ sơ thiết kế, hồ sơ lựa chọn nhà thầu, hồ sơ thi công và hồ sơ quyết toán, mỗi loại gắn với một giai đoạn cụ thể của dự án.

Nói cách khác, đây chính là cơ chế giúp Ban QLDA đầu tư xây dựng theo NĐ 175 kiểm soát được "ai làm gì, làm khi nào, ai duyệt, lưu ở đâu" đối với từng tài liệu, thay vì để hồ sơ phát sinh một cách tự phát rồi mới tổng hợp lại vào cuối dự án. Một quy trình quản lý hồ sơ Ban QLDA đầu tư xây dựng được chuẩn hóa sẽ là căn cứ quan trọng để đối chiếu khi có tranh chấp, thanh tra hoặc kiểm toán vốn đầu tư công.

2. Vì sao quy trình quản lý hồ sơ ban QLDA đầu tư xây dựng lại quan trọng hơn bao giờ hết

Trước đây, nhiều Ban QLDA vẫn coi hồ sơ dự án là công việc hành chính, làm sau khi công việc chuyên môn đã hoàn tất. Cách tiếp cận này để lại nhiều hệ lụy. Khi hồ sơ được hoàn thiện "để đối phó" thay vì song hành với tiến độ thực tế, khả năng thiếu sót, sai lệch giữa hồ sơ và hiện trường là rất cao.

Nghị định 175/2024 siết chặt trách nhiệm của chủ đầu tư và Ban QLDA đầu tư xây dựng theo NĐ 175 ở từng khâu, từ thẩm định, phê duyệt cho đến nghiệm thu và quyết toán. Điều này đồng nghĩa với việc quy trình quản lý hồ sơ Ban QLDA đầu tư xây dựng không thể tách rời khỏi quy trình quản lý kỹ thuật và tài chính của dự án. Một bộ hồ sơ đầy đủ, đúng biểu mẫu, đúng thời điểm ban hành chính là bằng chứng bảo vệ Ban QLDA trước mọi đợt kiểm tra sau này.

Ba khó khăn phổ biến nhất mà các Ban QLDA đang gặp phải hiện nay là:

- Hồ sơ phân tán ở nhiều bộ phận, nhiều định dạng, khó tổng hợp khi cần báo cáo gấp.

- Không kiểm soát được phiên bản văn bản, dẫn đến tình trạng dùng nhầm hồ sơ cũ đã hết hiệu lực.

- Thiếu cơ chế đối chiếu giữa hồ sơ do tư vấn lập và hồ sơ do Ban QLDA thẩm định, khiến trách nhiệm khi có sai sót trở nên mơ hồ.

3. Cơ cấu hồ sơ Ban QLDA đầu tư xây dựng theo Nghị định 175/2024 gồm những gì

Trước khi xây dựng quy trình quản lý hồ sơ Ban QLDA đầu tư xây dựng, cần xác định rõ hồ sơ dự án bao gồm những nhóm tài liệu nào. Theo tinh thần Nghị định 175/2024, hồ sơ của một dự án đầu tư xây dựng thường được chia thành 5 nhóm chính như bảng dưới đây.

- Hồ sơ pháp lý chuẩn bị đầu tư: Chủ trương đầu tư, báo cáo nghiên cứu khả thi, quyết định phê duyệt dự án, văn bản thẩm định chuyên môn

- Hồ sơ thiết kế và dự toán: Thiết kế cơ sở, thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công, dự toán chi phí, kết quả thẩm tra thiết kế

- Hồ sơ lựa chọn nhà thầu: Hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu, biên bản mở thầu, quyết định phê duyệt kết quả, hợp đồng thi công

- Hồ sơ thi công và giám sát: Nhật ký thi công, biên bản nghiệm thu công việc/giai đoạn, hồ sơ chất lượng vật liệu, báo cáo giám sát

- Hồ sơ nghiệm thu, bàn giao, quyết toán: Biên bản nghiệm thu hoàn thành, hồ sơ hoàn công, báo cáo quyết toán vốn, biên bản bàn giao

Việc phân nhóm rõ ràng này là nền tảng để thiết kế quy trình quản lý hồ sơ ban QLDA đầu tư xây dựng theo từng giai đoạn dự án, thay vì quản lý dàn trải, khó kiểm soát.

4. Quy trình quản lý hồ sơ Ban QLDA đầu tư xây dựng theo 5 bước chuẩn

Một quy trình quản lý hồ sơ Ban QLDA đầu tư xây dựng bài bản nên bám sát vòng đời dự án, gắn liền với bốn giai đoạn chính theo Nghị định 175/2024: Chuẩn bị đầu tư, thực hiện dự án, nghiệm thu bàn giao và quyết toán. Dưới đây là quy trình 5 bước mà nhiều Ban QLDA đầu tư xây dựng đang áp dụng hiệu quả.

4.1. Thiết lập danh mục hồ sơ theo từng giai đoạn

Ngay từ khi dự án được phê duyệt chủ trương đầu tư, Ban QLDA cần xây dựng danh mục hồ sơ chuẩn cho từng giai đoạn, kèm biểu mẫu, căn cứ pháp lý và thời hạn hoàn thành. Ví dụ, ở giai đoạn chuẩn bị đầu tư, danh mục hồ sơ phải bao gồm quyết định chủ trương đầu tư, báo cáo nghiên cứu khả thi và kết quả thẩm định thiết kế cơ sở, mỗi hồ sơ đều gắn với một mốc thời gian cụ thể.

Cách làm này giúp quy trình quản lý hồ sơ Ban QLDA đầu tư xây dựng không bị động, mà chủ động dự báo được hồ sơ nào cần chuẩn bị trước khi bước sang giai đoạn tiếp theo.

4.2. Phân công trách nhiệm lập, kiểm tra và phê duyệt hồ sơ

Nguyên tắc cốt lõi là tách bạch giữa người lập hồ sơ (thường là đơn vị tư vấn) và người kiểm tra, phê duyệt (Ban QLDA). Ví dụ thực tế tại một dự án cải tạo hệ thống thoát nước đô thị, đơn vị tư vấn giám sát chịu trách nhiệm lập biên bản nghiệm thu công việc xây dựng, nhưng cán bộ kỹ thuật của Ban QLDA phải kiểm tra đối chiếu với nhật ký thi công và bản vẽ hoàn công trước khi trình lãnh đạo ký duyệt.

Việc phân định rõ ràng vai trò lập và kiểm giúp khi phát sinh sai phạm, có thể xác định ngay lỗi thuộc khâu lập hồ sơ hay khâu thẩm định, tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm.

4.3. Kiểm soát tính pháp lý và tính đầy đủ của hồ sơ trước khi lưu hành

Mỗi hồ sơ trước khi được đóng dấu, ban hành cần trải qua bước rà soát căn cứ pháp lý: Văn bản có trích dẫn đúng điều khoản của Nghị định 175/2024 hay không, biểu mẫu có đúng phụ lục quy định hay không, chữ ký và con dấu có đầy đủ thẩm quyền hay không. Đây là bước dễ bị bỏ qua nhất trong quy trình quản lý hồ sơ Ban QLDA đầu tư xây dựng tại nhiều đơn vị, do áp lực tiến độ khiến cán bộ bỏ qua khâu đối chiếu pháp lý.

4.4. Lưu trữ, phân loại và số hóa hồ sơ theo thời gian thực

Hồ sơ sau khi được phê duyệt cần được lưu trữ theo cấu trúc thống nhất, gắn mã số dự án, mã hạng mục và ngày ban hành, thay vì lưu rời rạc theo thói quen cá nhân của từng cán bộ. Với các dự án có quy mô lớn hoặc nhiều nhà thầu phụ, việc số hóa hồ sơ ngay khi phát sinh giúp Ban QLDA đầu tư xây dựng và nhà thầu thi công có thể tra cứu, đối chiếu nhanh chóng khi có tranh chấp về khối lượng hoặc chất lượng thi công.

4.5. Rà soát định kỳ và chuẩn bị hồ sơ phục vụ thanh tra, kiểm toán

Quy trình quản lý hồ sơ Ban QLDA đầu tư xây dựng không dừng lại khi hồ sơ đã được lưu trữ. Ban QLDA cần có cơ chế rà soát định kỳ, ví dụ hàng quý, để phát hiện sớm hồ sơ còn thiếu, hồ sơ hết hiệu lực cần cập nhật, từ đó chủ động bổ sung trước khi bước vào giai đoạn quyết toán hoặc trước các đợt thanh tra, kiểm toán vốn đầu tư công.

5. Chức năng nhiệm vụ Ban QLDA đầu tư xây dựng trong công tác quản lý hồ sơ

Để quy trình quản lý hồ sơ Ban QLDA đầu tư xây dựng vận hành hiệu quả, cần hiểu rõ chức năng nhiệm vụ Ban QLDA đầu tư xây dựng gắn với công tác hồ sơ ở từng vị trí, cụ thể như sau.

Việc phân định rõ chức năng nhiệm vụ Ban QLDA đầu tư xây dựng không chỉ giúp quy trình vận hành trơn tru, mà còn là cơ sở để xác định trách nhiệm khi có sai phạm xảy ra, đúng theo nguyên tắc mà Nghị định 175/2024 hướng tới: Đơn vị nào lập, đơn vị đó chịu trách nhiệm về nội dung; đơn vị nào kiểm tra, đơn vị đó chịu trách nhiệm về việc kiểm tra.

Để hiểu chi tiết hơn về cơ cấu tổ chức, bạn có thể tham khảo thêm bài viết Ban QLDA đầu tư xây dựng là gì? Chức năng, nhiệm vụ và cách vận hành theo NĐ 175/2024.

6. Phối hợp hồ sơ giữa Ban QLDA đầu tư xây dựng và nhà thầu thi công

Một trong những điểm nghẽn lớn nhất trong thực tế là sự phối hợp hồ sơ giữa Ban QLDA đầu tư xây dựng và nhà thầu thi công. Nhà thầu là bên trực tiếp lập nhật ký thi công, đề nghị nghiệm thu, hồ sơ hoàn công, trong khi Ban QLDA là bên thẩm định và phê duyệt. Nếu hai bên không thống nhất quy trình quản lý hồ sơ Ban QLDA đầu tư xây dựng ngay từ đầu, rất dễ xảy ra tình trạng nhà thầu nộp hồ sơ chậm, thiếu biểu mẫu, hoặc hồ sơ không khớp với thực tế thi công.

Kinh nghiệm thực tiễn cho thấy, các dự án vận hành trơn tru thường có quy định rõ về thời hạn nhà thầu phải nộp hồ sơ sau khi hoàn thành một hạng mục, ví dụ trong vòng 3 đến 5 ngày làm việc, kèm theo cơ chế phản hồi của Ban QLDA trong một khoảng thời gian tương ứng. Việc này giúp tránh tình trạng hồ sơ dồn ứ vào cuối dự án, khi đó việc đối chiếu khối lượng thực tế với hồ sơ đã trở nên rất khó khăn, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ quyết toán.

Ngoài ra, Ban QLDA đầu tư xây dựng và nhà thầu thi công cần thống nhất định dạng, biểu mẫu hồ sơ ngay trong hợp đồng thi công, tránh tình trạng mỗi nhà thầu sử dụng một mẫu biên bản nghiệm thu khác nhau, gây khó khăn cho việc tổng hợp và lưu trữ hồ sơ toàn dự án.

Mẹo thực tế: Quy định thời hạn nộp hồ sơ 3 đến 5 ngày sau khi hoàn thành hạng mục, kèm cơ chế phản hồi tương ứng từ Ban QLDA, ngay trong hợp đồng thi công.

7. Checklist Ban QLDA đầu tư xây dựng NĐ 175 để kiểm soát hồ sơ không sót đầu mục

Để hỗ trợ các Ban QLDA áp dụng ngay quy trình quản lý hồ sơ Ban QLDA đầu tư xây dựng vào thực tế, checklist Ban QLDA đầu tư xây dựng NĐ 175 dưới đây tổng hợp đầy đủ đầu mục hồ sơ theo 4 giai đoạn dự án, giúp cán bộ phụ trách không bỏ sót tài liệu quan trọng.

📩 Tải checklist đầy đủ tại: Checklist hồ sơ Ban QLDA đầu tư xây dựng 

Checklist này nên được cập nhật định kỳ khi có văn bản hướng dẫn mới, đồng thời phân loại theo mức độ ưu tiên: Hồ sơ bắt buộc phải có trước khi giải ngân, hồ sơ bắt buộc phải có trước khi nghiệm thu, và hồ sơ bắt buộc phải có trước khi quyết toán.

Bạn đọc có thể tham khảo thêm bài viết chuyên sâu Checklist Nghị định 175 cho Ban quản lý dự án: Danh sách kiểm tra đầy đủ từ A-Z để có bộ checklist đầy đủ, chi tiết theo từng hạng mục công việc.

8. Những sai lầm thường gặp khi xây dựng quy trình quản lý hồ sơ Ban QLDA đầu tư xây dựng

Trong quá trình tư vấn và làm việc thực tế với nhiều Ban QLDA, có một số sai lầm lặp đi lặp lại khiến quy trình quản lý hồ sơ Ban QLDA đầu tư xây dựng kém hiệu quả.

9. Xây dựng quy trình quản lý hồ sơ Ban QLDA đầu tư xây dựng hiệu quả bắt đầu từ đâu

Tóm lại, một quy trình quản lý hồ sơ Ban QLDA đầu tư xây dựng hiệu quả cần được xây dựng dựa trên ba trụ cột: Danh mục hồ sơ rõ ràng theo từng giai đoạn, phân định trách nhiệm minh bạch giữa các bên liên quan, và cơ chế rà soát, lưu trữ có hệ thống. Đây không phải là công việc có thể hoàn thành trong một sớm một chiều, mà đòi hỏi sự đồng thuận và tuân thủ của toàn bộ đội ngũ Ban QLDA, từ giám đốc đến cán bộ kỹ thuật, cũng như sự phối hợp chặt chẽ từ phía đơn vị tư vấn và nhà thầu thi công.

Khi quy trình quản lý hồ sơ Ban QLDA đầu tư xây dựng được thiết lập bài bản ngay từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư, Ban QLDA sẽ giảm thiểu đáng kể rủi ro pháp lý, rút ngắn thời gian quyết toán và luôn sẵn sàng cho các đợt thanh tra, kiểm toán theo quy định của Nghị định 175/2024. Nếu Ban QLDA của bạn đang tìm kiếm giải pháp để số hóa và tự động hóa quy trình quản lý hồ sơ, đội ngũ MekongSoft luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn tìm ra phương án phù hợp nhất.

10. Câu hỏi thường gặp về quy trình quản lý hồ sơ Ban QLDA đầu tư xây dựng

Quy trình quản lý hồ sơ Ban QLDA đầu tư xây dựng theo Nghị định 175/2024 gồm mấy giai đoạn chính?

Quy trình gắn liền với 4 giai đoạn chính của dự án: Chuẩn bị đầu tư, thực hiện dự án, nghiệm thu bàn giao và quyết toán. Mỗi giai đoạn có danh mục hồ sơ, biểu mẫu và thời hạn hoàn thành riêng.

Ai chịu trách nhiệm chính trong quy trình quản lý hồ sơ Ban QLDA đầu tư xây dựng?

Giám đốc Ban QLDA chịu trách nhiệm cuối cùng, tuy nhiên trách nhiệm được phân cấp cho cán bộ kỹ thuật, cán bộ giám sát và bộ phận kế hoạch, tài chính tùy theo loại hồ sơ.

Vì sao cần tách bạch hồ sơ do tư vấn lập và hồ sơ do Ban QLDA phê duyệt?

Việc tách bạch giúp xác định rõ trách nhiệm khi có sai sót: Lỗi thuộc khâu lập hồ sơ của tư vấn hay khâu thẩm định, kiểm tra của Ban QLDA, tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm giữa các bên.

Checklist Ban QLDA đầu tư xây dựng NĐ 175 có cần cập nhật thường xuyên không?

Có. Checklist cần được rà soát và cập nhật định kỳ khi có văn bản hướng dẫn mới, đồng thời phân loại theo mức độ ưu tiên gắn với các mốc giải ngân, nghiệm thu và quyết toán.

Ban QLDA đầu tư xây dựng và nhà thầu thi công nên phối hợp hồ sơ như thế nào để tránh chậm trễ?

Hai bên nên thống nhất ngay trong hợp đồng về thời hạn nộp hồ sơ sau khi hoàn thành hạng mục, định dạng biểu mẫu chung, và cơ chế phản hồi của Ban QLDA trong thời gian quy định, tránh dồn hồ sơ vào giai đoạn cuối dự án.

Liên hệ MekongSoft để được tư vấn miễn phí

Công ty Cổ phần Phần mềm Mekong

Địa chỉ: Tòa nhà Orbital 2.0, Lô 32B, đường số 3, CVPM Quang Trung, P.Trung Mỹ Tây, TP.HCM

Hotline: 0944 443 558

Mail: support@mekongsoft.com.vn​

Website: https://mekongsoft.com.vn