Vendor Managed Inventory là gì? Ưu nhược điểm và cách thức triển khai

Vendor Managed Inventory (VMI) là gì?

Vendor Managed Inventory viết tắt là VMI, có nghĩa là hàng tồn kho do nhà cung cấp quản lý, nó là một phương pháp quản lý chuỗi cung ứng trong đó một công ty chia sẻ dữ liệu về hàng tồn kho với nhà cung cấp của họ để nhà cung cấp đảm bảo luôn có đủ số lượng hàng dự trữ tại cơ sở của người mua.

Trong quản lý hàng tồn kho truyền thống, công ty mua hàng đưa ra các quyết định về thời điểm và số lượng hàng dự trữ cần đặt hàng. Tuy nhiên, trong trường hợp hàng tồn kho do nhà cung cấp quản lý, trách nhiệm bổ sung và tối ưu hóa hàng tồn kho của công ty được chuyển cho các nhà cung cấp. Bằng cách sử dụng phương pháp này, việc mua hàng và quản lý hàng tồn kho được đơn giản hóa và giúp tăng cường mối quan hệ với nhà cung cấp.

Cách tiếp cận này đòi hỏi một mức độ hợp tác sâu rộng giữa công ty mua và các nhà cung cấp, vì vậy cần phải thiết lập mối quan hệ ở mức độ tin cậy nhất định trước khi quyết định hoạt động theo cách thức này.

Ưu điểm của Vendor Managed Inventory

Có rất nhiều lợi thế khi sử dụng phương thức hàng tồn kho do nhà cung cấp quản lý VMI, cho cả công ty mua và nhà cung cấp.

Ưu điểm cho công ty mua

Quản lý mua hàng và hàng tồn kho dễ dàng hơn

Tự động chia sẻ dữ liệu hàng tồn kho với nhà cung cấp cho phép công ty tiết kiệm thời gian hơn đối với việc dự báo nhu cầu, mua hàng và tối ưu hóa hàng tồn kho. Thay vào đó, những nhiệm vụ này được giao cho nhà cung cấp, họ phải đảm bảo rằng không xảy ra tình trạng quá tải hoặc hết hàng.

Giảm yêu cầu về không gian hàng tồn kho

Với hàng tồn kho do nhà cung cấp quản lý, một công ty có thể không cần một kho dự trữ an toàn, chỉ giữ lại số lượng hàng dự trữ được yêu cầu trong một khoảng thời gian nhất định. Mức tồn kho được nhà cung cấp theo dõi và khi đạt đến điểm kiểm kê, hàng sẽ được bổ sung.

Giảm chi phí

Cần ít không gian hơn để lưu giữ hàng và tiết kiệm thời gian hơn để làm việc nhà cung cấp, tối ưu hóa hàng tồn kho, dự báo, v.v. cũng đồng nghĩa với việc tiêu tốn ít lao động và tiền bạc hơn, có cơ hội chuyển nguồn lực sang các lĩnh vực khác của doanh nghiệp.

Làm việc tốt hơn với nhà cung cấp

Với dữ liệu hàng tồn kho được chia sẻ và sẵn có, không cần quá nhiều người quản lý tài khoản mua hàng trong một công ty vì giao tiếp phần lớn được tự động hóa. Trong trường hợp nhu cầu tăng đột biến, các nhà cung cấp sẽ được thông báo ngay lập tức. Và khi xảy ra gián đoạn từ phía nhà cung cấp, tức là họ sẽ không thể bổ sung hàng tồn kho của doanh nghiệp với số lượng mong muốn, họ có thể thông báo cho doanh nghiệp nhanh nhất có thể.

Cải thiện sự hài lòng của khách hàng

Khi hoạt động trơn tru, hàng tồn kho do nhà cung cấp quản lý có thể đảm bảo mức dịch vụ tối ưu, có nghĩa là khách hàng có thể tin tưởng công ty mua hàng chốt đơn đặt hàng của họ và giao hàng đúng hạn. Điều này giúp cải thiện sự hài lòng của khách hàng, tăng lòng trung thành của khách hàng và nâng cao hình ảnh của công ty, nó cũng hỗ trợ trong việc tạo ra nhiều hoạt động kinh doanh hơn.

Ưu điểm cho nhà cung cấp

Dự báo dễ dàng hơn

Khi một nhà cung cấp có cái nhìn đầy đủ, theo thời gian thực về yêu cầu hàng tồn kho của bên mua, họ có thể tạo ra các dự báo chính xác cao và phát triển các quy trình của mình để việc giao hàng trở nên liền mạch. Giao tiếp tốt hơn cũng đảm bảo rằng các nhà cung cấp được cập nhật khi có những thay đổi trên thị trường của công ty mua, giúp duy trì sự linh hoạt trong trường hợp có biến động về nhu cầu.

Tối ưu hóa hàng tồn kho tốt hơn

Hàng tồn kho do nhà cung cấp quản lý không chỉ có lợi về mặt này cho công ty mua. Bản thân các nhà cung cấp cũng có thể tối ưu hóa hàng tồn kho của mình tốt hơn khi họ có thể phát triển các dự báo nhu cầu chính xác hơn và dự đoán các đơn đặt hàng của khách hàng.

Mối quan hệ khách hàng bền chặt hơn

Hàng tồn kho do nhà cung cấp quản lý đòi hỏi rất nhiều sự tin tưởng từ phía người mua ngay từ đầu, nhưng nếu nó được thực hiện tốt, họ có thể làm tăng đáng kể niềm tin đối với nhà cung cấp. Kinh doanh luôn hướng đến việc cung cấp cho khách hàng những gì họ cần. VMI mang đến cho các nhà cung cấp những yêu cầu cần thiết để cải tiến quy trình của họ và nhanh chóng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Nhược điểm của Vendor Managed Inventory

Mặc dù việc chuyển giao quyền quản lý hàng tồn kho cho một nhà cung cấp có vẻ là một ý kiến ​​hay, nhưng cũng có một số điều cần được xem xét ở cả hai phía.

Nhược điểm đối với công ty mua

Dựa vào công ty khác

Chọn triển khai Vendor Managed Inventory có nghĩa là giao lại nhiều quyền kiểm soát cho một công ty khác và đó có thể là vấn đề đối với nhiều doanh nghiệp. Không chắc chắn về khả năng của nhà cung cấp và có những lo ngại về bảo mật là những lý do khiến sự hợp tác trở nên kém hiệu quả, đó là cũng là lý do tại sao sự tin tưởng là chìa khóa cho VMI.

Khó tìm lại nguồn

Sau khi chọn một nhà cung cấp làm đối tác VMI của bạn, bạn có thể có cảm giác rằng mọi thứ sẽ hoạt động trơn tru. Nhưng ngay cả với những đối tác tốt nhất, sự gián đoạn có thể xảy ra. Đây là lý do tại sao một công ty mua phải thiết lập một cơ sở gồm các nhà cung cấp dự phòng khi có vấn đề xảy ra với đối tác VMI. Khi sử dụng phương thức hàng tồn kho do nhà cung cấp quản lý, các doanh nghiệp cũng có nguy cơ bị ràng buộc với nhà cung cấp và dần chuyển sang quan hệ đối tác với các nhà cung cấp khác hiệu quả hơn về chi phí.

Nhược điểm đối với nhà cung cấp

Gánh thêm trách nhiệm

Việc trở thành nhà cung cấp trong quan hệ đối tác VMI làm tăng khối lượng công việc của công ty và khiến họ có trách nhiệm hơn đối với những thành công và thất bại của bên công ty mua. Quản lý hàng tồn kho là một trong những khía cạnh quan trọng nhất và tốn kém nhất của một doanh nghiệp và đối với một số người, việc để một công ty khác dựa vào bạn trong vấn đề đó có thể là một gánh nặng quá lớn.

Không khả thi với các đơn hàng nhỏ.

Kiểm tra, phân tích và tối ưu hóa hàng tồn kho của công ty mua cũng đồng nghĩa với chi phí lao động tăng thêm. Vì vậy, việc trở thành nhà cung cấp quản lý hàng tồn kho của công ty khách hàng chỉ có hiệu quả khi hoạt động kinh doanh mà họ thu được đủ lớn để có nguồn lực tài chính tiếp nhận kho hàng của công ty mua.

Làm thế nào để triển khai Vendor Managed Inventory?

Nếu bạn đã cân nhắc những ưu và nhược điểm của Vendor Managed Inventory và quyết định rằng nó phù hợp với công ty của bạn, thì đây là các bước cơ bản để bắt đầu quan hệ đối tác.

Sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho dựa trên đám mây

Không thể thực hiện hiệu quả Vendor Managed Inventory nếu không có hệ thống quản lý hàng tồn kho dựa trên đám mây. Cho dù đó là một bảng tính Excel được cập nhật liên tục hay một phần mềm quản lý kho hàng - nó cần phải dựa trên đám mây, hoạt động trực tuyến để mang đến cho nhà cung cấp quyền truy cập theo thời gian thực vào dữ liệu hàng tồn kho. Phần mềm cũng phải phù hợp với các nhu cầu khác của công ty mua.

Có thỏa thuận chắc chắn

Trong kinh doanh, niềm tin cần được hiện thực hoá bởi một thỏa thuận bằng văn bản. Trong trường hợp hàng tồn do nhà cung cấp quản lý, thỏa thuận cần nêu rõ các điều khoản liên quan đến vị trí hàng tồn kho, quyền sở hữu hàng tồn kho, mức độ truy cập dữ liệu, kích hoạt phân phối và các khía cạnh khác của quá trình bổ sung, thanh toán, KPI thực hiện, v.v. Sử dụng thỏa thuận tiêu chuẩn bình thường là gần như không đủ và cần phải có một hợp đồng cụ thể cho lĩnh vực VMI .

Cấp quyền truy cập cho nhà cung cấp

Khi một thỏa thuận hợp đồng đã được ký kết, nhà cung cấp phải được cấp quyền truy cập vào dữ liệu theo mức độ truy cập được quy định trong hợp đồng. Điều này có thể bao gồm các lĩnh vực phần mềm như tồn kho, bán hàng, sản xuất, trả lại sản phẩm, hàng hóa đang vận chuyển, đơn hàng tồn đọng, v.v.

Đánh giá hiệu suất

Các KPI liên quan đến quản lý hiệu suất của nhà cung cấp phải được thiết lập trong thỏa thuận VMI. Trong quá trình hợp tác, các chỉ số này được xem xét định kỳ để đánh giá mức độ tuân thủ của nhà cung cấp đối với thỏa thuận. Ngoài việc giúp đưa ra quyết định khi tiếp tục hợp tác, việc truyền đạt các KPI cho nhà cung cấp cũng có thể giúp họ tinh chỉnh các quy trình của mình.