Ưu nhược điểm khi quản lý bán hàng bằng Excel

Có thể nói, excel là một trong những công cụ đắc lực, giúp cho con người ghi nhận, tổng hợp và phân tích thông tin chính xác và hiệu quả. Tuy nhiên, cùng với sự phát triển của công nghệ số thì việc sử dụng excel cũng gặp những hạn chế nhất định, chẳng hạn như trong hoạt động quản lý bán hàng. Cùng bài viết đi tìm hiểu rõ hơn về những ưu, nhược điểm khi quản lý bán hàng bằng excel.

Quản lý bán hàng bằng excel là gì?

Quản lý bán hàng bằng excel là việc sử dụng excel để phục vụ cho quản lý các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hoạt động bán hàng như lập báo giá, hợp đồng bán, thống kê doanh thu, chi phí bán hàng. Phần mềm bán hàng excel là hoàn toàn miễn phí, bạn có thể download trên internet vô cùng dễ dàng

Ưu, nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng bằng excel

Trước khi có sự ra đời của các phần mềm thì excel vẫn luôn là công cụ hữu hiệu để phục vụ cho việc quản lý các hoạt động phát sinh trong sản xuất kinh doanh, mà cụ thể là hoạt động bán hàng, bởi những ưu điểm sau:

1. Đơn giản, dễ sử dụng
2. Chi phí thấp, Có thể tải và sử dụng miễn phí
3. Các mẫu biểu được chủ động thiết kế theo ý muốn và mục đích người dùng
4. Thích hợp cho các doanh nghiệp nhỏ, cơ cấu quản lý bán hàng đơn giản

Xem thêm : Những rủi ro có thể gặp phải khi quản lý kho bằng Excel

Tuy nhiên, cùng với sự phát triển chung và nhu cầu quản lý ngày càng cao thì những tính năng mà excel mang lại vẫn chưa đủ để đáp ứng hiệu quả công việc. Cụ thể là những mặt hạn chế khi quản lý bán hàng bằng excel như sau:

1. Dữ liệu không được đảm bảo an toàn và tính bảo mật thấp: Khi quản lý việc bán hàng bằng phần mềm Excel thì nghĩa là tất cả các thông tin liên quan đến toàn bộ hoạt động bán hàng của doanh nghiệp chỉ được lưu trong một vài tập tin đơn giản. Trường hợp tập tin này bị lỗi hoặc bị mất sẽ làm sai lệch hoặc mất mát các dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp.
2. Với những đơn vị có quy trình quản lý bán hàng phức tạp thì sẽ làm file Excel có dung lượng quá lớn, tốc độ xử lý chậm hoặc không đủ tính năng để lưu trữ đầy đủ thông tin.
3. Phần mềm quản lý bán hàng bằng excel thường chỉ có các tính năng cơ bản như quản lý danh sách hàng hóa, khách hàng, tình trạng nhập xuất kho, thu chi, hàng tồn kho… và người quản lý khi dùng cũng phải mất rất nhiều thời gian để lập thống kê, báo cáo chi tiết.
4. Excel thường chỉ hữu ích cho việc ghi chép còn việc phân tích, báo cáo thì người dùng phải tốn nhiều công sức, thời gian, khó khăn trong việc kiểm tra hiệu quả hoạt động bán hàng của doanh nghiệp.
5. Ngoài ra, các hàm, các công thức làm việc trên excel khá phức tạp, người dùng phải thực sự hiểu biết về excel mới có thể sử dụng tốt, hiệu quả.

Chính vì những hạn chế trên mà con người đã và đang nghiên cứu để cho ra các sản phẩm phần mềm, nhằm khắc phục những hạn chế của excel và đưa công tác quản lý lên một tầm cao mới. Cụ thể là với phần mềm quản lý bán hàng, doanh nghiệp không chỉ quản lý được hoạt động bán hàng mà còn đánh giá được hiệu quả và đưa ra phương hướng hoạt động.

Xem thêm : Quản lý hàng hóa bằng Excel - Nên hay Không?

Phần mềm quản lý bán hàng MekongSoft thay thế Excel

Một cái tên khá tiêu biểu là phần mềm quản lý bán hàng MekongSoft. Không chỉ cung cấp được các tính năng cơ bản của một phần mềm quản lý bán hàng mà phần mềm quản lý bán hàng của MekongSoft còn có những tính năng nổi trội khác như:

1. Theo dõi phân tích tình hình công nợ, các kỳ hạn nợ. Tạo ghi nhận và điều chỉnh doanh thu công nợ.
2. Quản lý danh mục hàng hoá đa dạng và chi tiết
3. Quản lý thông tin khách hàng chuyên sâu, hỗ trợ chăm sóc khàch hàng về sau
4. Không chỉ quản lý, theo dõi công nợ theo từng đối tượng khách hàng chi tiết, nhân viên, hợp đồng,... mà còn phân tích lãi lỗ theo từng bộ phận, vùng/miền, nhóm-mặt hàng…
5. Giúp kiểm soát hạn mức công nợ, kiểm tra hàng tồn kho và số dư tài khoản khi lập phiếu bán hàng. Kiểm soát hàng bán bị trả lại / khấu trừ công nợ phải thu.
6. Tự động thiết lập, tính giá vốn của hàng bán, giá chiết khấu, giá khuyến mãi.

Như vậy, bài viết đã trình bày khá cụ thể về những ưu, nhược điểm khi quản lý bán hàng bằng excel. Đồng thời, đưa ra được gợi ý về phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả nhất trên thị trường hiện nay. Hi vọng đã cung cấp những kiến thức hữu ích cho các bạn đọc.