Ưu điểm nổi trội của phần mềm quản lý vật tư thiết bị y tế chất lượng

Ngành y tế với đặc trưng là quy trình làm việc khoa học, tuân thủ từng bước vô cùng nghiêm ngặt, đòi hỏi nhanh gọn, mau lẹ do liên quan trực tiếp đến sức khỏe và mạng sống của con người. Phần mềm quản lý vật tư thiết bị y tế được xem là loại phần mềm chuyên dụng phục vụ công tác quản lý vô cùng đặc thù của ngành y tế. Cùng MekongSoft tìm hiểu và khám phá về loại phần mềm thú vị này nhé!

Khó khăn khi quản lý vật tư thiết bị y tế bằng công tác thủ công

1/ Quản lý chồng chéo, dễ gây nhầm lẫn

Hiện nay, hầu hết các trang thiết bị vật tư y tế đều được quản lý thủ công thông qua việc ghi chép thông tin ra sổ sách, file excel. Tại nhiều cơ sở y tế, nhân viên kế toán hoặc y tá trong khoa sẽ đảm nhận luôn công việc quản lý, theo dõi và báo cáo sự cố khi có vấn đề xảy ra với các trang thiết bị y tế khiến cho công tác quản lý không linh hoạt và không được kiểm soát chặt chẽ, kịp thời.

Bên cạnh đó, việc quản lý thông tin các trang thiết bị, vật tư với một khối lượng lớn được lưu trữ từ 10 năm trở lên chỉ bằng công tác thủ công như file excel hoặc giấy tờ sổ sách gần như là việc bất khả thi và không mang lại giá trị thực tiễn. Quản lý một khối lượng máy móc, thiết bị y tế lớn còn rất dễ gây nhầm lẫn, chồng chéo. Nhiều trường hợp các thiết bị mới được bảo trì nhưng quên ghi chép vào sổ sách, dẫn đến tình trạng một thiết bị được bảo trì vài lần trong tháng, tạo ra những khoản chi phí không đáng có cho bệnh viện.

2/ Thiết bị, máy móc hư hỏng, thất lạc không rõ nguyên nhân

Việc quản lý số lượng lớn máy móc, thiết bị yết một cách thiếu khoa học có thể dẫn đến thất lạc dụng cụ khám chữa bệnh, máy móc thiết bị không rõ nguyên nhân hoặc thậm chí không được phát hiện.

Ngoài ra, máy móc, thiết bị y tế không được bảo trì, bảo dưỡng thường xuyên sẽ dễ dẫn đến tình trạng bị hư hỏng bất ngờ, không rõ nguyên nhân, trong trường hợp không được xử lý kịp thời sẽ khiến các buổi thăm khám, xét nghiệm, phẫu thuật, cấp cứu bị chậm trễ. Thực tế cho thấy, việc quản lý thủ công có thể khiến cho các bác sĩ, y tá không đủ máy móc để thăm khám và xét nghiệm cho bệnh nhân.

3/ Làm gián đoạn công tác khám - chữa bệnh

Tình trạng máy móc, thiết bị hư hỏng không được bảo dưỡng và thay mới diễn ra rất thường xuyên, đặc biệt là tại các trạm y tế, bệnh viện địa phương. Mà các bác sĩ, y tá, nhân viên trong bệnh viện lại không có đủ kỹ năng sửa chữa các thiết bị y tế, máy móc xét nghiệm khi xảy ra sự cố. 

Bên cạnh đó, bộ phận bảo hành, bảo trì thiết bị không thường xuyên có mặt để giải quyết kịp thời khi máy móc thiết bị gặp vấn đề. Điều đó làm gián đoạn công tác khám, chữa bệnh của các y bác sĩ, ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín của cơ sở y tế và đặc biệt là sức khỏe, tính mạng của bệnh nhân.

Chức năng của phần mềm quản lý vật tư thiết bị y tế

Có thể thấy, tình trạng quản lý máy móc thiết bị tại các cơ sở y tế bằng phương pháp thủ công hiện nay có rất nhiều bất cập. Và phần mềm quản lý vật tư thiết bị y tế chính là chìa khóa tháo gỡ những bất cập trong công tác quản lý ngành y tế hiện nay.

1/ Quản lý thời gian bảo hành, bảo dưỡng của máy móc, thiết bị y tế

Phần mềm quản lý vật tư thiết bị y tế hỗ trợ ghi nhận lại thông tin máy móc thiết bị, thời gian bảo hành, bảo dưỡng cho từng thiết bị rõ ràng trên hệ thống. Trường hợp máy móc thiết bị đến thời gian bảo dưỡng, hoặc sắp hết hạn bảo hành, phần mềm sẽ tiến hành thông báo để ban quản lý biết và tiến hành bảo dưỡng tài sản máy móc thiết bị, nhằm giảm nguy cơ hư hỏng bất thường.

Khi các thiết bị y tế, máy móc bị hỏng hóc bất thường, nhà quản lý chỉ cần tạo lập phiếu bảo trì hoặc bảo hành, sửa chữa trên phần mềm. Sau đó, phần mềm sẽ thông báo đến bộ phận kỹ thuật lên kế hoạch bảo trì thiết bị ngay lập tức.

2/ Đưa ra kế hoạch đầu tư, mua mới hợp lý

Phần mềm quản lý vật tư thiết bị y tế còn cho phép ban quản lý lập kế hoạch đầu tư, mua sắm thêm trang thiết bị và thay mới theo hàng tháng, hàng quý một cách hợp lý. Các nhà quản lý có thể xem trực tiếp đề xuất mua sắm máy móc, trang thiết bị y tế trên phần mềm, sau đó, tiến hành phê duyệt hoặc xóa bỏ đề xuất nếu như cảm thấy chưa hợp lý.

3/ Quản lý thông tin cho thuê hoặc mượn vật tư thiết bị y tế

Phần mềm còn hỗ trợ ghi nhận lại thông tin cho thuê hoặc mượn vật tư thiết bị y tế giữa các khoa khám bệnh, tránh tình trạng thất lạc và hư hỏng mà không rõ nguyên nhân. Việc đăng ký thuê mượn được tiến hành rõ ràng, chính xác và có thời gian giao nhận cụ thể để phòng sự cố xảy ra thì có thể truy cứu trách nhiệm một cách chính xác.

4/ Giải quyết bài toán chi phí

Chi phí thuê nhân sự để quản lý một số lượng lớn máy móc, trang thiết bị y tế cũng sẽ gây tốn kém kha khá chi phí cho nhà quản lý. Vì vậy, việc áp dụng phần mềm vào công tác quản lý còn giúp tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí đáng kể mà hiệu quả quản lý còn được nâng cao hơn, tăng độ uy tín và chất lượng khám - chữa bệnh của cơ sở y tế lên, làm hài lòng bệnh nhân.

Phần mềm quản lý vật tư thiết bị y tế là công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc quản lý hiệu quả các trang thiết bị, máy móc đặc thù của ngành, quản lý thời gian bảo dưỡng hoặc thay mới phù hợp, hạn chế những sự cố phát sinh. Với phương châm “cứu người như cứu hỏa”, phần mềm thực sự trở thành công cụ hữu ích giúp giải quyết bài toán khó khăn trong công tác quản lý thủ công đặc thù của ngành y tế.

Nếu bạn còn bất cứ thắc mắc gì thì hãy liên hệ ngay với MekongSoft để được tư vấn cụ thể nhé!

>>> Tham khảo thêm: Mekongsoft là đơn vị chuyên viết phần mềm quản lý chuyên biệt cho từng doanh nghiệp

Thông tin liên hệ: 

• Địa chỉ: 64 Nguyễn Đình Chiểu, Phường Đa Kao, Quận 1, TP.HCM

• Tổng đài hỗ trợ:   09 4444 3558

• Email: support@mekongsoft.com.vn