Quản lý mua sắm và sử dụng tài sản cố định trong doanh nghiệp để tối ưu hiệu quả đầu tư

29-06-2020
Để phục vụ tốt cho hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải đầu tư rất nhiều cho việc mua sắm tài sản cố định, công cụ dụng cụ, trang thiết bị cơ sở vật chất và phương tiện lao động.

Việc quản lý tốt chi phí đầu tư tài sản cố định – công cụ dụng cụ, chi phí vận hành, bảo trì sửa chữa trong quá trình khai thác sử dụng tài sản sẽ giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả đầu tư, nâng cao chỉ số ROA (Return of Asset). Đây là bước đầu để doanh nghiệp tối đa hóa lợi nhuận.

Khó khăn trong quản lý tài sản cố định

Tuy nhiên, việc quản lý tài sản cố định của doanh nghiệp sao cho hiệu quả không phải là bài toán đơn giản. Cùng Mekong Soft đi qua những khó khăn từ việc đầu tư, sử dụng và thanh lý tài sản để tìm ra giải pháp quản lý hiệu quả nhất.

Khó khăn khi quyết định đầu tư

Khi quyết định đầu tư tài sản cố định thì doanh nghiệp căn cứ vào đâu để có quyết định đầu tư đúng? Ví dụ như trong năm 2021, doanh nghiệp dự kiến đầu tư 100 chiếc xe ô tô để thay thế cho những xe đã đến thời hạn thanh lý và bổ sung cho nhu cầu mở rộng sản xuất kinh doanh để cấp thêm cho các trưởng chi nhánh sẽ mở trong năm. Doanh nghiệp đang băn khoăn lựa chọn giữa hai dòng xe A và B. Nếu lúc này doanh nghiệp có được thông tin tổng chi phí đầu tư cộng với khai thác vận hành bảo trì bảo dưỡng của 2 dòng xe trong vòng 5 năm đã sử dụng thì khả năng ra quyết định đầu tư dòng xe nào có thể sẽ dễ dàng hơn cho người ra quyết định.

Khó khăn trong việc ghi nhận và sử dụng tài sản

Một số doanh nghiệp ghi nhận tài sản được kế thừa từ cả quá trình mua sắm và chỉ phát sinh mã, thông tin diễn giải hạch toán, thông tin bổ sung khi nhận tài sản từ nhà cung cấp với đầy đủ chứng từ. Từ đó theo dõi chung một hệ thống để đảm bảo thông tin số lượng, giá trị và tình trạng tài sản luôn đồng nhất với nhau trong suốt quá trình sử dụng.

phần mềm quản lý tài sản cố định 1

Có doanh nghiệp chỉ ghi nhận khi tài sản được nhận từ nhà cung cấp với đầy đủ chứng từ và nhập mới lại từ đầu vào hệ thống lưu trữ trong khi thông tin trước đó từ bộ phận mua sắm không được kế thừa lại.

Có đơn vị sau khi nhận tài sản, cả khối vận hành khai thác sử dụng tài sản (thông thường là khối hành chính hoặc bộ phận quản lý tài sản) và khối kế toán đều cùng thực hiện nhập liệu mới vào hai hệ thống lưu trữ khác nhau, với hai mã khác nhau và tiến hành theo dõi quản lý như hai đường thẳng song song.  Vì thế khi cấp lãnh đạo cần xem báo cáo thì số liệu của hai bộ phận thường không khớp với nhau. Đó là chưa kể đến mọi tác nghiệp liên quan đến khai thác sử dụng tài sản không được ghi nhận lại lịch sử hoặc mỗi bên ghi nhận không đồng bộ thông tin và thời điểm làm cho số liệu trên sổ sách và thực tế không khớp với nhau.

Khó khăn trong giai đoạn thanh lý tài sản

Việc đảm bảo tài sản cố định – công cụ dụng cụ luôn trong tình trạng tốt đáp ứng được yêu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh của từng cá nhân và đơn vị trong doanh nghiệp để năng suất lao động luôn được đảm bảo tốt nhất là cực kỳ quan trọng. Việc không nắm rõ tình trạng của tài sản để tuỳ theo từng thời điểm có số liệu thống kê, đánh giá nhằm đề xuất kế hoạch thanh lý tài sản để mua thay thế kịp thời tài sản phục vụ tốt cho hoạt động sản xuất kinh doanh là một vấn đề mà đa số doanh nghiệp đang gặp phải. Đây cũng là việc các doanh nghiệp mong muốn cải tiến từng ngày, vì trong giai đoạn hiện nay năng suất lao động đang là một vấn đề quan tâm hàng đầu của toàn xã hội. Đây là điểm mấu chốt cho tất cả các doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường toàn cầu.

Giải pháp quản lý tài sản cố định hiệu quả cho doanh nghiệp

Sử dụng phần mềm quản lý sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tài sản cố định hiệu quả hơn. Phần mềm bao gồm các nghiệp vụ: Ghi tăng, ghi giảm, đánh giá lại, điều chuyển, kiểm kê, tính khấu hao… giúp doanh nghiệp quản lý tốt tài sản của mình.

Đặc biệt, phần mềm quản lý tài sản cố định theo từng phòng ban, bộ phận, phân bổ chi phí khấu hao cho từng đối tượng sử dụng để tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm hoặc tính lãi lỗ theo bộ phận, phòng ban.

Danh sách tài sản cố định

phần mềm quản lý tài sản cố định 2

phần mềm quản lý tài sản cố định 3

Điều chuyển tài sản cố định

phần mềm quản lý tài sản cố định 4

phần mềm quản lý tài sản cố định 5

Đánh giá tài sản cố định

phần mềm quản lý tài sản cố định 6

phần mềm quản lý tài sản cố định 7

phần mềm quản lý tài sản cố định 8

Khấu hao tài sản cố định

phần mềm quản lý tài sản cố định 9

Kiểm kê tài sản cố định

phần mềm quản lý tài sản cố định 10

phần mềm quản lý tài sản cố định 11

Quý doanh nghiệp quản lý tâm giải pháp này vui lòng liên hệ Mekong Soft để được tư vấn chi tiết: 1900 571232

Xem ngay: phần mềm quản lý nguồn lực doanh nghiệp ERP