Lưu kho là gì? Cách tính chi phí lưu kho

Lưu kho là một khâu vô cùng quan trọng trong quá trình quản lý, lưu trữ và bảo quản hàng hóa. Vậy lưu kho là gì? Lưu kho mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp cũng như các loại chi phí cần tính khi lưu kho. Hãy cùng MekongSoft, tìm hiểu tất cả các vấn đề này qua bài viết dưới đây.

1. Lưu kho là gì? Lợi ích của việc lưu kho hàng hóa

Lưu kho (Storage) là việc chủ hàng hóa sử dụng, cho phép hàng hóa được lưu trữ tại các kho trong một khoảng thời gian nhất định trước khi được chuyển đến tay khách hàng, người nhận hàng.

Không phải ngẫu nhiên mà ngày càng có nhiều doanh nghiệp quan tâm đến đến hoạt động lưu kho hàng hóa. Dưới đây là các lợi ích do lưu kho hàng hóa mang lại.

Tăng sự chủ động của doanh nghiệp trong quản lý hàng hóa

Lưu kho giúp chủ kinh doanh có thể linh hoạt hơn trong việc quyết định số lượng, chủng loại, nguồn gốc của hàng hóa nhập vào cũng như việc kết hợp, gom hàng từ nhiều nguồn khác nhau để chủ động hơn trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình. 

Tiết kiệm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí cho mỗi đơn vị sản phẩm và thời gian, chi phí vận chuyển bằng cách mua một lượng lớn về cất trữ trong kho. Song, khi mua lượng lớn hàng hóa, diện tích cần để lưu trữ hàng hóa cũng tăng lên, phát sinh thêm chi phí mở rộng kho bãi. Do đó, doanh nghiệp cần cân đối giữa khoản chi phí tiết kiệm được và chi phí đầu tư mở rộng mặt bằng so cho hợp lý. 

Đáp ứng kịp thời nhu cầu thay đổi liên tục của hàng hóa

Có một số hàng hóa sẽ có sự biến động về cầu một cách liên tục do ảnh hưởng của các yếu tố như thời tiết, tính mùa vụ…Ví dụ khi trời mưa, nhu cầu về áo mưa sẽ trở nên tăng đột biến. Do đó, việc lưu kho sẽ giúp chủ kinh doanh đáp ứng được hết nhu cầu này.

2. Chi phí lưu kho và cách tính chi phí lưu kho

Chi phí lưu kho là mức phí doanh nghiệp, chủ kinh doanh phải trả khi sử dụng dịch vụ lưu kho của các đơn vị cung cấp dịch vụ lưu kho. 

Khi sử dụng dịch vụ lưu kho, doanh nghiệp, chủ kinh doanh sẽ được lưu kho trong một khoảng thời gian miễn phí. Khi hết thời gian này, họ sẽ phải trả phí lưu kho cho đơn vị cung cấp dịch vụ. Phí lưu kho được tạo thành từ các loại chi phí sau:

1. Phí cất trữ hàng hóa trong kho (tính theo đơn vị)
2. Phí quản lý: chi phí cho nhân viên, chi phí bảo quản, theo dõi hàng hóa….
3. Chi phí hao mòn trang thiết bị cơ sở vật chất
4. Các khoản phí khác 

Như vậy, để tính được phí lưu kho ta cần quan tâm tất cả các loại chi phí trên. Đối với phí quản lý, chi phí trang thiết bị cơ sở vật chất thì giữa các đơn vị cung cấp dịch vụ lưu kho sẽ không có nhiều biến động. Song, đối với phí cất trữ hàng hóa trong kho thì mỗi đơn vị lại có cách tính riêng. Do đó, khi các chủ kinh doanh, doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng dịch vụ lưu kho cần quan tâm kỹ cách tính chi phí lưu kho mà đơn vị cung cấp đang áp dụng.

Có 5 cách tính phổ biến sau đây:

Tính phí lưu kho theo pallet

Đây là phương pháp tính phí được sử dụng cho những hàng hóa có kích thước đồng nhất với nhau. 

Khi sử dụng cách tính này, hàng hóa cần đặt gọn gàng trên các pallet và đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ tính phí theo số pallet chứa hàng doanh nghiệp sử dụng xếp hàng hóa.

Tính phí lưu kho theo thể tích

Phương pháp này được sử dụng để lưu trữ đa dạng các loại hàng hóa với nhiều kích thước khác nhau.

Các đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ đưa ra bảng giá cho từng ㎥ khác nhau. Tùy theo số lượng, kích thước hàng hóa, doanh nghiệp sử dụng dịch vụ sẽ tiến hành sắp xếp hàng hóa lên các ô kệ có kích thước tiêu chuẩn 5㎥, 10㎥, 15㎥,...và đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ tiến hành tính phí. 

Tính phí lưu kho theo diện tích

Với phương pháp này, đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ tính phí diện tích mặt sàn kho (dài x rộng) mà doanh nghiệp sẽ thuê.

Khi thuê kho theo cách này, doanh nghiệp có thể sắp xếp, phân chia các khu vực theo ý muốn của bản thân. Song, chi phí thuê theo diện tích sẽ cao hơn nhiều so với chi phí thuê kho theo thể tích.

Lưu kho theo từng thùng hàng và từng loại hàng

Phương pháp tính phí này được dành riêng cho những hàng hóa, sản phẩm đóng gói cố định, có kích thước và khối lượng tương đương nhau. 

Khi sử dụng cách tính phí này, doanh nghiệp sử dụng dịch vụ và đơn vị cung cấp cần thống nhất giá thuê cho từng đơn vị hàng hóa sao cho phù hợp nhất cho cả 2 bên.

Chi phí lưu kho tự quản

Với hình thức này, doanh nghiệp sẽ được đơn vị cung cấp dịch vụ bàn giao một kho hàng có diện tích phù hợp với nhu cầu lưu trữ với vách ngăn, ổ khóa riêng.

Doanh nghiệp sẽ tùy ý bố trí, sắp xếp hàng hóa thuận tiện nhất cho quá trình quản lý hàng hóa. Đơn vị cung cấp dịch vụ lưu kho sẽ tính phí theo diện tích không gian bảo quản mà doanh nghiệp đã chọn.

3. Những lưu ý cần biết khi lưu kho hàng hóa 

Ngoài cách tính phí, doanh nghiệp sử dụng dịch vụ lưu kho và đơn vị cung cấp loại hình này cần nắm rõ các khái niệm sau đây để thuận tiện trong quá trình thương thảo, ký kết hợp đồng.

1. Hàng hóa lưu kho: Là toàn bộ hàng hóa lưu trữ trong kho, trừ các hàng hóa bị trả lại hoặc các hàng hóa đặc biệt khác theo thỏa thuận của bên cho thuê và bên sử dụng dịch lưu kho.
2. Thời điểm nhập kho: Là thời điểm hàng hóa của doanh nghiệp sử dụng dịch vụ được bàn giao tại kho và có thông báo xác nhận từ đơn vị cho thuê kho là đã nhận đủ hàng hóa.
3. Thời hạn lưu kho: Là số ngày mà đơn vị cung cấp dịch vụ miễn phí cho đơn vị thuê kho. Thời hạn được được tính từ thời điểm nhập kho đến ngày kết thúc thời gian lưu kho. Hết thời hạn này, hàng hóa sẽ được tính phí lưu kho theo như đã thỏa thuận.Ví dụ doanh nghiệp thuê kho nhập hàng vào kho ngày 10/5/2022 và thời hạn lưu kho là  7 ngày. Vậy, đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ tính phí lưu kho từ ngày 19/5/2022.