Kiểm soát hàng tồn kho là gì? Tại sao nó lại quan trọng?

Định nghĩa kiểm soát hàng tồn kho là gì?

"Kiểm soát hàng tồn kho (Tiếng Anh : Inventory Control) là một quá trình kiểm soát nhằm tạo ra lợi nhuận tối đa với số lượng hàng tồn kho tối thiểu mà không làm giảm mức độ hài lòng của khách hàng".

Việc kiểm soát hàng tồn kho có tác động tiềm ẩn đối với cả năng lực của công ty và sự phản hồi của khách hàng, nó có thể là một trong những mối quan tâm chính của bất kỳ doanh nghiệp nào. Vì chúng liên đới đến rất nhiều khía cạnh trong quản trị của một công ty như mua hàng, vận chuyển, nhận hàng, doanh thu, lưu trữ, theo dõi và sắp xếp lại hàng,... nên hệ thống kiểm soát hàng tồn kho là những công cụ quan trọng giúp các doanh nghiệp lớn và nhỏ đo lường và cân bằng hoạt động của họ.

Phân loại hệ thống kiểm soát hàng tồn kho 

Mặc dù có nhiều hệ thống kiểm soát hàng tồn kho có thể giúp bạn theo dõi các mặt hàng tồn kho của mình, nhưng có hai loại chính cần biết và sự khác biệt giữa chúng là tần suất hệ thống cập nhật dữ liệu.

Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn

Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn là hệ thống phổ biến nhất. Với hệ thống này, các công ty nhập dữ liệu hàng tồn kho liên tục. Khi công ty bạn mua một sản phẩm, sản phẩm đó ngay lập tức được ghi nhận là hàng tồn kho và khi nó được bán, số dư hàng tồn kho giảm và được ghi nhận vào giá vốn hàng bán.

Các sai lệch duy nhất trong hệ thống này đến từ hành vi trộm cắp hoặc các giao dịch không được ghi lại. Do đó, điều quan trọng là phải có số lượng hàng tồn kho định kỳ và thực hiện các điều chỉnh để phù hợp.

Hệ thống kiểm kê định kỳ

Ngược lại, hệ thống kiểm kê định kỳ không được cập nhật vĩnh viễn. Thay vào đó, một doanh nghiệp sẽ chỉ sửa đổi thông tin hàng tồn kho vào những khoảng thời gian cụ thể, thường là hàng năm. Hệ thống định kỳ thường là lựa chọn của các công ty không muốn thiết lập công nghệ hiện đại hoặc mua phần mềm cần thiết để theo dõi dữ liệu.

Tại sao kiểm soát hàng tồn kho lại quan trọng?

Kiểm soát hàng tồn kho cho phép các công ty duy trì sự cân bằng số lượng thích hợp của hàng trong kho. Nó có thể giúp doanh nghiệp không bị rơi vào tình trạng thừa mứa hàng tồn kho, làm gia tăng chi phí quản lý, hư hỏng và giam vốn hay không gặp phải tình trạng thiếu hàng, làm giảm lòng tin của khách hàng và đánh mất cơ hội vào nhà cung cấp khác.

Khi bạn kiểm soát hàng tồn kho của doanh nghiệp theo thời gian thực, bạn sẽ biết bạn đã bán được gì và những gì còn tồn đọng, biết trong kho bạn có gì, đang ở đâu và khi nào hàng vào và ra sẽ giúp bạn giảm chi phí, tăng tốc độ giao hàng và ngăn chặn gian lận.

Đa số các hệ thống kiểm soát hàng tồn kho theo thời gian thực luôn kiểm tra và cảnh báo đến các nhà quản lý mỗi khi lượng hàng trong kho vượt quá mức hoặc xuống thấp quá mức, nhờ vậy mà doanh nghiệp có thể kịp thời đưa ra các phương án khắc phục.

Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho phù hợp có thể đảm bảo rằng các sản phẩm của công ty bạn đáp ứng được nhu cầu và mong đợi của khách hàng. Họ cũng sẽ giúp bạn duy trì hoạt động kinh doanh của mình ở mức tài chính tối ưu. Các lĩnh vực mà công ty của bạn có thể phát sinh chi phí hoặc mất doanh thu do không áp dụng các phương pháp kiểm soát hàng tồn kho bao gồm:

1. Hàng thừa
2. Chi phí lưu trữ hàng quá cao
3. Deadstock
4. Khó tìm và truy xuất hàng tồn kho
5. Mất hàng trong kho
6. Doanh thu giảm
7. Mất khách hàng trung thành

Nhiều doanh nghiệp nhỏ đang thiếu vốn vì phần lớn tiền mặt bị dồn vào hàng tồn kho của họ. Kiểm soát hàng tồn kho phù hợp có thể cung cấp sự cân bằng cần thiết giữa nhu cầu của khách hàng và việc quản lý hàng tồn kho. Hầu hết các nhà quản lý sẽ ngạc nhiên hoặc bị sốc khi phát hiện ra họ có thể tiết kiệm được bao nhiêu tiền bằng cách kiểm soát hàng tồn kho của mình một cách khôn ngoan.

Sự khác biệt giữa kiểm soát hàng tồn kho và quản lý hàng tồn kho

Kiểm soát hàng tồn kho và quản lý hàng tồn kho có vẻ giống nhau và đôi khi các thuật ngữ được sử dụng thay thế cho nhau. Tuy nhiên, chúng đều tập trung vào các khía cạnh khác nhau của việc tối ưu hóa hàng tồn kho.

Kiểm soát hàng tồn kho xoay quanh việc quản lý kho, bao gồm:

1. Danh sách hàng tồn kho toàn diện
2. Chi tiết sản phẩm, lịch sử và vị trí
3. Tích hợp máy quét mã vạch
4. Sắp xếp lại các báo cáo và điều chỉnh
5. Quản lý các biến thể hàng hoá
6. Đồng bộ kho hàng với các đơn bán hàng và đơn đặt hàng

Mục tiêu của kiểm soát hàng tồn kho là tối đa hóa lợi nhuận với lượng hàng tồn kho tối thiểu trong khi vẫn giữ mức độ hài lòng của khách hàng ở mức cao.

Quản lý hàng tồn kho là một thuật ngữ chung hơn và các hoạt động của nó liên quan mật thiết đến các hoạt động khác xung quanh. Nó có thể bao gồm cách doanh nghiệp của bạn thu được lợi nhuận từ cả nguyên liệu thô và thành phẩm, đúng hàng, đúng số lượng, đúng nơi và với chi phí phù hợp.

Kiểm soát hàng tồn kho với phần mềm quản lý kho hàng của MekongSoft

Các công ty có thể cải thiện việc kiểm soát hàng tồn kho bằng các giải pháp phần mềm và xem xét các yếu tố như vòng đời của sản phẩm, biến động theo mùa và xu hướng dự kiến thông qua dự báo nhu cầu. Các giải pháp kiểm soát hàng tồn kho có chi phí hợp lý như phần mềm quản lý kho hàng của MekongSoft, có thể theo dõi, tính toán mức tồn kho và giảm thiểu nhu cầu tồn kho không cần thiết. Khi các công ty xem xét lợi ích của việc kiểm soát hàng tồn kho của họ, họ thấy phần mềm này rất đáng để đầu tư. Một số lợi ích của nó như:

1. Quản lý được nhiều kho cùng một lúc
2. Quản lý từng LOCATION của từng kho
3. Quản lý từng BIN của từng LOCATION cho từng kho
4. Phân loại xuất xứ, chi tiết hàng hoá, chủng loại, nhãn hàng
5. Lưu trữ đầy đủ thông tin khách hàng và Nhà cung cấp
6. Thống kê xuất nhập tồn kho
7. Cảnh báo tồn kho