Doanh nghiệp sẽ nhận được lợi ích gì khi sử dụng phần mềm quản lý dự án?

Phần mềm quản lý dự án xuất hiện giải quyết những khó khăn trong công tác quản lý thủ công truyền thống, nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm thời gian và chi phí, cải thiện doanh thu. Vậy, phần mềm quản lý dự án có lợi ích gì cho doanh nghiệp? Nếu là một nhà quản lý thông thái thì bạn không nên bỏ qua bài viết này nhé!

Những khó khăn trong công tác quản lý dự án ở một số doanh nghiệp

Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn áp dụng công tác quản lý dự án truyền thống bằng sổ sách, file excel. Tuy nhiên, khi số lượng dự án nhiều lên, nhân sự ở các phòng ban cũng tăng lên đã dẫn đến không ít khó khăn trong công tác quản lý.

1/ Đối với nhà quản lý

Khó theo dõi tiến độ công việc hàng ngày và tình trạng của từng dự án.

Không nắm được ai đang là người chịu trách nhiệm dự án và thời hạn phải hoàn thành là bao lâu.

Không kiểm soát được nhân viên nào đang nhiều việc hay ít việc để phân bổ công việc hợp lý.

Giao việc trực tiếp hoặc gián tiếp dễ dẫn đến sai lệch thông tin.

Thiếu thông tin để có thể đánh giá thực tế hiệu quả công việc của nhân viên.

Mất thời gian để xử lý mỗi khi có sự cố xảy ra.

Tiêu tốn thêm chi phí và ảnh hưởng đến doanh thu của doanh nghiệp.

2/ Đối với nhân viên

Công việc bị chồng chéo, nhân viên không biết nên ưu tiên công việc nào làm trước và công việc nào làm sau.

Mất nhiều thời gian để nhận thông tin dự án, tổng hợp và báo cáo định kỳ cũng rất vất vả.

Nhận thông tin chậm trễ, làm ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành công việc.

5 lợi ích vượt trội khi ứng dụng phần mềm quản lý dự án

1/ Quản lý dự án một cách chi tiết

Phần mềm quản lý dự án hỗ trợ nhà quản lý và nhân viên quản lý từng dự án theo những hạng mục công việc cụ thể và chi tiết nhất. Phân rõ vai trò và trách nhiệm của từng thành viên tham gia vào dự án bao gồm: ai làm gì, phụ trách công việc nào, yêu cầu cụ thể công việc ra sao, thời gian cần hoàn thành để mọi người đều có thể nắm bắt được công việc mình cần làm và chủ động thực hiện một cách khoa học, đúng thời hạn.

2/ Theo dõi tiến độ và tình hình dự án ở bất kỳ đâu

Phần mềm quản lý dự án sẽ tự động cập nhật số lượng công việc và thời gian hoàn thành của từng dự án theo thời gian thực. Nhà quản lý có thể chủ động theo dõi tiến độ của dự án, những đầu việc đã hoàn thành dù ở bất kỳ đâu chỉ cần thông qua chiếc smartphone hay laptop có kết nối internet. Thậm chí, có thẻ xem tiến độ dự án bằng hình ảnh thực tế mà nhân viên gửi về theo từng đầu mục công việc thông qua phần mềm.

3/ Giao việc nhanh, điều phối nhân lực hiệu quả

Thông qua phần mềm quản lý dự án, nhà quản lý sẽ dễ dàng nắm được khối lượng công việc của từng nhân viên, biết được nhân viên nào ít việc, nhân viên nào đang nhiều việc để có cách điều phối nguồn nhân lực hợp lý, hiệu quả.

Nhà quản lý sẽ có thể xem được thời gian trống của nhân viên để giao việc mọi lúc mọi nơi, đảm bảo phân bổ đều công việc một cách hợp lý để nhân sự có thời gian hoàn thành, tránh ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ hoàn thành dự án.

Phần mềm cũng sẽ tự động thông báo ngay lập tức đến nhân viên khi có công việc mới được giao trên hệ thống thông qua smartphone, laptop, ipad.

4/ Tương tác kịp thời, giải quyết sự cố nhanh chóng

Phần mềm quản lý dự án còn hỗ trợ các thành viên có thể tương tác, trao đổi thông tin một cách kịp thời, đính kèm hình ảnh, tài liệu và file báo cáo ở mỗi đầu mục công việc. Nhà quản lý và nhân viên còn có thể dễ dàng thay đổi thời gian thực hiện công việc khi có những vấn đề phát sinh, hệ thống phần mềm sẽ tự động gửi thông báo cho những người có liên quan để dễ theo dõi công việc. Nhờ đó, khi có bất cứ vấn đề gì xảy ra cũng được nhanh chóng giải quyết, tránh làm chậm tiến độ của dự án, ảnh hưởng đến chất lượng của công việc.

5/ Đánh giá hiệu quả làm việc của từng nhân viên

Phần mềm quản lý dự án của MekongSoft còn giúp nhà quản lý thống kê chính xác những công việc hoàn thành đúng thời hạn, công việc hoàn thành trễ, công việc chưa hoàn thành và tổng số công việc được giao trong tuần, trong tháng để quy đổi ra chỉ số và đánh giá hiệu quả làm việc của từng nhân viên một cách rõ ràng, minh bạch.

Phần mềm quản lý dự án thực sự mang đến rất nhiều lợi ích tuyệt vời cho mọi doanh nghiệp. Nếu là một nhà quản lý thông thái thì bạn nên cập nhật thêm những công nghệ mới và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bằng cách sử dụng phần mềm trong công tác quản lý nhé.

>>> Tham khảo: 20+ đã viết theo yêu cầu của khách hàng của Mekongsoft để nâng cao hiệu quả quản lý và kinh doanh