5 sai lầm mà đến 90% doanh nghiệp mắc phải khi lựa chọn phần mềm quản lý kho

Phần mềm quản lý kho đã trở thành công cụ hỗ trợ hiệu quả cho công tác quản lý của các doanh nghiệp có nhu cầu quản lý xuất - nhập và kiểm soát hàng hóa tồn kho một cách chính xác. Tuy nhiên, không phải chủ doanh nghiệp nào cũng có định hướng đúng khi lựa chọn phần mềm chất lượng và phù hợp. Cùng MekongSoft tìm hiểu và khám phá 5 sai lầm mà đến 90% doanh nghiệp mắc phải khi lựa chọn phần mềm để tránh nhé!

1/ Đưa ra quá nhiều yêu cầu chung chung

Sai lầm đầu tiên phải kể đến trong việc lựa chọn phần mềm quản lý kho là chủ doanh nghiệp đưa ra quá nhiều yêu cầu chung chung. Nguyên nhân là do không nắm rõ yêu cầu, mong muốn và đặc thù ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp. Hậu quả dẫn đến là sở hữu một phần mềm thiết kế theo yêu cầu kém chất lượng, chứa nhiều tính năng và dữ liệu dư thừa khiến cho công tác quản lý không đạt hiệu quả như mong muốn.

Muốn lựa chọn được phần mềm quản lý kho chất lượng, bạn nên quan tâm đến một số yếu tố như sau:

Số lượng mã hàng hóa hiện tại và nhu cầu mở rộng quy mô trong tương lai.

Đơn vị nhập - xuất hàng hóa.

Có cần quản lý hàng tồn kho theo lô, theo hạn sử dụng hay không.

Tính toán số lượng hàng hóa có lẻ hay không và lẻ đến mấy con số.

Phương pháp tính giá hàng hóa tồn kho đang áp dụng.

2/ Muốn càng nhiều tính năng càng tốt

Chủ doanh nghiệp nào cũng mong muốn có thể sở hữu phần mềm quản lý có nhiều tính năng bởi càng nhiều tính năng sẽ là minh chứng cho sự ưu việt của phần mềm. Tuy nhiên, trên thực tế, một phần mềm quản lý kho có nhiều tính năng chưa chắc đã là phần mềm phù hợp và mang lại hiệu quả cao.

Muốn càng nhiều tính năng càng tốt

Thực tế cho thấy rằng càng nhiều tính năng thì sẽ đi đôi với việc quản lý và vận hành càng phức tạp, chi phí bỏ ra càng cao, đồng thời còn có thể gây rối rắm và sai sót khi vận hành phần mềm khi nhân viên không nắm rõ hết các tính năng của phần mềm. 

Vì vậy, một phần mềm hiệu quả là phải sở hữu đầy đủ các tính năng cần thiết cho việc quản lý số lượng hàng hóa xuất - nhập và tồn kho, không thiếu cũng không dư thừa bất cứ tính năng nào. Có như vậy, việc quản lý mới trở nên đơn giản, tiết kiệm thời gian, công sức và mang lại hiệu quả như mong muốn.

3/ Chưa được trang bị kiến thức vận hành phần mềm

Nếu là người “tay ngang”, chưa có nhiều hiểu biết về lĩnh vực công nghệ thông tin thì sẽ khó mà sử dụng phần mềm quản lý kho một cách hiệu quả, cũng như không hiểu được quy trình tính toán số liệu, không kiểm tra được tính chính xác của các báo cáo, thống kê. 

Vì vậy, khi nhà quản lý và nhân viên chưa được trang bị kiến thức vận hành phần mềm thì chủ doanh nghiệp không nên vội vàng lựa chọn và áp dụng ngay vào quy trình quản lý, tránh xảy ra sai sót, gây nên hậu quả nghiêm trọng, làm thất thoát hàng hóa, ảnh hưởng đến doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp.

4/ Chưa coi trọng tính bảo mật

chưa coi trọng tính bảo mật

Một sai lầm tai hại khác khi lựa chọn phần mềm quản lý kho đó chính là chưa coi trọng tính bảo mật. Phần mềm quản lý kho thường được liên kết chặt chẽ với phần mềm quản lý bán hàng và nếu như tính bảo mật yếu kém có thể dễ dàng làm rò rỉ dữ liệu, thông tin quan trọng về doanh thu, lợi nhuận, số lượng hàng hóa xuất - nhập,...của doanh nghiệp.

Vì vậy, khi quyết định áp dụng phần mềm thì chủ doanh nghiệp nên chọn đơn vị thiết kế phần mềm uy tín, chủ động đưa ra yêu cầu cho đơn vị thiết kế là phải nâng cao tính bảo mật cho phần mềm để đảm bảo an toàn trong suốt quá trình vận hành.

5/ Không tính toán vấn đề phát triển quy mô kho hàng về lâu dài

Rất nhiều chủ doanh nghiệp vì tiết kiệm rồi lựa chọn phần mềm quản lý kho đóng gói sẵn mà không tính toán đến vấn đề phát triển quy mô kho hàng về lâu dài. Sau này, khi quy mô kho mở rộng, đồng nghĩa với lượng dữ liệu lưu trữ lớn hơn, thì việc đầu tư lại một phần mềm mới không chỉ tốn kém chi phí cao mà còn rất mất thời gian. Vì vậy, tốt nhất hãy lựa chọn phần mềm thiết kế theo yêu cầu, có thể tùy chỉnh và nâng cấp nhé!

Lựa chọn phần mềm quản lý kho chất lượng và phù hợp thực sự không quá khó khăn, chỉ cần bạn tìm được một đơn vị thiết kế uy tín là mọi vấn đề sẽ được giải quyết nhanh chóng. MekongSoft là địa chỉ thiết kế phần mềm theo yêu cầu sở hữu đội ngũ kỹ thuật viên giàu kinh nghiệm, sẵn sàng tư vấn và cung cấp đến doanh nghiệp sản phẩm chất lượng, bảo trì và hướng dẫn sử dụng phần mềm nhiệt tình, tận tâm.

Liên hệ ngay để được tư vấn cụ thể nhé!

Thông tin liên hệ: 

Địa chỉ: 64 Nguyễn Đình Chiểu, Phường Đa Kao, Quận 1, TP.HCM

Tổng đài hỗ trợ:  09 4444 3558

Email: support@mekongsoft.com.vn