Case Study: Ban QLDA giảm 40% sai phạm hồ sơ khi quản lý dự án theo Nghị định mới

Trong bối cảnh các quy định pháp luật liên tục thay đổi, việc quản lý dự án theo Nghị định mới đang trở thành yêu cầu bắt buộc đối với các Ban quản lý dự án (Ban QLDA) đầu tư công. Không chỉ dừng ở việc theo dõi tiến độ, các đơn vị còn phải kiểm soát hồ sơ pháp lý, thanh toán, nghiệm thu và quyết toán theo đúng quy định mới nhất. Đây cũng là lý do ngày càng nhiều Ban QLDA tìm kiếm phần mềm quản lý dự án theo Nghị định mới nhằm giảm rủi ro và nâng cao tính tuân thủ.

Theo thống kê nội bộ từ nhiều dự án đầu tư công, 30-50% hồ sơ quyết toán có sai phạm, dẫn đến chậm giải ngân, rủi ro pháp lý và trách nhiệm đổ lên Ban QLDA. Kể từ ngày Nghị định 175/2024/NĐ-CP chính thức thay thế Nghị định 15/2021/NĐ-CP, yêu cầu kiểm soát pháp lý càng khắt khe hơn. Từ hồ sơ thiết kế, đấu thầu, thi công đến quyết toán, tất cả phải đúng luật, đúng quy trình và đúng thời hạn.

Bài viết này ghi lại kết quả thực tế sau khi Ban QLDA triển khai phần mềm Quản lý dự án theo Nghị định 175/2024 của MekongSoft. Đây không phải phần mềm QLDA thông thường mà là hệ thống kiểm soát tư vấn và rủi ro pháp lý được thiết kế riêng cho đầu tư công Việt Nam.

Kết quả nổi bật: Tỷ lệ sai phạm hồ sơ quyết toán giảm đáng kể, điểm tuân thủ trung bình đạt 85/100 ngay sau 3 tháng triển khai, và nhập liệu thủ công giảm hơn 60%.

1. Những khó khăn khi quản lý dự án theo Nghị định mới mà Ban QLDA thường gặp

Trước khi triển khai phần mềm, hầu hết Ban QLDA đang xử lý hồ sơ bằng Excel, email và văn bản giấy. Tình trạng điển hình bao gồm:

- Thiếu hồ sơ pháp lý mà không ai phát hiện kịp thời, đến lúc thanh tra mới vỡ ra.

- Nhà tư vấn nộp hồ sơ sai, bị trả lại nhiều lần. Không có KPI để đánh giá hiệu suất hay xử phạt theo hợp đồng.

- Dữ liệu tiến độ từ tư vấn và nhà thầu không khớp nhau, Ban QLDA không biết bên nào khai đúng.

- Thanh toán sai khối lượng, vượt hợp đồng, không có cơ chế đối chiếu tự động.

- Toàn bộ quy trình phụ thuộc vào con người, một nhân sự nghỉ là tắc nghẽn hàng tuần.

- Nghị định 175/2024 yêu cầu hồ sơ phải theo đúng chuẩn mới, nhưng đội ngũ không cập nhật kịp các thay đổi pháp luật.

Hệ quả là Ban QLDA vừa phải gánh trách nhiệm thay tư vấn, vừa đối mặt nguy cơ bị quy trách nhiệm khi sai phạm được phát hiện, dù lỗi thuộc về đơn vị tư vấn.

2. Nghị định 175/2024/NĐ-CP quy định gì về quản lý dự án theo Nghị định mới?

Ngày 30 tháng 12 năm 2024, Chính phủ ban hành Nghị định 175/2024/NĐ-CP, chính thức thay thế Nghị định 15/2021/NĐ-CP. Nghị định mới đẩy mạnh phân cấp thẩm quyền về địa phương, đơn giản hóa hồ sơ thủ tục và siết chặt yêu cầu số hóa dữ liệu, áp dụng cho chủ đầu tư, Ban QLDA, nhà thầu tư vấn và nhà thầu thi công.

Bảng dưới đây tóm tắt những thay đổi lớn nhất mà Ban QLDA cần lưu ý:

Chính những thay đổi này khiến việc kiểm soát hồ sơ thủ công gần như bất khả thi với quy mô lớn. Phần tiếp theo sẽ cho thấy MekongSoft giúp Ban QLDA đáp ứng đúng những yêu cầu mới này như thế nào.

3. Quản lý dự án theo Nghị định mới cần đáp ứng những yêu cầu gì?

Khác với giai đoạn trước đây chỉ tập trung theo dõi tiến độ và chi phí, quản lý dự án theo Nghị định mới đòi hỏi một hệ thống kiểm soát toàn diện từ pháp lý đến vận hành. Mỗi giai đoạn từ chuẩn bị đầu tư, thiết kế, đấu thầu, thi công, nghiệm thu đến quyết toán đều phải đảm bảo hồ sơ đầy đủ và đúng biểu mẫu quy định. Tiến độ thực hiện phải được theo dõi liên tục, có khả năng đối chiếu với kế hoạch được phê duyệt và cảnh báo sớm các nguy cơ chậm trễ.

Cụ thể hóa theo từng giai đoạn dự án, Ban QLDA cần đáp ứng các mốc kiểm soát sau:

- Chuẩn bị đầu tư: Xác định chủ trương, lập báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc báo cáo kinh tế kỹ thuật đúng ngưỡng quy định mới.

- Thiết kế xây dựng: Thẩm định thiết kế triển khai sau thiết kế cơ sở theo đúng phân cấp thẩm quyền hiện hành.

- Đấu thầu: Lựa chọn nhà thầu tư vấn, thi công theo đúng hồ sơ năng lực và chứng chỉ hành nghề còn hiệu lực.

- Thi công: Giám sát tiến độ, chất lượng, đối chiếu dữ liệu hiện trường với kế hoạch được duyệt.

- Nghiệm thu: Kiểm tra công tác nghiệm thu theo đúng thẩm quyền đã phân cấp cho địa phương.

- Quyết toán: Tổng hợp hồ sơ thanh toán, quyết toán vốn đầu tư, đảm bảo sẵn sàng cho công tác thanh tra và kiểm toán.

Toàn bộ hoạt động của đơn vị tư vấn cần được đánh giá thông qua các chỉ số đo lường cụ thể thay vì cảm tính. Các đề nghị thanh toán phải được kiểm tra chéo giữa hợp đồng, khối lượng thực tế và hồ sơ nghiệm thu nhằm hạn chế rủi ro thất thoát ngân sách. Đồng thời, toàn bộ dữ liệu cần được lưu trữ tập trung để phục vụ công tác kiểm toán, thanh tra và quyết toán sau này.

Đây chính là lý do ngày càng nhiều Ban QLDA lựa chọn phần mềm quản lý dự án theo Nghị định mới thay vì tiếp tục vận hành bằng các công cụ thủ công.

4. Phần mềm quản lý dự án theo Nghị định 175 của MekongSoft giải quyết như thế nào?

MekongSoft không phải phần mềm QLDA thông thường. Đây là nền tảng kiểm soát tư vấn và rủi ro pháp lý, được xây dựng bám sát Nghị định 175/2024 và tự động cập nhật khi quy định thay đổi. Dưới đây là các tính năng cốt lõi giải quyết từng điểm đau:

4.1. Tự động kiểm tra hồ sơ pháp lý theo từng giai đoạn dự án để hạn chế sai sót ngay từ đầu

Hệ thống tự động sinh checklist theo từng loại dự án và từng giai đoạn (thiết kế, đấu thầu, thi công, nghiệm thu, quyết toán). Nếu thiếu hồ sơ bắt buộc, quy trình bị khóa cứng và không cho phép chuyển sang bước tiếp theo. Cơ chế này loại bỏ rủi ro bỏ sót hồ sơ pháp lý và đảm bảo luôn áp đúng văn bản pháp luật hiện hành.

Phần mềm quản lý dự án theo Nghị định mới tự động kiểm tra hồ sơ pháp lý

4.2. Ứng dụng AI để đánh giá mức độ tuân thủ hồ sơ trước khi trình phê duyệt

Công nghệ OCR kết hợp AI phân tích hồ sơ ngay khi tư vấn nộp lên. Hệ thống chấm điểm tuân thủ từ 0 đến 100, phát hiện thiếu sót, mâu thuẫn và rủi ro tiềm ẩn, tất cả trước khi hồ sơ đến tay Ban QLDA. Nhờ đó Ban QLDA chỉ phải xem xét những hồ sơ đã được lọc sơ bộ, tiết kiệm đáng kể thời gian kiểm tra.

AI đánh giá hồ sơ quản lý dự án theo Nghị định mới

4.3. Xây dựng quy trình phê duyệt nhiều cấp giúp minh bạch trách nhiệm giữa các bên

Quy trình phê duyệt bắt buộc theo 2 lớp: tư vấn lập hồ sơ, sau đó Ban QLDA kiểm tra và duyệt. Hệ thống ghi log đầy đủ gồm ai duyệt, duyệt khi nào và nội dung gì, loại bỏ hoàn toàn tình trạng tự duyệt và truy vết rõ trách nhiệm từng bên.

Quy trình phê duyệt 2 lớp giúp minh bạch trách nhiệm giữa tư vấn và Ban QLDA

4.4. Theo dõi hiệu quả làm việc của đơn vị tư vấn bằng KPI và SLA theo thời gian thực

Hệ thống tự động theo dõi tỷ lệ hồ sơ sai, tỷ lệ trễ deadline và số lần vi phạm SLA theo từng tư vấn. Cảnh báo tự động được gửi khi có vi phạm hợp đồng. Các hồ sơ của tư vấn có lịch sử sai sót được đánh dấu và audit chặt hơn, không cần theo dõi thủ công.

4.5. Giám sát tiến độ dự án từ nhiều nguồn dữ liệu để phát hiện sai lệch kịp thời

Dữ liệu tiến độ từ tư vấn, nhà thầu và thiết bị IoT/BIM được so sánh chéo tự động. Hệ thống phát hiện ngay khi có sai lệch giữa các nguồn, đây là điểm mà phần mềm QLDA thông thường không có, giúp Ban QLDA cảnh báo sớm và xử lý kịp thời trước khi vi phạm tiến độ xảy ra.

Giám sát tiến độ từ nhiều nguồn dữ liệu trên phần mềm QLDA

4.6. Kiểm soát chi phí và thanh toán chặt chẽ để ngăn ngừa các khoản chi sai quy định

Mỗi đề nghị thanh toán được đối chiếu tự động giữa khối lượng thực tế, hợp đồng và biên bản nghiệm thu. Nếu có sai lệch hoặc thiếu điều kiện, hệ thống khóa thanh toán và gửi cảnh báo, không cho phép giải ngân sai.

​Đối chiếu tự động giúp kiểm soát thanh toán đúng khối lượng và hợp đồng

4.7. Số hóa hồ sơ hoàn công và ký số toàn bộ tài liệu để sẵn sàng cho công tác thanh tra

Toàn bộ hồ sơ được ký số và lưu trữ có cấu trúc. Khi cần thanh tra hoặc quyết toán, dữ liệu đã đầy đủ, không cần thu gom thủ công. Dashboard tổng quan cung cấp cái nhìn toàn cảnh về rủi ro, KPI tư vấn và tiến độ theo thời gian thực.

5. Kết quả đạt được khi thực hiện quản lý dự án theo Nghị định 175

Sau 3 tháng triển khai thực tế, các chỉ số đo lường được ghi nhận như sau:

Lưu ý: Số liệu được tổng hợp từ dữ liệu nội bộ và thống kê các dự án sử dụng phần mềm. Kết quả cụ thể có thể thay đổi tùy theo quy mô và đặc thù từng Ban QLDA.

Muốn đạt kết quả tương tự cho Ban QLDA của bạn? Đăng ký demo miễn phí ngay hôm nay tại: https://175.mekongsoft.com.vn

6. Những thay đổi thực tế Ban QLDA ghi nhận sau khi áp dụng

Điểm đáng chú ý nhất sau 90 ngày vận hành là khả năng giảm đáng kể các sai phạm hồ sơ quyết toán mà không cần tăng thêm nhân sự kiểm soát.

- Việc kiểm soát checklist tự động giúp hạn chế hồ sơ thiếu thành phần pháp lý ngay từ đầu.

- AI hỗ trợ phát hiện lỗi trước khi trình duyệt giúp giảm áp lực cho cán bộ chuyên môn.

- Tiến độ dự án được theo dõi sát hơn nhờ cơ chế đối chiếu đa nguồn.

- Trong các đợt kiểm tra nội bộ, thời gian chuẩn bị hồ sơ giảm đáng kể vì toàn bộ dữ liệu đã được số hóa và lưu trữ tập trung.

Nhìn chung, đây là minh chứng cho thấy việc quản lý dự án theo Nghị định mới sẽ hiệu quả hơn rất nhiều khi được hỗ trợ bởi nền tảng công nghệ phù hợp, thay vì chỉ dựa vào nỗ lực thủ công của con người.

7. Rủi ro nào đang chờ nếu Ban QLDA chưa tuân thủ Nghị định mới?

Không tuân thủ đúng quy trình quản lý dự án theo Nghị định mới không chỉ dừng ở nguy cơ bị trả hồ sơ. Thực tế cho thấy các Ban QLDA thường gặp phải ba nhóm hậu quả rõ rệt.

- Thứ nhất là chậm giải ngân, khi hồ sơ thanh toán bị trả lại nhiều lần do thiếu căn cứ pháp lý hoặc sai biểu mẫu mới, kéo theo áp lực tiến độ giải ngân vốn đầu tư công vào cuối năm tài chính.

- Thứ hai là rủi ro bị quy trách nhiệm khi thanh tra, kiểm toán phát hiện sai phạm trong hồ sơ, ngay cả khi lỗi ban đầu thuộc về đơn vị tư vấn hoặc nhà thầu. Ban QLDA vẫn là đơn vị chịu trách nhiệm cuối cùng trước cơ quan quản lý nhà nước.

- Thứ ba là mất thời gian và nguồn lực để rà soát lại toàn bộ hồ sơ khi phát hiện sai sót muộn, đặc biệt với các dự án có nhiều gói thầu và nhiều đơn vị tư vấn tham gia cùng lúc.

Đây chính là những rủi ro mà một hệ thống tự động kiểm tra tuân thủ như MekongSoft được thiết kế để loại bỏ ngay từ gốc, thay vì xử lý hậu quả sau khi sai phạm đã xảy ra.

8. Bắt đầu quản lý dự án theo Nghị định 175 chỉ trong 3 bước đơn giản

8.1. Đăng ký dùng thử miễn phí

Truy cập https://175.mekongsoft.com.vn và đăng ký tài khoản. Không cần cài đặt, không cần phần cứng. Phần mềm chạy trên trình duyệt, dùng được ngay.

8.2. Cấu hình dự án và nhập dữ liệu ban đầu

Đội ngũ triển khai của MekongSoft hỗ trợ cấu hình theo loại dự án và giai đoạn của Ban QLDA. Hệ thống tự động tải checklist pháp lý theo Nghị định 175/2024, không cần tự lập thủ công.

8.3. Vận hành và kiểm soát theo thời gian thực

Dashboard hiển thị ngay điểm tuân thủ, cảnh báo rủi ro, KPI tư vấn và tiến độ. AI làm việc 24/7 và Ban QLDA chỉ cần xem xét các trường hợp được hệ thống đánh dấu cần chú ý.

9. Kết luận

Case study phần mềm QLDA này cho thấy việc áp dụng công nghệ không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm đáng kể rủi ro pháp lý trong hoạt động đầu tư công.

Những thay đổi thực tế mà Ban QLDA ghi nhận đã chứng minh rằng tỷ lệ sai phạm có thể giảm tới 40%, đồng thời nâng cao khả năng tuân thủ và minh bạch trách nhiệm giữa các bên tham gia dự án.

Trong bối cảnh yêu cầu quản lý dự án theo Nghị định mới ngày càng chặt chẽ, việc đầu tư vào một nền tảng quản trị chuyên sâu không còn là lựa chọn mà đang dần trở thành nhu cầu tất yếu đối với các Ban QLDA.

Sẵn sàng kiểm soát rủi ro pháp lý và quản lý dự án theo Nghị định mới một cách bài bản? Dùng thử miễn phí ngay hôm nay, không cần thẻ tín dụng và không cam kết dài hạn. Đăng ký dùng thử miễn phí tại: https://175.mekongsoft.com.vn​

>> Tìm hiểu thêm về hệ sinh thái giải pháp quản lý dự án xây dựng theo Nghị định 175:

- Ban quản lý dự án xây dựng phần mềm nào phù hợp với Nghị định 175/2024/NĐ-CP?

- Giải pháp số hóa Ban quản lý dự án giúp kiểm soát nhà tư vấn xây dựng hiệu quả

Câu hỏi thường gặp về quản lý dự án theo nghị định mới

Quản lý dự án theo Nghị định mới có bắt buộc sử dụng phần mềm không?

Hiện nay pháp luật không bắt buộc sử dụng phần mềm. Tuy nhiên việc áp dụng phần mềm giúp tăng khả năng tuân thủ, giảm sai sót hồ sơ và đáp ứng tốt hơn yêu cầu thanh tra, kiểm toán.

Phần mềm quản lý dự án theo Nghị định mới hỗ trợ những nghiệp vụ nào?

Hệ thống hỗ trợ quản lý hồ sơ pháp lý, tiến độ, thanh toán, nghiệm thu, quyết toán, đánh giá tư vấn, lưu trữ hồ sơ số và kiểm soát tuân thủ.

Hiệu quả sử dụng phần mềm quản lý dự án được đánh giá dựa trên tiêu chí nào?

Các chỉ số thường được theo dõi gồm tỷ lệ sai phạm hồ sơ, thời gian xử lý hồ sơ, tỷ lệ hoàn thành đúng hạn, điểm tuân thủ và hiệu quả kiểm soát chi phí.

Ban QLDA quy mô nhỏ có phù hợp triển khai không?

Có. Hệ thống được thiết kế linh hoạt theo quy mô và số lượng dự án của từng đơn vị.

Nghị định 175/2024 khác gì so với quy định quản lý dự án trước đây?

Nghị định 175/2024/NĐ-CP thay thế Nghị định 15/2021/NĐ-CP, với ba thay đổi đáng chú ý nhất gồm phân cấp mạnh thẩm quyền thẩm định và cấp phép về địa phương, nâng ngưỡng dự án chỉ cần lập báo cáo kinh tế kỹ thuật lên 20 tỷ đồng, và kéo dài hiệu lực chứng chỉ hành nghề từ 5 lên 10 năm.

Không tuân thủ Nghị định mới thì Ban QLDA có thể bị xử lý thế nào?

Mức độ xử lý tùy thuộc vào tính chất sai phạm, có thể bao gồm việc bị trả lại hồ sơ, chậm giải ngân, hoặc bị quy trách nhiệm khi thanh tra, kiểm toán phát hiện sai sót trong quá trình quản lý dự án. Ban QLDA nên tham vấn đơn vị pháp lý để đánh giá chính xác mức độ rủi ro theo từng trường hợp cụ thể.

Liên hệ MekongSoft để được tư vấn miễn phí

Công ty Cổ phần Phần mềm Mekong

Địa chỉ: 64 Nguyễn Đình Chiểu, phường Tân Định, Thành Phố Hồ Chí Minh

Hotline: 0944 443 558

Mail: support@mekongsoft.com.vn

Website: https://mekongsoft.com.vn