Ban QLDA giao thông theo Nghị định 175/2024: Trách nhiệm, rủi ro và cách kiểm soát hiệu quả

Nghị định 175/2024/NĐ-CP ban hành cuối năm 2024 đã thay thế hoàn toàn Nghị định 15/2021, tạo ra một khung pháp lý mới cho hoạt động quản lý dự án đầu tư xây dựng trên phạm vi cả nước. Đối với lĩnh vực giao thông, nơi tập trung nhiều dự án quy mô lớn như đường cao tốc, cầu, hầm, đường vành đai, cảng và hạ tầng đô thị, tác động của Nghị định 175 đặc biệt rõ rệt.

Ban QLDA giao thông hiện nay không còn đơn thuần đóng vai trò điều phối giữa chủ đầu tư, tư vấn và nhà thầu. Theo tinh thần của Nghị định 175, Ban quản lý dự án giao thông trở thành trung tâm kiểm soát toàn bộ vòng đời dự án, từ chuẩn bị đầu tư, thiết kế, đấu thầu, thi công cho đến nghiệm thu, thanh quyết toán và bàn giao công trình.

Điều này đặt ra nhiều câu hỏi thực tế cho các Ban quản lý dự án giao thông:

- Trách nhiệm của Ban QLDA theo Nghị định 175 thay đổi như thế nào?

- Khi thuê tư vấn quản lý dự án, Ban còn phải chịu trách nhiệm gì?

- Những rủi ro pháp lý nào thường gặp trong các dự án giao thông?

- Làm thế nào để kiểm soát hàng nghìn hồ sơ kỹ thuật, nghiệm thu và thanh toán theo đúng quy định?

Bài viết dưới đây sẽ phân tích toàn diện những yêu cầu mà Ban QLDA giao thông cần nắm rõ để quản lý dự án hạ tầng theo NĐ 175 một cách hiệu quả và an toàn.

1. Ban QLDA giao thông theo Nghị định 175 là gì?

Trong các dự án đầu tư xây dựng công trình giao thông, Ban quản lý dự án là bộ phận được giao nhiệm vụ tổ chức thực hiện và kiểm soát toàn bộ quá trình triển khai dự án. Tùy theo quy mô và nguồn vốn, Ban QLDA có thể là Ban chuyên ngành, Ban khu vực hoặc Ban do chủ đầu tư thành lập.

Theo Nghị định 175/2024, vai trò của Ban QLDA giao thông được xác định rõ hơn trước đây. Ban không chỉ thực hiện công tác điều phối mà còn là đầu mối chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát và phê duyệt các hoạt động do tư vấn và nhà thầu thực hiện.

Điều đáng chú ý là Nghị định 175 nhấn mạnh trách nhiệm kiểm soát của Ban QLDA. Điều đó có nghĩa rằng việc thuê tư vấn không làm giảm trách nhiệm pháp lý của Ban. Ngược lại, Ban phải chứng minh được mình đã thực hiện đầy đủ hoạt động kiểm tra, giám sát và đánh giá trước khi phê duyệt bất kỳ hồ sơ nào.

Đối với các dự án đường bộ, cầu, hầm hoặc hạ tầng kỹ thuật đô thị có giá trị hàng trăm đến hàng nghìn tỷ đồng, trách nhiệm này càng trở nên quan trọng vì mọi sai sót đều có thể dẫn đến hệ quả tài chính và pháp lý rất lớn.

2. Vai trò của Ban quản lý dự án giao thông trong toàn bộ vòng đời dự án

Một trong những hiểu lầm phổ biến hiện nay là cho rằng Ban QLDA chỉ tham gia mạnh trong giai đoạn thi công. Trên thực tế, Ban quản lý dự án giao thông theo NĐ 175 phải hiện diện và chịu trách nhiệm trong toàn bộ vòng đời dự án.

Ngay từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư, Ban phải phối hợp lập báo cáo nghiên cứu khả thi, lựa chọn đơn vị khảo sát, tư vấn thiết kế và kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ.

Khi bước sang giai đoạn thực hiện đầu tư, Ban tiếp tục kiểm soát tiến độ, chất lượng, an toàn lao động, chi phí và các thay đổi thiết kế phát sinh.

Đến giai đoạn nghiệm thu và quyết toán, Ban phải xác nhận tính chính xác của khối lượng thực hiện, hồ sơ hoàn công và điều kiện thanh toán.

Nếu ví dự án giao thông là một hệ sinh thái phức tạp gồm chủ đầu tư, nhà thầu, tư vấn và cơ quan quản lý nhà nước thì Ban QLDA chính là trung tâm điều phối và kiểm soát toàn bộ hệ thống đó.

3. Nghị định 175/2024 thay đổi gì với Ban QLDA giao thông?

Một trong những thay đổi quan trọng nhất của Nghị định 175 là tái phân định trách nhiệm giữa chủ đầu tư, Ban QLDA và đơn vị tư vấn.

Bảng dưới đây cho thấy sự khác biệt đáng chú ý giữa NĐ 15/2021 và NĐ 175/2024:

Theo quy định mới:

- Tư vấn chịu trách nhiệm về công việc do mình thực hiện.

- Ban QLDA chịu trách nhiệm về việc kiểm tra và phê duyệt.

Đây là thay đổi có tính nền tảng đối với mọi Ban quản lý dự án giao thông hiện nay.

Điểm khác biệt cốt lõi của Nghị định 175/2024 so với Nghị định 15/2021 không chỉ là cập nhật thủ tục mà là tái phân định trách nhiệm giữa chủ đầu tư, Ban QLDA và đơn vị tư vấn.

Ví dụ thực tế: Dự án nâng cấp tuyến tỉnh lộ tại đồng bằng sông Cửu Long có Ban QLDA với 5 cán bộ phụ trách kỹ thuật nhưng phải kiểm soát đồng thời 3 gói thầu xây lắp với 12 nhà thầu phụ. Theo cơ chế cũ, cán bộ thường ký duyệt theo hồ sơ tư vấn trình lên mà không có công cụ đối chiếu pháp lý tự động. Theo NĐ 175, mỗi lần ký là một lần xác nhận trách nhiệm kiểm soát.

4. Những rủi ro đặc thù của Ban QLDA giao thông mà NĐ 175 đòi hỏi phải kiểm soát

Dự án hạ tầng giao thông có tính đặc thù cao so với các công trình dân dụng thông thường. Ban QLDA giao thông NĐ 175 phải đối mặt với một số nhóm rủi ro mà NĐ 175 trực tiếp điều chỉnh:

4.1. Rủi ro pháp lý từ hồ sơ thiết kế và dự toán

Các dự án đường bộ, cầu, hầm thường có dự toán phức tạp với hàng nghìn hạng mục đơn giá. Tư vấn lập dự toán sai, dù vô ý hay hữu ý, đều gây ra hệ lụy nghiêm trọng khi thanh toán và quyết toán.

NĐ 175 yêu cầu Ban QLDA thẩm tra và xác nhận từng giai đoạn, không thể ủy thác toàn bộ cho tư vấn rồi ký tên. Đây là bẫy pháp lý lớn nhất với nhiều ban QLDA hiện nay: Họ tin tư vấn, ký hồ sơ, nhưng khi thanh tra vào thì trách nhiệm lại thuộc về người ký.

4.2. Rủi ro tiến độ và giải ngân

Dự án hạ tầng giao thông thường gắn với nguồn vốn đầu tư công có kế hoạch giải ngân cứng. Chậm tiến độ không chỉ ảnh hưởng đến KPI mà còn có thể dẫn đến cắt giảm vốn, thu hồi dự án theo quy định về đầu tư công.

Ban quản lý dự án giao thông theo NĐ 175 cần có cơ chế giám sát tiến độ độc lập, không phụ thuộc hoàn toàn vào báo cáo của nhà thầu hay tư vấn giám sát. Dữ liệu tiến độ phải được cập nhật theo thời gian thực để Ban Giám đốc có căn cứ can thiệp kịp thời.

4.3. Rủi ro thanh toán và khối lượng thực tế

Trong các dự án đường, cầu và hạ tầng kỹ thuật, sai lệch giữa khối lượng nghiệm thu và khối lượng thi công thực tế là rủi ro phổ biến. Nghiệm thu khống, thanh toán vượt dự toán hay thanh toán khi chưa đủ điều kiện là những vi phạm bị phát hiện nhiều nhất trong các cuộc thanh tra đầu tư công.

NĐ 175 yêu cầu phê duyệt thanh toán phải có xác nhận của Ban QLDA. Điều này đặt ra trách nhiệm kiểm tra khối lượng thực tế trước khi ký, không thể dựa hoàn toàn vào hồ sơ do tư vấn hoặc nhà thầu tự lập.

Ví dụ thực tế: Tại một dự án cải tạo hạ tầng đô thị tại miền Trung, đơn vị tư vấn nghiệm thu 850m đường bê tông nhưng thực tế thi công chỉ đạt 720m do thay đổi tuyến. Hồ sơ đã được phê duyệt. Khi thanh tra vào, Ban QLDA không thể chứng minh đã thực hiện kiểm tra thực địa độc lập nên trách nhiệm pháp lý thuộc về người ký phê duyệt.

5. Cơ chế phê duyệt 2 lớp theo NĐ 175: Tại sao Ban QLDA giao thông cần hiểu đúng?

Nguyên tắc này tưởng chừng đơn giản nhưng trên thực tế lại bị vi phạm khá phổ biến, đặc biệt khi:

- Tư vấn quản lý dự án kiêm luôn vai trò lập hồ sơ và trình duyệt

- Ban QLDA thiếu nhân lực nên "ủy quyền ngầm" cho tư vấn xử lý toàn bộ

- Quy trình phê duyệt không được ghi nhận rõ ràng, thiếu dấu mốc thời gian và người chịu trách nhiệm

Với các dự án giao thông quy mô lớn có thể lên đến hàng trăm lệnh thay đổi thiết kế và hàng chục đợt thanh toán, nếu không có hệ thống kiểm soát bài bản, ban QLDA rất dễ mất kiểm soát toàn bộ luồng phê duyệt.

NĐ 175 đặt ra yêu cầu rõ ràng: Mọi phê duyệt phải có dấu vết, phân tầng rõ ràng, và người phê duyệt phải thực sự kiểm tra chứ không chỉ ký tên.

>> Xem thêm: Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng: Hướng dẫn toàn diện theo Nghị định 175/2024 

6. Quản lý tư vấn như quản lý nhà cung cấp dịch vụ: Tư duy mới cho Ban QLDA giao thông NĐ 175

Một thay đổi tư duy quan trọng mà NĐ 175 khuyến khích, dù không nói thẳng, là Ban QLDA cần quản lý tư vấn như quản lý một nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, không phải như một đối tác "cùng chịu trách nhiệm".

Trong lĩnh vực giao thông, điều này có ý nghĩa thực tế như sau:

Về năng lực tư vấn: Ban QLDA cần có cơ chế đánh giá định kỳ chất lượng công việc của đơn vị tư vấn, không chỉ khi có vấn đề phát sinh. Hồ sơ trình nộp có đúng hạn không, số lần bị trả lại để chỉnh sửa ra sao, mức độ sai sót kỹ thuật so sánh giữa các gói thầu là những chỉ số cần theo dõi thường xuyên.

Về kiểm soát tiến độ tư vấn: Tư vấn trễ hạn nộp hồ sơ thiết kế kỹ thuật ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ đấu thầu và thi công. Ban QLDA không thể chờ tư vấn tự báo cáo mà cần có dữ liệu tiến độ độc lập để chủ động theo dõi.

Về phân định khi có tranh chấp: Khi nhà thầu khiếu nại về thiết kế sai hay cơ quan thanh tra phát hiện sai phạm trong hồ sơ, hệ thống lưu vết phải cho thấy rõ tư vấn nộp hồ sơ nào, Ban QLDA kiểm tra ra sao, ai ký duyệt và khi nào. Đây là bằng chứng pháp lý quan trọng bảo vệ cả Ban QLDA lẫn làm rõ trách nhiệm tư vấn.

Ví dụ thực tế: Một ban QLDA giao thông tại vùng Tây Nam Bộ quản lý 4 dự án cầu đường song song với 3 đơn vị tư vấn khác nhau. Khi thanh tra của Bộ Tài chính đến kiểm tra, ban QLDA không thể xuất trình được lịch sử kiểm tra hồ sơ có dấu thời gian rõ ràng. Hệ quả là toàn bộ quá trình phê duyệt bị đặt dấu hỏi, dù không có sai phạm thực chất về kỹ thuật.

7. Kiểm soát chi phí và quyết toán: Điểm nóng nhất với Ban QLDA giao thông theo NĐ 175

Quyết toán dự án hoàn thành là giai đoạn phát sinh nhiều tranh chấp và rủi ro pháp lý nhất với bất kỳ ban QLDA nào. Với các dự án hạ tầng giao thông vốn có nhiều phát sinh khối lượng trong quá trình thi công, áp lực này càng lớn hơn.

NĐ 175 yêu cầu Ban QLDA kiểm soát chặt các nội dung sau trong giai đoạn quyết toán:

- Đối chiếu khối lượng thực tế với hồ sơ hoàn công: Hồ sơ hoàn công phải phản ánh đúng hiện trạng công trình sau khi thi công xong, không phải chép lại thiết kế ban đầu.

- Kiểm tra đơn giá áp dụng: Đặc biệt với các hạng mục phát sinh ngoài dự toán, đơn giá cần có cơ sở pháp lý rõ ràng theo thông báo giá vật liệu, thiết bị của địa phương.

- Xác nhận điều kiện thanh toán: Chỉ thanh toán khi đủ điều kiện theo hợp đồng và pháp luật. Không thể thanh toán tạm rồi điều chỉnh sau.

Đây là điểm mà nhiều Ban QLDA giao thông hiện nay vẫn còn lỗ hổng lớn trong quy trình nội bộ. Việc kiểm tra thủ công hàng trăm hạng mục đơn giá và đối chiếu với hàng chục văn bản pháp lý là bài toán gần như không thể giải bằng Excel hay quy trình giấy tờ thông thường.

8. Ký số và hồ sơ pháp lý: Yêu cầu không thể bỏ qua

NĐ 175 cũng đặt ra yêu cầu ngày càng rõ hơn về chứng từ điện tử và ký số trong quản lý dự án đầu tư xây dựng. Với ban QLDA giao thông là nơi hồ sơ phải lưu trữ hàng chục năm cho mục đích bảo hành, bảo trì và sửa chữa, tính toàn vẹn và truy xuất nguồn gốc của hồ sơ là yêu cầu thiết yếu.

Các loại hồ sơ cần ký số và lưu trữ có tổ chức bao gồm:

- Biên bản nghiệm thu từng hạng mục và giai đoạn

- Hồ sơ hoàn công toàn bộ công trình

- Quyết định phê duyệt quyết toán

- Hợp đồng tư vấn và phụ lục điều chỉnh

- Biên bản bàn giao công trình đưa vào sử dụng

Thiếu bất kỳ tài liệu nào trong số này đều có thể gây khó khăn nghiêm trọng khi công trình xảy ra sự cố hoặc khi cơ quan nhà nước yêu cầu kiểm tra hồ sơ.

9. Những khó khăn thực tế khi Ban QLDA giao thông áp dụng NĐ 175

Trong quá trình làm việc với các dự án hạ tầng giao thông, một vấn đề thường xuyên xuất hiện là khối lượng hồ sơ tăng nhanh hơn năng lực kiểm soát của Ban QLDA.

Một dự án cầu đường quy mô trung bình có thể phát sinh hàng nghìn hồ sơ kỹ thuật, hàng trăm biên bản nghiệm thu và hàng chục lần điều chỉnh thiết kế. Việc kiểm tra thủ công khiến cán bộ kỹ thuật mất rất nhiều thời gian và dễ bỏ sót.

Bên cạnh đó, nhiều Ban QLDA đang đồng thời quản lý nhiều dự án khác nhau. Dữ liệu bị phân tán giữa email, Excel, hồ sơ giấy và các phần mềm riêng lẻ khiến việc truy xuất thông tin gặp nhiều khó khăn.

Khi cơ quan thanh tra hoặc kiểm toán yêu cầu đối chiếu hồ sơ, việc tìm kiếm chứng cứ kiểm tra và lịch sử phê duyệt có thể mất nhiều ngày, thậm chí nhiều tuần.

Đó là lý do vì sao xu hướng số hóa quản lý dự án đang trở thành lựa chọn được nhiều Ban QLDA giao thông quan tâm trong giai đoạn hiện nay.

10. Giải pháp số hóa quản lý dự án hạ tầng theo NĐ 175

Để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của Nghị định 175, nhiều Ban QLDA đã bắt đầu ứng dụng phần mềm quản lý dự án đầu tư xây dựng nhằm số hóa toàn bộ quy trình quản lý.

Một hệ thống phù hợp có thể hỗ trợ:

- Quản lý hồ sơ pháp lý tập trung.

- Theo dõi tiến độ theo thời gian thực.

- Kiểm soát quy trình phê duyệt nhiều cấp.

- Lưu vết trách nhiệm từng cá nhân.

- Quản lý nghiệm thu và thanh toán.

- Hỗ trợ ký số và lưu trữ điện tử.

Đối với các dự án giao thông quy mô lớn, đây không chỉ là giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý mà còn là công cụ giúp Ban QLDA chứng minh trách nhiệm kiểm soát khi cần thanh tra hoặc kiểm toán.

11. Kết luận

Ban QLDA giao thông NĐ 175 đang bước vào giai đoạn chuyển đổi quan trọng từ vai trò điều phối sang vai trò kiểm soát toàn diện. Nghị định 175 không đơn thuần là một văn bản pháp luật mới mà là một thay đổi lớn trong tư duy quản trị dự án đầu tư xây dựng.

Đối với các Ban quản lý dự án giao thông, việc hiểu đúng trách nhiệm, xây dựng quy trình kiểm soát chặt chẽ và ứng dụng công nghệ quản lý phù hợp sẽ là yếu tố quyết định giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý, nâng cao hiệu quả đầu tư và đáp ứng đầy đủ yêu cầu của NĐ 175 trong dài hạn.

Nếu bạn đang tìm giải pháp hỗ trợ Ban QLDA giao thông vận hành đúng theo NĐ 175, từ kiểm soát tư vấn, phê duyệt 2 lớp đến quản lý hồ sơ pháp lý, hãy khám phá phần mềm quản lý dự án theo Nghị định 175 tại đây.

Câu hỏi thường gặp về Ban QLDA giao thông NĐ 175

Ban QLDA giao thông NĐ 175 khác gì so với ban QLDA theo NĐ 15/2021?

NĐ 175/2024 tái phân định rõ hơn trách nhiệm giữa Ban QLDA và tư vấn: tư vấn làm và chịu trách nhiệm về chất lượng công việc, Ban QLDA kiểm tra và chịu trách nhiệm về khâu kiểm soát. Đây là nguyên tắc mà NĐ 15/2021 chưa quy định cụ thể như vậy.

Ban QLDA giao thông có bắt buộc phải thuê tư vấn quản lý dự án theo NĐ 175 không?

Không bắt buộc với mọi trường hợp. NĐ 175 cho phép áp dụng hình thức thuê tư vấn quản lý dự án (Điều 24) hoặc chủ đầu tư tự thực hiện quản lý dự án nếu đủ năng lực. Tuy nhiên, với dự án giao thông quy mô lớn, thuê tư vấn thường là lựa chọn phổ biến hơn.

Khi có sai phạm trong dự án, ban QLDA giao thông có thể đổ hoàn toàn trách nhiệm cho tư vấn không?

Không thể. Theo nguyên tắc của NĐ 175, nếu Ban QLDA đã ký phê duyệt hồ sơ do tư vấn lập mà không phát hiện sai phạm thì trách nhiệm về khâu kiểm soát thuộc về Ban QLDA. Tư vấn chịu trách nhiệm về việc làm của mình; Ban QLDA chịu trách nhiệm về việc kiểm tra của mình.

Ban QLDA giao thông cần chuẩn bị gì để đáp ứng NĐ 175/2024?

Cần xây dựng lại quy trình phê duyệt nội bộ theo cơ chế 2 lớp; thiết lập hệ thống lưu vết hồ sơ có dấu thời gian; đào tạo cán bộ về các quy định mới trong NĐ 175; và cân nhắc sử dụng công cụ kỹ thuật số để kiểm soát tư vấn, hồ sơ và tiến độ một cách hệ thống.

Hồ sơ hoàn công trong dự án hạ tầng giao thông theo NĐ 175 cần đáp ứng yêu cầu gì?

Hồ sơ hoàn công phải phản ánh đúng hiện trạng thực tế công trình sau thi công, không chép lại thiết kế ban đầu, có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan và được lưu trữ đảm bảo toàn vẹn, truy xuất được trong suốt vòng đời công trình.

Liên hệ MekongSoft để được tư vấn miễn phí

Công ty Cổ phần Phần mềm Mekong

Địa chỉ: 64 Nguyễn Đình Chiểu, phường Tân Định, Thành Phố Hồ Chí Minh

Hotline: 0944 443 558

Mail: support@mekongsoft.com.vn

Website: https://mekongsoft.com.vn