Ưu nhược điểm giữa phần mềm quản lý bán hàng và phương pháp quản lý truyền thống

Trong thời đại 4.0 hiện nay, việc các doanh nghiệp sử dụng các phần mềm để số hóa việc kinh doanh đang trở nên phổ biến. Đặc biệt trong bối cảnh đại dịch gây ảnh hưởng nặng nề đến ngành buôn bán, thay đổi thì phương thức kinh doanh – giao nhận đến cả quy mô và bản chất. Việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng thay cho phương pháp truyền thống là cách tối ưu nhất giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí, tăng hiệu quả công việc và quản lý mọi rủi ro trong quy trình kinh doanh. 

1. Các tính năng nổi bật trong phần mềm quản lý bán hàng MekongSoft

Phần mềm quản lý bán hàng ngày càng phổ biến bởi khả năng thay đổi và cải tiến để phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng. Để tìm được phần mềm miễn phí và  phù hợp, doanh nghiệp cần phải bỏ thời gian tìm hiểu và trải nghiệm các chức năng của phần mềm. Vậy thì cụ thể phần mềm quản lý bán hàng MekongSoft có thể cung cấp những tiện ích gì cho doanh nghiệp?

1.1. Quản lý nguyên vật liệu và chất lượng 

Quản lý nguyên vật liệu và chất lượng sản phẩm chính là nguyên nhân cấu thành sự thành bại của một doanh nghiệp. Kiểm định chất lượng sản phẩm không tốt sẽ dẫn đến sự thất thoát không đáng có, tạo ra những sản phẩm kém chất lượng so với cam kết khách hàng, từ đó gây mất uy tín, tốn kém chi phí cho bồi thường. Khi mở rộng mô hình kinh doanh, việc quản lý hàng hóa ngày càng phải chặt chẽ và chuyên nghiệp hơn bởi số lượng, chủng loại, luân chuyển giữa các chi nhánh ngày càng phức tạp hơn. 

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng giúp quản lý nguồn nguyên vật liệu, nguồn cung sản phẩm đầu vào, cho phép thống kê và so sánh các chỉ số đánh giá chất lượng và chi phí nguyên vật liệu, sản phẩm giữa các nhà cung cấp và giữa các thời điểm nhập hàng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, kịp thời đánh giá được tình hình vận hành, kiểm soát chi phí tốt hơn. 

1.2. Quản lý khách hàng

Đối với nhiệm vụ chăm sóc khách hàng, phần mềm quản lý bán hàng giúp lưu lại thông tin và lịch sử mua hàng. Từ đó có thể phân loại nhóm khách hàng (khách sỉ, khách lẻ, khách hàng thân thiết, khách VIP,…) để có chính sách chăm sóc phù hợp như: chương trình khuyến mãi, tích điểm, đãi ngộ khách hàng…

1.3. Quản lý nhân viên

Việc quản lý và phân quyền cho nhân viên hết sức quan trọng đối với cửa hàng. Phần mềm quản lý bán hàng có thể phân quyền truy cập dữ liệu, nhập liệu, phân công công việc phù hợp cho nhân viên. Đặc biệt, thông qua các chỉ số bán hàng, doanh số cá nhân, phần mềm còn giúp phân tích năng lực của nhân viên để giao trách nhiệm và khen thưởng, cho tặng quyền lợi phù hợp. 

1.4. Quản lý tài chính

Quản lý tài chính là yếu tố không thể thiếu trong doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ. Việc theo dõi, quản lý được các yếu tố tài chính giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát được doanh thu và lợi nhuận. Về cơ bản, tài chính bao gồm tất cả các yếu tố như: dòng tiền, vật tư, nguyên liệu, tài sản phát sinh lúc hình thành nguồn vốn hoặc các khoản thu, khoản chi trong quá trình vận hành. Phần mềm quản lý bán hàng chính là trợ thủ đắc lực giúp doanh nghiệp giải được bài toán khó trên. 

1.5. Chức năng báo cáo 

Báo cáo cũng là một chức năng không thể thiếu trong phần mềm quản lý bán hàng. Việc theo dõi báo cáo giúp cho cấp trên nắm rõ được tình hình doanh nghiệp mình, nhưng lại khá mất thời gian và công sức của nhân viên nếu phải thao tác bằng thủ công, đôi khi dễ dàng xảy ra sai sót vì cập nhật thiếu dữ liệu và hạn chế trong kỹ năng phân tích.

Chính vì thế, phần mềm quản lý bán hàng hỗ trợ xuất báo cáo hàng ngày một cách chuẩn xác nhất, cho phép bạn có thể theo dõi một cách chọn lọc về: thời gian, lợi nhuận, chiết khấu thanh toán, nhân viên, khách hàng, chi nhánh. Các chỉ số sẽ được thống kê thành các chỉ số, biểu đồ, từ đó đưa ra giải pháp đúng đắn cho nhà quản trị.

2. So sánh ưu điểm/ nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng so với truyền thống

Tuy là trợ thủ đắc lực nhất hiện nay cho nhà kinh doanh. Nhưng không phải phần mềm nào cũng đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Mỗi một phần mềm đều có ưu nhược điểm khác nhau. Nên hãy cùng tìm hiểu xem ưu – nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng đang được ưa chuộng nhất hiện nay là gì nhé!

2.1. Ưu điểm

Tiết kiệm thời gian, chi phí: Với việc đăng nhập vào trình duyệt, bạn dễ dàng tìm kiếm được những tài liệu mà mình cần mà không quá tốn nhiều thời gian. Bạn sẽ tiết kiệm được kha khá chi phí lưu trữ giấy tờ từ việc sử dụng hệ thống online. Ngoài ra, sẽ có một số phần mềm được sử dụng miễn phí hoặc chi phí thấp cho năm đầu tiên sử dụng. Đây cũng được coi là ưu điểm ngắn hạn của phần mềm quản lý bán hàng. 

Xử lý khối lượng dữ liệu lớn và giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh: Việc phát triển quy mô kinh doanh với hàng trăm khách hàng, hàng trăm sản phẩm sẽ khiến bạn gặp khó khăn khi xử lý dữ liệu thông thường. Khi đó, việc sử dụng phần mềm giúp bạn giảm bớt áp lực, dễ dàng xử lý thông tin mà ít mất thời gian và sai sót.

Quá trình xử lý nhanh gọn và tiện lợi: Bằng cách lưu trữ quy trình kinh doanh và sự chung tay đóng góp dữ liệu từ mọi nhân viên trong từng hành vi làm việc để tạo nên chỉ số tự động trên hệ thống khiến cho việc xử lý công việc trở nên hiệu quả hơn. 

2.2. Nhược điểm

Mất thời gian để làm quen với phần mềm mới: Đối với những doanh nghiệp truyền thống thường sẽ quan ngại về việc thay đổi từ phương pháp truyền thống sang hiện đại. Vì thế thường rất mất thời gian để nhân viên thích nghi với quy trình mới. Đôi khi nhân viên sẽ cảm thấy bị kiểm soát nên có phản ứng tiêu cực khi áp dụng phần mềm.

Với nhược điểm này, doanh nghiệp cần có những buổi đào tạo để giúp nhân viên hiểu được phần mềm quản lý bán hàng chính là cánh tay đắc lực để giúp nhân viên được ghi nhận sự cống hiến của mình một cách công bằng, được chi trả hoa hồng, chiết khấu theo mức thang doanh số tốt hơn. Tuy nhiên với phần mềm bán hàng của MekongSoft, bạn sẽ dễ dàng làm quen nhanh chóng trong 30 phút bởi vì giao diện được thiết kế vô cùng đơn giản.

Chi phí bỏ ra để đầu tư phần mềm: thông thường muốn sử dụng phần mềm lâu dài cần phải bỏ ra chi phí để duy trì hệ thống tuy nhiên chi phí này không cao. Đặc biệt là khi doanh nghiệp có sự thay đổi về cơ cấu phòng ban, thay đổi về chính sách kinh doanh, quy trình vận hành, thì thường sẽ phát sinh chi phí để cập nhật phần mềm. Lời khuyên cho các doanh nghiệp là hãy ứng dụng phần mềm quản lý ban hàng ngay từ đầu để nhận được sự ủng hộ của mọi nhân viên cũng như kịp thời thích ứng, hạn chế cập nhật và thay đổi về sau.

Phần mềm quản lý bán hàng MekongSoft mang lại nhiều lợi ích cho khách hàng như: tiết kiệm thời gian, chi phí, xử lý được khối lượng lớn công việc…Ngoài ra, khả năng dự đoán số lượng hàng tồn kho, hàng sắp hết hạn hay nguồn hàng dự trữ sắp hết sẽ giúp doanh nghiệp điều chỉnh được kế hoạch bán hàng hiệu quả hơn. Phần mềm quản lý bán hàng MekongSoft là giải pháp tối ưu bởi khả năng vận hành đơn giản, giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh mang lại thành công cho doanh nghiệp.