Tại sao doanh nghiệp SME lại cần hệ thống quản lý tổng thể ERP?

29-06-2020
ERP luôn được cho là hệ thống xương sống của tất cả các doanh nghiệp (dù lớn, hay nhỏ) và để đáp ứng một mục tiêu duy nhất: quản lý được, đo lường được thì mới thấy được hiệu suất, lợi nhuận.

Doanh nghiệp SME có cần ERP?

Trong suốt quá trình tư vấn cho tầm vài trăm doanh nghiệp, tôi gặp khá nhiều case quy mô nhỏ tầm 15-30 nhân sự thường từ chối sử dụng phần mềm với nhận định "Nhỏ quá chưa cần thiết".

Nếu cách đây tầm 10 năm thì nhận định đó hoàn toàn đúng. Tại thời điểm đó có quá nhiều lý do để một doanh nghiệp KHÔNG NÊN triển khai ERP vội vàng. Điển hình bao gồm:

  1. Chi phí cao: Dưới 5 tỷ gần như không thể triển khai nổi
  2. Công nghệ chưa đáp ứng: Hầu hết là chậm, càng lớn càng chậm, do mạng và máy móc.
  3. Nhân sự chưa sẵn sàng: sử dụng được máy tính là đã xuất sắc, đừng nói tới việc xài phần mềm quản trị.
  4. Phần mềm không thân thiện: hầu hết toàn tiếng Anh mà dân ta thì thấy tiếng Anh là chạy dài.

Chỉ từng đó rào cản, đặc biệt là TIỀN đủ khiến cho các doanh nghiệp lắc đầu ngao ngán.

Giải pháp nào cho doanh nghiệp SME 

Nhưng tình hình hiện tại đã hoàn toàn khác, vấn đề lớn nhất là chi phí gần như được giải quyết triệt để với rất nhiều đối tác cung cấp giải pháp với giá cực kỳ hợp lý. Điển hình giải pháp phần mềm ERP theo yêu cầu Mekong Soft phù hợp cho doanh nghiệp có ngân sách đầu tư vừa phải.

Song song đó là hàng loạt lợi ích cho các SME, đặc biệt là các SME định hướng tối ưu hoạt động & hướng đến việc gọi vốn. Với các doanh nghiệp này thì việc sở hữu một hệ thống chuẩn chỉnh càng sớm càng tốt mang lại quá nhiều lợi ích.

phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP cho SMEs

MINH BẠCH NỘI BỘ / (Internal) Transparency

Quản trị nội bộ rõ ràng, chính xác là điều kiện tiên quyết. Doanh nghiệp càng nhỏ, 90% thời gian của sếp là nghĩ về việc KIẾM TIỀN. Một số lại thường dành cho việc kiểm soát và giữ tiền, từ đó tạo lỗ hổng cho các nhân viên bẩn tính gian lận.

Điển hình là tôi có gặp một trường hợp là nhân viên gian lận hàng giá trị hơn trăm triệu mà 6 tháng sau sếp mới phát hiện. Đừng đổ lỗi cho sếp vì với quy mô 8 cửa hàng, mỗi cửa hàng tồn hơn 10,000 items thì việc mất hàng là chuyện có thể hiểu được.

DỮ LIỆU THÔNG SUỐT / Steamlined Data Flow

Vấn đề này càng quan trọng, hầu hết đều đang dùng excel để quản trị, cao cấp hơn tí thì spredsheet. Không thể phủ nhận các công cụ này có tính linh hoạt rất cao và đặc biệt là free.

Tuy nhiên, các sếp sẽ nhanh chóng thấy hạn chế về việc thông tin bị phân mảnh, thiếu đồng bộ, nhân viên thì loạn lên khi cần phải điều chỉnh bất kỳ dòng dữ liệu nào.

Thử tưởng tượng đội ngũ 40 người quản lý hơn 400,000 dòng dữ liệu spreadsheet, chắc chắn sẽ chậm kinh khủng, hao tốn bao nhiêu thời gian, hiệu suất làm việc.

TĂNG CƯỜNG GIAO TIẾP NỘI BỘ & HIỆU SUẤT / Exceeding Collaboration & Productitvity

Nào nào, chat qua zalo, facebook, viber, các loại chat thì đúng là khá hiệu quả khi bạn quản lý team tầm 3-5 người. Nhưng hãy nghĩ tới việc quy mô lên trên 10 người. Việc vừa chat đã trôi, chat đủ thứ vấn đề loạn hết cả lên, chả biết đang nói về việc nào.

Chưa kể tám-trăm-cái-group-chat vừa khách hàng vừa nội bộ khiến cho nhân viên muốn nổi điên. Nhiều khi chat nhầm sang box khách hàng. Trường hợp này bảo đảm không thiếu.

Các hệ thống phân việc và giao tiếp kiểu mới sẽ hướng thẳng vào một chủ đề nào đấy cụ thể. Ví dụ: một cơ hội bán hàng, một đơn hàng, một khách hàng cụ thể.

Việc này giúp cho toàn bộ nhân viên biết mình đang nói cái gì? nói về ai? nói ở đâu? khi nào phải xong. Cơ bản là biết rõ việc rồi thì khả năng quản lý được nhiều việc hơn sẽ tăng lên, đơn giản vậy là tăng hiệu suất.

GIẢM CHI PHÍ VẬN HÀNH / Reduce Operating Costs

Việc này thì phải nói cho rõ 2 điểm.

  1. Một - chi phí vận hành ban đầu khi mới triển khai thậm chí còn cao hơn bình thường. Cái này rõ ràng vì đội ngũ sẽ phải làm nhiều việc hơn. Nhưng càng triển khai lâu thì chi phí này càng giảm dần tới mốc "save costs"
  2. Hai - không nên lầm tưởng áp dụng hệ thống là ập vào cắt cost được ngay. Trên thực tế nên định hướng vào việc tăng năng suất, từ đó ROI sẽ tốt hơn trên cùng một ngân sách chi phí. Nhân viên không bạn nào thích cảm giác đưa hệ thống vào là sẽ cắt người cả.

Áp dụng càng nhuần nhuyễn phần mềm quản trị doanh nghiệp sếp & cả đội ngũ nhân viên sẽ càng thấy lợi ích.

(Nguồn: Lê Anh Tuấn – Group Kinh doanh trong kỉ nguyên số)

Quý doanh nghiệp có nhu cầu triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP, liên hệ với Mekong Soft để được tư vấn ngay: 1900-571-232