Sử dụng phần mềm quản lý kho tối ưu công việc cho kế toán kho

Đối với một doanh nghiệp, việc quản lý một kho hàng hiệu quả giống như việc có một hậu phương vững chắc cho cuộc chiến đầy cam go trên thương trường vậy. Bởi lẽ, việc quản lý kho rất quan trọng, nhưng không phải kế toán kho nào cũng có thể đảm bảo được công việc vận hành trơn tru. Vì thế phần mềm quản lý kho ra đời như một vị cứu tinh cho doanh nghiệp, giảm bớt gánh nặng công việc cho kế toán kho.

Những rủi ro trong việc quản lý kho thường gặp khi thiếu phần mềm quản lý kho 

Quản lý kho là một công việc được coi là vô cùng khó khăn bởi kho hàng chính là phần quan trọng nhất trong một doanh nghiệp. Đây là nơi cung cấp sản phẩm, dịch vụ chính của doanh nghiệp, vì thế việc cảm thấy áp lực khi quản lý kho hàng là chuyện hiển nhiên. Vậy có những nguyên nhân gì dẫn đến việc quản lý kho hàng trở nên khó khăn? Hãy cùng MekongSoft tìm hiểu nhé!

Không kiểm soát được lượng hàng hoá ra vào

Việc kiểm soát lượng hàng hoá ra vào rất quan trọng vì nếu không nắm rõ được số lượng hàng hoá cũng như nguyên vật liệu, đồng nghĩa với việc bạn chưa xác định được số lượng hàng tồn kho định kỳ mỗi tháng. Bạn sẽ dễ lâm vào tình cảnh thiếu hụt hay dư thừa hàng hóa để cung ứng cho đại lý hoặc bán lẻ; cũng như duy trì hoạt động của doanh nghiệp. 

Thêm vào đó, doanh nghiệp cũng không tránh khỏi những rủi ro thất thoát hàng hóa do nội bộ nhân sự tuồn hàng ra ngoài hoặc hàng hóa hết hạn sử dụng. Đặc biệt khi doanh nghiệp muốn tổ chức các chương trình khuyến mãi để kích cầu tiêu dùng thì việc này càng khó khăn hơn bởi vì khó kiểm soát được số lượng hàng hóa dùng cho chương trình khuyến mãi. 

Sắp xếp hàng hoá không hợp lý

Những vấn đề bạn sẽ gặp phải khi không chú trọng đến khâu sắp xếp hàng hóa trong kho chính là: mất thời gian tìm kiếm hàng, tốn diện tích chứa hàng, khó giữ được hàng lâu dài và dễ bị hư hỏng, khó kiểm kê được số lượng hàng…

Ngược lại, nếu sắp xếp hàng hoá khoa học sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều trong việc kiểm tra hàng hoá ra vào, tiết kiệm kho bãi, thời gian, sức lực đồng thời làm tăng năng suất lao động cũng như giúp cho việc kiểm soát, quản lý thuận tiện, dễ dàng hơn.

Không có sự đối chiếu thường xuyên giữa thủ kho và kế toán

Một trong những thiếu sót dẫn đến tổn thất hàng hóa là không có sự phân công rõ ràng giữa kế toán kho và thủ kho, giao việc nhầm lẫn với bộ phận mua hàng, nhận hàng. Thiếu sự đối chiếu thường xuyên giữa kế toán kho và thủ kho, dẫn đến khó giải quyết khi vấn đề phát sinh như: 

1. Số liệu xuất kho không đúng với số liệu thực xuất
2. Giá trị hàng tồn kho nhập kho khác so với giá trị trên hóa đơn và các chi phí phát sinh
3. Thất thoát hàng hóa do chênh lệch giữa kiểm kê thực tế so với sổ kế toán

Những sai sót trong nghiệp vụ xuất phiếu xuất – nhập kho 

Một số sai sót về hàng tồn kho mà kế toán kho cần lưu ý: 

1. Phiếu xuất nhập kho chưa đúng quy định: Bởi vì thao tác bằng thủ công nên dễ dẫn đến những thiếu sót như không đánh số thứ tự, trùng số, thiếu chữ ký, các chỉ tiêu không nhất quán.
2. Không lập bảng kê chi tiết cho từng phiếu xuất kho: không viết phiếu xuất kho riêng cho mỗi lần xuất mà gộp chung cho cả một khoảng thời gian dài.
3. Hạch toán sai: không hạch toán theo phiếu xuất vật tư và phiếu nhập kho vật tư đã xuất nhưng không dùng hết mà chỉ hạch toán xuất kho theo số chênh lệch giữa phiếu xuất vật tư lớn hơn phiếu nhập lại vật tư.

Để khắc phục những tình trạng trên chúng tôi gợi ý bạn sử dụng phần mềm quản lý kho, trợ thủ đắc lực mang đến giải pháp cho các vấn đề đau đầu trong việc quản lý kho. Cùng tìm hiểu những lợi ích mà phần mềm quản lý kho mang lại ở bên dưới!

Xem thêm : Giải pháp phần mềm quản lý kho cho doanh nghiệp

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý kho MekongSoft

Việc quản lý kho hàng tốt sẽ giúp cho hàng hoá của bạn ổn định hơn, giảm đáng kể hàng tồn kho. Nhưng nếu sử dụng phương pháp truyền thống, chắc chắn sẽ mất nhiều thời gian, công sức ghi chép, đôi khi không thể tránh những sai sót. Sử dụng phần mềm quản lý kho thay thế cho phương pháp truyền thống giúp bạn tiết kiệm được thời gian, nguồn nhân lực, tối ưu quá trình lưu kho và vận chuyển hàng. 

Cùng xem phần mềm này mang đến lợi ích gì mà nhiều doanh nghiệp hiện nay đang thi nhau áp dụng vào quy trình quản lý kho hàng của mình nhé!

Quản lý quy trình nhập kho/xuất kho và cho kết quả chính xác

Việc quan trọng nhất là phải đặt hàng hóa đúng nơi, đúng chỗ để tránh gây khó khăn cho việc kiểm kê. Khi sử dụng phần mềm này, hàng sẽ được phân theo loại hàng, nhãn, ngày sản xuất để tối ưu hoá thời gian tìm kiếm. 

Phần mềm giúp bạn bố trị lại thiết bị, nhân lực hiệu quả đáp ứng được nhu cầu trong kho, nâng cao hiệu quả công việc. Ngoài ra, phần mềm còn có khả năng tối ưu quy trình lấy hàng, xử lý đơn hàng một cách nhanh chóng, hỗ trợ bộ phận bán hàng chuẩn bị theo đơn hàng một cách chủ động giúp cho việc bán hàng chính xác và hiệu quả hơn.

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Mọi dữ liệu về hàng hóa đều được thống kê trên hệ thống máy tính, chỉ cần một cú click chuột bạn có thể nắm được tình hình hàng hoá mà không cần phải mất thời gian đến kho để kiểm kê hàng mà lại vô cùng chính xác. 

Dựa vào bảng số liệu mà phần mềm cung cấp, bạn có thể nắm được mặt hàng nào đang dư thừa hay thiếu hụt, từ đó điều chỉnh số lượng hợp lý tránh tình trạng hàng tồn kho ảnh hưởng đến chi phí đầu tư cũng như chất lượng hàng hoá.

Hỗ trợ lên kế hoạch

Phần mềm quản lý kho giúp bạn dễ dàng dự đoán tình hình tiêu dùng của khách hàng, từ đó lên kế hoạch đặt hàng, quản lý lượng hàng hoá hiệu quả. Bên cạnh đó, nó còn giúp xử lý đơn hàng, ước tính nhân sự,…đảm bảo quá trình vận hành diễn ra trơn tru, đáp ứng nhu cầu của nhà cung cấp. 

Ngoài ra, phần mềm còn giúp ghi nhận hàng nhập kho, hàng tồn kho, lập bảng kê tính giá đối với từng loại hàng tồn kho, theo dõi chi tiết từng loại vật tư, nguyên vật liệu, hàng hóa… để kiểm soát giảm thiểu rủi ro thất thoát hàng hóa, vật tư, tiền bạc do sai sót của kiểm kho.

Xem thêm : Tại sao phần mềm quản lý kho lại quan trọng?

Kết luận

Không thể phủ nhận lợi ích to lớn của phần mềm quản lý kho mang lại cho chúng ta bởi khả năng xử lý thông minh và tiết kiệm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp. Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý hàng hóa, nhưng MekongSoft là một trong những phần mềm đang được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng nhất bởi giá thành và tính khả thi cao. 

Nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm một phần mềm giúp doanh nghiệp giải bài toán khó về quản lý kho, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline  09.4444.3558  để được tư vấn mọi thắc mắc. Hoặc bạn có thể tải xuống bản dùng thử miễn phí dưới đây để trải nghiệm phần mềm.