Mất chữ ký số USB Token doanh nghiệp phải làm sao?

Chữ ký số USB Token là thiết bị được thiết kế khá nhỏ gọn. Thường được mang theo để sử dụng ký xác nhận các giao dịch điện tử. Việc thường xuyên mang đi, cộng thêm với thiết bị nhỏ nên rất dễ xảy ra tình trạng bị mất hoặc thất lạc. Vậy bị mất chữ ký số thì phải làm sao? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây

Những lý do khiến bạn bị mất chữ ký số?

Như chúng ta đã biết, việc sử dụng chữ ký số hiện nay đã và đang trở nên rất phổ biến. Việc sử dụng chữ ký số được xem là vô cùng tiện lợi. Không chỉ đối với mỗi doanh nghiệp nói chung và cá nhân những người đứng đầu doanh nghiệp nói riêng.

Thay vì việc chúng ta phải giải quyết những văn bản, tài liệu hành chính mà phải ngồi cố định một chỗ. Việc áp dụng chữ ký số giúp chúng ta linh hoạt giải quyết những vấn đề này hơn. Ở mọi lúc, mọi nơi, đảm bảo chúng ta có thể giải quyết song song nhiều việc cùng một lúc.

Tuy nhiên tiện lợi quá thường đi kèm với những rủi ro. Một trong những rủi ro thường gặp trong việc sử dụng chữ ký số, đó là việc làm mất chữ ký số. Dưới đây là một số nguyên nhân cơ bản dẫn đến việc làm mất chữ ký số của bạn:

Mất chữ ký số do để quên ở một nơi nào đó mà bạn không nhớ

Đây là một trong những nguyên nhân thường gặp nhất. Đồng thời tỷ lệ những người mắc hội chứng quên này cũng chiếm rất cao.

Vì một lý do nào đó, hoặc là bạn đang tập trung vào một việc nào đó. Hoặc là vì sao nhãng vấn đề nào khác. Thì rốt cuộc thiết bị chữ ký số của bạn bị mất ở đâu đó mà bạn không nhớ ra.

Do làm rơi mất chữ ký số

Khả năng xảy ra tình huống này cũng khá là cao. Một thiết bị linh động, nhỏ gọn, có thể bỏ túi cầm đi bất kỳ đâu để giải quyết công việc là quá tiện lợi. Vì một vài sút lơ đãng, bạn đã làm rơi nó. điều này khiến bạn bị mất đi thiết bị này.

Bên cạnh đó, việc một số người có thói quen móc cùng vào với các thiết bị khác, dẫn đến việc khi làm rơi thiết bị kia dẫn đến thiết bị chữ ký số cũng bị mất theo luôn.

Bị đánh cắp mất chữ ký số

Tình huống này có thể xảy ra tuy nhiên hơi hy hữu, nếu không chỉ nói là đếm trên đầu ngón tay những trường hợp bị đánh cắp.

Một số đối tượng xấu, thiếu hiểu biết, nghĩ rằng thiết bị chữ ký số là một thiết bị lưu trữ thông tin tuyệt mật hoặc dữ liệu gì đó của công ty. 

Mục đích của những kẻ xấu này là đánh cắp thông tin, tài liệu của công ty. Tuy nhiên, đời không như là mơ, dẫn đến tình trạng công ty của bạn bị mất thiết bị chữ ký số.

Ủy quyền cho người khác giữ và người đó làm mất chữ ký số

Đây cũng được xem là nguyên nhân tương tự như 2 nguyên nhân đầu. Cũng xuất phát từ yếu tố chủ quan mà làm mất.

Mất chữ ký số do quên mật khẩu đăng nhập

Mặc dù không phải làm mất, những việc quên mật khẩu đăng nhập cũng được xếp vào cùng loại với vấn đề liên quan đến chữ ký số.

Bên cạnh những nguyên nhân cơ bản trên đây. Còn rất nhiều nguyên nhân khác khiến thiết bị chữ ký số của bạn bị mất. Dù nguyên nhân nào đi nữa, thì khi thiết bị của bạn đã bị mất thì việc đầu tiên phải nghĩ đến. Đó là khắc phục hậu quả.

Vậy khi bị mất chữ ký số thì phải làm sao? Dưới đây là hướng dẫn các xử lý dành cho bạn.

Hướng dẫn xử lý khi bị mất chữ ký số USB Token

Thông thường, việc mất thiết bị chữ ký số của doanh nghiệp thường đi kèm với 2 khả năng xảy ra. Cụ thể:

1. Trường hợp 1: Mất USB Token nhưng không nhớ mật khẩu đăng nhập ở Website của Tổng cục Thuế
2. Trường hợp 2: Bị mất USB Token nhưng vẫn nhớ mật khẩu đăng nhập ở Website của Tổng cục thuế

Mỗi trường hợp lại có một hướng xử lý khác nhau. Dưới đây là cách xử lý trong từng trường hợp khi bị mất chữ ký số:

Trường hợp 1: Mất USB Token nhưng không nhớ mật khẩu đăng nhập ở Website của Tổng cục thuế cục thuế

Trong trường hợp này, cá nhân sử dụng chữ ký số bị mất thiết bị phần cứng, kèm theo quên luôn mật khẩu đăng nhập. Vì vậy, sẽ thực hiện theo các bước sau

Bước 1: Lấy lại mật khẩu

Đây được xem là bước đầu tiên cũng là bước quan trọng của vấn đề. Việc lấy lại mật khẩu giúp bạn lấy lại quyền truy cập vào tài khoản quản trị.

Cá nhân đăng ký sử dụng chữ ký số nhanh chóng đến cơ quan chi cục thuế quản lý. Tại đây cá nhân bị mất chữ ký số sẽ báo cáo sự việc. Đồng thời xin được cấp lại mật khẩu đăng nhập vào tài khoản.

Tại đây, người dùng phải cung cấp đầy đủ lại các thông tin mà cơ quan nhà nước yêu cầu. Việc làm này giúp chứng minh với cơ quan nhà nước về vấn đề đã đăng ký và bị mất chữ ký số như đã trình bày.

Trường hợp đơn vị doanh nghiệp đăng ký qua các đơn vị trung gian. Việc bạn phải làm là liên hệ với bên trung gian đó, báo cáo vấn đề bạn đang xảy ra. Đồng thời yêu cầu khóa tạm thời tài khoản. Sau đó thực hiện các thủ tục yêu cầu cấp lại mật khẩu đăng nhập vào tài quản quản trị.

Bước 2: Làm lại USB Token

Sau khi khai báo thông tin hoàn tất. Cơ quan chức năng sẽ tiến hành xác minh lại các thông tin.

Sau khi đã xác minh xong. Cá nhân chịu trách nhiệm pháp luật của công ty sẽ liên hệ nhà cung cấp. Tiến hành thực hiện việc làm lại USB. Việc này bạn có thể gọi điện thông báo trước và trao đổi.Hoặc đến trực tiếp văn phòng của đơn vị cung cấp để được hỗ trợ.

Trên đây là 2 bước cơ bản để thực hiện việc lấy lại mật khẩu và làm lại USB Token đối với trường hợp bị mất chữ ký số mà quên mật khẩu đăng nhập.

Trường hợp 2: Bị mất USB Token nhưng vẫn nhớ mật khẩu đăng nhập ở Website của Tổng cục thuế

Bị mất chữ ký số trong trường hợp này phải làm sao?

Trong trường hợp này, cá nhân sử dụng chữ ký số vẫn nhớ mật khẩu đăng nhập vào tài khoản thì cần xử lý như sau:

Bước 1: Liên hệ với nhà cung cấp

Trong trường hợp bạn trực tiếp đăng ký ban đầu với nhà cung cấp thì bạn cần nhanh chóng liên hệ với nhà cung cấp. Đồng thời đề nghị đơn vị này cung cấp cho bạn 1 USB token khác với thời gian sử dụng mới.

Sau khi được nghe qua vấn đề của bạn. Bên phía cung cấp dịch vụ sẽ tiến hành kiểm tra thông tin tài khoản. Đồng thời tiến hành cấp mới cho bạn một USB token như theo yêu cầu.

Trong trường hợp bạn đăng ký dịch vụ qua bên trung gian, thì việc bạn cần làm là liên hệ với bên trung gian để được hỗ trợ về vấn đề cấp lại USB Token như đối với đơn vị cung cấp.

Bước 2: Cài lại USB token mới

Sau khi liên hệ với đơn vị cung cấp. Bạn thực hiện theo các hướng dẫn của kỹ thuật viên để được cài đặt lại USB Token theo đúng các bước quy trình cài đặt.

Trong trường hợp phức tạp. Cơ quan nhà nước sẽ có thể yêu cầu bạn cung cấp giấy tờ pháp lý để chứng minh. Cụ thể bạn sẽ phải cung cấp các giấy tờ như: bản sao giấy phép kinh doanh. CMND của người đứng đầu doanh nghiệp cho đơn vị chứng thực chữ ký số để được cấp lại.

Những lưu ý khi sử dụng để không bị mất chữ ký số

Việc sử dụng chữ ký số được xem là bước đột phá về công nghệ. Ứng dụng trong giải quyết các thủ tục hành chính. Song song với những lợi ích của chữ ký số thì việc sử dụng cũng cần một vài lưu ý sau:

1. Mỗi Token chỉ có hiệu lực với một doanh nghiệp duy nhất. Vì vậy khi bị mất bạn cũng không nên quá hoảng hốt. Phải thật bình tĩnh để xử lý vấn đề được hiệu quả.
2. Hạn chế mang đi bên người thiết bị Chữ ký số để tránh tình trạng làm rơi, bị thất lạc.
3. Nếu bạn là người hay quên. Mách bạn một mẹo nhỏ có thể ghi lại mật khẩu vào một ứng dụng trên điện thoại của bạn.
4. Ở mặt dưới token sẽ có một số series duy nhất gồm 8 hoặc 10 ký tự. Chuỗi số đã được mã hoá bởi thuật toán rất phức tạp. Do đó, hiện nay vẫn chưa có người nào có thể bẻ khóa thành công.

Một lưu ý nữa, đó là việc mất token sẽ gây ra nhiều phiền phức khi cần phải báo cáo thuế, ký hợp đồng, hồ sơ…. Vậy nên doanh nghiệp phải bảo quản và giữ gìn cẩn thận, tránh trường hợp làm mất, hư hỏng TOKEN.

Trên đây là những chia sẻ về cách xử lý khi bị mất chữ ký số cũng như những lưu ý khi sử dụng chữ ký số. Hy vọng MekongSoft sẽ giúp bạn và người thân trong những trường hợp cần thiết. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng để lại ý kiến dưới phần bình luận bạn nhé!