Lưu ý về quản lý hàng tồn kho trong bán lẻ

Mặc dù đòi hỏi công việc và kỷ luật để duy trì, việc quản lý hàng tồn kho tốt sẽ giúp bạn đáp ứng được nhu cầu của khách hàng một cách dễ dàng hơn – chìa khóa để phát triển doanh nghiệp bán lẻ thành công.

Lợi thế của việc quản lý hàng tồn kho tốt

Khi quản lý hàng tồn kho tốt, doanh nghiệp có nhều lợi thế sau:

•  Kiểm soát thất thoát: Nếu không quản lý hàng tồn kho, sẽ không thể biết liệu bạn có đang bị lừa gạt bởi khách hàng hoặc nhân viên hay không cho đến khi mọi thứ đã quá muộn.
• Dịch vụ khách hàng: Bạn có thể tránh khỏi bị hết hàng, có thể xác định xem các mặt hàng còn tồn kho hay không và xác định vị trí dễ dàng hơn nếu bạn theo dõi. Bạn cũng có thể xác định mặt hàng nào đã hết, mức giá và nhà sản xuất của chúng.
• Quản lý tài chính: quản lý hàng tồn kho giúp theo dõi xem bạn đang làm mọi việc như thế nào. Sẽ chẳng còn ý nghĩa nếu bạn trải qua cả năm trời mà không biết về tình trạng hàng tồn kho của mình.
• Theo dõi sản phẩm: Bạn có thể theo dõi các mặt hàng cụ thể và loại bỏ hàng ế bằng cách khuyến mại hoặc giảm giá.

Đưa ra chính sách quản lý hàng tồn kho

Khi bạn đã hiểu được cơ chế của hệ thống kiểm kê, bạn sẽ cần phải thiết lập một số chính sách quản lý hàng tồn kho. Việc thu thập kiến thức về hàng tồn kho là vô dụng, trừ phi bạn sử dụng nó để cải thiện doanh số bán hàng và lợi nhuận cho cửa hàng của bạn. Hãy theo dõi các chỉ số sau:

• Các mặt hàng bán chạy và có số dư tồn kho thấp: Với loại mặt hàng này, bạn sẽ thấy hữu ích khi thiết lập và ghi rõ trên thẻ kho hoặc bảng tính máy tính một hạn mức đặt hàng lại được kỳ vọng.
• Các mặt hàng bán chậm đã tồn kho trong thời gian dài: Trừ phi đây là những mặt hàng theo mùa sẽ bán được sau đó, bạn nên xem xét việc giảm giá để di chuyển chúng ra khỏi kho, từ đó bạn có thể đầu tư vào các mặt hàng luân chuyển nhanh hơn.
• Các mặt hàng bán chạy có doanh số bán hàng tăng lên: Đối với các mặt hàng này, bạn nên tăng số lượng đặt hàng hoặc đưa ra một lượng đặt hàng đặc biệt để tận dụng lợi thế của việc tăng doanh số.
• Hoạt động kiểm kê cuối cùng là kiểm kê thực tế hàng năm: Điều này là cần thiết để quản lý tài chính của cửa hàng một cách thận trọng và không nên bỏ qua. Bạn phải làm điều này vào cuối năm tài chính của bạn, hầu như luôn là năm dương lịch.

Để bắt đầu, hãy tạo ra các danh sách từ các hệ thống quản lý hàng tồn kho của bạn trước khi kiểm kê thực tế và sử dụng chúng để kiểm đếm. Những danh sách này bao gồm mã hàng, chi phí cho mỗi mặt hàng và số lượng hàng tồn kho được hiển thị trên bản ghi, cùng với khoảng trống cho kiểm kê thực tế và tổng giá trị của mặt hàng đó trong kho.

Sau khi kiểm đếm, tính toán giá trị bằng cách nhân chi phí với số lượng thực tế. Sau đó, cộng tổng cột này cho tất cả các mặt hàng để có được tổng giá trị hàng tồn kho.

Với một hệ thống thủ công, bạn sẽ làm điều này bằng tay, nhưng phần mềm quản lý hàng tồn kho trên máy tính có thể tính toán các giá trị cùng với sự khác biệt giữa tồn kho thực tế và ghi lại. Bằng cách so sánh tồn kho, bạn sẽ nắm được sự thất thoát của hàng hóa thông qua hành vi trộm cắp hoặc mất mát.

Sử dụng phần mềm để quản lý hàng tồn kho

Rất nhiều phần mềm quản lý hàng tồn kho có sẵn trên thị trường, với mức giá đa dạng khác nhau. Nhiều phần mềm cho phép bạn in và đọc nhãn mã vạch, in hóa đơn, cung cấp đầy đủ các báo cáo và thống kê.

Bạn cũng có thể sử dụng một chương trình cơ sở dữ liệu, chẳng hạn như Microsoft Access, để quản lý hàng tồn kho. Chương trình này có thể xử lý hầu hết các loại mã sản phẩm được mô tả, nhưng chúng sẽ đòi hỏi kỹ năng máy tính nhiều hơn để phát triển xa hơn so với phần mềm trọn gói.

Bạn cũng sẽ phải tự xây dựng báo cáo và phân tích thống kê của riêng mình.

Phần mềm quản lý tồn kho MekongSoft là một công cụ tuyệt vời hỗ trợ bạn. Phần mềm quản lý kho MekongSoft kiểm tra, giám sát, quản lý được quy trình xuất nhập đang ở giai đoạn nào, lập các định lượng, tính giá cho sản phẩm, lợi nhuận của từng đơn hàng… giúp doanh nghiệp quản lý được nhân sự, tài sản, hàng hóa.

Với nhà quản lý MekongSoft giúp bạn:

• Nắm bắt được tình hình kho hàng của doanh nghiệp một cách thường xuyên, kịp thời và chính xác.
• Giúp nhà quản lý có thể đưa ra những giải pháp thúc đẩy ra tăng doanh thu, giảm chi phí cho doanh nghiệp cũng như đưa ra biện pháp xử lý kịp thời nếu phát sinh tình trạng xấu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
• Với cán bộ nhân viên:
• Nhân viên ở các bộ phận có thể báo cáo thường xuyên quá trình, mức độ hoàn thiện công việc khi có yêu cầu của quản lý mà không phải gặp mặt trực tiếp.
• Giúp tính toán khối lượng công việc đã hoàn thành, và khối lượng công việc cần hoàn thành, đưa ra kế hoạch hoàn thành công việc một cách cụ thể, chính xác.

Với kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp:

• Quản lý tính toán chi phí lợi nhuận của từng đơn hàng.
• Giúp doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí phát sinh.
• Giảm thời gian tiêu hao hoạt động của tài sản cố định.
• Tăng năng suất lao động,
• Tăng doanh thu trong bán hàng,
• Từ đó giúp doanh nghiệp gia tăng được lợi nhuận thuần.

Đặc biệt phần mềm quản lý kho của MekongSoft có thể sao lưu và phục hồi dữ liệu của khi gặp có sự cố xảy ra, bảo đảm hệ thống ổn định và an toàn.  

Mời bạn tham khảo:

>> Phần mềm quản lý kho

>> Phần mềm quản lý sản xuất

>> Phần mềm quản lý bán hàng