Giảm nhẹ chi phí nhân sự với phần mềm quản lý đơn hàng của MekongSoft

Phần mềm quản lý đơn hàng xuất hiện hỗ trợ công tác quản lý được thực hiện gọn gàng, nhanh chóng, tối ưu hiệu quả làm việc của nhân viên, đồng thời doanh nghiệp cũng có thể cắt giảm đáng kể chi phí cho nhân sự. Cùng MekongSoft tìm hiểu rõ hơn về phần mềm này với những lợi ích tuyệt vời trong bài viết ngay sau đây nhé!

Những việc nhân viên quản lý đơn hàng cần thực hiện

Trong công tác quản lý đơn hàng truyền thống, nhân viên phải đảm nhận mọi công việc liên quan đến đơn hàng từ phản hồi khách hàng, chốt đơn, quản lý kho hàng, đóng gói hàng và giao sản phẩm đến đơn vị vận chuyển, báo cáo định kỳ với cấp trên. Cụ thể, các hoạt động mà nhân viên quản lý đơn hàng cần thực hiện bao gồm:

1/ Tiếp nhận đơn hàng

Đầu tiên, nhân viên quản lý đơn hàng cần phải tiến hành tiếp nhận đơn hàng từ khách hoặc nhân viên bán hàng. Sau đó, ghi chép lại thông tin đơn hàng và khách hàng để quản lý, tìm kiếm sản phẩm được đặt trong đơn, xác nhận phương thức thanh toán và thời gian giao hàng cho khách. 

Tiếp theo là tiến hành xuất hóa đơn và thu tiền đặt cọc nếu cần để gửi đến khách. Các công việc này cần được tiến hành theo đúng quy trình để giảm thiểu sai sót và nhân sự phải nắm được thông tin đơn hàng mỗi ngày để có thể báo cáo với cấp trên khi cần thiết.

2/ Kiểm kê hàng tồn kho và tiến độ xuất kho

Sau khi tiếp nhận đơn hàng và nắm được các thông tin cần thiết, nhân viên quản lý đơn hàng sẽ tiến hành kiểm tra hàng trong kho, theo dõi tình hình sản xuất cũng như tiến độ chuẩn bị đơn hàng để cập nhật cho khách hàng biết khi cần thiết. Nếu tiến độ có chậm hơn so với kế hoạch dự kiến, nhân viên quản lý đơn hàng sẽ hối thúc bộ phận sản xuất và kho hàng để kịp thời giao hàng cho khách đúng tiến độ.

3/ Tiến hành làm thủ tục xuất kho

Sau khi hàng hóa đã chuẩn bị xong, nhân viên quản lý đơn hàng sẽ tiến hành đóng gói và gửi hàng cho đơn vị vận chuyển giao cho khách. Thông thường, đơn hàng xuất kho sẽ bao gồm đơn hàng ship COD và đơn hàng thanh toán trước khi nhận hàng. Tùy vào loại đơn, nhân viên quản lý đơn hàng sẽ làm việc với đơn vị vận chuyển để thu phí của khách và đảm bảo hàng đến tay khách một cách kịp thời, chính xác.

4/ Xử lý và xuất hóa đơn

Công việc tiếp theo của nhân viên quản lý đơn hàng là xử lý và xuất hóa đơn chứng từ của đơn hàng. Hóa đơn bản chính sẽ được doanh nghiệp lưu trữ, còn bản sao thì được gửi lại cho khách hàng. Sao đó, làm việc với bộ phận kế toán để sao lưu dữ liệu doanh thu và làm tổng kết, báo cáo khi cần thiết.

5/ Chăm sóc khách hàng

Nhân viên quản lý đơn hàng tiến hành công việc chăm sóc khách hàng bao gồm: nhận đơn đặt hàng từ khách, giải quyết và giải đáp mọi thắc mắc của khách trong quá trình giao dịch và sau khi đơn hàng được giao thành công đến tay khách hàng thì chủ động liên hệ và nhận phản hồi từ khách hàng để nâng cao chất lượng dịch vụ cũng như sản phẩm.

6/ Báo cáo, tổng kết tình hình đơn hàng định kỳ

Cuối cùng, nhân viên quản lý đơn hàng phải hoàn thành bảng tổng hợp, báo cáo tổng số đơn hàng, giá trị các đơn hàng và tình hình đơn hàng (đơn hàng đã hoàn thành hay đơn hàng nào chưa xong), thông tin khách hàng đã mua hàng theo từng ngày, từng tuần, từng tháng, từng quý, từng năm.

Phần mềm quản lý đơn hàng của MekongSoft mang đến lợi ích gì?

Tất cả những đầu mục công việc trên đòi hỏi nhân viên quản lý đơn hàng phải mất nhiều thời gian để xử lý, khối lượng công việc lớn nên không thể tránh xảy ra sai sót, việc nhầm lẫn về đơn hàng rất dễ xảy ra. Điều này làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động mua bán hàng, giảm đi uy tín của doanh nghiệp trong mắt khách hàng.

Vì vậy, phần mềm quản lý bán hàng xuất hiện sẽ thay nhân viên giảm bớt nhiều đầu mục công việc, đơn giản hóa những công việc cần thực hiện, nâng cao hiệu quả quản lý, tối ưu hóa công tác quản lý đơn hàng được nhanh chóng và chính xác hơn.

Phần mềm quản lý đơn hàng của MekongSoft dành được sự quan tâm lớn của nhiều doanh nghiệp nhờ những ưu điểm nổi bật sau đây:

1/ Quản lý đơn hàng theo thời gian thực

Phần mềm quản lý đơn hàng của MekongSoft sẽ hỗ trợ nhân viên thực hiện tất cả các khâu quản lý đơn hàng một cách nhanh chóng hơn. Nhân viên có thể điều phối, kiểm soát mọi hoạt động xuất-nhập, tồn kho trên một hệ thống duy nhất và ngay cả trên điện thoại thông minh nên có thể cập nhật thông tin theo thời gian thực mọi lúc mọi nơi.

2/ Cập nhật hàng tồn và điều phối kho linh hoạt

Phần mềm quản lý đơn hàng của MekongSoft tích hợp tính năng nâng cao quản lý và điều phối hàng tồn kho một cách linh hoạt. Phần mềm hỗ trợ quản lý hàng tồn kho theo từng mặt hàng chi tiết giúp việc quản lý đơn hàng và kiểm tra sản phẩm khách đặt hàng còn hay không một cách nhanh chóng. Đồng thời, phần mềm sẽ gợi ý vị trí kho hàng gần nhất để có thể xuất hàng cho khách một cách nhanh chóng, tiết kiệm chi phí giao hàng.

3/ Cho phép đặt hàng trước

Đặc biệt, đối với những hàng hóa mới hoặc sản phẩm đã hết hàng, phần mềm của MekongSoft còn tích hợp luôn tính năng cho phép đặt hàng trước. Theo đó, khách hàng sẽ đặt mua sản phẩm trước và bỏ sẵn trong giỏ hàng, khi hàng về, phần mềm sẽ tự động gửi thông báo đến khách mua hàng và hướng dẫn hoàn tất đơn hàng đã đặt trước. Điều này giúp làm hài lòng khách hàng, đồng thời nâng cao doanh thu cho doanh nghiệp một cách hiệu quả.

4/ Hệ thống báo cáo đơn hàng chính xác

Nhân viên quản lý đơn hàng sẽ không cần phải mất thời gian ngồi nhập liệu, tính toán và thống kê đơn hàng theo từng hạng mục nhất định và làm báo cáo định kỳ một cách vất vả nữa. Hệ thống báo cáo đơn hàng chi tiết và chính xác trên phần mềm sẽ hỗ trợ nhân viên làm báo cáo một cách nhanh chóng, nhẹ nhàng và chính xác, nâng cao hiệu suất làm việc và làm hài lòng cấp trên.

5/ Giảm nhẹ chi phí nhân sự

Với quá nhiều đầu việc như vậy, tùy theo quy mô của từng doanh nghiệp mà chủ doanh nghiệp sẽ thường phải thuê ít nhất là 2-3 nhân viên quản lý đơn hàng để có thể hoàn thành kịp tiến độ, nhằm phục vụ khách hàng tốt nhất.

Tuy nhiên, với sự xuất hiện của phần mềm quản lý đơn hàng thì chỉ cần 1 nhân sự quản lý đơn hàng là có thể kiểm soát được các đầu việc một cách nhanh chóng, chính xác thông qua một hệ thống duy nhất. Từ đó, có thể cắt giảm được đáng kể chi phí thuê nhân sự.

Phần mềm quản lý đơn hàng thực sự trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho chủ doanh nghiệp và nhân viên quản lý đơn hàng nhằm đảm bảo quá trình quản lý hàng hóa trong kho, mua bán hàng được diễn ra trơn tru, đạt hiệu suất tối đa. Nếu bạn còn bất cứ thắc mắc và yêu cầu gì thì liên hệ ngay với MekongSoft để được tư vấn cụ thể nhé!

>>> Tham khảo: 20+ phần mềm theo yêu cầu được viết bởi Mekongsoft, chuyên biệt cho mỗi doanh nghiệp

Thông tin liên hệ:

• Địa chỉ: 64 Nguyễn Đình Chiểu, Phường Đa Kao, Quận 1, TP.HCM

• Tổng đài hỗ trợ:   09 4444 3558

• Email: support@mekongsoft.com.vn