4 lợi ích thấy ngay được khi ứng dụng phần mềm ERP

Loại bỏ các sai sót có thể xảy ra khi nhiều người cùng nhập một dữ liệu

Thử ví dụ một trường hợp là nhân viên bán hàng A điền tay vào đơn đặt hàng và viết con số “15 thùng hàng” rồi xuất cho khách hàng có tên Lê Trấn, khi chứng từ này đến tay thủ kho, do chữ viết nhanh hoặc không rõ ràng, thủ kho lại nhìn ra thành “16” và xuất ra 16 thùng, hoặc khi chứng từ đến tay nhân viên kế toán lại bị gõ nhầm thành “Lê Trân”...

Những sai sót như vậy gây ra tình trạng nhân viên A có xu hướng tự đi theo dõi mọi khâu và có sổ theo dõi riêng cho các khách hàng liên quan đến mình, để đảm bảo rằng lỗi của người khác không gây ảnh hưởng tới công việc của anh ta, và vô tình hay hữu ý nhân viên A trở thành “lãnh chúa cát cứ” một mảng dữ liệu khách hàng nào đó của doanh nghiệp.

Các cơ chế kiểm tra chéo thường rất khó khăn khi vấp phải những “lãnh địa” này và thử tưởng tượng một ngày nào đó nhân viên A nghỉ việc, người tiếp nhận sẽ khó khăn thế nào trong việc xác lập lại những giao dịch với mảng khách hàng này.

Phần mềm ERP sẽ giúp loại bỏ sai sót xảy ra vì mọi phòng ban, nhân viên cùng làm việc trên một hệ thống chung. Phần mềm sẽ giúp tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu, giúp cho các phân hệ riêng biệt từ phòng kinh doanh, sản xuất, kho, kế toán, nhân sự… có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng, chính xác.

Tăng tốc độ dòng công việc

Rõ ràng có thể thấy ngay được rằng tốc độ của một nhân viên cầm chứng từ giấy chạy từ phòng này sang phòng khác không thể sánh với tốc độ của chứng từ điện tử chạy trên mạng máy tính. Phần mềm ERP còn tăng tốc độ dòng công việc bằng cách giải quyết các “nút cổ chai”.

Giả sử một doanh nghiệp đã trang bị cục bộ được các hệ thống phần mềm cho bộ phận kế toán và bán hàng, nhưng bộ phận kho chưa được trang bị, thì bộ phận kho lúc này sẽ trở thành một “nút cổ chai” làm chậm lại năng suất làm việc chung và bắt các bộ phận khác phải chờ. ERP với tính chất đồng bộ sẽ là công cụ để giải quyết các “nút cổ chai” này.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp cần tính toán với dữ liệu, như từ đơn đặt hàng để tính ra khối lượng nguyên vật liệu cần mua, hoặc đưa ra kế hoạch sản xuất tối ưu cho các đơn đặt hàng, thì sẽ không có cách nào làm tay cho kịp nếu những tính toán này không được tích hợp ngay trong hệ thống quản lý.

Dữ liệu tập trung

Lợi ích của việc này rất rõ ràng, thay vì duy trì nhiều cơ sở dữ liệu cục bộ với dữ liệu nhiều khi mâu thuẫn nhau, doanh nghiệp sẽ có một cơ sở dữ liệu thống nhất và tập trung.

Một ví dụ dễ thấy của CSDL tập trung là cho phép thường xuyên đưa ra các báo cáo chính xác và kịp thời cho lãnh đạo, khắc phục tình trạng chung trong các doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp lớn và phức tạp như các công ty sản xuất lớn, các tổng công ty, là chỉ có thể ra được báo cáo tài chính vài lần trong một năm và số liệu thường chậm so với thực tế nhiều tuần hoặc thậm chí nhiều tháng.

Dữ liệu tập trung còn là tiền đề cho việc phân tích các dữ liệu theo nhiều góc khác nhau (Data Mining), nhằm đưa ra những báo cáo mang tính trợ giúp quyết định kinh doanh.

Dễ dàng kiểm soát

Một cơ sở dữ liệu và các quy trình nghiệp vụ tập trung sẽ giúp bạn lãnh đạo dễ dàng áp dụng các cơ chế kiểm soát nội bộ. Chức năng “tìm vết” (Audit Track) (Xem lịch sử sửa, xóa phiếu, thao tác trên phần mềm) của phần mềm ERP cho phép nhanh chóng tìm ra nguồn gốc những bút toán cần kiểm tra, cũng như những nhân viên liên quan đến đường đi của bút toán đó.

Trên đây là 4 lợi ích thấy ngay được khi ứng dụng phần mềm ERP, còn rất nhiều lợi ích khác nữa mà phần mềm ERP mang lại cho doanh nghiệp. Những lợi ích tuyệt vời của phần mềm ERP sẽ đến với những ai kiên trì với nó. Công trình nghiên cứu 63 công ty của Meta Group đã cho thấy, hàng năm tiết kiệm thu được từ hệ thống ERP là 1,6 triệu đô-la Mỹ.

 Xem ngay: phần mềm ERP theo yêu cầu