Công nghệ thông tin trong quản lý doanh nghiệp

Nền CNTT ngày càng phát triển đã tạo ra hàng loạt sản phẩm CNTT phục vụ nhu cầu của từng doanh nghiệp.Tuy nhiên, không phải tất cả các doanh nghiệp đều có thể áp dụng CNTT vào quản lý doanh nghiệp một cách có hiệu quả. Vậy làm thế nào để các doanh nghiệp có thể áp dụng CNTT cho doanh nghiệp của mình?

Muôn màu sản phẩm CNTT và “muôn mặt” giá cả của sản phẩm CNTT trên thị trường, nhưng vấn đề ở đây không phải là giá cả, mà điều tiên quyết để doanh nghiệp chọn các gói giải pháp CNTT là sự đầu tư hợp lý. 

Cụ thể là các doanh nghiệp Việt Nam hiện phải biết “liệu cơm gắp mắm”, sử dụng các gói CNTT nào vừa túi tiền lại phát huy được hiệu quả trong điều kiện thực tiễn của mình.

Xác định rõ thực trạng và nhu cầu về CNTT của doanh nghiệp để đầu tư đúng mức gần như là một nguyên tắc cơ bản mà doanh nghiệp cần phải “thuộc bài”.

Đầu tư hợp lý

Trên thực tế, tùy vào quy mô hoạt động và độ chuyên nghiệp trong hệ thống quản lý, CNTT có thể được áp dụng tại doanh nghiệp từ mức cơ bản (công cụ tác nghiệp, kết nối liên lạc, quảng bá, tiếp thị…) đến chuyên môn hóa cao (sản xuất, cung ứng, kế hoạch, kiểm soát, đo lường, cải tiến, huấn luyện…).

Vì thế, trước khi quyết định đầu tư xây dựng hệ thống CNTT, doanh nghiệp cần nhìn thấy những lợi ích thực tiễn qua việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý, tùy vào nhu cầu ở các cấp độ khác nhau của doanh nghiệp như:

1. Lập trang web để quảng bá hình ảnh, thương hiệu.

2. Áp dụng hệ thống CNTT để tăng khả năng quản lý, hợp tác với đối tác.

3. Tạo lợi thế cạnh tranh (một trang web chuyên nghiệp có thể xóa đi ranh giới về tiềm lực tài chính, tuổi đời… của doanh nghiệp nhỏ).

Các giai đoạn nên đầu tư CNTT trong quản lý doanh nghiệp

Dưới đây là bốn giai đoạn đầu tư CNTT trong doanh nghiệp, có thể tham khảo"

1. Xây dựng cơ sở hạ tầng - Trang bị máy tính.- Thiết lập mạng nội bộ (LAN).- Kết nối Internet và viễn thông.- Hệ thống an ninh cơ bản (tường lửa, phần mềm chống virus).- Công cụ tác nghiệp căn bản (các phần mềm hệ thống, văn phòng, kế toán…).

2. Nâng cao hiệu quả hoạt động - Trang web, e-mail, diễn đàn điện tử, blog…- Soạn thảo trực tuyến.- Họp trực tuyến.- Làm việc từ xa qua mạng riêng ảo.

3. Tạo lợi thế cạnh tranh bền vững - Các phần mềm quản lý nhân sự, tài liệu, dự án, quan hệ khách hàng…- Cổng thông tin nội bộ.

4. Biến đổi và phát triển doanh nghiệp - Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp.- Quản lý chuỗi cung ứng.- Quản lý quy trình kinh doanh.

Bốn giai đoạn này nên tạo thành một vòng khép kín, tức là sau khi hoàn tất bốn bước đầu tư CNTT, doanh nghiệp cần quay lại bước ban đầu để tiếp tục đầu tư nâng cấp, nhằm tránh tụt hậu trước sự biến đổi của CNTT trên thế giới.

Đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam, để tránh những lãng phí không cần thiết cho việc đầu tư CNTT thì nên thực hiện bốn bước sau:

1. Nghĩ lớn (doanh nghiệp cần nghĩ đến tương lai phát triển của mình). 

2. Bắt đầu nhỏ (chỉ cần đầu tư trước mắt những công nghệ vừa sức mình).

3. Sử dụng ngay (để có thể hiệu chỉnh theo nhu cầu).

4. Tăng dần đều (đầu tư lâu dài, mang tính chiến lược nên phải liên tục nâng cấp).

Lựa chọn công nghệ và nhà cung cấp uy tín là một nguyên tắc nữa mà doanh nghiệp không thể không tuân thủ. Trong hàng loạt sản phẩm CNTT của các nhà cung cấp khác nhau, nếu không có kiến thức và đủ tỉnh táo, doanh nghiệp có thể không chọn đúng giải pháp CNTT mà mình cần.

Chẳng hạn sử dụng phần mềm gì, giá cả ra sao, khả năng phần mềm tương thích với phần cứng hay không…

Theo các chuyên gia CNTT thì tốt nhất doanh nghiệp có thể chọn nhà cung cấp phần cứng đáng tin còn phần mềm phải là nhà cung cấp thay đổi được phần mềm theo yêu cầu để phù hợp cho doanh nghiệp của mình.

Như vậy, việc nâng cấp, phát triển CNTT của doanh nghiệp trong tương lai dễ dàng hơn và các chi phí bỏ ra cũng sẽ được sử dụng hiệu quả. Với nhiều sản phẩm CNTT như phần mềm dùng thử, phầm mềm miễn phí, phần mềm thương mại với nhiều giá cả khác biệt, vì thế bắt buộc doanh nghiệp phải hiểu chính mình muốn gì từ hệ thống CNTT, từ đó mới có thể quyết định việc dùng phần mềm mã nguồn mở, phần mềm miễn phí, phần mềm giá rẻ hay phần mềm cao cấp…

Để có thể hội nhập một cách có hiệu quả vào nền kinh tế thế giới, các doanh nghiệp Việt nam (hầu hết đều có quy mô nhỏ và vừa) cần cấu trúc lại doanh nghiệp sao cho phù hợp và thích nghi được với những thay đổi đang diễn ra rất nhanh chóng trong môi trường kinh doanh toàn cầu. Cuộc cách mạng về khoa học – công nghệ thông tin đã làm thay đổi căn bản cách nhìn của các nhà quản trị và thúc đẩy công nghệ quản trị phát triển mạnh mẽ.