Những bất cập khi sử dụng văn phòng thủ công truyền thống:
Trước khi tìm hiểu về phần mềm hỗ trợ thông minh cho văn phòng chúng ta cùng quay trở lại với những văn phòng truyền thống. Đó là những văn phòng thủ công cùng vô vàn các loại tài liệu, hồ sơ giấy tờ bày trên mặt bàn hay nằm trong muôn tủ, kệ. Ở đó, các nhân viên hành chính phải làm việc với hàng loạt giấy tờ, sổ sách. Công tác quản lý văn thư, lưu trữ cũng ngập đầu trong tài liệu. Lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp thì khó kiểm soát và quản lý công việc của các nhân viên.
Đó là chưa kể đến trường hợp mỗi lần muốn tìm kiếm hồ sơ, tài liệu cũ chúng ta đều rất mất thời gian. Theo thống kê cho thấy một ngày có khoảng 80% công chức bàn giấy lãng phí khoảng nửa giờ để tìm kiếm tài liệu và 60% giành một giờ hoặc nhiều hơn để làm các công việc mà đồng nghiệp khác đã và đang thực hiện. Hơn nữa, các đơn vị còn phải trả một khoản chi phí lớn cho văn phòng phẩm.
Như vậy, có thể thấy văn phòng truyền thống làm mất khá nhiều thời gian, công sức, tiền bạc với khối lượng thông tin, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu đồ sộ. Từ đó, đã có một số giải pháp quản lý văn phòng hiện đại bằng hệ thống văn phòng điện tử cho các đơn vị, doanh nghiệp.
Chức năng của một phần mềm quản trị văn phòng:
- Phân hệ Văn bản cho phép tạo lập, quản lý Văn bản đến, Tờ trình, Văn bản đi, phân loại văn bản, giao cấp dưới xử lý và theo dõi tiến độ xử lý, đánh giá kết quả xử lý ...
- Phân hệ Công việc cho phép tạo công việc, giao xử lý công việc, đánh giá tiến độ thực hiện công việc, theo dõi tận cùng kết quả công việc.
- Phân hệ Tài liệu cho phép quản lý các Tài liệu dùng chung như Hồ sơ, Sự kiện, Hợp đồng, các văn bản liên quan theo chủ đề, lưu trữ một cách khoa học, dễ dàng tra cứu và tìm kiếm, chia sẻ nội bộ.
- Phân hệ Tiện tích cung cấp đầy đủ các tính năng tiện ích văn phòng giúp người dùng có thể trao đổi thông tin nội bộ nhanh chóng, chính xác và chính thống như: Hệ thống trao đổi thảo luận, chat, tin nhắn, thông báo, danh bạ, ghi chép, ghi chú, nhắc việc...
- Phân hệ Quản trị giúp quản lý phân quyền, quản lý người dùng, quản lý ủy nhiệm, triển khai mô hình tập trung nhiều cấp....
- Phân hệ Cá nhân giúp người dùng tùy biến sử dụng, tạo lập các tính năng cho riêng cá nhân sử dụng ..
Phần mềm quản trị văn phòng có thể tích hợp nhiều tiện ích văn phòng như: Thảo luận, biểu quyết, bầu cử, thăm dò ý kiến, lịch công tác cá nhân, lịch đơn vị….
Như vậy có thể thấy, phần mềm quản trị văn phòng là một công cụ rất đắc lực hỗ trợ cho rất nhiều hoạt động của doanh nghiệp.
>>> Mời bạn xem thêm:
