Phần mềm quản lý kho vật tư hỗ trợ giải quyết khó khăn cho chủ doanh nghiệp

Phần mềm quản lý kho vật tư chính là giải pháp hữu hiệu mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng đang cần nhằm tối ưu hóa công tác quản lý, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Giữa một số lượng lớn các thông tin vật tư và những báo cáo hàng tháng thì phần mềm này sẽ hỗ trợ đắc lực cho chủ doanh nghiệp, khắc phục những khó khăn thường hay gặp phải trong công tác quản lý thủ công truyền thống như từ trước đến nay.

Khó khăn trong công tác quản lý kho vật tư

Việc quản lý kho vật tư, vật liệu theo cách truyền thống luôn làm tốn thời gian, công sức và gây ra nhiều khó khăn.

1/ Khó khăn trong việc tìm kiếm nguyên vật liệu, vật tư trong kho

Phương pháp ghi chú bằng file excel hay sổ sách thông thường dẫn đến dữ liệu, thông tin không đồng bộ, làm mất thời gian trong việc tìm kiếm. Thông tin có khả năng bị nhập sai hoặc trùng lập do người trước nhập rồi, người sau không biết lại nhập lại. Quy trình làm việc không đồng nhất, tốn kém thời gian và công sức, gây lãng phí nguồn nhân lực và vật lực.

2/ Không kiểm tra được tình trạng của vật liệu, vật tư

Nhiều doanh nghiệp sở hữu số lượng tài sản bao gồm hàng hóa, vật liệu, vật tư lên đến hàng trăm, hàng ngàn. Đặc biệt, có những mặt hàng, nguyên vật liệu, vật tư có hạn sử dụng, quy định bảo quản riêng.

Việc quản lý theo cách truyền thống sẽ khiến người quản lý khó nhớ hết và không kiểm tra được tình trạng của vật liệu, vật tư. Bên cạnh đó, công tác nhập liệu thông tin gặp nhiều sai sót, dẫn đến lãng phí nguồn hàng, hàng hết hạn sử dụng phải bỏ đi, hàng bị hư hỏng mà không rõ nguyên nhân,...Vô số những vấn đề mà nhà quản lý sẽ không kịp thời phát hiện để có thể khắc phục hiệu quả.

3/ Không đảm bảo được định mức hàng hóa tồn kho

Bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần đảm bảo một lượng hàng hóa, nguyên vật liệu, vật tư tồn kho nhất định nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh không bị gián đoạn. Quản lý theo cách thủ công, truyền thống sẽ khiến cho người quản lý không nắm được định mức vật tư tồn kho, gây mất thời gian trong việc lên kế hoạch thanh lý nguyên vật liệu tồn kho hay xuất nhập vật tư sao cho phù hợp nhất.

4/ Bị động trong công tác kiểm soát, quản lý hàng hóa tức thời

Quản lý theo kiểu truyền thống thì thông tin thường được lưu trữ ở một số máy và chỉ một số người nhất định mới có thể nắm rõ được. Trong trường hợp, khi chủ doanh nghiệp cần báo cáo gấp thông tin về số lượng nguyên vật liệu, vật tư và hàng hóa tồn kho mà phải mất thời gian chờ đợi thủ kho, kế toán để tập hợp thông tin và gửi báo cáo.

Quá nhiều những khó khăn và lãng phí bởi cách quản lý kho vật tư thủ công, truyền thống. Phần mềm quản lý kho vật tư xuất hiện giúp bạn giải quyết hết những khó khăn này, tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc mà vẫn đảm bảo hiệu quả của công tác quản lý.

3 lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư

1/ Hỗ trợ quản lý thông tin, danh mục, nhóm vật liệu, vật tư

Sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư cho phép người dùng nhập và tìm kiếm thông tin chi tiết về nguyên vật liệu, vật tư, hàng hóa như: tên, mã, đơn vị tính, thuộc nhóm nào, thời gian xuất - nhập, số lượng, các ghi chú đi kèm,….Tất cả thông tin sẽ được thống nhất trên cùng một hệ thống, sắp xếp khoa học, hợp lý giúp người dùng tìm kiếm một cách chính xác và nhanh chóng.

2/ Quản lý xuất - nhập, điều chuyển, thu hồi nguyên vật liệu, vật tư

Không chỉ giúp người quản lý nắm bắt được chính xác tình trạng của nguyên vật liệu, vật tư mà phần mềm quản lý kho vật tư còn kiểm soát được ngày xuất - nhập và mục đích sử dụng vật liệu, mã phiếu xuất, tổng giá trị xuất.

Phần mềm thể hiện rõ thông tin ai là người duyệt và thực hiện xuất - nhập vật tư, các ghi chú đi kèm để có thể truy cứu trách nhiệm trong trường hợp có sai sót xảy ra. Vật liệu được kiểm soát chi tiết, biết được số lượng xuất bao nhiêu, xuất cho đơn vị nào, tình hình vận chuyển đã đến đâu. Đặc biệt, trong trường hợp cần thu hồi nguyên vật liệu, vật tư thì cũng sẽ dễ dàng hơn.

3/ Kiểm kê vật liệu, báo cáo thanh lý vật tư

Tính năng kiểm kê trên phần mềm quản lý kho vật tư giúp người quản lý dễ dàng kiểm tra và đối chiếu hàng hóa trong kho, giữa xuất nhập trên giấy tờ và xuất nhập thực tế ở kho. Hỗ trợ nắm bắt chính xác số lượng hàng hóa tồn kho, từ đó báo cáo thanh lý vật tư tồn kho sắp hết hạn sử dụng để tránh gây lãng phí.

4/ Hỗ trợ công tác báo cáo, quản lý thông tin từ xa

Phần mềm cũng hỗ trợ trong công tác báo cáo, thống kê hàng tháng về số lượng vật tư và doanh thu một cách nhanh chóng, chính xác. Đồng thời, thông tin đã được thể hiện hết trên hệ thống nên chủ doanh nghiệp hay nhà quản lý dù có đi công tác xa cũng có thể dễ dàng đăng nhập vào phần mềm để quản lý và nắm bắt thông tin vật tư một cách kịp thời.

Phần mềm quản lý kho vật tư của MekongSoft xuất hiện, hỗ trợ chủ doanh nghiệp giải quyết bài toán khó khăn trong công tác quản lý, vận hành hệ thống kinh doanh, bán hàng của doanh nghiệp. Việc quản lý kho giờ đây sẽ trở nên nhẹ nhàng hơn, bạn sẽ không còn phải quá đau đầu để ghi nhớ hay tính toán mà vẫn gặp phải sai sót nữa nhờ sự hỗ trợ từ phần mềm!