Phần mềm quản lý công việc là gì?

Phần mềm quản lý công việc là gì ?

Khái niệm

Phần mềm quản lý công việc (Project Management Software) là ứng dụng trên điện thoại, máy tính, website được sử dụng để hỗ trợ quản lý và theo dõi tất cả công việc trong doanh nghiệp của bạn.

Ngoài quản lý công việc từng nhân sự, nó còn giúp bạn quản lý các dự án nhiều người tham gia, tài liệu liên quan, đặt mục tiêu & thời gian hoàn thành dự kiến, quản lý chi phí, doanh thu,...

Phần mềm quản lý công việc ứng dụng trong hầu hết các lĩnh vực: sản xuất, công nghiệp, kinh doanh, dịch vụ và cả cơ quan chính phủ.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý công việc

Giúp bạn quản lý hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành.

Mọi hoạt động trong doanh nghiệp của bạn sẽ được theo dõi, giám sát chặt chẽ, loại bỏ yếu tố cảm tính và thông tin bất cân xứng.

Khi ứng dụng phần mềm, mọi thông tin được tập hợp trên một môi trường duy nhất, bạn có thể theo dõi bức tranh tổng thể dễ dàng mà không cần đợi báo cáo của các bên liên quan. Quyết định trong từng dự án, từng hoạt động kinh doanh sẽ được đưa ra nhanh chóng, chính xác nhờ dữ liệu tức thì (dữ liệu được cập nhật chính xác từng giây). 

Ví dụ: Đứng trước câu hỏi: có nên nhập thêm mặt hàng A về bán hay không, bạn sẽ làm gì?

        1. Không sử dụng phần mềm và đưa ra quyết định: đợi báo cáo doanh số bán hàng từng thời điểm của kế toán (rất lâu), ước chừng bằng kinh nghiệm & cảm tính (không chính xác).

        2. Có sử dụng phần mềm và đưa ra quyết định: sử dụng dữ liệu tức thì chính xác (doanh số bán hàng hiện tại, so sánh doanh số cùng kỳ năm trước, phản hồi từ khách hàng, hàng tồn kho hiện tại, lợi nhuận, chi phí nhập hàng) để kết luận hàng hóa A hiện tại có được ưa chuộng không? có đem về lợi nhuận cao hay không? quyết định dựa trên kết luận này sẽ đảm bảo chính xác hơn.

Tiếp theo là tăng khả năng ứng biến linh hoạt trước các thay đổi nhanh của thị trường, bạn có thể dựa vào dữ liệu để điều chỉnh kế hoạch, đưa giải pháp thay thế khi có vấn đề xảy ra tức thì. 

Từ kế hoạch đến thực tế thực thi là một đoạn đường dài, không ai dám chắc quá trình thực hiện kế hoạch diễn ra suôn sẻ theo đúng lộ trình. Nếu không có phần mềm quản lý, bạn không thể nhận ra chậm ở đâu, sai ở đâu, ai chịu trách để có phương án giải quyết nhanh. Điều này sẽ ảnh hưởng đến kết quả sau cùng, hạn chế năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.

Trên đây là những lợi ích chính, ngoài ra tùy vào lĩnh vực kinh doanh mà phần mềm quản lý công việc còn nhiều tính năng đặc thù khác. Bạn có thể tham khảo và dùng thử một số sản phẩm trên thị trường để trải nghiệm.

Các tính năng của phần mềm quản lý công việc

     1. Quản lý công việc: tạo, quản lý và theo dõi các công việc liên quan đến dự án. Ở từng cấp bậc sẽ có những tính năng riêng, là quản lý bạn có thể giao việc cho từng người, theo dõi tiến độ thực hiện, chia sẻ công việc đang làm cho thành viên khác xem. Là nhân viên, bạn có thể tạo công việc cá nhân hằng tuần, hằng ngày, yêu cầu hỗ trợ từ đồng nghiệp và chia sẻ tiến độ thực hiện với quản lý các cấp.
 

     2. Quản lý dự án: phần mềm quản lý công việc có bộ công cụ hoàn hảo để quản lý dự án. Cho phép bạn quản lý tiến độ thực hiện chung của toàn bộ dự án, các công việc còn tồn đọng, chi phí liên quan, thêm bớt thành viên vào dự án, chia sẻ tài liệu, tạo các báo cáo riêng cho dự án.

     3. Quản lý tài liệu và thông tin liên quan đến công việc: sắp xếp thông tin, các bộ tài liệu khác nhau cho công việc: tài liệu dùng chung cho tất cả phòng ban, tài liệu từng phòng và tài liệu riêng cho từng dự án. Bạn có thể dễ dàng lưu trữ, chia sẻ thông tin cho đồng nghiệp mà không sợ mất dữ liệu vì đã được cập nhật trên đám mây. Ngoài ra việc tìm kiếm, trích lục thông tin, tài liệu cũng vô cùng nhanh chóng và tiện lợi do được lưu trữ riêng.

     4. Sắp xếp công việc, quản lý thời gian: lập kế hoạch công việc tuần, ngày và theo dõi thời gian thực hiện, công việc đã hoàn thành & chưa hoàn thành. Xác định mình cần làm gì trong thời gian sắp tới, điều chỉnh kế hoạch và đưa giải pháp để thúc đẩy tiến độ thực hiện công việc.

     5. Phân quyền người dùng: quản lý cấp cao sẽ phân quyền truy cập cho các thành viên, thêm bớt người dùng vào phần mềm quản lý. Từ đó, chỉ những tài khoản liên quan mới nhìn thấy công việc của dự án nhất định, giúp nhân sự tập trung và hạn chế khả năng tiếp cận tài liệu mật của từng phòng ban và cả công ty.

     6. Tích hợp các công cụ quan trọng khác: phần mềm quản lý công việc có thể tích hợp nhiều công cụ liên quan vào trong 1 môi trường: email, tin nhắn, lưu trữ đám mây, lịch,... Để bạn có thể thực hiện các hoạt động một cách linh hoạt và tiện dụng.

     7. Báo cáo và thống kê: tính năng này giúp bạn có cái nhìn tổng quan về các hoạt động của công ty, theo dõi tiến độ thực hiện, chi phí dự án, xác định xem có bất kỳ vấn đề gì xảy ra không.

Cách sử dụng phần mềm quản lý công việc

Các bước sử dụng phần mềm quản lý công việc như sau:

      1. Tìm phần mềm quản lý công việc phù hợp với lĩnh vực hoạt động và đăng ký tài khoản sử dụng và đăng nhập vào hệ thống. Ngoài ra, nếu lĩnh vực của bạn có đặc thù riêng, không có phần mềm quản lý nào phù hợp, có thể tìm một đơn vị viết phần mềm theo yêu cầu để đặt viết phần mềm dành riêng cho công ty bạn. MekongSoft có 14 năm kinh nghiệm làm phần mềm theo yêu cầu và phần mềm đóng gói. Bạn có thể liên lạc với chúng tôi qua số điện thoại 0944 443 558 để được tư vấn miễn phí về giải pháp phần mềm phù hợp.

      2. Tạo thông tin ban đầu: dựa vào nhu cầu sử dụng bạn tạo thông tin cho cá nhân hoặc phân quyền cho từng phòng ban, từng nhân sự dựa vào sơ đồ tổ chức Công ty.

      3. Tạo dự án: tạo mới dự án, thêm thông tin chi tiết: mục tiêu, thời gian hoàn thành dự kiến, thanh viên tham gia, tài liệu liên quan.

      4. Quản lý nhiệm vụ: bạn tạo những nhiệm vụ nhỏ cho một dự án. Nhiệm vụ này được thực hiện trong thời gian bao lâu, ai thực hiện, các nhiệm vụ được thực hiện đồng thời hay có liên quan đến nhau.

      5. Quản lý thành viên: trong suốt quá trình thực hiện nhiệm vụ, dự án bạn có thể thêm thành viên vào để đẩy nhanh tiến độ hoặc bớt thành viên vì họ không liên quan đến tiến độ công việc tiếp theo.

      6. Theo dõi tiến độ: dựa vào thực tế thực hiện dự án để so sánh với kế hoạch đặt ra. Có đang theo đúng lộ trình không? cần làm gì để đẩy nhanh tiến độ hoặc buộc phải dời thời gian hoàn thành dự án và báo cáo tình hình với các cấp lãnh đạo.

      7. Tương tác với thành viên: trao đổi với các thành viên trong nhóm dự án, tạo cuộc họp trực tuyến để chia sẻ thông tin, giải quyết vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.

      8. Tạo báo cáo: các báo cáo ngày, báo cáo tuần là công cụ hỗ trợ đắc lực trong suốt quá trình bạn quản lý công việc, quản lý đội nhóm. Không cần đợi báo cáo chi tiết từng người, bạn có thể dùng phần mềm để tổng hợp báo cáo tiến độ công việc, chi phí thực hiện dự án ngay lập tức.

      9. Tích hợp công cụ: bạn có thể thêm các công cụ khác vào trong phần mềm quản lý công việc để xử lý công việc linh hoạt, tiện dụng hơn.

 Nếu tích cực áp dụng phần mềm quản lý, bạn sẽ bất ngờ vì năng suất làm việc tăng đáng kể. Mọi thứ trở nên rõ ràng và dễ dàng hơn bao giờ hết. Đương nhiên, ban đầu sẽ có khó khăn vì phải làm quen cách làm việc mới, nhưng từ từ bạn sẽ thích nó.  

Lĩnh vực sử dụng phần mềm quản lý công việc

Phần mềm quản lý công việc được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực ngành nghề khác nhau bao gồm:

Dự án: Quản lý dự án xây dựng, dự án IT và dự án kinh doanh.

Sản xuất: quản lý chuỗi cung ứng, quản lý vật tư, quản lý tài nguyên.

Kinh doanh: quản lý khách hàng, xuất nhập hàng, bán hàng, kho hàng, chăm sóc khách hàng, công nợ.

Chăm sóc sức khỏe: quản lý hoạt động của bệnh viện, vật tư y tế, quản lý hội viên câu lạc bộ sức khỏe, chương trình chăm sóc sức khỏe.

Giáo dục: quản lý học viên, chương trình dạy và học.

Ngoài ra phần mềm quản lý công việc còn được ứng dụng trong các lĩnh vực khác như: công nghiệp, tài chính, nghiên cứu, du lịch, nhà hàng khách sạn,...

Tổng kết

Phần mềm quản lý công việc là một công cụ quan trọng và cần thiết cho mọi doanh nghiệp, tổ chức.

Nó giúp bạn quản lý và theo dõi công việc một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Giúp bạn linh hoạt xử lý các vấn đề phát sinh.

Bạn nên cân nhắc đến việc sử dụng phần mềm quản lý công việc ngay hôm nay để đảm bảo gia tăng năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Chi phí sử dụng phần mềm hiện tại rất rẻ nếu so với lợi ích mà nó đem lại.

Để được tư vấn về phần mềm quản lý công việc phù hợp với mức giá tốt, hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline: 0944 443 558

Cám ơn bạn vì đã dành thời gian xem bài viết!