Mục đích sử dụng phần mềm quản lý công ty in ấn là gì?

Nhiều chủ công ty in ấn cảm thấy đau đầu trong công tác quản lý đơn hàng đề nghị in ấn, quy trình giao hàng sao cho nhanh chóng, hiệu quả. Bạn cũng muốn hệ thống vận hành công ty được tự động hóa, trở nên chuyên nghiệp và gây ấn tượng tốt đẹp với khách hàng. Phần mềm quản lý công ty in ấn xuất hiện và giải quyết tốt mọi vấn đề khó khăn của chủ doanh nghiệp. Cùng MekongSoft tìm hiểu cụ thể trong bài viết này nhé!

Những khó khăn trong công tác quản lý công ty in ấn

1/ Khó kiểm soát kỳ hạn và giá trị đơn hàng

Đặc thù của ngành nghề in ấn là có rất nhiều sản phẩm cần thiết kế, in ấn, thi công, quảng cáo phục vụ nhu cầu đa dạng của khách hàng. Bao gồm: danh thiếp, card, bảng hiệu, hộp đèn led,...với hệ thống bảng giá khá phức tạp nên bạn sẽ rất khó quản lý giá trị và mất thời gian lọc tìm khi cần thiết.

Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ dễ bị sai sót trong quá trình lập hợp đồng với nhiều đối tác cùng một lúc, không nắm được giá trị đơn hàng là bao nhiêu, khó kiểm soát được trạng thái đơn hàng đã đến giai đoạn nào, xem có bao nhiêu đơn hàng đến kỳ hạn phải hoàn thành và bàn giao cho khách hàng.

2/ Khó quản lý thông tin khách hàng

Khách hàng muốn hợp tác với công ty bạn thì rất nhiều mà một chủ doanh nghiệp như bạn lại không nắm được thông tin cụ thể của từng người, khách đã đặt hàng với công ty của bạn bao nhiêu lần, đơn hàng mang giá trị bao nhiêu, doanh thu và công nợ của từng lần giao dịch? Nếu không nắm được chính xác những thông tin này thì quá trình làm việc sẽ dễ mắc nhiều sai sót và khiến khách hàng không hài lòng.

3/ Khó quản lý doanh thu

Mỗi hợp đồng sẽ thường có nhiều kỳ thu tiền khác nhau và bạn sẽ khó kiểm soát được số doanh thu theo từng kỳ với từng đơn đặt hàng khác nhau. Bạn cũng sẽ không nắm được tiến độ thu tiền thực hiện đến đâu rồi, những chi phí khác như hoa hồng, lương thưởng của nhân viên hàng tháng cũng không được kiểm soát chặt chẽ. Từ đó, vấn đề báo cáo doanh thu hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng năm cũng không được chính xác, rõ ràng, minh bạch và dễ mắc sai sót, làm ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh và doanh thu của công ty.

4/ Khó quản lý thông tin nhân viên

Bạn cũng không thể quản lý thông tin nhân viên theo từng phòng ban một cách cụ thể, việc chi lương thưởng cho đúng và chính xác cho từng người cũng khiến bạn đau đầu.

Tất cả những vấn đề từ đơn giản đến phức tạp của một công ty in ấn sẽ được MekongSoft giải quyết thỏa đáng thông qua việc thiết kế phần mềm quản lý công ty in ấn chất lượng, phù hợp với mô hình kinh doanh của công ty.

Doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý công ty in ấn với mục đích gì?

1/ Giảm bớt gánh nặng quản lý công ty in ấn

Với việc sử dụng phần mềm quản lý công ty in ấn, người quản lý hay bất kỳ nhân viên nào cũng đều có thể dễ dàng kiểm tra trạng thái đơn hàng mỗi khi khách gọi điện hỏi mà không cần kiểm tra thông nhân viên phụ trách hay lục lại đống hóa đơn cũ. Bạn có thể quên đi những hóa đơn giấy lỉnh kỉnh và dễ mất. Nhờ việc sử dụng phần mềm quản lý công ty in ấn, bạn có thể in hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng và chính xác nhất.

Ngoài ra, ngay cả khi người quản lý phải đi công tác xa hoặc không có mặt trực tiếp tại cửa hàng thì chỉ cần với một chiếc điện thoại có kết nối Internet, sau đó, nhập số điện thoại khách hàng và bấm "tìm kiếm" là có ngay thông tin chính xác và cụ thể nhất. Hỗ trợ giải quyết những vấn đề có thể phát sinh trong quá trình giao dịch một cách kịp thời.

2/ Tiết kiệm thời gian để nghỉ ngơi

Công việc quản lý giờ đây trở nên thật nhẹ nhàng nhờ có sự hỗ trợ từ phần mềm quản lý công ty in ấn, nhà quản lý sẽ có thêm thời gian để nghỉ ngơi và làm những công việc hữu ích khác. Bởi bạn sẽ không mất thời gian thống kê, tìm kiếm đơn hàng, giấy tờ linh tinh như trước nữa. 

Nếu cần tra cứu thông tin gì thì chỉ cần đăng nhập vào phần mềm là xong. nhà quản lý còn có thể kiểm soát được hoạt động của công ty ở mọi thời điểm, chỉ cần truy cập vào phần mềm có trên điện thoại và kiểm tra được hoạt động của công ty mọi lúc mọi nơi.

3/ Tạo thêm động lực cho nhân viên

Trên phần mềm quản lý công ty in ấn cũng hiển thị đầy đủ tất cả thông tin của các công việc cần làm trong ngày mà nhân viên phải hoàn thành. Nhân viên của bạn sẽ không bao giờ bị quên việc hay chậm trễ. 

Sau khi hoàn thành công việc, nhân viên cũng sẽ được phần mềm tích điểm, từ đó tính ra lương và thưởng hàng tháng một cách chính xác, tạo thêm động lực và nâng cao ý thức trách nhiệm cho từng nhân viên, thúc đẩy hoạt động kinh doanh của công ty in ấn ngày một phát triển hơn.

4/ Làm hài lòng khách hàng

Nhờ việc tự động hóa trong công tác quản lý mà mọi đơn hàng đều được hoàn thành đúng tiến độ công việc, đưa hóa đơn chính xác đến tay khách hàng, giao sản phẩm đảm bảo chất lượng và số lượng. Đồng thời, đây cũng là cách thể hiện sự chuyên nghiệp trong cách làm việc của công ty và làm hài lòng khách hàng một cách tuyệt đối.

5/ Tăng doanh thu và chất lượng dịch vụ

Mục đích cuối cùng của bất cứ một chủ doanh nghiệp nào cũng là vì muốn nâng cao doanh thu và chất lượng dịch vụ. Phần mềm quản lý công ty in ấn sẽ giúp bạn đạt được mục đích này một cách nhanh chóng hơn. 

Nhờ tối ưu hóa công tác quản lý mà giờ đây quy trình phục vụ khách hàng của công ty bạn trở nên nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn. Từ đó, chất lượng dịch vụ được nâng cao, sản phẩm tạo ra vừa có giá trị lại làm hài lòng khách hàng thì tất nhiên doanh thu của công ty in ấn sẽ tăng dần theo thời gian.

Phần mềm quản lý công ty in ấn thực sự giúp ích rất nhiều cho chủ doanh nghiệp và những người quản lý. Nếu mong muốn nâng cao doanh thu cho doanh nghiệp của mình thì đừng chần chờ mà liên hệ ngay với MekongSoft để được tư vấn và thiết kế phần mềm theo yêu cầu phù hợp với mọi doanh nghiệp nhé!

>>> Xem ngay: 20+ Phần mềm tiêu biểu của Mekongsoft được thiết kế chuyên biệt cho từng doanh nghiệp.