Làm thế nào để quản lý doanh thu cho cửa hàng bán lẻ?

Nhiều cửa hàng bán lẻ ở Việt Nam mở ra tự phát, hoặc được truyền lại từ đời này sang đời khác. Các chủ cửa hàng chủ yếu quản lý theo cảm tính hoặc kinh nghiệm gia truyền nên thiếu cái nhìn khoa học và chưa có chiến lược phát triển cụ thể, chưa nắm được nghiệp vụ kế toán hoặc quá tin tưởng vào nhân viên. Không ít chủ shop hay than phiền: “Sao thấy hàng này lời cũng nhiều, hàng bán cũng được mà không thấy tiền đâu hết!”. Cách ghi nhớ đúng các khoản thu – chi sẽ giải quyết được bài toán nan giải nêu trên.

Doanh thu là gì?

Doanh thu là tổng giá trị thực hiện được do việc bán hàng hóa, sản phẩm, cung cấp dịch vụ cho khách hàng mang lại, bao gồm toàn bộ số tiền đã thu được hoặc có quyền đòi về do việc bán hàng hóa và dịch vụ trong một thời gian nhất định.

Các loại doanh thu chủ shop cần quan tâm

Phàm chuyện làm ăn, đụng đến tiền bạc là người ta đắn đo, cân nhắc kỹ lắm. Vậy nên, để quản lý được cửa hàng hiệu quả thì người chủ cửa hàng cần nắm được:

• Doanh thu tổng là số tiền ghi trong hóa đơn bán hàng, hợp đồng cung cấp dịch vụ kể cả số doanh thu bị chiết khấu, hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán chấp thuận cho người mua nhưng chưa được ghi trên hóa đơn.
• Doanh thu thuần hay còn gọi là doanh thu thực được xác định theo công thức.
  Doanh thu thuần = Doanh thu tổng – Chiết khấu bán hàng – Hàng bán bị trả lại – Phần giá trị giảm giá hàng hoá – Thuế gián thu.

Những cản trở khiến quản lý doanh thu không chính xác

Quản lý doanh thu không chính xác mang đến nhiều hậu quả nghiêm trọng cho hoạt động kinh doanh. Vậy đâu là nguyên nhân gây ra tình trạng trên?

Ghi nhận doanh thu khi khách chưa thanh toán

Mặc định tổng giá trị các giao dịch là doanh thu bán hàng. Nhưng thực tế, nhân viên bán hàng rất hay nhầm lẫn giữa doanh thu thuần và doanh thu tổng thể.

Có nhiều trường hợp, khách hàng của shop ở các tỉnh, thành khác trong cả nước, và họ yêu cầu vận chuyển đến tận nơi theo hình thức giao hàng – thanh toán tiền (COD). Thời điểm shop tạo đơn hàng giao cho shipper đi vận chuyển tiền chưa đổ về tài khoản. Trong giai đoạn vận chuyển hàng hoá, giao dịch có thể bị huỷ do hàng hoá hỏng nên shop cần bồi thường cho khách, hoặc khách từ chối nhận do vận chuyển chậm, thông tin giao – nhận không chính xác. Như vậy, doanh thu bán hàng sẽ thay đổi.

Thói quen sử dụng sổ sách

Thói quen bán hàng bằng sổ sách, bán đến đâu ghi đến đó. Shop không quản lí được tình trạng nhân viên bán ngoài sổ (bán cho khách nhưng không ghi vào sổ). Nhiều khoản thu – chi nhỏ do chiết khấu thêm vì khách quen, hay nhập hàng đột xuất không được thống kê lại…

Những rào cản này sẽ khiến chủ shop rất khó đối chiếu xem lượng hàng hoá đã bán ra liệu có khớp với số tiền thu về hay không? Điều này dẫn đến việc hạch toán doanh thu không chính xác, người quản lý không thể nắm bắt được lượng hàng hóa bị thất thoát nhiều hay ít, ngay cả khi tổng lượng hàng xuất bán và hàng trong kho không đồng nhất với con số nhập liệu ban đầu. Nên các shop có thể tham khảo bài viết trước tôi đã chia sẻ về chủ đề quản lí kho hàng như thế nào để không thất thoát.

Chưa kể đến chuyện shop muốn có được 1 báo cáo doanh thu lãi lỗ “ra trò” thì phải ngồi nhập số lên excel, và việc tính toán thủ công nhiều khi rất khó chính xác, và tốn khá nhiều thời gian.

Bài toán quản lý thu – chi hiệu quả, chính xác

Như vậy cách quản lí thu – chi hiệu quả nhất là khi bạn thực hiện đồng thời nhiều biện pháp. Trước hết xây dựng cho mình quy trình quản lý kho hàng chăt chẽ, quán triệt cụ thể nhiệm vụ đến từng bộ phận nhân viên và điều đặc biệt quan trọng là sử dụng các công cụ hỗ trợ hợp lí để việc quản lí đạt hiệu quả cao. Về cách quản lí kho, các shop tham khảo thêm bài viết thủ thuật quản lí hàng tồn kho hiệu quả cho mô hình kinh doanh nhỏ.

Một phần mềm quản lý bán hàng thông minh sẽ quản lí chặt chẽ doanh thu bằng tiền mặt tại cửa hàng. Thêm nữa, hệ thống sẽ được tích hợp tính năng ghi nhận doanh thu với đơn hàng ship tỉnh, thành theo quy trình chuẩn như sau:

Hàng giao tại shop cho shipper –> shipper chuyển hàng đến tay khách –> Shop ghi nhận doanh thu khi shipper xác nhận giao hàng thành công –> Cập nhật vào báo cáo doanh thu ngày shipper xác nhận giao hàng thành công.

Việc này có hai lợi ích quan trọng như sau:

• Doanh thu này là doanh thu thực 100% của cửa hàng, phản ánh được chính xác thực trạng kinh doanh cụ thể.
• Thực thu – chi trong cửa hàng chính xác theo chu kỳ thời gian (đúng về luồng tiền).

Như vậy chỉ với một thao tác click chuột đơn giản như trên, các chủ shop hoàn toàn nắm được số tiền “thực thu” để tránh bị gián đoạn dòng tiền nhờ công cụ quản lí. Từ đó, khái quát được sự cân bằng giữa thu nhập (doanh thu) và chi phí trong từng kỳ thông qua báo cáo lãi lỗ để cuối cùng nắm được số lãi ròng của mình là bao nhiêu.

Mời bạn tham khảo giao diện và tải bản dùng thử phần mềm quản lý bán hàng TẠI ĐÂY.