Gợi ý xếp lịch nhân viên để tối ưu hóa cho các cửa hàng bán lẻ

Tối ưu hóa quy trình xếp lịch làm việc trên thực tế có thể giúp tăng lợi nhuận, do chi phí nhân lực là một trong những khoản chi phí hoạt động lớn nhất trong ngành bán lẻ.

Ngoài ra, việc xếp lịch hợp lý hơn còn giúp tăng năng suất và thái độ làm việc của nhân viên, và qua đó nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp hay quản lý cấp cao trong ngành bán lẻ thời trang, những gợi ý sau có thể giúp bạn tối ưu hóa cách xếp lịch làm việc và điều động nhân viên của mình.

Lên lịch trước ít nhất 3 tuần

Chắc hẳn bạn thường xuyên phải đối mặt với tình trạng nhân viên của mình thường xuyên muốn đổi ca làm, ngày làm? Giải pháp cho vấn đề này là lập kế hoạch trước ít nhất 3 tuần.

Khi lịch làm việc được thông báo sớm thì chính các nhân viên phải có trách nhiệm tự sắp xếp công việc cá nhân của mình, hoặc chủ động đổi ca với nhân viên khác. Khoảng thời gian 3 tuần này đủ dài để cấp quản lý và nhân viên có thể tìm ra cách giải quyết các vướng mắc về lịch làm việc.

Bên cạnh đó, cũng đừng quên gửi cho tất cả nhân viên một bản sao của lịch làm việc và yêu cầu họ xác nhận. Bạn cũng cần lưu giữ những lịch phân công việc này phòng trường hợp có khiếu nại hay phàn nàn sau này từ phía nhân viên.

Xem xét đến yếu tố kinh nghiệm & kỹ năng của nhân viên

Bạn nên đảm bảo rằng mỗi ca làm việc / cửa hàng được phụ trách bởi một nhóm nhân viên với các kỹ năng phù hợp và bổ sung cho nhau. Ví dụ như nếu cửa hàng của bạn nằm trong khu vực có nhiều khách nước ngoài thì cần có ít nhất 1 nhân viên có thể giao tiếp bằng ngoại ngữ trong mọi ca làm việc.

Hoặc luôn cần có ít nhất 1 nhân viên có kinh nghiệm xử lý các vấn đề thường gặp của phần mềm quản lý bán lẻ mà cửa hàng hay chuỗi cửa hàng của bạn đang sử dụng.

Lên danh sách nhân viên dự phòng

Bạn cần chuẩn bị cho những tình huống bất ngờ. Chúng có thể chỉ đơn giản như khi nhân viên xin nghỉ ốm đột xuất ngay trước ca trực của mình, hay nghiêm trọng hơn như các mưa bão, ngập lụt…

Vì vậy, bạn nên chuẩn bị sẵn một danh sách gồm những nhân viên sống gần cửa hàng của mình và sẵn sàng đến làm việc khi được gọi.

Tôn trọng yêu cầu của nhân viên

Nhân viên khi cảm thấy vui vẻ sẽ phục vụ khách hàng tốt hơn. Khi bạn vừa tuyển một nhân viên mới, hãy tìm hiểu ngay thời gian biểu của người này. Hỏi rõ từng nhân viên của mình để xem họ thích làm việc trong ngày hoặc ca làm việc cụ thể nào.

Một số người có thể lại thích làm ca đêm hoặc ngày cuối tuần. Cho phép họ làm việc theo thời gian biểu linh hoạt và phù hợp thay vì ấn định lịch làm việc một cách cứng nhắc. Tất nhiên bạn khó có thể chiều theo mọi yêu cầu của nhân viên, nhưng ít nhất hãy cho thấy rằng bạn sẵn sàng tiếp thu ý kiến của họ trong vấn đề này.

Sử dụng những ứng dụng xếp lịch tự động

Trong quá khứ, những nhà quản lý thường phải dành nhiều thời gian để cho ra một lịch làm việc hợp lý. Công việc này hiện đã dễ dàng hơn rất nhiều nhờ vào những phần mềm xếp lịch tự động. Chúng có thể được kết hợp với các phần mềm quản lý cửa hàng và giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức.

Có chính sách nghỉ phép chi tiết và cụ thể

Mọi nhân viên cần được thông báo rõ ràng về chính sách nghỉ phép của công ty. Bạn cần đặt ra những quy định cụ thể về số ngày cần thông báo trước, và số ngày tối đa được phép xin nghỉ.

Xáo trộn lịch làm việc theo tuần

Trong đa số trường hợp, bạn không nhất thiết phải giữ một lịch phân công cố định qua các tuần. Việc đôi lúc xáo trộn các ca làm việc sẽ giúp phân chia đều những ca mà nhân viên không thích.

Một cách để làm điều này là chuẩn hóa một lịch làm việc cơ bản, và sau đó bổ sung thêm những ca làm việc khác tùy theo tình hình thực tế. Ngoài ra bạn cũng nên ưu tiên xếp những nhân viên tốt nhất của mình vào những khung giờ cao điểm, sau đó mới xếp đến các nhân viên khác.

(TH Internet)

Mời bạn tham khảo:

>> Phần mềm quản lý sản xuất

>> Phần mềm quản lý bán hàng