Phần mềm này không sử dụng cho từng cá nhân mà sẽ giúp đỡ doanh nghiệp trong các hoạt động thường nhật của mình, bởi vậy mới có chữ “Enterprise” (doanh nghiệp, công ty) trong cái tên của nó. Chức năng chính của ERP đó là tích hợp tất cả mọi phòng ban, mọi chức năng của công ty lại trong một hệ thống máy tính duy nhất để dễ theo dõi hơn, nhưng đồng thời cũng đủ linh hoạt để đáp ứng nhiều nhu cầu khác nhau. Nói cách khác, bạn có thể tưởng tượng ERP như một phần mềm khổng lồ, nó có khả năng làm được những việc về tài chính, nhân sự, sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng và rất rất nhiều những thứ khác.

Điểm phân biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng nhiều phần mềm quản lý rời rạc khác (như phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, quản lý bảo hành...) là tính tích hợp.

Một hệ thống đạt tầm ERP cần phải:

- Được thiết kế theo từng phần nghiệp vụ (moduler):

Ứng với từng chức năng kinh doanh sẽ một module phần mềm tương ứng. Ví dụ: Phòng mua hàng sẽ có module đặt hàng (Purchase). Phòng bán hàng có module phân phối và bán hàng (Sale & Distribution), v.v... Mỗi module chỉ đảm trách một nghiệp vụ.

- Có tính tích hợp chặt chẽ:

Việc tích hợp các module cho phép kế thừa thông tin giữa các phòng, ban; đảm bảo đồng nhất thông tin, giảm việc cập nhật xử lý dữ liệu tại nhiều nơi; cho phép thiết lập các quy trình luân chuyển nghiệp vụ giữa các phòng ban.

- Có khả năng phân tích quản trị:

Hệ thống ERP cho phép phân tích dựa trên các trung tâm chi phí (cost center) hay chiều phân tích (dimension); qua đó, đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh. Ví dụ có thể phân tích chi phí nhập kho ứng với toàn bộ nguyên vật liệu, một công trình, một đơn hàng, một nhà vận chuyển hay một sản phẩm... Hệ thống cũng có thể đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh thông qua tổ hợp các chiều phân tích. Ví dụ phân tích hiệu quả kinh doanh sản phẩm cho từng dây chuyền sản xuất ứng với vùng thị trường của từng đơn hàng... Đây là điều các doanh nghiệp rất hay bỏ qua khi lựa chọn ERP.

- Tính mở:

Tính mở của hệ thống được đánh giá thông qua các lớp tham số hóa quy trình nghiệp vụ. Tùy thuộc vào thực tế có thể thiết lập các thông số để thích ứng với thực tế (cấu hình hệ thống). Thông qua thay đổi thông số, người dùng có thể thiết lập quy trình quản lý mới trong doanh nghiệp. Với cách này doanh nghiệp có thể thêm, mở rộng quy trình quản lý của mình khi cần. Tính mở còn thể hiện trong khả năng kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, từ nhiều cơ sở dữ liệu khác nhau trong hệ thống.

Nhân viên ở các phòng ban khác nhau đều có thể xem chung thông tin và cập nhật chúng. Khi một phòng ban nào đó thực hiện xong đơn hàng thì thông tin đó sẽ tự động nối kết qua hệ thống ERP rồi truyền tải đến bộ phận khác. Nếu bạn muốn kiểm tra xem thực hiện đơn hàng đến đâu rồi, bạn chỉ cần kết nối vào hệ thống ERP và theo dõi chúng. Với ERP, quá trình đơn hàng di chuyển như tia sét xuyên suốt hệ thống, khách hàng nhận hàng nhanh hơn và ít xảy ra sai sót hơn trước kia. Với cách thức như vậy ERP có thể vận dụng cho các quy trình kinh doanh chính khác của doanh nghiệp như quản lý nhân viên hoặc báo cáo tài chính…

Đầu tư cho hệ thống ERP không phải là đầu tư một lần, mà đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng một lộ trình phù hợp, có ngân sách phục vụ việc mở rộng và nâng cấp hệ thống. Thay vì tỷ lệ đầu tư trên doanh số, doanh nghiệp thường quan tâm hơn đến hiệu quả đầu tư, chính xác hơn là hệ số thu hồi vốn (ROI - Return On Investment). Sau bao lâu lợi nhuận sinh ra từ việc ứng dụng hệ thống ERP có thể bù được chi phí đầu tư cho hệ thống. Ở Việt Nam việc xác định đúng con số này không phải là chuyện đơn giản. Tuy vậy đây là bài toán đầu tư thông thường. Nếu doanh nghiệp xác định rõ được mục đích đầu tư và được cung cấp đầy đủ thông tin về các giải pháp, họ có thể dễ dàng lập được ngân sách thích ứng cho việc sở hữu một hệ thống quản lý tổng thể và hiện đại.

Và hơn hết, bạn đừng mong cách mạng hóa việc kinh doanh của bạn với dự án ERP. Nó giống như một sự thực hiện chú trọng vào việc cải tiến, phát triển cách thức làm việc bên trong nội bộ công ty hơn là với khách hàng, nhà cung cấp hay các đối tác. Và tất nhiên “cái lợi” của ERP sẽ đến với những ai kiên trì với nó. Công trình nghiên cứu 63 công ty của Meta Group đã cho thấy phải mất 8 tháng (và tổng cộng dự án là 31 tháng) sau khi vận hành hệ thống mới thấy được lợi ích của ERP. Nhưng hàng năm tiết kiệm thu được từ hệ thống ERP là 1,6 triệu đô-la Mỹ.

Mời bạn tham khảo:

>> Phần mềm quản lý bán hàng

>> Phần mềm quản lý nhà hàng

>> Phần mềm quản lý kho