Để sử dụng phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả nhất

Nhưng làm thế nào để sử dụng triệt để và hiệu quả phần mềm bán hàng thì không phải nhà quản lý nào cũng làm được.

Có nhất nhiều shop, cửa hàng chỉ sử dụng phần mềm quản lý bán hàng như một máy tính tiền (chỉ dùng để tính giá và in hóa đơn) mà không tận dụng hết được các tính năng để quản trị công việc kinh doanh. Vô hình chung bỏ qua rất nhiều tính năng tuyệt vời của phần mềm quản lý như: quản lý kho, quản lý khách hàng, nha cung cấp, quản lý thu chi và xem các báo cáo thống kê…

Dưới đây là một số gợi ý giúp nhà quản lý sử dụng phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả hơn:

1. Thực hiện đúng qui trình kinh doanh

Việc áp dụng phần mềm quản lý bán hàng vào hoạt động kinh doanh đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như: chuyên nghiệp hóa hình ảnh cửa hàng, giảm thiểu sức lao động, phục vụ khách hàng tốt hơn, dễ dàng quản lý lượng hàng hóa, doanh thu, lợi nhuận…

Về mặt lý thuyết là như vậy, nhưng để một phần mềm có thể vận hành được và phục vụ những lợi ích như trên thì không thể tự bản thân phần mềm có thể làm được mà phải có sự tác động của con người. Người dùng phải thực hiện đúng quy trình trong bán lẻ từ khâu nhập hàng, kiểm tra hàng, in tem mã vạch, đến khâu bán hàng, thanh toán….

Các hoạt động liên quan đến nhập xuất hàng hoá đều phải cập nhật vào phần mềm một cách đầy đủ, chính xác, tức thời thì phần mềm mới tạo ra được những báo cáo thống kê, phân tích cho nhà quản trị một cách chính xác và kịp thời được.

Tóm lại, phần mềm là công cụ hỗ trợ thông minh giúp những nhà quản lý thực hiện các hoạt động và ra quyết định kinh doanh một cách hiệu quả, nhưng nó chỉ có thể hoạt động chính xác khi người sử dụng nhập đầy đủ và đúng dữ liệu, đúng quy trình.

2. Phân công công việc cho nhân viên

Quản lý con người là một trong những kỹ năng quan trọng nhất của người quản lý. Việc phân công “đúng người, đúng việc” sẽ giúp hoạt động kinh doanh thuận lợi hơn rất nhiều. Phân chia rõ quyền hạn và trách nhiệm của nhân viên để họ nắm rõ và ý thức được trách nhiệm đối với công việc mà mình được giao.

Phần mềm quản lý bán hàng Mekong soft cho phép phân quyền chi tiết cho từng nhân viên theo những hoạt động như trong các quy trình thực tế bên ngoài, đảm bảo nhân viên thực hiện tốt nghiệp vụ của mình mà vẫn không thể can thiệp quá sâu vào dữ liệu công ty.

Ngoài ra, phần mềm sẽ hỗ trợ nhà quản lý theo dõi mọi kết quả làm việc và các thao tác của nhân viên trên phần mềm.

3. Kiểm soát dữ liệu kinh doanh thường xuyên

Đây là bước tối quan trọng trong việc sử dụng phần mềm. Việc thường xuyên giám sát và kiểm tra dữ liệu trên phần mềm sẽ giúp phòng tránh được các rủi ro về sai sót dữ liệu kinh doanh.

Những câu hỏi đại loại như “Tại sao khi sử dụng phần mềm một thời gian lại thường xuyên xảy ra các hiện tượng như âm kho, giá trị tồn kho không chính xác, lãi gộp bị sai,… mặc dù nhập dữ liệu đầy đủ?” là những câu hỏi của khá nhiều nhà quản lý các cửa hàng, thậm chí cả các siêu thị lớn hiện nay hay gặp phải. Có người còn cho rằng phần mềm quản lý bán hàng bị lỗi.

Vậy đâu là nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên?

Nguyên nhân thứ 1: Thực hiện sai qui trình chứng từ.

Người dùng xuất hàng trước, nhập hàng sau, thậm trí quên nhập hàng; hoặc khi hàng về thì xếp hàng lên kệ bán luôn rồi sau đó đến tối hoặc thậm chí để tới tận ngày hôm sau mới nhập hàng vào kho. Trong trường hợp đó, tại thời điểm xuất hàng, giá vốn hàng bán bằng 0 hoặc đang bị sai lệch, dẫn đến tính lãi gộp hàng bán không đúng.

Để khắc phục điều này, trong phần mềm quản lý bán hàng Mekong soft có tính năng ràng buộc tồn, tức không được bán dưới mức tồn là 0. Khi thực hiện bán sản phẩm vượt mức tồn kho, phần mềm sẽ thông báo cho người bán biết.

Nguyên nhân thứ 2: Do người dùng sửa/xóa chứng từ.

Có thể ban đầu việc nhập hàng theo đúng qui trình và không bị âm kho. Nhưng vì lý do nào đó, người sử dụng tiến hành sửa/xóa chứng từ làm thay đổi số lượng của các mặt hàng có trên các chứng từ đã sửa, phần mềm sẽ tự động tính toán lại giá vốn và hàng tồn kho khi lưu/xóa chứng từ và khi đó rất có thể dẫn tới âm kho.

Có rất nhiều tình huống sửa chứng từ có thể dẫn tới âm kho như: Sửa ngày chứng từ trên phiếu nhập từ ngày hôm trước sang ngày phía sau, sửa số lượng của một dòng hàng trên phiếu nhập, xóa một dòng hàng trên phiếu nhập, hoặc thay một dòng hàng này bằng dòng hàng khác trên phiếu nhập, v.v…

Khi đó, phần mềm sẽ tự động cập nhật lại giá vốn cho tới thời điểm hiện tại, và đến khi chạy tới phiếu xuất bán thì dòng hàng đó có thể bị tồn kho âm. Việc sửa/xóa chứng từ cũng là một thói quen không tốt (vì vi phạm nguyên tắc tài chính kế toán) mà ở môi trường kinh doanh Việt Nam rất hay xảy ra.

Nguyên nhân thứ 3: Do nhân viên bán hàng bán nhầm mã.

Thực tế bán hàng mã A nhưng nhân viên lại chọn mã B dẫn đến trường hợp mã thì thiếu hàng, mã thì thừa hàng. Trường hợp này thường xảy ra khi không in tem mã vạch cho hàng hóa, hoặc không sử dụng máy đọc mã vạch (mà nhập mã bằng tay) trong quá trình nhập liệu đối với những mặt hàng có tính chất tương tự nhau.

Ngoài việc kiểm soát các quy trình hoạt động kinh doanh bên ngoài, để quản lý tốt thì nhà quản lý phải thường xuyên làm những công việc sau trên phần mềm:

• Thực hiện đúng quy trình kinh doanh trên phần mềm: Hàng phải nhập vào trước rồi mới xuất bán hoặc chuyển kho đi.
• Hạn chế tối đa tới mọi trường hợp sửa/xóa chứng từ.
• Sử dụng chức năng truy ngược tới chứng từ gốc (drill-down) để kiểm tra các con số tổng hợp (như tồn kho, doanh thu, công nợ, lãi lỗ,…) xem tại sao lại ra những con số đó.
• Thường xuyên kiểm kê hàng hoá (kiểm kê toàn bộ hoặc theo khu vực, theo ngành hàng) để điều chỉnh chênh lệch hàng hóa giữa tồn thực tế với tồn theo sổ sách.

Việc lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng sẽ đem lại hiệu quả cao nhất nếu phần mềm đó không chỉ đáp ứng đúng yêu cầu về nghiệp vụ mà còn phải đáp ứng những yêu cầu quản lý cần thiết như đã kể trên.

Phần mềm quản lý bán hàng MekongSoft được thiết kế phù hợp nhiều ngành nghề, lĩnh vực. Chắc chắn sẽ hỗ trợ việc quản lý cửa hàng của bạn tuyệt vời.

Mời bạn tham khảo thêm:

>> Phần mềm sản xuất

>> Phần mềm quản lý sản xuất

>> Phần mềm bán hàng