4 loại báo cáo quản lý bán hàng quan trọng bạn nhất định phải biết

Tuy nhiên, phần lớn các cửa hàng ở Việt Nam đều được mở ra một cách tự phát, quản lý và kiểm soát theo kinh nghiệm, cảm xúc. Do đó hiệu quả hoạt động kinh doanh chưa cao.

Dưới đây là một số loại báo cáo quản lý bán hàng quan trọng chủ cửa hàng cần biết để quản lý khoa học hơn. Cùng MekongSoft tham khảo nhé!

Báo cáo quản lý hàng hoá

Về hàng hóa có hai loại báo cáo quan trọng mà chủ cửa hàng cần nắm. Loại thứ nhất liên quan đến tình hình kinh doanh, giúp chủ cửa hàng biết được mặt hàng nào bán chậm, hàng nào bán nhanh, hàng nào lời nhiều, hàng nào lời ít để biết nên tập trung đầu tư, bán những mặt hàng nào là tốt nhất.

Loại thứ 2 liên quan đến vấn đề nhập xuất tồn kho của hàng hoá. Báo cáo này giúp chủ cửa hàng nắm được tình hình tồn kho hiện tại của hàng hóa, hàng nào còn tồn nhiều, hàng nào sắp hết. Lượng hàng hóa xuất – nhập trong kỳ là bao nhiêu, từ đó có kế hoạch mua hàng cũng như dự trữ hợp lý. Tránh những chi phí do thiếu hụt hoặc tồn kho quá nhiều không đáng có.

Hiện tại có rất nhiều công cụ hỗ trợ chủ cửa hàng trong vấn đề này. Tuy nhiên mỗi công cụ sẽ có những ưu – nhược điểm riêng. Một trong những lựa chọn đang được rất nhiều chủ cửa hàng ứng dụng là “phần mềm quản lý bán hàng”.

Các phần mềm bán hàng sẽ giúp chủ cửa hàng thống kê các báo cáo về hàng hóa theo từng thời điểm cụ thể, nhanh chóng, chính xác.

Giao diện báo cáo hàng hóa trong phần mềm MekongSoft

Một số phần mềm thông minh có thể chủ động đưa ra các đề xuất nhắc nhở cho chủ cửa hàng biết: hàng nào sắp hết hàng, hàng nào tồn kho nhiều hơn, thấp hơn định mức để chủ biết và lên kế hoạch nhập hàng phù hợp.

Báo cáo quản lý thu chi tiền bạc

Báo cáo thu chi tiền bạc là một trong những báo cáo quản lý bán hàng quan trọng nhất của một cửa hàng. Nên các chủ cửa hàng cần nắm được các chỉ số sau:

Thu chi tiền bạc (hay còn gọi là quản lý dòng tiền): Chủ cửa hàng cần nắm rõ mọi khoản thu – chi bao gồm cả những khoản ngoài giao dịch mua – bán. Báo cáo này giúp chủ cửa hàng có cái nhìn tổng quan nhất vì dòng tiền ra - vào của doanh nghiệp.

Biết được chi phí nào chưa hợp lý, cần tiết kiểm hoặc cắt bớt, khoản nào cần phải đầu tư thêm để nâng cao hoạt động kinh doanh.

Báo cáo doanh thu, lãi lỗ: chủ shop cần nắm được doanh thu bán hàng của cửa hàng, doanh số và lãi gộp của từng ngành hàng, chi phí vận hành cửa hàng, để cuối cùng nắm được số lãi ròng của mình là bao nhiêu. Ngoài ra, chủ cửa hàng cũng cần nắm được số tiền “thực thu” để tránh bị gián đoạn dòng tiền.

Chỉ số về hiệu quả đầu tư: Bao gồm các chỉ số về vốn tồn kho, công nợ với khách hàng, công nợ nhà cung cấp, tài sản cố định từ đó nắm được tổng tài sản đầu tư. Biết được tổng doanh số và tổng tài sản nghĩa là chủ sẽ biết được “một đồng tài sản tạo ra mấy đồng doanh số” để biết được hiệu quả đầu tư của mình.

Khi quản lý được tiền bạc tốt, chủ sẽ không còn những ý nghĩ như là: “sao thấy hàng này lời cũng nhiều, hàng bán cũng được mà sao không thấy tiền đâu hết”.

Giao diện báo cáo thu chi trong phần mềm MekongSoft

Báo cáo về khách hàng

Ngoài các chuỗi cửa hàng và các cửa hàng bán lẻ lớn ra thì các cửa hàng vừa và nhỏ phần lớn chưa có sự quan tâm đúng mức đến việc lưu lại thông tin của khách mua hàng.

Trong bán lẻ hiện đại người ta hay nói với nhau câu “Ai nắm được thông tin nhanh, người đó sẽ thắng”. Do đó, có thông tin khách hàng là điều bắt buộc để cửa hàng tồn tại và phát triển.

Nhân viên của bạn sẽ luôn tìm ra các lý do cho việc không thu thập được thông tin khách hàng. Là chủ, bạn phải nghĩ ra cách để khách vui lòng để lại thông tin, và có chính sách hợp lý (bắt buộc) để nhân viên của mình xin thông tin của khách. Trách nhiệm của bạn tất nhiên là cần phải bảo mật các thông tin khách hàng như cam kết với khách, không phát tán và không spam.

Giao diện quản lý doanh thu, lợi nhuận theo khách hàng trong phần mềm MekongSoft

Thông tin khách hàng sau khi thu thập cần được phân loại theo các nhóm để có chính sách chăm sóc, ưu đãi, quảng cáo thúc đẩy bán hàng phù hợp.

Các cách phân loại truyền thống theo khu vực địa lý, giới tính, sinh nhật là chưa đủ. Ngày nay bạn cần thêm các thông tin như doanh số mua hàng của khách, khách mua một lần hay quay lại nhiều lần, những mặt hàng khách hay mua là gì để phân nhóm khách hàng tốt hơn.

Qua đó xây dựng các chính sách ưu đãi (tích điểm, giảm giá phù hợp), tạo ra các chương trình bán hàng phù hợp nhắm đúng nhu cầu riêng biệt của từng nhóm. Giúp kéo khách quay lại cửa hàng và tạo ra nguồn doanh thu dự đoán được trước thay vì trông đợi chỉ vào khách vãng lai.

Phân loại khách hàng tốt cũng giúp tạo ra các chiến dịch marketing tốt với chi phí thấp. Tránh được tình trạng quảng bá cho nhầm đối tượng, làm cho chạy chương trình khuyến mãi mà doanh số vẫn không tăng.

Báo cáo giúp quản lý nhân viên bán hàng

Quản lý con người luôn là vấn đề đau đầu nhất. Để nhân viên bán hàng hoạt động tốt ngoài việc đào tạo kiến thức về sản phẩm và các kỹ năng mềm cần thiết, người chủ hoặc quản lý cửa hàng cần hiểu được tính cách của nhân viên, điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân viên và có những chính sách để động viên, khen thưởng phù hợp.

Giao diện quản lý doanh số theo nhân viên trong phần mềm MekongSoft

Đặc biệt, chủ cần theo dõi được kết quả công việc cũng như hiệu quả làm việc của từng nhân viên – trực tiếp nhất là thông qua doanh số bán hàng của từng người. Và cũng nên áp dụng chính sách thưởng doanh số để tăng thêm động lực bán hàng.

Phần mềm quản lý bán hàng MekongSoft giúp chủ cửa hàng dễ dàng quản lý doanh số theo từng nhân viên, kiểm soát các giao dịch mà nhân viên đó đã thực hiện thông qua tính năng phân quyền trên phần mềm.