Warehouse là gì? Chức năng và vai trò của Warehouse

Warehouse là gì?

Warehouse trong lĩnh vực logistics có nghĩa là kho bãi hay kho hàng hóa. Đây là một địa điểm được sử dụng vào việc lưu trữ và bảo quản hàng hóa. Warehouse có thể thuộc quản lý của cá nhân hoặc doanh nghiệp và luôn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu lưu trữ của doanh nghiệp một cách nhanh với mức chi phí thấp nhất. Một doanh nghiệp có thể sở hữu một hoặc một vài warehouse, phân bố tại nhiều địa điểm khác nhau. Nhưng cũng có công ty không mang warehouse nào, họ sẽ đi thuê lại của bên thứ ba.

Vai trò của bộ phận Warehouse

Trong hoạt động Logistics, hệ thống kho bãi có vai trò rất quan trọng với phần lớn công dụng thực tế và là bộ phận không thể thiếu. Warehouse có ảnh hưởng mạnh mẽ tới quá trình doanh nghiệp chế tạo hàng hóa ra thị trường. Thậm chí kho bãi còn ảnh hưởng đến chiến thuật kinh doanh của một số doanh nghiệp.

Warehouse đảm bảo không gián đoạn quá trình kinh doanh

Đối với bất cứ doanh nghiệp nào thì việc đảm bảo lượng hàng hóa cần thiết cho hoạt động buôn bán là vấn đề quan trọng nhất. Trường hợp không sở hữu warehouse, công ty sẽ cần nhập hàng liên tục. Còn các sản phẩm ngay lúc sản xuất ra sẽ cần lập tức bán được. Doanh nghiệp sẽ nên đồng thời đáp ứng được hai vấn đề này, nếu không thì quá trình sản xuất kinh doanh sẽ bị đình trệ. Cho nên khi có hệ thống kho bãi, doanh nghiệp sẽ dễ dàng giải quyết vấn đề này. Chỉ cần sở hữu warehouse, doanh nghiệp có thể điều chỉnh tần suất nhập hàng và xuất hàng một cách hợp lý để đảm bảo công ty luôn hoạt động ổn thỏa và liên tục.

Giảm thiểu chi phí vận hành cho doanh nghiệp

Giảm thiểu tần suất nhập hàng hóa sẽ giúp hạn chế chi phí vận tải của mỗi lần nhập hàng. Khi một doanh nghiệp có trang bị hệ thống kho bãi, họ có thể nhập về số lượng lớn nguyên liệu hàng hoá đủ đáp ứng cho một khoảng thời gian sản xuất nhất định và lưu kho, từ đó hạn chế đi việc nhập hàng liên tục để đáp ứng cho các đơn hàng vãng lai hay đơn hàng phát sinh. Câu chuyện này giúp hạn chế chi phí hoạt động của công ty.

Hỗ trợ doanh nghiệp sản xuất hàng hóa hiệu quả hơn

Khoảng cách địa lý có ảnh hưởng cực kỳ lớn tới thời gian giao hàng. Khi một doanh nghiệp phân chia các kho hàng của họ ở những địa điểm hợp lý thì thời gian giao hàng sẽ được tối ưu hơn. Trong thời buổi hiện tại, năng lực giao hàng trong thời gian ngắn là một trong các yếu tố tạo nên lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ của các công ty. Việc đáp ứng giao hàng nhanh chóng sẽ gia tăng uy tín với các đối tác và người tiêu dùng.

Warehouse hỗ trợ quá trình logistics ngược (Reverse logistics)

Bên cạnh những vai trò kể trên, warehouse còn mang vai trò hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình logistics ngược, đáp ứng cho nhu cầu đổi trả hàng, tái chế, hậu cần hàng hoá được diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Các chức năng chính của hệ thống kho bãi

Lưu trữ hàng hóa

Lưu trữ hàng hóa là chức năng đầu tiên và cũng là chức năng quan trọng nhất của warehouse. Nhờ có warehouse mà rất nhiều hàng hóa sẽ được tập kết tại một điểm, được phân loại, lưu trữ và quản lý một cách hiệu quả, tối ưu nhất.

Bảo quản

Bên cạnh chức năng lưu trữ, warehouse còn sở hữu chức năng khác là bảo quản hàng hóa. Lúc được lưu trữ trong kho, hàng hóa của doanh nghiệp sẽ được đảm bảo về số lượng và chất lượng, đảm bảo không bị biến đổi hoặc chỉ biến đổi vô cùng ít trong quá trình lưu trữ để đáp ứng cho quá trình sản xuất kinh doanh tốt nhất.

Chuẩn bị đơn hàng nhanh chóng

Hàng hóa sau lúc được lưu trữ tại kho sẽ được tiến hành phân loại. Lúc đó hàng hóa có thể được phân chia, tổng hợp hoặc xử lý để đáp ứng tối thiểu các yêu cầu giao hàng, xuất kho hoặc là vận chuyển của các bộ phận liên quan.

Phân biệt Warehouse và trung tâm sản xuất

Hệ thống quản lý kho (tiếng Anh: Warehouse Management System - WMS) là một phần mềm ứng dụng được mẫu mã để hỗ trợ việc quản lý kho hàng của công ty nhằm thực hiện các chức năng kiểm soát, theo dõi quá trình vận chuyển và lưu trữ từ các nguồn lực có sẵn.

Hệ thống quản lý kho (WMS) ra đời nhằm hỗ trợ doanh nghiệp có được cái nhìn khái quát về tình hình và hoạt động của kho hàng trong thời gian thực (real-time: một thuật ngữ siêu quan trọng trong công tác quản lý); kiểm soát nhân viên kho; hỗ trợ việc lập kế hoạch hàng ngày cho nhà quản trị.

Hệ thống quản lý kho giúp đảm bảo tính thống nhất cao giữa các bộ phận liên quan, đáp ứng nhu cầu quản lý, tối ưu hóa việc lưu kho, tránh tối đa tình trạng thất thoát trong quá trình xuất nhập kho.

Hệ thống quản lý kho có thể là các hệ thống độc lập hoặc dây chuyền chuỗi sản xuất, các mô-đun của một hệ thống ERP (Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp). Tùy thuộc vào từng mô hình kinh doanh và tính phức tạp của cấu trúc doanh nghiệp mà đôi lúc hệ thống quản lý kho đơn thuần chỉ như một bản viết tay truyền thống hoặc là các bản tính được tạo ra nhờ phần mềm Microsoft Excel, Access.

Hệ thống quản lý kho lúc đưa vào dùng sẽ ứng dụng một loạt các công nghệ truyền thông tin (tần số vô tuyến), công nghệ tự động ID (mã vạch, RFID,...), các máy tính và thiết bị di động, thiết bị tự động (băng truyền và phân loại) với thiết bị kho (máy băng truyền, kho tự động, công cụ sửa chữa).

Mặc dù warehouse và trung tâm phân phối sở hữu điểm chung là lưu trữ, bảo quản và chuẩn bị đơn hàng. Nhưng 2 bộ phận này khác nhau và sở hữu những điểm khác biệt rõ ràng sau:

1. Warehouse chỉ tập trung vào việc lưu trữ, còn trung tâm sản xuất mang kèm theo đa số các hoạt động khác, như: dán nhãn, đóng gói,…
2. Warehouse chú tâm vào đối tượng chính là hàng hóa. Trong lúc đó đối tượng của trung tâm cung ứng là khách hàng.
3. Hoạt động của warehouse không bắt buộc phải sử dụng kỹ thuật cao nhưng trung tâm phân phối sẽ cần.
4. Mức độ hoạt động của warehouse không quá phức tạp, còn trung tâm phân phối cực kỳ phức tạp.
5. Warehouse dùng cho chủ yếu cho trong nội bộ công ty, còn trung tâm phân phối sẽ bao gồm cả nội bộ và khách hàng bên ngoài.
6. Thời gian lưu trữ hàng hóa tại warehouse tương đối dài, nhưng trung tâm phân phối thì rất ngắn.

Phân loại Warehouse

Trong lĩnh vực logistics hiện có các loại kho bãi cơ bản sau đây:

Kho bãi kiểm soát khí hậu (Climate-controlled Warehouse)

Đây là loại kho bãi được sử dụng để vận chuyển các loại hàng hóa dễ hư hỏng, chủ yếu hèn là thực phẩm. Loại kho bãi này rất cơ bản bao gồm kiểm soát độ ẩm, nhiệt độ. Nhờ có loại kho này mà các sản phẩm có thể giữ nguyên chất lượng như ban đầu.

Kho bãi tư nhân (Private Warehouse)

Loại kho bãi này thường thuộc quyền của các tập đoàn bán lẻ lớn hoặc công ty lưu trữ tư nhân. Đây là các kho bãi độc quyền, cơ bản được xây dựng gần cơ sở cung ứng hoặc bên ngoài công trường. Các warehouse này đòi hỏi công ty phải có đủ năng lực và sẵn sàng đầu tư tài chính để xây dựng kho.

Kho bãi công cộng (Public Warehouse)

Loại kho này chỉ phù hợp với doanh nghiệp cần lưu trữ hàng hóa trong khoảng thời gian ngắn. Lúc doanh nghiệp mang quá đa dạng hàng hóa cần lưu trữ, họ có thể gửi hàng tại những kho công cộng trong thời gian ngắn để tìm kho bổ sung.

Kho bãi tự động (Automated Warehouse)

Ưu thế của loại warehouse này là đem lại hiệu quả cao, nhanh và tiết kiệm thời gian. Các warehouse tự động sẽ được quản lý bằng phần mềm để nhận đơn hàng, lưu trữ và di chuyển hàng hóa. Các công cụ hỗ trợ được sử dụng như xe nâng, giá đỡ đều siêu hiện đại. Dùng phần mềm trong quản lý giúp hạn chế sai sót và gia tăng tài năng luân chuyển hàng hóa.

Kho bãi ngoại quan (Bonded Warehouse)

Warehouse ngoại quan là loại kho bãi được ngăn cách với khu vực bên ngoài để tạm thời lưu trữ hoặc thực hiện các dịch vụ đối với hàng hóa nhập từ nước ngoài hoặc hàng hóa trong nước được đưa đến cho mục đích xuất khẩu. Tại các warehouse ngoại quan, chủ hàng có thể ủy quyền cho chủ kho hoặc đại lý để hoàn thành thủ tục hải quan, thực hiện các dịch vụ đóng gói, gia cố hàng hóa, ghép hàng hay phân loại hàng hóa. Tại đây hàng hóa có thể được chuyển quyền sở hữu, chuyển hàng hóa giữa các kho ngoại quan và cửa khẩu

Kho bãi CFS (Container Freight Station)

Loại warehouse này còn được biết đến với tên địa điểm thu gom hàng lẻ. Đây là loại warehouse chuyên dụng để thu gom, phân loại hàng lẻ được vận chuyển chung container khi các chủ hàng không có đủ hàng để vận chuyển bằng container riêng. Hàng hóa sẽ được tập trung lại để đóng gói, xếp đặt trong lúc đợi khiến thủ tục xuất nhập khẩu, trường hợp cần mới tiến hành phân chia hoặc ghép container để xuất khẩu.

Kho bãi bảo thuế (Tax Suspension Warehouse)

Những loại nguyên liệu, vật tư nhập khẩu đã được thông quan nhưng chưa nộp thuế hàng xuất khẩu sẽ được lưu tại warehouse bảo thuế. Loại warehouse này thuộc sở hữu công ty. Công ty có trách nhiệm phối hợp với cơ quan thuế kiểm tra và giám sát warehouse bảo thuế.

Những điều cần lưu ý thuê Warehouse

Khi doanh nghiệp có nhu cầu thuê warehouse bạn cần chú ý những điểm sau:

Hệ thống HVAC (sưởi, thông gió và điều hòa ko khí)

Trong thực tế không phải kho bãi nào cũng có đầy đủ hệ thống HVAC, cho nên một số trường hợp thuê loại kho bãi như vậy doanh nghiệp phải tự cài đặt thêm. Mặt khác, trường hợp warehouse có hệ thống này thì bạn cũng không thể biết chắc người thuê trước đó có bảo trì hệ thống đúng yêu cầu hay không. Bởi thế, doanh nghiệp cần thận trọng để không gánh chịu những sai sót có thể xảy ra.

Trước lúc đưa ra quyết định thuê, doanh nghiệp cần thuê chuyên gia kinh nghiệm kiểm tra tổng thể, yêu cầu chủ kho sửa chữa hệ thống hư hỏng, hầu hết việc cần được xác lập bằng văn bản. Khi trao đổi hợp đồng, công ty bắt buộc thỏa thuận với chủ kho rằng bạn sẽ bảo trì hệ thống HVAC, nhưng lúc phát sinh việc sửa chữa hệ thống hoặc thay thế thì chủ kho bắt buộc chịu trách nhiệm.

Mức giá vận hành

Chi phí vận hành kho bãi bao gồm các khoản thuế, bảo hiểm và bảo trì. Khi thuê warehouse doanh nghiệp cần hiểu và phân biệt rõ ràng các khoản chi phí nào không bao gồm trong chi phí vận hành và khoản chi phí nào có thể loại trừ.

Diện tích cần thuê

Khi thuê kho bãi bạn sẽ chỉ bắt buộc chi trả cho phần diện tích mà bạn sử dụng. Tuy nhiên một số chủ kho cố tình tính thêm phần diện tích mà bạn ko sử dụng. Do vậy, bạn cần kiểm tra kỹ hợp đồng thuê, hiểu rõ luật và cam kết đầy đủ với chủ kho.

Khu vực đậu xe

Trách nhiệm sửa chữa và bảo dưỡng bãi đậu xe là trách nhiệm của chủ kho bãi. Nhưng chủ kho đôi khi cố tình gài người thuê trả khoản này. Do đó, bạn cần xác định mục đích sử dụng bãi đậu xe, người dùng nhiều nhất và lượng xe sẽ để trong bãi.

Phân vùng

Trường hợp loại hàng hóa bạn gửi cần được phân vùng đặc biệt, không thể để chung với các loại hàng khác thì bạn cần dàn xếp với chủ kho. Đồng thời câu chuyện này cần được thể hiện rõ ràng trong hợp đồng.

Bảo quản hàng hóa

Tuy rằng bảo quản hàng hóa là trách nhiệm của cả doanh nghiệp và chủ kho. Nhưng bạn cần hiểu rõ nghĩa vụ và trách nhiệm của mỗi bên và không buộc phải phụ thuộc vào chủ kho. Bởi vì luôn có những rủi ro bạn khó có thể dự đoán được.

Khu vực

Lên xuống hàng và vận chuyển hàng hóa của bạn khi có kích thước lớn hoặc số lượng nhiều, cần xe có trọng tải lớn để vận chuyển, bạn sẽ cần sở hữu kho bãi đủ rộng. Đặc biệt khu vực đó cần có lối đi đủ nhiều để xe ra vào dễ dàng. Bạn nên xác nhận với chủ kho xem họ đáp ứng được những điều yêu cầu cần thiết đó hay không

Nguồn điện

Bạn cần xác định rõ ràng yêu cầu về nguồn cấp điện. Giả dụ bạn không biết rõ ràng về việc này thì bạn buộc phải thuê một kỹ sư điện hoặc thợ điện để đánh giá hệ thống điện trong kho. Câu chuyện đó đảm bảo không để nguồn điện ảnh hưởng xấu tới chất lượng hàng hóa.

Chiều cao trần

Bạn cần kiểm tra chiều cao trần đủ điều kiện hay không. Nhất là trong trường hợp hàng hóa hoặc trang thiết bị của bạn có kích thước lớn.

Tải trọng sàn

Bạn cần xác định xem tải trọng sàn của tấm lót bê tông là bao nhiêu. Cũng như xác định rõ tải trọng mà bạn cần được đáp ứng là bao nhiêu.

Hy vọng với những chia sẻ từ MekongSoft bạn đã hiểu rõ rệt hơn về warehouse là gì cũng như phương pháp khai thác và vận hành sao cho warehouse hiệu quả. Chúc các bạn luôn thành công!