Ứng dụng 5S – Giải pháp hoàn hảo cho việc quản lý kho hàng (P1)

Phương pháp quản lý kho hàng 5S là gì?

Hiểu theo cách đơn giản, thực hiện phương pháp 5S nhằm đạt được một mục đích duy nhất đó là đơn giản hóa quy trình làm việc. Có một không gian sạch sẽ, hợp lý thì tinh thần tự động sẽ cảm thấy thoải mái từ đó năng suất lao động cũng sẽ tăng lên gấp đôi thậm chí gấp ba bình thường.

Đó là bước triển khai của “Lean” (Lean Manufacturing thường được biết đơn giản là “Lean” là cách sản xuất hàng hóa tối ưu thông qua việc loại bỏ các hao phí và thực hiện luồng, ngược lại với việc tạo ra lô và hàng đợi. Lean Manufacturing là một phương pháp quản lý kho hàng phổ biến xuất phát chủ yếu từ Toyota Production System).

Từ văn phòng, nhà kho cho đến công trường xây dựng, hay nhà xưởng công nghiệp hoặc nông nghiệp. Nơi nào có hoạt động thì nơi đó cần sắp xếp, cần phân loại, cần sạch sẽ, các thiết bị sản xuất hoạt động trong môi trường phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng an toàn.

Thực hành 5S là một chương trình đòi hỏi sự tham gia của tất cả mọi người trong tổ chức/doanh nghiệp. Đây là một phương pháp hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất. Trong quá trình hoạt động nếu các doanh nghiệp có xảy ra vấn đề phát sinh hay có gì cần bổ sung, sửa chữa thì nguyên nhân cũng được tìm ra rất nhanh và phương pháp 5S sẽ giải quyết một cách triệt để, nhanh chóng.

Vậy thì làm thế nào để chúng ta có thể hiểu và áp dụng nhuần nhuyễn mô hình 5S? Trước hết, 5S là chữ cái đầu của các từ tiếng Nhật: Seri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke. Dịch ra Tiếng Anh có nghĩa là Sort, Set in order, Standardize, Sustaint và Self-discipline. Còn trong Tiếng việt 5 chữ S đó là Sàng lọc, Sắp Xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng.

1. Sort (Sàng lọc)

Khi quản lý kho hàng chúng ta thường gặp rất nhiều vấn đề trong việc sàng lọc và quản lý. Chính vì vậy “Sort” có thể giúp chúng ta phân loại mọi thứ một cách nhanh nhất. Chúng ta có thể phân loại, sắp xếp kho theo đối tượng, mục đích và tần suất sử dụng. Loại nào hay được dùng đến sẽ để ngoài cùng, những đồ vật từ nặng cho đến nhẹ sẽ được xếp theo trình tự từ dưới lên.

Một dây chuyền cung ứng có sự sắp xếp và hoạt động khoa học có thể giúp bạn quản lý hoạt động của kho một cách dễ dàng, tập trung vào mục đích chính.

Việc lưu trữ kho theo kiểu này đòi hỏi sự nhiệt tình và tinh thần cầu tiến, sẵn sàng thực hiện bất kỳ thay đổi nào từ những thứ nhỏ nhất để tìm ra cách hoạt động hiệu quả nhất. Một khi bạn đã tìm ra phương pháp phù hợp nhất với kho hàng của mình thì chỉ cần điều hành cho việc quản lý đi vào quy cũ và vận hành được trơn chu.

Nhà kho của bạn nên có một nơi cố định để tập trung điều hành và thực hiện mọi giao dịch nếu có. Hơn nữa việc phản hồi báo cáo cũng như thăm dò ý kiến khách hàng cũng là điều rất cần thiết.

Nguyên lý hoạt động của S1 (Sort):

Khi sắp xếp và quản lý kho hàng cũng như nơi làm việc, chúng ta sẽ tiến hành xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ đi những thứ không cần thiết tại nơi làm việc. Mọi thứ (vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng…) không liên quan, không cần thiết cho việc hoạt động sẽ được chuyển ra sau đó loại bỏ hay đem đến khu vực khác. Chỉ có đồ vật cần thiết mới để tại nơi làm việc. Công việc này sẽ được thực hiện với tần suất định kỳ có thể là 1 tháng hoặc 3 tháng một lần.

2. Set (Sắp xếp)

Bước này có thể hiểu là sắp xếp một cách hợp lý hóa. Trên thực tế, bước này khuyến khích chúng ta đưa ra những ý tưởng trong việc bày bán và sắp xếp các sản phẩm, vật dụng thiết bị một cách khoa học nhất từ đó rút ngắn khoảng cách giữa các khâu trong một dây chuyền sản xuất.

Nguyên tắc bố trí các vị trí lưu giữ là dựa trên tần xuất sử dụng: những thứ thường xuyên sử dụng được sắp xếp gần với vị trí làm việc, những thứ ít sử dụng được sắp xếp xa vị trí làm việc. Trong phạm vi khu vực sản xuất, tổ chức cần xác định rõ ràng các khu vực đi lại, khu vực làm việc, khu vực nghỉ ngơi, …  

Các màu sắc khác nhau có thể được sử dụng để phân biệt mỗi khu vực (ví dụ: màu đỏ cho các vị trí để trang thiết bị phòng cháy chữa cháy, và các khu vực nguy cơ cao về an toàn, màu vàng cho giới hạn khu vực đi lại). Cần lưu ý để các vật dụng thiết yếu như bình chữa cháy và các trang thiết bị an toàn luôn dễ nhìn và dễ tiếp cận.

Để thành công trong giai đoạn S2 chúng ta còn phải lưu tâm tới chiến thuật Ergonomic, đây là thuật ngữ nghiên cứu về mối liên hệ giữa con người với môi trường làm việc đặc biệt là trên khía cạnh “sử dụng” từ đó tạo ra các sản phẩm phù hợp nhất với người tiêu dùng.

3. Shine (Sạch sẽ)

Nếu 1 nơi thực hiện tốt nguyên lý 5S thì hiệu quả có lẽ sẽ thấy rõ nhất ở S3. Không gian sạch sẽ, mọi thứ được sắp xếp ngăn nắp gọn gàng. Không có gì ngạc nhiên khi mọi thứ được để đúng chỗ sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian trong việc tìm kiếm cũng như lấy ra. Trong thời gian đó thay vì đang loay hoay và cố tìm kiếm xem thứ mình cần nằm chỗ nào thì bạn có thể đi làm những việc khác từ đó năng suất lao động cũng sẽ tăng lên đáng kể.

Vậy nhưng một điều đáng buồn là các doanh nghiệp hay các kho hàng hiện nay có vẻ vẫn chưa quan tâm hoặc vẫn chưa nhìn thấy được hiệu quả của phương pháp quản lý kho hàng này vì thế nó vẫn chưa được nhân rộng.

Sự sạch sẽ và ngăn nắp cũng góp phần vào việc đánh giá chung tính chuyên nghiệp hay mức độ coi trọng khách hàng của doanh nghiệp. Các công việc như quét dọn, sắp xếp đồ đạc, thiết bị, máy móc nên được thực hiện thường xuyên và mang tính chu kì.

Ngoài ra cũng cần lưu tâm đến việc bảo dưỡng máy móc để tăng tuổi thọ cũng như đảm bảo công suất hoạt động luôn ở mức cao nhất.

Nguyên lý hoạt động của S3 (Shine): Ở bước này việc mà chúng ta cần làm chủ yếu là dọn dẹp và vệ sinh. Đây cũng là thước đo để đánh giá mức độ sạch sẽ và ngăn nắp tại nơi làm việc. Chỉ cần dọn dẹp một lần và chú ý giữ gìn để khu vực làm việc luôn sạch sẽ, thoáng mát.

>> Mời bạn đón đọc phần 2: Ứng dụng 5S – Giải pháp hoàn hảo cho việc quản lý kho hàng (P2)

(Tổng hợp internet)