Những trường hợp “sai một li đi một dặm” khi sử dụng Excel

Tuy nhiên, chúng cũng đồng thời khiến Excel dễ bị ảnh hưởng bởi sai sót của người dùng hơn, những minh chứng dưới đây sẽ cho bạn thấy được điều đó.

Những sai sót này thường rất đơn giản, nhưng có thể gây ra những thiệt hại khó lường. Trên thực tế, chúng ta có lẽ không bao giờ có thể loại bỏ hoàn toàn những lỗi của con người. Đó là lí do vì sao doanh nghiệp càng cần chú ý hơn đến các yếu tố khác như quy trình kiểm soát nội bộ, đào tạo người dùng, lựa chọn công nghệ phù hợp để thay thế hoặc bổ sung cho Excel v.v…

Sau đây là Top những “thảm hoạ” gây ra bởi sai sót khi sử dụng Excel:

Dấu (-) và sai sót 2,6 tỷ USD

Một kế toán tại quỹ đầu tư tương hỗ Magellan Fund, thuộc Fidelity Investment, đã bỏ “quên” một dấu trừ và biến khoản lỗ 1,3 tỷ USD thành lãi. Sai sót này, xảy ra vào tháng 12/1994, dẫn đến việc Magellan Fund phải rút lại lời hứa chia cổ tức trị giá 4,32 USD cho mỗi cổ phần.

Trong quá trình ước tính cổ tức, nhân viên kế toán thuế này phải chuyển số liệu lãi và lỗ ròng của các khoản đầu tư, đây đều là những số liệu chính xác, sang một file bảng tính độc lập. Lỗi xảy ra khi người này để sót dấu trừ trong một khoản lỗ trị giá 1,3 tỷ USD, đồng nghĩa với việc kết quả cuối cùng được tính ra cao hơn mức thực tế đến 2,6 tỷ USD.

Sai sót trên đã không bị phát hiện trong bước kiểm tra sơ bộ mà chỉ được tìm ra trong bước chuẩn bị cuối cùng, với sự tham gia của các kiểm toán viên bên ngoài.

Theo lời ông J. Gary Burkhead, chủ tịch Fidelity, thì: “Nhiều người đã đặt câu hỏi vì sao, trong thời đại công nghệ như hiện nay, lại xảy ra một lỗi lầm như vậy.” Ông cũng cam kết không để sai sót tương tự lập lại trong tương lai bằng cách tăng cường bước kiểm tra sơ bộ. Thay vì chỉ được thực hiện bởi các kế toán thì quy trình này giờ đây còn có các thủ quỹ và kiểm toán viên độc lập.

Sự khác biệt giữa Ẩn (hide) và Xoá

Vụ phá sản đình đám của ngân hàng đầu tư Lehman Brothers, một trong những ông lớn tại Phố Wall, là mồi thuốc súng cho cuộc khủng hoảng tài chính thế giới năm 2008. Nhưng ít người biết đến một biến cố khác có liên quan xảy ra không lâu sau đó, khi ngân hàng Barclays Capital suýt nữa đã “mua nhầm” 179 hợp đồng tương lai của Lehman

Lehman Brothers tuyên bố phá sản vào ngày 15/9/2008. Ba ngày sau đó, Barclays Capital đồng ý mua lại một phần tài sản của Lehman, bao gồm một số lượng lớn các hợp đồng tương lai. Theo thoả thuận này, Barclays, thông qua hãng luật Cleary Gottlieb Steen & Hamilton, phải gửi một danh sách những tài sản mà hãng muốn mua của Lehman cho toà án trước nửa đêm ngày 18/9.

Barclays gửi danh sách này, dưới dạng 1 file Excel, cho hãng luật vào lúc 7h50 tối ngày 18/9. File này chứa hơn 1.000 dòng và 24.000 ô, bao gồm 179 dòng liệt kê các hợp đồng mà Barclays không muốn mua. Song những dòng này chỉ bị ẩn đi thay vì xoá.

Một luật sư tập sự tại Cleary Gottlieb, người được giao nhiệm vụ xử lý tài liệu này, không nhận ra sự tồn tại của những dòng bị ẩn và đã chuyển file excel thành dạng file pdf để gửi lên trang web của toà án. Trong quá trình chuyển đổi này, những dòng bị ẩn đã xuất hiện trở lại trong phiên bản file pdf.

Sai sót này chỉ được phát hiện vào ngày 1/10 và Barclays phải gửi một đơn kiến nghị đến toà án để yêu cầu loại bỏ các 179 hợp đồng này ra khỏi thoả thuận.

Lỗi Copy & Paste trị giá 24 triệu USD

Bất cứ người dùng Excel nào cũng đã quá quen thuộc với thao tác sao chép & dán (copy & paste). Song một sai sót với thao tác tưởng quá đơn giản này đã khiến TransAlta Corp, một công ty điện lực của Canada, mất 24 triệu USD vào năm 2003, tương đương 10% lợi nhuận năm đó của công ty.

Hàng tháng, TransAlta, cùng với nhiều công ty cung cấp điện khác, tham gia đấu giá mua các hợp đồng cung cấp điện cho tháng tiếp theo. Mức giá bỏ thầu hiển nhiên tuỳ thuộc vào nhu cầu đường truyền. Những đường truyền có nhu cầu tiêu thụ cao sẽ được bỏ giá cao hơn.

Cuối tháng 4/2003, TransAlta bất ngờ được thông báo rằng mình đã thắng thầu một loạt hợp đồng mà công ty không hề muốn, và với một mức giá cao hơn mức thông thường. Nguyên nhân nằm ở khâu chuẩn bị file Excel dùng cho quy trình đấu thầu.

Một nhân viên đã sao chép và dán số liệu vào nhầm dòng và cột, khiến cho mức giá bỏ thầu cao, cho các hợp đồng có mức tiêu thụ cao, bị gắn vào các hợp đồng có nhu cầu tiêu thụ thấp. Theo quy định thì kết quả đấu thầu là không thể thay đổi vì bất cứ lí do nào. Vì vậy TransAlta không có lựa chọn nào khác ngoài việc phải chấp nhận khoản thiệt hại kinh tế này.

Excel là một ứng dụng rất tuyệt vời, tuy nhiên cũng rất dễ khiến người dùng gặp sai xót chỉ với vài thao tác, công thức đơn giản. Ứng dụng phần mềm ERP để hạn chế sai xót đến mức thấp nhât trong việc quản lý kinh doanh của bạn.

(Theo B.Trg)

Mời bạn tham khảo:

>> Phần mềm quản lý sản xuất

>> Phần mềm quản lý bán hàng