Cửa hàng buôn bán nhỏ thì không cần dùng phần mềm?

Theo nghiên cứu của Nielsen, Việt Nam hiện có khoảng 1,3 triệu cửa hàng bán lẻ, tạp hóa. 1,3 triệu cửa hàng trên tổng số hơn 80 triệu người Việt Nam không phải con số nhỏ. Mặc dù vậy, đáng chú ý là hơn 90% các cửa hàng tại các tỉnh, vẫn đang ghi giấy, chép tay và…. dùng trí nhớ trong việc quản lý bán hàng.

Các cửa hàng nhỏ lẻ khi được hỏi “Anh/chị có cần dùng phần mềm quản lý cho cửa hàng mình không?” Phần lớn câu trả lời là “Không!?” “Tui kinh doanh nhỏ lẻ thì dùng trí nhớ, dùng sổ sách cùng lắm là Excel là quản lý được rồi”. Có người còn đặt nghi vấn rằng: “Bao nhiêu năm nay cửa hàng tôi không có phần mềm nào cả, nhưng vẫn đông khách, doanh thu vẫn đều đều, mọi thứ vẫn rất ổn. Tôi đang hài lòng về tất cả, sử dụng phần mềm có làm cho mọi chuyện tốt hơn không?”

Vậy thật sự phần mềm quản lý bán hàng có làm mọi chuyện tốt hơn không?

Đầu tiên chúng ta đi phân tích những thứ mà đa số các chủ cửa hàng nhỏ lẻ đang sử dụng để quản lý bán hàng. Coi nó có thật sự tốt chưa!

Thứ nhất: Dùng trí nhớ để quản lý bán hàng

Có một trí nhớ tốt là tài sản rất lớn. Nó là công cụ hữu hiệu mà chúng ta có được, nên ta cần sử dụng nó thích đáng. Đừng phí phạm năng lực đó vào việc ghi nhớ các con số hay các chứng từ phát sinh liên tục mỗi ngày. Tại sao chúng ta phải bắt mình căng não ra nhớ hàng loạt con số khi đã có sẵn những công cụ làm thay chúng ta? Bạn là người quản lý, đừng để việc ghi nhớ những con số này khủng bố tinh thần bạn. Hãy bắt đầu bằng việc chỉ sử dụng bộ não cho những việc cần nhất. Bạn sẽ rất cần tra cứu thông tin, nhưng không cần phải nhớ thông tin. Mặc khác, theo thống kê tỷ lệ nhớ sai của một người là 5%. Như vậy khi chỉ sử dụng trí nhớ vào việc quản lý bán hàng của mình, tức là bạn đã chấp nhận mức rủi ro, sai sót 5% trở lên.

Thứ hai: Dùng sổ sách để quản lý bán hàng

Với phương pháp quản lý bán hàng bằng sổ sách thì một cửa hàng sẽ nhất thiết phải có những loại sổ sách sau phục vụ công tác quản lý và bán hàng:

Sổ khách hàng: đây là quyển sổ dùng để lưu lại toàn bộ thông tin của khách hàng từ tên, tuổi, nghề nghiệp, số điện thoại, nhu cầu, sở thích…Có thể nói rằng những thông tin khách hàng là tài sản dữ liệu quí giá nhất của một cửa hàng bán lẻ. Nếu như những dữ liệu này rơi vào tay đối thủ thì gần như là bạn đã mang tặng họ những khách hàng tiềm năng nhất và họ chẳng cần mất một chút tiền bạc hay công sức tìm kiếm nào. Những việc họ phải làm có chăng là chăm sóc khách hàng tốt hơn bạn và nhận những lợi nhuận lẽ ra là của bạn.

Sổ đặt hàng : Lưu lại thông tin khách đặt hàng hàng ngày để tránh bị lãng quên do lượng thông tin về mặt hàng, địa chỉ, màu sắc, giao hàng…của nhiều đơn hàng khiến não bạn không thể ghi nhận hết được. Cuốn sổ này cũng phải được bảo mật an toàn bởi nếu để lộ ra, đối thủ sẽ dễ dàng nẫng tay trên của bạn.

Số công nợ: Lưu lại thông tin các khách hàng còn nợ tiền hay nợ hàng

Sổ thu chi : Lưu lại thông tin thu chi của cửa hàng trong một ngày, một tháng hay một năm kinh doanh.

Sổ quản lý hàng hóa: sổ quản lý sự thay đổi của hàng hóa, số lượng nhập vào, số lượng xuất ra, số lượng đã bán, số lượng tồn kho, những mặt hàng kí gửi…

Và các loại sổ khác nếu bạn thấy cần thiết cho việc quản lý.

Không cần phải phân tích sâu hơn nữa thì người đọc cũng đã nhìn nhận ra những bất cập của phương pháp quản lý bán hàng bằng sổ sách. Thứ nhất, phương pháp này quá cồng kềnh, đi đâu bạn cũng sẽ phải mang theo 3 -5 quyển sổ dày cộp để giao dịch. Thứ hai, độ an toàn của phương pháp này không cao. Nếu như bị trộm cắp hay hỏa hoạn thì mọi dữ liệu bị mất hoàn toàn, không thể khôi phục hay tìm lại được. Thứ ba, cách thức quản lý này không chuyên nghiệp, tạo thêm rắc rối cho người dùng bởi mỗi khi có sự thay đổi là phải rà soát lại số liệu trước, thay đổi toàn bộ dữ liệu ở những quyển sổ khác, nếu có sai sót gì sẽ không biết bắt đầu từ đâu.

Thứ 3: Dùng Excel để quán lý bán hàng

Trước hết, tôi phải công nhận Excel là một công cụ quản lý tuyệt vời, rất dễ sử dụng. Nhưng điều gì cũng có cái giá của nó. Khi dữ liệu càng phình to, khi số lượng người cần truy xuất, cập nhật tăng lên, excel lộ ra nhược điểm của nó. Thứ nhất, Excel chỉ phát huy tác dụng với tập khách hàng từ vài chục cho đến vài trăm khách. Việc lưu trữ thông tin về khách cần phải kết nối trực tiếp đối với danh sách sản phẩm. Do đó nếu cửa hàng của bạn có tới hàng chục loại sản phẩm trở lên thì việc quản lý bằng phần mềm excel là không thể nào. Thứ hai, là vấn đề bảo mật. Bất kỳ ai cũng có thể xem được giá nhập của bạn. Hơn nữa, Excel không giải quyết bài toán phân quyền. Đôi khi dữ liệu của bạn có thể bị ai đó vô tình hay cố ý xóa mất… là bạn phải làm lại mọi thứ từ đầu. Mà có thể bạn còn không biết “Từ đầu” là từ đâu?!

Phần mềm quản lý bán hàng giải quyết được những thứ mà trí nhớ, sổ sách, Excel còn đang lấn cấn. Với một phần mềm quản lý bán hàng, bạn sẽ quản lý được mọi thứ ở cửa hàng của mình chỉ với một chiếc máy tính. Mọi thông tin về hàng hóa, nhân viên, khách hàng được thống kê đầy đủ. Dễ dàng tìm kiếm và cập nhật.

Có một tâm lý là đa số chủ cửa hàng đều cho việc mua phần mềm quản lý là 1 chi phí ngắn hạn (phải trả ngay) mà không coi đó là khoản đầu tư dài hạn (phân bổ ít nhất trong 3 năm). Nên khi đã coi là 1 chi phí ngắn hạn thì sẽ thấy chi rất nhiều tiền (mà chưa nhìn thấy được lợi ích thực sự đem lại nếu không có người chỉ ra). Và điều này càng đúng với những người kinh doanh nhỏ lẻ.

Hãy nhớ một điều, việc sử dụng phần mềm hay không không phụ thuộc nhiều vào cửa hàng bạn lớn hay nhỏ? Mà quan trọng là bạn có suy nghĩ lớn hay không! Tại sao vẫn giữ những phương pháp truyền thống không hiệu quả khi đã có những công cụ hỗ trợ tuyệt vời. Đừng để tâm lý “ngại cái mới” cản đường cho sự phát triển của cửa hàng bạn.

Tải phần mềm quản lý bán hàng miễn phí để trải nghiệm công cụ hỗ trợ tuyệt vời này.

>>> Mời bạn xem thêm:

Hướng dẫn sử dụng và cài đặt phần mềm MekongSoft

Tag: phần mềm quản lý nhà hàng, phần mềm quản lý kho